Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

За нарушение правил расчетов с подотчетными лицами предусмотрены определенные меры ответственности. В соответствии с Инструкцией о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 27.06.2003 г. № 125, за несоблюдение срока возврата неиспользованных сумм, выданных под отчет на командировочные и другие предстоящие расходы, взыскивается штраф в размере 10 % суммы невозвращенного аванса.

За выдачу наличных денежных средств под отчет на командировочные и другие цредстоящие расходы без полного отчета по ранее выданным суммам взыскивается штраф в размере 10 % суммы вновь выданных под отчет наличных денежных средств. В таком же размере взыскивается штраф за выдачу под отчет наличной иностранной валюты без полного отчета по ранее полученным суммам, что определено Инструкцией о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 27.06.2002 г. № 119.

Согласно Указу Президента Республики Беларусь «О совершенствовании порядка проведения и контроля внешнеторговых операций» от 04.01.2000 г. № 7 (с учетом изменений) к юридическим лицам применяются экономические санкции за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок средств в иностранной валюте, выданных под отчет, в том числе на оплату расходов по командировкам за пределы Республики Беларусь, — до 10-кратного размера суммы этих средств.

На выданные под отчет суммы дебет счета 71 корреспондирует с кредитом следующих счетов:

50 «Касса» — выдача под отчет денежных средств из кассы;

52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках» — на сумму иностранной валюты, полученной в банке лицом, направляемым в командировку;

55 «Специальные счета в банках» — списание средств подотчетным лицом по корпоративной карте с карт-счета организации;

90 «Реализация» — отражение задолженности подотчетных лиц на сумму выручки от реализации продукции на рынках, ярмарках и др.

По дебету счета 71 отражаются также суммы возмещения перерасхода по авансовым отчетам, возмещения расходов, осуществляемых за счет личных средств подотчетного лица.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 71. При удержании сумм из заработной платы (если работник не оспаривает факт удержания) совершается запись по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 94. В случае невозможности удержать суммы из заработной платы производится запись по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредиту счета 94.

В конце месяца по каждому подотчетному лицу определяется сальдо и подсчитываются итоги (обороты) по дебету и кредиту счета 71. Данные журнала-ордера ф. № 7 сверяются с показателями других регистров.

2.3 Учет представительских расходов и расходов на хозяйственные нужды

Каждая хозяйственная операция должна оформляться документально, следовательно, учёт расчётов с подотчётными лицами тоже должен оформляться документально. Рассмотрим документальное оформление представительских мероприятий на ООО "ИнТрансКарго".

Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Включение представительских  расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

Документальное  оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:

1) оформление  так называемых подготовительных  документов;

2) оформление  уточняющих (конкретизирующих) документов;

3) оформление  документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

Представительские расходы - это планируемые и целевые  расходы.

На первом этапе  в организации составляется и  протоколом правления (в ООО "ИнТрансКарго") утверждается смета представительских  расходов на отчетный год.

На этом же этапе  издаются внутренние организационно - распорядительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:

- перечень официальных  лиц организации, имеющих право  участвовать в переговорах и,  следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы;

- порядок выдачи  подотчетных сумм на представительские  расходы;

- порядок расходования  средств на представительские  расходы;

- документальное  оформление представительских расходов;

- порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;

- нормирование  отдельных видов представительских  расходов.

На втором этапе  составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные  с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:

- распоряжение  руководителя о назначении ответственного  за проведение официального мероприятия;

- распоряжение (решение правления ООО "ИнТрансКарго") о направлении приглашения на  деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации;

- программа  проведения деловой встречи с  указанием даты, места и сроков  проведения деловой встречи, ФИО  участников со стороны организации  и со стороны приглашенных  и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов.

На третьем  этапе ответственным лицом оформляются  и представляются в бухгалтерию  организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:

-  отчет о  расходах на проведение деловой встречи;

- авансовый  отчет с приложенными документами,  подтверждающими произведенные  расходы.

Такими документами  являются: счета предприятий общественного  питания, товарные чеки, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т. д.

Все первичные  документы должны соответствовать  требованиям Закона РБ.

Документы, регулирующие порядок организации и ведения  бухгалтерского учета в организации, не содержат понятия "представительские  расходы".

Но если понесенные организацией затраты по своему характеру можно отнести к представительским, то к ним применимы общие правила признания затрат расходами.

При формировании себестоимости продукции (работ, услуг) представительские расходы учитываются  в качестве коммерческих (управленческих) в составе расходов по обычным видам деятельности. В бухгалтерском учете представительские расходы не нормируются, т.е. в полном объеме включаются в состав затрат.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета  и Инструкцией по его применению представительские расходы отражаются по дебету счетов 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", в корреспонденции со счетами раздела VI "Расчеты", например 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и т.д.

К представительским  относятся расходы организации:

1) на проведение  официального приема (завтрака, обеда  или иного аналогичного мероприятия);

2) транспортное  обеспечение доставки принимаемых  лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

3) буфетное обслуживание  во время переговоров;

4) оплата услуг  переводчиков, не состоящих в  штате организации, по обеспечению  перевода во время представительских  мероприятий.

Не относятся  к представительским расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

В том случае, если организация определяет доходы и расходы методом начисления, ее представительские расходы относятся  к косвенным расходам, которые  в полной сумме включаются в состав расходов текущего отчетного (налогового) периода. База при исчислении предельного размера представительских расходов, учитываемых в целях налогообложения (сумма расходов на оплату труда), считается нарастающим итогом с начала налогового периода.

ООО "ИнТрансКарго" в 2009 г. с целью поддержания дальнейшего сотрудничества с организациями-покупателями провел официальный прием. В IV квартале 2009г. организован официальный ужин в кафе «Амур», сумма счета - 2250000 руб. НДС не облагается, в данном предприятия действует упрощенная система налогообложения.

В бухгалтерском  учете организации будут сделаны  следующие проводки.

Дебет 71 Кредит 50 - 2250000 руб. - выданы денежные средства из кассы на проведение банкета с представителем потенциального поставщика;

Дебет 44 Кредит 71 - 2250000 руб. - отражены представительские расходы на проведение банкета.

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной  торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать  у продавца два документа – кассовый чек и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек  является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие  реквизиты:

• наименование организации-продавца;
• идентификационный номер (ИНН)
• заводской номер ККМ;
• порядковый номер чека;
• дата и время покупки;
• стоимость (цену) покупки;

Вместо кассового  чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности.

Товарный чек (или накладная) должен содержать следующие реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции
• измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);
• должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

Суммы НДС по материальным ценностям (работам, услугам), приобретённым для производственных нужд у организаций розничной торговли, к зачёту у покупателя не принимаются и расчётным путём не выделяются.

В бухгалтерском  учёте организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается проводками:

Дебет 10      Кредит 71 – на сумму оприходованных материалов;

Дебет 20 (23,25,26,.…) Кредит 71 – на сумму произведённых работником по распоряжению руководителя предприятия общепроизводственных, общехозяйственных и прочих расходов.

Все подотчётные  суммы списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчёта работника  с приложением  подтверждающих расходы документов.

Дополнительными документами могут быть ведомости  списания материалов, требования на выдачу материалов, акты передачи в эксплуатацию, акты приёмки выполненных сторонними организациями работ (услуг) производственного  характера и т.п.

2.4 Организация синтетического и аналитического учета расчетов с 
подотчетными лицами

Согласно Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется активно-пассивный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами», сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию (дебетовое) или сумму не возмещенного работнику перерасхода (кредитовое).  Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

Подотчетные суммы  для контроля за их расходованием  учитываются  в резерве каждого  работника предприятия в ведомости и журнале–ордере № 7.

Журнал–ордер  – комбинированный регистр бухгалтерского учета, который сочетает синтетический  и аналитический учет с линейной формой записи, то есть каждой выданной под отчет сумме отводится  одна строка, а записи, связанные с данной операцией (по мере предоставления авансового отчета, сдачи неиспользованных средств в кассу, получения денег в погашение перерасхода) производится в этой строке.

Основанием  для заполнения данного бухгалтерского регистра являются расходные и приходные кассовые ордера – при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет  – при списании израсходованных сумм. В учёте выдача наличных денежных средств под отчёт, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой: