Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

Правилами ведения  кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 26.03.2003 г. № 57 (с учетом изменений), определен срок выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы: не более 3 рабочих дней — на расходы, производимые в месте нахождения организации;  не более 10 рабочих дней — на расходы, производимые вне места расположения организации;  до 30 рабочих дней — в сумме, не превышающей размер одной базовой величины.

Командировочные расходы вследствие имеющихся различий необходимо рассматривать по следующим направлениям:

• служебные командировки в пределах Республики Беларусь;
• служебные командировки в Россию и другие страны СНГ (ближнее зарубежье);
• служебные командировки в другие страны (дальнее зарубежье).

Основными нормативно-правовыми документами по вопросу командирования работников в пределах Беларуси являются:

Трудовой  кодекс Республики Беларусь. Согласно статье 91 ТК, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Гражданский кодекс Республики Беларусь;

Инструкция  о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках  в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. № 35, с изменениями и дополнениями (далее — Инструкция № 35). Согласно Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. № 35, с изменениями и дополнениями, направление в служебную командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основной работы время. При этом необходимо письменное согласие с основного места работы. Заработная плата командированному работнику сохраняется в той организации, в которой он работает по совместительству.

Суммы суточных рассчитываются исходя из устанавливаемых  постановлением Министерства финансов Республики Беларусь размеров возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь. Так, с 1 января 2006 г., согласно постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 22 декабря 2005 г. № 155 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» оплата суточных (за каждый день нахождения в командировке) составляет 15 000 руб., 7500 руб. (суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства), оплата найма жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов  - 7500 руб.

Основными нормативно-правовыми  документами по вопросу регулирования труда работников, направленных на работу за границу, гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, являются:

Положение о  порядке направления в служебные  командировки за границу, утвержденное Указом Президента Республики Беларусь от 13 июня 2005 г. № 274 (далее — Указ № 274);

Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу», с изменениями и дополнениями;

Положение о регулировании труда работников, направленных за границу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденное постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14 апреля 2000 г. № 55, с изменениями и дополнениями. В соответствии с п. 53 Положения № 55 при служебных командировках за границу наниматель обязан выдать аванс в иностранной валюте и возместить работнику следующие расходы: по проезду к месту служебной командировки и обратно; за проживание вне места постоянного жительства (суточные); по найму жилого помещения; иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

В соответствии с подпунктом 2.10.19 Основных положений  по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), утвержденных Министерством экономики от 26 января 1998 г. № 19-12/397, Министерством статистики и анализа от 30 января 1998 г. № 01-21/8, Министерством финансов от 30 января 1998 г. № 3 и Министерством труда Республики Беларусь от 30 января 1998 г. № 03-02-07/300, с изменениями и дополнениями, командировочные и представительские расходы включаются в состав затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг).

Форма командировочного удостоверения при служебных командировках в пределах Республики Беларусь приведена в приложении 1 к Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь. утвержденная постановлением Министерства финансов от 12 апреля 2000 г № 35 (с учетом изменений и дополнений, внесенных постановлениями Министерства финансов от 1 августа 2001 г. № 86. от 9 октября2001 г № 102).

При командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командирования к месту своего постоянного жительства в каждом конкретном случае решается нанимателем с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий отдыха и оговаривается в приказе (распоряжении) нанимателя.

Инструкция  о порядке организации и проведения проверок (ревизий) главным контрольно-ревизионным  управлением Министерства финансов Республики Беларусь, главными управлениями Министерства финансов по областям и г. Минску, отделениями главных управлений Министерства финансов по областям: утверждена приказом Министерства финансов Республики Беларусь № 391 от 30,12.1999 г.; устанавливает порядок организации и проведения ревизий работы финансовых управлений, местных исполнительных и распорядительных органов; оформление результатов проверок и принятие мер по устранению выявленных нарушений.

В Республике Беларусь сфера аудиторской деятельности, так же, как и сфера бухгалтерского учета и отчетности, базируется на специальном законе - Законе Республики Беларусь от 8 ноября 1994 года «Об аудиторской деятельности» в редакции Закона Республики Беларусь от 18 декабря 2002 года (далее – Закон об аудите). Данный нормативный правовой акт определяет правовые основы осуществления аудиторской деятельности на территории Республики Беларусь, устанавливает права и обязанности аудиторских организаций и аудиторов, а также регулирует отношения, возникающие в процессе государственного регулирования аудиторской деятельности.

В настоящее  время регулирование аудиторской  деятельности в Республике Беларусь осуществляется в соответствии с:

• Законом Республики Беларусь от 18 декабря 2002 г. № 164-3 "О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь "Об аудиторской деятельности";
• Декретом Президента Республики Беларусь от 14 июля 2003 г. № 17 "О лицензировании отдельных видов деятельности"; постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22 мая 2002 г. № 650 "Об аттестации на право осуществления аудиторской деятельности";
• Постановлениями Министерства финансов Республики Беларусь "Об утверждении правил аудиторской деятельности";
• Указом Президента Республики Беларусь от 12 февраля 2004 г. № 67 "О совершенствовании государственного регулирования аудиторской деятельности";
• Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 2 июля 2001 г. № 129 "Об утверждении Правил лицензирования и осуществления аудиторской деятельности в банковской системе Республики Беларусь".  

 При написании дипломной работы были использованы различные литературные источники, в частности, нормативные документы:

1. Закон Республики  Беларусь от 18.10.1994 № 3321-ХII «О бухгалтерском учете и отчетности (В редакции Закона Республики Беларусь от 25.06.2001 № 42-З (с изменениями, внесенными Законом РБ от 17.05.2004 № 278-З)).

2. Инструкция о порядке  организации и проведения ревизий  и проверок финансово-хозяйственной  деятельности предприятий, объединений,  организаций и учреждений, находящихся  в ведении Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь, утвержденная приказом Министерства сельского хозяйства и продовольствия РБ № 10 от 14.01.2002 года.

Кроме указанных были изучены и некоторые другие нормативные  акты и законы Республики Беларусь.

Различные аспекты бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами рассматривали в своих трудах ученые-экономисты И.Н. Белый, А.М. Гатаулин, В.Н. Демьяненко, А.А. Додонов, Б.В. Ивашкевич, В.П. Индукаев, Т.А. Козина, В.Г. Линник, А.П. Михайлин, С.А. Николаева, П.Я. Папковская, Т.С. Сандрикова, Н.М. Студенкова, А.М. Фабричнов, В.И. Шиян, В.И. Юшков и многие другие.

 Таким образом, анализ литературных источников подтверждает актуальность темы исследования.

В настоящее  время учет и аудит расчетов с подотчетными лицами занимают доминирующее место в общей системе бухгалтерского учета и контроля. Недаром в практике работы организаций в странах с рыночной экономикой эти участки учета выделены в системе бухгалтерского учета в так называемый управленческий учет. Управленческий учет, или учет для управления, имеет целью обеспечить администрацию организации, куда входит довольно узкий круг внутренних пользователей информацией, необходимой для контроля за производственной деятельностью организации и служит для принятия решений по результатам этой деятельности. К этой информации в первую очередь можно отнести данные о затратах на производство, рентабельности продукции (работ, услуг), их выпуске и продаже (реализации), о результатах реализации продукции, работ, услуг.

В настоящее  время в связи с вступлением  в силу с 01.01.2010 г. Общей части Налогового кодекса [2] все организации республики обязаны вести налоговый учет исключительно в целях налогообложения и осуществления налогового контроля. Налоговый учет основывается на данных бухгалтерского учета, отраженных в первичных учетных документах и регистрах бухгалтерского учета, и иных документально подтвержденных данных об объектах, подлежащих налогообложению либо связанных с налогообложением.

Информация  об объектах налогообложения и элементах налогового учета подлежит систематизации и накоплению в расчете налоговой базы. Сводными формами отражения такой информации за налоговый или отчетный период, сгруппированной в соответствии с требованиями налогового законодательства, без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета являются регистры налогового учета.

Элементами  налогового учета признаются имеющие  соответствующие характеристики показатели, учитываемые либо исключаемые при  определении размера налоговой базы в соответствии с налоговым законодательством, в том числе доходы и расходы плательщиков.

Все расходы, связанные  с производством продукции, в  бухгалтерском учете списываются  в дебет счета 20 «Основное производство»  в полной сумме. Однако для целей  налогообложения часть расходов (на командировки сверх установленных норм, представительские, на рекламу, оплата консультационных, информационных и аудиторских услуг, на проведение обязательных аудиторских проверок) может быть учтена только в пределах норм, а на сумму превышения этих норм отчетная прибыль корректируется в налоговых регистрах.

1.3 Значение и задачи учета и аудита расчётов с подотчетными лицами

В процессе своей  деятельности практически каждый бухгалтер  сталкивается с проблемой правильного  учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

В условиях перехода к системе рыночного хозяйствования в соответствии с изменениями  в экономическом и социальном развитии страны, существенно меняется и политика в области расчетов с подотчетными лицами, социальной поддержки и защиты работников.

Основными задачами контроля расчетов с подотчетными лицами являются:

1. установление правильного и целевого использования подотчетных сумм;
2. выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов;
3. соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются: приказ об учетной политике; авансовые отчеты; журнал регистрации командировочных удостоверений; приказы о направлении работников в командировку; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; заявления на выдачу денег из кассы; документы, подтверждающие произведенные расходы (товарные, кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц).