Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, аудитор сначала проверяет остатки подотчетных сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и сопоставить их с Главной книгой по данному счету на первое число месяца начала аудиторской проверки и одновременно установить сроки образования задолженности. При наличии расхождений надо установить их причины и одновременно проверить, все ли денежные средства, выданные в подотчет из кассы (проведенные по кредиту счета 50 в журнале-ордере № 1) или с расчетного и других счетов (проведенных по кредиту счетов 51, 52, 55 в журналах-ордерах № 2, 2/1,3), записаны в журнал-ордер № 7. [2, с.86]

На  следующем этапе проверки ООО "ИнТрансКарго" устанавливается, имеется ли утвержденный руководителем организации список лиц, которым выдаются суммы под отчет. Затем проверяется, соблюдается ли установленный порядок выдачи наличных денег под отчет. При этом аудитор должен знать, что организации имеют право выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственные, операционные и другие цели в размере и на сроки, определяемые руководителем, не более предельного размера, установленного обслуживающим учреждением банка для расчетов между субъектами хозяйствования наличными деньгами в соответствии с законодательством Республики Беларусь и на сроки не более трех рабочих дней на хозяйственные и операционные расходы, производимые в месте нахождения организации; не более десяти рабочих дней на хозяйственные и операционные расходы, производимые вне места расположения организации; до тридцати рабочих дней в сумме, не превышающей размера одной базовой величины заработной платы. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги.

Аудитор устанавливает, соблюдается ли размер выдаваемых под отчет сумм на хозяйственные, операционные и командировочные расходы; не выдаются ли новые авансы подотчетным лицам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам; расходуются ли они по целевому назначению; не числится ли задолженность за лицами, уволенными с работы. Затем проверяются авансовые отчеты и устанавливается, своевременно ли они представляются подотчетными лицами, все ли требуемые реквизиты заполняются в них и имеются ли подписи подотчетных лиц.

В процессе проверки документов ООО "ИнТрансКарго", приложенных к авансовым отчетам, устанавливается их достоверность и законностью, если приобретались материальные ценности через подотчетных лиц, проверяется, оприходованы ли они на склады организации. [3, с.41]

При авансовых отчетах, принятых к оплате, могут быть различные счета и другие документы, оплачиваемые частным лицам за выполненные ими погрузочно-разгрузочные работы и другие расходы на месте командировки. Следует проверить оплаченные счета, трудовые соглашения и договоры подряда и установить, имеются ли в них адреса, фамилии, имена и отчества частных лиц, которым производилась выдача наличных денег, а также серии и номера паспортов, место и время их получения. Надо установить также реальность и законность оплаченных сумм по указанным выше документам. С проверкой авансовых отчетов одновременно проверяется отражение израсходованных сумм на счетах бухгалтерского учета.

При проверке авансовых  отчетов подотчетных лиц ООО "ИнТрансКарго" необходимо обратить внимание на следующее:

• имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку;
• правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда);
• имеется ли командировочное удостоверение с отметкой в месте пребывания в командировке;
• правильность и своевременность составления авансовых отчетов;
• правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды;
• наличие оправдательных документов;
• полнота и своевременность сдачи в кассу остатка подотчетной суммы;
• правильность возмещения затрат на представительские расходы.

Включение представительских  расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) производится в пределах смет предприятия и только при  наличии оправдательных первичных  документов, в которых должны быть указаны:

• дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов;
• правильность возмещения затрат при краткосрочных загранкомандировках;
• правильность составления бухгалтерских проводок по операциям с подотчетными лицами;
• правильность выведения остатков на конец месяца по сч. 71 “Расчеты с подотчетными лицами”;
• соответствие записей в авансовых отчетах записям в журнале-ордере №7 по сч. 71 “Расчеты с подотчетными лицами” и главной книге.

3.5 Совершенствование аудита расчетов с подотчетными лицами 

В 2009 году в ООО "ИнТрансКарго" была проведена проверка расчетов с подотчетными лицами в соответствии с Законом «Об аудиторской деятельности». Проверка планировалась и проводилась таким образом, чтобы получить достаточную уверенность в том, что бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами  ООО "ИнТрансКарго" соответствует действующему законодательству и не содержит существенных искажений. Проверка включала проверку на сплошной основе первичных документов и регистров бухгалтерского учета в разрезе расчетов с подотчетными лицами за 2009 г. Проведенная проверка дает достаточные основания для того, чтобы высказать мнение о достоверности предоставленных документов, отражающих учет в ООО "ИнТрансКарго" расчетов с подотчетными лицами.

Таким образом, в результате аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно  сказать, что

1. Был проведен  аудит правильности отражения  в бухгалтерском учете ООО "ИнТрансКарго"  расчетов с подотчетными лицами за 2009 финансовый год;

2. Ответственность  за подготовку прилагаемой бухгалтерской  отчетности несет исполнительный  орган ООО "ИнТрансКарго". Обязанность аудитора заключается в том, чтобы высказать мнение о достоверности во всех существенных аспектах данной отчетности на основании данных проведенного аудита;

3. Проверка была  проведена в соответствии с  Законом «Об аудиторской деятельности».  Проверка планировалась и проводилась  таким образом, чтобы получить  достаточную уверенность в том,  что бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в ООО "ИнТрансКарго" соответствует действующему в 2009 году законодательству и не содержит существенных искажений. Проверка включала проверку на сплошной основе первичных документов и регистров бухгалтерского учета в разрезе расчетов с подотчетными лицами за 2009 г. Проведенная проверка дает достаточные основания для того, чтобы высказать мнение о достоверности предоставленных документов, отражающих учет в ООО "ИнТрансКарго" расчетов с подотчетными лицами.

4. В результате  проведенной проверки можно сделать вывод о том, что бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами соответствует нормам действующего законодательства, регламентирующего данный раздел учета, по состоянию на 1 января 2010 г.

В качестве рекомендации ООО "ИнТрансКарго"  можно предложить тщательно следить за сроками сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию подотчетными лицами, а также не производить выплаты денежных средств работникам, которые еще не отчитались за ранее выданные подотчетные суммы.

В качестве рекомендации ООО "ИнТрансКарго" можно предложить тщательно следить за сроками выдачи подотчет денежных средств, а также более детально проверять авансовые отчеты подотчетных лиц. Проверять детально все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих документов. Для этого можно предложить выделить человека именно для расчетов с подотчетными лицами, чтобы он один следил за этим учетом.

Хорошо было бы конкретизировать или изменить приказ «О выдаче денежных средств в подотчет», на каждого человека, чтобы на одного человека приходился один вид расхода. А не на одного возлагать ответственность за понесенные расходы. В таком случае снизилась бы нагрузка, возложенная на одного человека.

Бухгалтерский учет ООО "ИнТрансКарго" не полностью автоматизирован. В связи с этим есть возможность внедрения программы для более детального отслеживания выдачи и расхода подотчетных сумм.

В результате совершенствования  бухгалтерского учета при расчетах с подотчетными лицами уточняется и  убыстряется порядок учета подотчетных  сумм.

Если раньше подотчетное лицо могло забыть о том, что ему нужно отчитаться по подотчетным сумма, то теперь данная программа оповестит, о том, что остался один день или сегодня необходимо сдать авансовый отчет, со всеми приложенными к ним документам. А при установлении правовой системы, бухгалтер в любое время и безошибочно сможет найти ту или иную информацию, связанную с выдачей денежных средств подотчет.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении можно  сделать выводы о том, что в  процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

А именно рассмотрены  основы контроля расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления  расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.

Рассмотрены основные первичные документы и нормативные  акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском  учете.

Основным первичным  документом, отражающим расчеты с  подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Основные ошибки, возникающие на предприятиях при  оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС.

В процессе написания  работы было подтверждено, что расчеты  с подотчетными лицами охватывают значительные объемы хозяйственной деятельности предприятия. В силу того, что правильность ведения данного участка бухгалтерского учета в конечном итоге отражается на величине налогов, уплачиваемых предприятием, актуальность данной темы выходит за рамки одного предприятия, т.к. касается бюджета государства.

В работе рассмотрен порядок проведения аудита расчетов с подотчетными лицами, который включает в себя следующие стадии: ознакомление аудитора с состояние учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии; проверка предоставленных документов по расчетам и по содержанию; оформление итогов аудиторской проверки.

Рассмотрен  набор контрольных процедур для  выявления возможных нарушений  или злоупотреблений при учете  расчетов с подотчетными лицами.

В практической части работы был проведен аудит  расчетов с подотчетными лицами в ООО "ИнТрансКарго", основная сфера деятельности которого является сельскохозяйственное производство и реализация произведенной продукции.

В процессе аудита была проведена сплошная аудиторская  проверка первичной документации и  данных регистров бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами за 2009 год.

В результате проведенной  проверки можно сделать вывод  о том, что бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами соответствует  нормам действующего законодательства, регламентирующего данный раздел учета.

В качестве рекомендации ООО "ИнТрансКарго"  можно предложить тщательно следить за сроками сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию подотчетными лицами, а также не производить выплаты денежных средств работникам, которые еще не отчитались за ранее выданные подотчетные суммы.

Бухгалтерский учет ООО "ИнТрансКарго" не полностью автоматизирован. В связи с этим есть возможность внедрения программы для более детального отслеживания выдачи и расхода подотчетных сумм.

Список использованных источников

1. Закон Республики Беларусь от 18 октября 1994 г.  «О бухгалтерском учёте и отчётности» в новой редакции закона № 42-3 от 25 июня 2001 г.
2. Типовой план счетов бухгалтерского учета  и инструкция по применению типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденный постановлением Минфина РБ от 30. 05. 2003 г. №  89.
3. Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета в сельскохозяйственных организациях. - Мн.: ООО «Информпресс», 2007. -244с.
4. Белый И.Н., Михалкевич А.П., Егомостьев Н.А. Бухгалтерский учёт на предприятиях - Мн.: ООО «Меркаванне», 2004.- 384 с.
5. Бухгалтерский учёт : Учеб. /  А.П. Михалкевич, П.Я. Папковская, С. Кт , Маталыцкая и др.; Под общ. ред. А.П. Михалкевича. 3-е изд., перераб. и доп.   - Мн.: БГЭУ, 2006.- 687 с.
6. Голуб Л. Бухгалтерский учет расходов работника при командировке за границу // Главный бухгалтер. 2008. № 40. С. 74-78
7. Голуб Л. Расчеты с персоналом по прочим операциям // Главный бухгалтер. 2007. № 29. С. 66-68
8. Гринман Г.И. Бухгалтерский учёт на предприятиях: Учебник для техникумов - Мн.: Ураджай, 2007.
9. Кондакова Н. Излишки и недостачи: отражение в учете в 2009 – 2009 гг. // Главный бухгалтер. 2009. № 9. С. 66-68
10. Кондакова Н. Проводим годовую инвентаризацию // Главный бухгалтер.  Сельское хозяйство. 2006. № 11. С. 6-10
11. Кравцова Г. И., Войтешенко Б. С.  Деньги, кредит, банки: Справ. пособие. – Мн.:Меркаванне, 2007. – 270с.
12. Красильщикова И. Проблемные вопросы при оплате командировок // Главный бухгалтер. 2006. № 23. С. 88-90
13. Ладутько Н.И. Бухгалтерский учёт / Под общей редакцией Н.И. Ладутько.- 4-е изд., перераб. И доп. – Мн.: ООО «ФУАинформ»,2004. – 742с.
14. Правила ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь. Утверждены постановлением Правления НБ РБ от 26. 03. 2003 г. № 57.
15. Правила ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории  Республики Беларусь. Утверждены постановлением Правления НБ РБ от 22. 05. 2001 г. № 70.
16. Положение о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу. Утверждены постановлением Минтруда Республики Беларусь от 14. 04. 2000 г. № 55 с изменениями и дополнениями Минтруда и социальной защиты Республики Беларусь от 24. 05. 2004 г. № 57.
17. Прохожая В. Направление работника в командировку // Главный бухгалтер. 2006. № 7. С. 81-85
18. Прохожая В. Учет недостач в розничной торговле // // Главный бухгалтер. 2006. № 15. С. 81-85
19. Радковская Н. Меры ответственности за нарушение установленных правил расчетов // Главный бухгалтер. 2005. № 46. С. 60-66
20. Рузинова Е. В. Служебные командировки за границу // Экономика. Финансы. Управление. 2002. № 9. С. 91-97
21. Стешиц Л.И., Гринман Г.И. Бухгалтерский учёт на предприятиях: Учебное пособие - Мн.: Ураджай, 2001.
22. Стражева Н.С., Стражев А.В. Бухгалтерский учёт - Мн.: Книжный дом, 2004.
23. Тарасов В. И. Деньги, кредит, банки: Курс лекций. – Мн.: ООО «Мисанта», 2007. 344с.
24. Пупко Г. М. Аудит и ревизия: Учеб. пособие. – 2-е изд.,стереотип. – Мн.: Мисанта, 2004. 429с.
25. Тишков И.Е., Балдинова А.И, Дементей Т.Н. Бухгалтерский учёт - Мн.: Высшая школа, 2007.- 688 с.
26. Федоркевич А. Учет животных, переданных гражданам по договорам // Главный бухгалтер. 2006. № 2. С. 12-15
27. Шкирман С. Учитываются ли и как суммы недостач и потерь от порчи ценностей при расчете стоимости чистых активов? // Главный бухгалтер. 2006. № 7. С. 82-84