Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

Многочисленные  и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах  синтетического учета и отчетности: балансе предприятия (форма № 1); отчете о движении денежных средств (форма № 4); главной книге; журнале-ордере № 7, объединяющем в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства); иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства [26, с. 221].

Наиболее часто  встречающиеся нарушения при  отражении в бухгалтерском  и  налоговом учете расчетов с подотчетными лицами описаны ниже.

 Во-первых, на  принятых к учету авансовых отчетах очень часто отсутствуют подписи подотчетных лиц, подписи руководителя или лиц, его замещающих, подтверждающих целесообразность произведенных расходов, и иные случаи не заполнения отдельных реквизитов первичных документов.

  Во-вторых, при направлении предприятием в командировку работника в приказе не определятся конкретная цель командировки, отсутствуют отчеты подотчетного лица о проделанной работе при выполнении им задания, то есть производственный характер данной командировки не подтверждается.

 Кроме того, на предприятиях существует практика  направлять в командировку работника,  с которым заключен гражданско-правовой  договор. Когда гражданин направляется  в другую местность для выполнения  работы организацией, с которой  он в трудовых отношениях не состоит, то такая поездка командировкой не считается, а оплата стоимости поездки является компенсацией расходов гражданина, только при условии, если эта выплата оговорена в договоре на выполнение работ (оказание услуг). При этом компенсация включается в общую сумму вознаграждения, выплачиваемого по гражданско-правовому договору, и подлежит обложению подоходным налогом, на нее начисляются взносы в пенсионный фонд РБ, Фонд социальной защиты населения и фонды обязательного медицинского страхования.

В том случае когда гражданско-правовым договором не предусмотрено возмещение расходов по данной поездке, затраты по ней возмещаются гражданину за счет прибыли, остающейся на предприятии после уплаты налогов.

 На предприятиях  допускаются случаи передачи  подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому, что запрещено п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РБ. В связи с этим использование подотчетных сумм лицом, не получившим  их в подотчете, не может быть зачтено в уменьшении задолженности подотчетного лица перед предприятием.

Нередко, предприятия  стоимость приобретенных за наличный расчет через подотчетных лиц  материальных ценностей списывают  на издержки производства и обращения, минуя счета учета имущества.

Не использование  счетов учета имущества, при приобретении материальных ценностей может привести к занижению налога на имущество, искажению себестоимости, прибыли, подлежащей налогообложению.

Также нарушением является выдача денег подотчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее  полученным авансам.

Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговле, тоже является нарушением.

К нарушениям относятся  выдача денежных средств лицам не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги  на хозяйственно операционные расходы.

При оформлении командировочных расходов зачастую отсутствуют приказы о направлении  работников в командировку,  командировочные  удостоверения с отметками в месте пребывания в командировке, наблюдается несоблюдение установленных норм командировочных расходов, отсутствие приказов об оплате сверх установленных норм.

Иногда к  авансовым отчетам прилагают  не действительные документы (товарный чек без отметок, штампов магазина, различные квитанции, талоны, чеки без обязательных реквизитов).

Очень часто  работникам организации выдают подотчет  денежные средства на приобретение или  возмещение стоимости проездных  билетов для проезда в городском  или пригородном транспорте, причем эти суммы списывают на себестоимость. При выявлении таких фактов нужно помнить, что организация вправе компенсировать  своим работникам эти затраты, однако не за счет себестоимости, а за счет других собственных источников.

Обоснованность  представительских расходов очень  часто не подтверждается наличием оправдательных документов (приказа о назначении лица, ответственного за проведение мероприятий;  программы встречи с представителями  других организаций, в том числе  иностранных; сметы представительских расходов утвержденной руководителем  организации в начале года), что является нарушением.

Ошибки допускаются  зачастую также при поступлении  выручки от реализации продукции (товаров) через подотчетное лицо, то есть поступления выручки в данном случае показывают на кредите счета 71 без предварительного отнесения этой суммы на кредит счета 90 «Реализация». При выявлении таких фактов необходимо определить размер сокрытого объекта налогообложения (выручки).

Таким образом, большое количество ошибок и нарушений из всех проверяемых объектов допускается именно при расчетах с подотчетными лицами.

2. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

2.1 Учет расходов по командировкам в пределах Республики Беларусь 

Порядок направления работника в командировку, расчеты с ним по командировке на территории Республики Беларусь регулируются Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 г. № 35 (с учетом изменений).

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель. При направлении работников в служебную командировку оформляется приказ (распоряжение) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения по установленной форме. В организации необходимо вести журнал регистрации направляемых в служебную командировку работников.

Срок фактического пребывания в служебной командировке в ООО "ИнТрансКарго"  определяется по отметкам на командировочном удостоверении о днях прибытия и выбытия из места командировки. Направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника. Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия — день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов (включительно) днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки.

Время окончания работы в день выбытия определяется по договоренности с нанимателем. В случае прибытия до окончания рабочего дня вопрос о времени явки на работу в этот день решается в том же порядке.

За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки.

При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:

1. по проезду к месту служебной командировки и обратно;
2. по найму жилого помещения;
3. за проживание вне места постоянного жительства (суточные);
4. иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках определяются Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом. Предусмотренные в коллективном договоре или соглашении размеры возмещения расходов не могут быть ниже размеров, установленных для организаций, финансируемых из бюджета и пользующихся государственными дотациями.

Аванс выдается работнику в ООО "ИнТрансКарго" не позже чем за день до его отъезда в служебную командировку и в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.

Работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки — не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки (исключая день прибытия) предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

В авансовом отчете указываются расходы, произведенные по найму жилого помещения, проезду, сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

• командировочное удостоверение с отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник был командирован в разные населенные пункты, то отметки о днях прибытия и выбытия делаются в каждом пункте. Они заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;
• проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
• оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;
• отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Для отражения операций по расчетам с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Учет по расчетам с подотчетными лицами в ООО "ИнТрансКарго" ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам [24, с. 174].

На выданные под отчет суммы дебет счета 71 корреспондирует с кредитом следующих счетов:

50 «Касса» — выдача под отчет денежных средств из кассы;

52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках» — на сумму иностранной валюты, полученной в банке лицом, направляемым в командировку;

55 «Специальные счета в банках» — списание средств подотчетным лицом по корпоративной карте с карт-счета организации;

90 «Реализация» — отражение задолженности подотчетных лиц на сумму выручки от реализации продукции на рынках, ярмарках и др.

По дебету счета 71 отражаются также суммы возмещения перерасхода по авансовым отчетам, возмещения расходов, осуществляемых за счет личных средств подотчетного лица.

При наличии задолженности (как дебиторской, так и кредиторской) в иностранной валюте по счету 71 при изменении Национальным банком Республики Беларусь курсов валют производится переоценка. Декретом Президента Республики Беларусь «О порядке проведения переоценки имущества и обязательств в иностранной валюте при изменении Национальным банком курсов иностранных валют и отражения в бухгалтерском учете курсовых разниц» от 30.06.2000 г. № 15 определен порядок отнесения и списания возникающих курсовых разниц. Изменение кредиторской задолженности в соответствии с действующим законодательством отражается на счете 97 «Расходы будущих периодов», дебиторской задолженности — на счете 98 «Доходы будущих периодов».

Израсходованные подотчетные суммы согласно авансовым отчетам списываются со счета 71 в дебет счетов по учету затрат, материалов и денежных средств.

Согласно Инструкции о порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость, утвержденной Постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 31.01.2004 г. № 16 (п. 31), суммы налога, уплаченные командированным работником плательщика за счет личных средств при приобретении объектов, подлежат вычету после получения объектов и погашения задолженности перед работником. Данным пунктом следует руководствоваться в случае, если при командировании работника ему не выдавался аванс и командировочные расходы он возмещал за счет личных средств. Если командированному работнику выдавались под отчет наличные денежные средства для приобретения объектов (оплаты услуг по проезду, проживанию в гостинице), то вычет сумм НДС по этим объектам должен производиться в общеустановленном порядке, т.е. после отражения в бухгалтерском учете объектов, полученных и оплаченных работником. При этом осуществляется следующая запись:

Дебет счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам» — Кредит счета 71 — на сумму уплаченного НДС по командировочным расходам.

В соответствии с Основными положениями по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), утвержденными постановлениями Минэкономики от 26.01.1998 г. № 19-12/397, Минфина от 30.01.1998 г. № 3, Минстата от 30.01.1998 г. № 01-21/8 и Минтруда Республики Беларусь от 30.01.1998 г. № 03-02-07/300 (с учетом изменений), затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью, относятся к затратам, связанным с управлением производством. В себестоимость продукции (работ, услуг) командировочные расходы включаются в полном объеме, а для целей исчисления налогооблагаемой прибыли — в пределах установленных законодательством норм. Командировочные расходы сверх норм учитываются при расчете налога на прибыль, а значит, признаются объектом при исчислении НДС. Сумма НДС погашается за счет источника, на который относится данный объект. При этом в учете осуществляются следующие записи: