Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

Дебет 71 Кредит 50(51) – на выданную сумму

соответственно  при получении работником наличных денег из кассы предприятия или  из кассы банка.

При возвращении  в кассу предприятия остатка  неиспользованных сумм авансов отражается проводкой:

Дебет 50(51) Кредит 71

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это  предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Причем в аналитических  регистрах эти расчеты нужно  отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7.

В ООО "ИнТрансКарго" применяется журнал-ордер №7. В  нем отражается: когда и кому выданы деньги, в каком размере, номер  расходного кассового ордера, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы подотчетника.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в  нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает  сотруднику деньги, а подотчетник  ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71  кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый  отчет. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно  оформлен. Подписан должен быть подотчетным  лицом, руководителем, главным бухгалтером  и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым  и задолженность не образуется.

Если же часть  денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток  в кассу предприятия. Бухгалтер  составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег  не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

1) руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

2) руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». 

Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в  аналитическом учете он может  иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

В ООО "ИнТрансКарго" данные по подотчетным суммам заносятся  в регистр аналитического учета, в нем делается группировка, подсчитываются итоги за месяц.

Выдача денег  сверяется с кассой (с проводкой). А кредиту 71 счета составляется мемориальный ордер № 18, особенностью данной формы  учета является то, что мемориальные ордера пишутся на все регистры аналитического учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с указанием корреспондирующих счетов. Ордер регистрируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учета  и разносится в Главной книге. Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс. 

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 20 «Основное производство», а затем на счёт 92/2 «Внереализационные доходы и расходы».

Остатки неиспользованных сумм, возвращенные подотчетными лицами в кассу предприятия, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

В ООО "ИнТрансКарго"  менеджер получил 950 000 руб. на командировочные расходы. По прибытии из командировки инженер представил отчет вместе с документами, подтверждающими расход денежных средств, на сумму 1 000 000 руб. Бухгалтерия утвердила отчет на сумму 900 000 руб. Излишне выданную сумму удержали из зарплаты.

1.Д-т 71 - К-т  50 - 950 000 руб. - списание из кассы суммы выданного аванса с одновременным отражением дебиторской задолженности подотчетного лица.

2.Д-т 20 - К-т  71 – 900 000 руб. - списание утвержденной суммы в себестоимость.

3.Д-т 70 - К-т 71 - 50 000 руб. - излишне выданную сумму удержали из зарплаты.

Свои особенности  имеет учет подотчетных сумм, выданных в валюте, при командировании работников за границу. Аванс выдается в валюте страны командирования исходя из установленных норм суточных и квартирных. Нормы суточных при краткосрочных командировках за границу, как и нормы за проживание в гостинице, в иностранной валюте установлены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» и периодически пересматриваются Министерством финансов совместно с Министерством труда Республики Беларусь.

Выданную валюту отражают в бухгалтерском учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Национального банка Республики Беларусь на момент выдачи.

Полученную  в банке валюту приходуют бухгалтерской  проводкой:

дебет субсчета 50/4 «Валютная касса» и кредит счета 52 «Валютные счета».

Выданную под отчет валюту списывают из кассы бухгалтерской проводкой;

• дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и
• кредит субсчета 50/4 «Валютная касса».

Выдавать аванс  в белорусских рублях нельзя, так  как они пока не являются свободно конвертируемой валютой и не имеют хождения в других странах.

Авансовый отчет  представляется в бухгалтерию предприятия  не позднее трехдневного срока после  возвращения из командировки в той  валюте, в которой получен аванс. Окончательный расчет производится по фактически подтвержденным документально оформленным расходам с учетом установленных норм по курсу Национального банка РБ на дату авансового отчета. Курсовые разницы, возникающие от текущего изменения курса белорусского рубля по отношению к иностранным валютам, отражаются в учете на счете 92 «Внереализационные доходы и расходы».

Суточные в  день отъезда оплачиваются по нормам и в валюте той страны, куда командируется  работник, а в день приезда —  по нормам Республики Беларусь в белорусских  рублях.

Задолженность по авансовому отчету может погашаться как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях в пересчете на единый курс Национального банка РБ на дату авансового отчета, но не позднее трехдневного срока после возвращения из командировки.

При переезде из одной страны в другую (РБ, Украина и т.д.) суточные оплачиваются по нормам для каждой страны в отдельности.

Если постоянная работа носит разъездной характер, то служебные поездки работников командировками не считаются, а значит, приказа и командировочного удостоверения  не оформляется.

Расходы по найму  жилья, исключая время нахождения в  пути (кроме водителей и командированных  с ними лиц), возмещаются в размере, указанном в предъявленных счетах (квитанциях).

Расходы по бронированию мест в гостинице компенсируются сверх норм на проживание при наличии документов, подтверждающих оплату бронирования жилья.

Расходы по проезду  к месту командировки и обратно  к месту постоянной работы возмещаются  только при предоставлении проездных  документов в обе стороны. И в  исключительных случаях при отсутствии транспортного сообщения в пределах одного административного района Республики Беларусь с разрешения директора предприятия оплата проезда может быть произведена по минимальной стоимости проезда.

Расходы за пользование  в поездах постельными принадлежностями возмещаются без предоставления проездных документов.

2.5 Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами

Изучив  литературные источники по теме исследования, организацию учета затрат за рубежом, можно определить основные направления  совершенствования учета затрат в практике отечественных предприятий и организаций:

• в связи c переходом на новый План счетов необходимо усовершенствовать первичные документы и регистры бухгалтерского учета затрат на производство;
• внедрение автоматизации учета;
• разработка регистров налогового учета.

В связи  с переходом на Новый план счетов и внедрением международных стандартов учета  в Республике Беларусь назревает  необходимость в усовершенствовании первичных документов и регистров  бухгалтерского учета затрат на производство.

Одним из важнейших  современных направлений совершенствования учета, повышения его роли в управлении производством является использование в учетной практике персональных ЭВМ (ПЭВМ) и прогрессивных технологий обработки учетной информации.

В Республике Беларусь накоплен большой положительный опыт использования средств вычислительной техники для автоматизации учета и управления в сельскохозяйственных организациях. На начало 2000 г. около трети всех организаций республики ведут учет либо полностью по автоматизированной форме учета, либо частично с автоматизацией отдельных участков учета [21, с. 32].

В настоящее  время пользователю предоставлена  возможность широкого выбора программных  продуктов, предназначенных для организации автоматизированной формы учета на базе профессиональных ЭВМ.

Персональную  ЭВМ с комплексом программных, информационных и технических ресурсов, позволяющим обеспечить конечному пользователю обработку данных и автоматизацию учетных процессов, принято называть автоматизированным рабочим местом (АРМ) бухгалтера.

Бухгалтерские программы предназначены для  ведения бухгалтерского (управленческого и финансового) учета, составления отчетности и анализа хозяйственной деятельности организации. Они позволяют автоматизировать как отдельные участки учета, так и в целом всю учетную и управленческую деятельность в организации. Наиболее целесообразен комплексный подход к автоматизации, при этом достигается единообразие в системе учета, экономия средств и ускорение сроков обработки информации. Для крупных организаций целесообразно приобретение сетевых версий программ.

Согласно современным  требованиям программа должна быть:

• гибкой, чтобы ее можно было приспосабливать к изменяющимся условиям (структуре хозяйства, изменениям в законодательстве, изменениям в плане счетов, ведению аналитического учета по произвольным счетам, настройке типовых шаблонов бухгалтерских операций и типовых форм отчетов);
• легкой в усвоении, не требующей специальных знаний в информатике и программировании;
• оснащенной развитой системой подсказки, чтобы бухгалтер в любой момент работы за компьютером мог получить справку по ситуации, возникшей у него на экране;
• хорошо документированной, то есть иметь комплект технической документации для пользователя с достаточно подробным описанием порядка выполнения учетных операций с ее помощью;
• надежной, гарантирующей получение нужной информации, исключающей сбои;
• апробированной и должна поддерживаться в форме авторского надзора.

Затраты от приобретения программ и внедрения пакетов  должны окупаться выгодами и преимуществами их эксплуатации.

Работники бухгалтерии, используя возможности ППП и  комплексов АРМ бухгалтера, не выполняют рутинных трудоемких ручных операций по обработке первичных документов, составлению ведомостей, журналов-ордеров и других учетных регистров. Эти операции выполняются ПЭВМ; при этом существенно повышаются контрольно-аналитические функции учетной информации, труд бухгалтера становится более производительным и приобретает творческий характер (рис. 2.1).