Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других — Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» — начисление НДС от сумм командировочных расходов, являющихся объектом для исчисления НДС, сверх установленных норм;

Дебет счета 99 «Прибыли и убытки» — Кредит счета 68 — начисление налога на прибыль от сумм командировочных расходов сверх установленных норм.

Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

Расходовать выданные под отчет суммы следует по назначению, передача их другим лицам запрещается. У лиц, не представивших отчеты и оправдательные документы о расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу организации остатки неиспользованных сумм авансов, бухгалтерия может удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в соответствии со ст. 107 Трудового кодекса Республики Беларусь. Наниматель вправе сделать распоряжение об удержании не позднее чем через месяц со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 71. При удержании сумм из заработной платы (если работник не оспаривает факт удержания) совершается запись по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 94. В случае невозможности удержать суммы из заработной платы производится запись по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредиту счета 94.

При журнально-ордерной форме учета операции по движению подотчетных сумм и расчетам с подотчетными лицами отражаются в журнале-ордере ф. № 7. Это комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме в журнале-ордере отводится одна строка, и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям производятся по этой же строке.

Основанием для заполнения журнала-ордера ф. № 7 являются: расходные кассовые ордера — на суммы, выданные под отчет; авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически на предмет целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса и утвержденные руководителем организации. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

В конце месяца по каждому подотчетному лицу определяется сальдо и подсчитываются итоги (обороты) по дебету и кредиту счета 71. Данные журнала-ордера ф. № 7 сверяются с показателями других регистров.

Кредитовые обороты по счету 71 сверяют с дебетом следующих счетов:

07 «Оборудование к установке», 10 «Материалы»;

18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам»;

25 «Общепроизводственные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы»;

50 «Касса»;

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Дебетовые обороты по счету 71 сверяют с кредитом следующих счетов:

50 «Касса»;

51 «Расчетный счет»;

90 «Реализация».

После сверки кредитовый оборот в целом по счету 71 и по де- 
бету корреспондирующих счетов переносится в Главную книгу.

2.2 Учет расходов по командировкам за пределы Республики Беларусь 

Порядок направления работников в командировку за границу регулируется Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14.04.2000 г. № 55 (с учетом изменений).

Направление работников в служебную командировку за границу производится на основании приказа нанимателя. Если поводом к командированию за границу послужило приглашение зарубежной фирмы или организации, то направление работников в служебную командировку производится на основании приказа и данного приглашения, которые в этом случае определяют условия нахождения за границей (оплата труда, расходы на проживание (суточные), обеспечение жилым помещением, проезд и т.д.).

Приказ и приглашение являются основанием для расчета и выплаты валютных средств работникам, направляемым в служебную командировку за границу. Наниматель обязан вести регистрацию указанных приглашений и в установленном порядке обеспечивать их сохранность.

При направлении работников в командировку руководитель организации устанавливает задание по командировке, в котором указываются ее цель, время нахождения за границей, план встреч и переговоров с представителями иностранных фирм и организаций, а в случае заключения договора (контракта) — предмет договора (контракта), условия поставки, форма и вид платежа. Задание подписывается руководителем и командированным работником.

При служебных командировках за границу наниматель обязан выдать аванс в иностранной валюте и возместить работнику следующие расходы:

• по проезду к месту служебной командировки и обратно;
• за проживание вне места постоянного жительства (суточные);
• по найму жилого помещения;
• иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Расходы по проезду до места командирования и обратно (возмещение транспортных расходов в пределах пункта командирования производится за счет суточных), провозу багажа (в случае выполнения служебного поручения по его провозу) возмещаются командированному работнику по нормам и в порядке, предусмотренным Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей. При этом обязательно представление подтверждающих документов в оригинале (счета, квитанции, проездные билеты).

Размеры возмещения расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточные) и по найму жилого помещения при служебных командировках за границу устанавливаются Министерством финансов Республики Беларусь.

Возмещение суточных производится на следующих условиях:

• при проезде по территории Республики Беларусь — в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь;
• при проезде и за время пребывания на иностранной территории — в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направлен работник в командировку.

В случае остановки в пути следования по территории иностранного государства и пребывания более суток (для выполнения служебного поручения или по другим, не зависящим от работника, причинам) выплата суточных и расходов по найму жилого помещения производится в иностранной валюте по нормам страны, в которой работник находился проездом.

За время остановки в пути следования по иностранной территории, связанной с расписанием движения транспорта (пересадкой на другой транспорт), продолжительностью менее суток суточные выплачиваются по нормам страны командирования.

День пересечения границы при выезде из Республики Беларусь включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую командирован работник, а день пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь — в дни, за которые суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным для служебных командировок в пределах Республики Беларусь. При продолжительности командировки более суток, когда день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь совпадает с днем пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь, работнику выплачиваются суточные за этот день в иностранной валюте в размере 100 % установленной нормы страны командирования. Остальные дни оплачиваются в белорусских рублях.

День пересечения государственной границы определяется по отметке в паспорте. При командировании работников в Российскую Федерацию и другие страны Содружества Независимых Государств (далее — СНГ), где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, день пересечения государственной границы определяется по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта.

При выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50 % установленной нормы страны командирования.

Если при направлении за границу в краткосрочную командировку принимающая сторона берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного питанием и иностранной валютой на личные расходы, то направляющая сторона не производит выплату суточных, кроме оплаты времени пребывания в пути. За время нахождения в пути суточные выплачиваются в полном объеме установленных норм страны командирования.

Если принимающая сторона за свой счет предоставляет командированным питание, но не обеспечивает их транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (учебы), а также не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, то направляющая сторона выплачивает им суточные в размере 30 % нормы страны командирования.

Если работники, направленные в краткосрочные командировки, совсем не обеспечиваются питанием, то суточные им выплачиваются в полном объеме; если принимающая сторона обеспечивает одноразовое питание, то командированным полагается 70 % суточных, а если двухразовое — то 30 % от установленной нормы суточных страны командирования.

При предоставлении принимающей стороной бесплатного жилого помещения выплата средств на расходы по найму жилого помещения не производится. В обратном случае данные расходы возмещаются при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале.

Суммы за питание, включенные в счета за найм помещения, уплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат. Расходы на отдельные услуги, включенные в стоимость номера, возмещаются в пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения. Расходы по бронированию мест в гостиницах возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения.

Работникам, командированным в Российскую Федерацию и другие страны СНГ, при отсутствии подтверждающих документов оплата расходов по найму жилого помещения во время нахождения в дороге (кроме водителей грузовых автомобилей и лиц, командированных вместе с ними) осуществляется в размере 5 % предельной нормы возмещения расходов по найму жилого помещения. А на основании подтверждающих документов сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения производится возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах.

Возмещение расходов по найму жилого помещения в случае проживания работника в нескольких гостиницах производится по командировке в целом в пределах установленных норм.

Командированному работнику возмещаются и иные расходы по командировке, например, комиссионные (по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием корпоративной пластиковой карточки), расходы по получению служебного заграничного паспорта, виз, медицинскому страхованию, оплате обязательного сбора, взимаемого с граждан в аэропортах. Для этого обязательно представление подтверждающих документов в оригинале (счета, квитанции). Не требуются документы при возмещении расходов по получению служебного заграничного паспорта и виз.

В случае командирования работников на автотранспорте нанимателя возмещение суточных и расходов по найму жилого помещения производится в установленном порядке. Если при этом местом командировки является Российская Федерация или другие страны СНГ, то подтверждением для выплаты иностранной валюты являются путевой лист с отметками о выездах и заездах на предприятие, а также сопроводительные документы.

Кроме того, работникам, командированным на автотранспорте нанимателя, выдаются авансы в иностранной валюте на расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, оплате стоянки, дорожных и таможенных сборов за границей, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту. Если расходы водителя, связанные с осуществлением перевозки, превысят сумму аванса, выданного ему в валюте, то их возмещение производится в валюте аванса. При отсутствии на предприятии данного вида валюты наниматель вправе возместить расходы как в иностранной валюте, так и белорусскими рублями по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату авансового отчета.

Возмещение данных и иных расходов (а именно: по оплате разрешений на проезд по территории иностранных государств; ветеринарному и фитосанитарному контролю; мойке транспортных средств; услугам по обработке транспортных средств на объектах приграничного сервиса (терминал); конвоированию грузов, находящихся под таможенным надзором; экологическим налогам и сборам; факсимильной связи; эвакуации транспортных средств в случаях аварий и технических неисправностей и других расходов, связанных с выполнением международных автомобильных перевозок) производится по фактическим расходам на основе подтверждающих документов в оригинале. При этом расходы относятся на затраты по производству и реализации продукции (работ, услуг).

Работники, вернувшиеся из служебной командировки, в двухнедельный срок со дня прибытия представляют письменный отчет об итогах командировки. Те из них, кто получал наличную иностранную валюту под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки — не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который она выдавалась, или со дня возвращения из командировки (исключая день прибытия) предъявить в бухгалтерию организации отчет об использованных суммах иностранной валюты и возвратить неиспользованную сумму в кассу. Выдача наличной иностранной валюты под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.