Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

Рисунок 2.1 - Обработка бухгалтерской информации с использованием ЭВМ

Автоматизация учета представляет собой непрерывный  поиск компромисса между несколькими позициями:

- между функциональностью,  которая приводит к избыточности  решений, большому количеству объектов, и скоростью перехода между различными участками (разделами) учета, обработки больших массивов данных;

-между гибкостью,  которая приводит к сложности  настройки программы, и доступностью для понимания и освоения.

Рассмотрим  схему обработки бухгалтерской информации в компьютерной системе. В соответствии с объемами заполняемых документов она может быть представлена в виде треугольника, в основании которого лежит наиболее значительный слой первичной документации.

 

Первый уровень  обработки информации соответствует информации из первичного документа.

На втором уровне заполняются аналитические ведомости, сводные отчеты. Далее следует уровень бухгалтерской отчетности: журналы - ордера, оборотно – сальдовые ведомости. Вершина треугольника представлена главной книгой. Информация всех уровней используется для получения отраслевой отчетности.

Традиционная  обработка бухгалтерской информации считается успешной, если достигнут верхний уровень — заполнена главная книга и составлен баланс. Но, эффективность использования компьютерных программ нельзя связывать с возможностью получения главной книги. На уровне сводных проводок по счетам ее можно распечатать уже через неделю работы в программе.

Автоматизацию можно начинать с любого из рассмотренных  четырех уровней.

 

3 АУДИТ РАСЧЕТОВ  С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

3.1 Организация  аудита расчетов с подотчетными  лицами 

Основным документом, удостоверяющим факт достижения договоренности между заказчиками и аудиторской организацией (аудитором) о проведении аудиторской проверки является Договор на проведение аудита.

Договор документально  подтверждает, что стороны пришли к соглашению по всем моментам, оговоренным  в договоре. Для того чтобы избежать неправильного понимания сторонами  взятых на себя обязательств, условий  их выполнения и принятой степени ответственности, необходимо максимально ясно оговорить в договоре все существенные аспекты взаимоотношений, возникающие в связи с заключением договора.

Аудитор должен планировать свою работу таким образом, чтобы она была выполнена эффективно, качественно, на высоком профессиональном уровне и в срок, предусмотренный договором.

Подготовка  к проведению аудита включает в себя определение объема аудита, его стоимости  и заключение договора на проведение аудита [26, с. 244].

Сроки и стоимость аудита отражаются в Протокол соглашения о договорной цене на проведение аудиторской проверки. Согласованная стоимость аудита указывается в договоре на проведение аудиторской проверки. Следующим этапом аудита является планирование.

Планирование  включает в себя составление плана и аудиторской программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, необходимых для формирования аудитором объективного и обоснованного мнения о бухгалтерской (финансовой) отчетности организации.

При планировании аудита аудиторской организации (аудитору) следует выделить следующие этапы:

а) предварительное  планирование аудита;

б) подготовка и  составление общего плана аудита;

в) подготовка и  составление программы аудита.

Кроме того, аудитор должен составить Свод запланированных аудиторских процедур, где указаны виды выполняемых аудиторских процедур по каждому разделу бухгалтерского учета.

Для проверки деятельности организации аудитору необходимы соответствующие  документы, перечень которых он указывает в списке документов, запрашиваемых для проверки.

Выводы аудитора по каждому разделу аудиторской  программы, документально отраженные в рабочих документа, являются фактическим  материалом для составления аналитической  части аудиторского заключения, а также основанием для формирования объективного мнения аудитора о бухгалтерской отчетности субъекта хозяйствования (заключительной части аудиторского заключения).

Расчеты с подотчетными лицами проверяют, как правило, сплошным способом. При этом устанавливается: соблюдение правил выдачи авансов; своевременность предоставления авансовых отчетов; целесообразность и законность использования подотчетных сумм; правильность оформления документов, приложенных к авансовым отчетам; порядок погашения оправдательных документов с целью предотвращения их повторного использования; своевременность возврата неизрасходованных подотчетных сумм [26, с. 222].

В процессе аудиторской  работы применяются методы проведения аудиторской проверки: фактическая  проверка; подтверждение; документационная проверка; формальная проверка; логическая проверка; арифметическая проверка; специальная проверка; опрос; наблюдение; аналитические тесты; сканирование.

3.2 Проверка  соблюдения порядка выдачи денежных  средств под отчет

 

При проверке законности выдачи сумм в подотчет на хозяйственные и операционные нужды в первую очередь определяется наличие списка работников предприятия, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утверждается приказом или распоряжением руководителя предприятия. В список включаются только постоянно работающие на предприятии лица либо выполняющие разовые работы для предприятия на основании договоров подряда.

При проверке действующего порядка выдачи подотчетных сумм следует установить, не выдавались ли деньги под отчет лицам, которые имели задолженность по ранее полученным суммам. Законность и целесообразность расходов по подотчетным суммам на хозяйственные и операционные нужды проверяются путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату наличными деньгами погрузочно-разгрузочных работ и других услуг, а также на оплату приобретенных материальных ценностей с показателями документов, подтверждающих фактическое поступление материальных ценностей на склад. Для этого сличают счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей с книгами (карточками) складского учета, отчетами движения продуктов и материалов.

В результате аудита расчетов с подотчетными лицами в ООО "ИнТрансКарго"  были выявлены следующие нарушения.

В хозяйстве  отсутствует утвержденный список круга  лиц, которым могут выдаваться подотчетные  суммы на операционные и хозяйственные  расходы. Кроме того, имелись случаи выдачи подотчетных сумм лицам, работающим в хозяйстве по договорам подряда.

3.3 Проверка  своевременности представления  авансового отчета и возврата  неиспользованных подотчетных сумм 

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя организации и главного бухгалтера.

По выданным в подотчет суммам устанавливают, нет  ли превышения предельных размеров аванса. На расходы, производимые в месте нахождения предприятия, организации или учреждения, деньги выдаются в размере не более однодневной потребности и на срок, не превышающий трех дней, а на производимые вне места расположения предприятия, организации или учреждения — в размере не более десятидневной потребности и на срок не более пятнадцати дней. На командировочные расходы деньги выдаются в подотчет в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату проезда в оба конца, суточных и квартирных расходов на срок командировки.

Важным этапом проверки является установление своевременности возврата неиспользованных подотчетных сумм. Неизрасходованные и своевременно не возвращенные подотчетные суммы должны быть удержаны по расчетно-платежной ведомости в бесспорном порядке не позднее месяца со дня окончания срока их возвращения.

В процессе контроля необходимо проверить законность и  целесообразность возмещения командировочных расходов. При этом устанавливается правильность ведения журнала регистрации работников, направленных в командировки.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны  не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они  выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Проверка своевременности  расчетов сотрудников предприятия  по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время (в том числе по истечении трех дней после установленного срока), следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный доход этого подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности подотчетных  лиц без представления соответствующих  оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные  суммы, необоснованно списанные  с работников без удержания из заработной платы подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены.

В результате проведенного в ООО "ИнТрансКарго" аудита расчетов с подотчетными лицами аудитором были выявлены следующие недостатки:

Не отчитавшимися  подотчетными лицами за полученные ранее  суммы под отчет, выдаются новые  авансы;

Приказы о направлении  работников в командировки не всегда оформляются. Следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия;

В нарушение  Закона РБ “О подоходном налоге с физических лиц” суточные, возмещаемые работникам предприятия сверх норм, не облагаются подоходным налогом;

В нарушение  Закона РБ “О налоге на прибыль” и Закона РБ “О налоге на добавленную стоимость” для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется;

По результатам  опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с  подотчетными лицами в ООО "ИнТрансКарго". Представленный вопросник позволяет аудитору сделать целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он может сделать основной вывод, что порядок расчетов с подотчетными лицами ведется неудовлетворительно.

Представительские расходы - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Обращается  внимание на правомерность оформления представительских расходов.

Представительские расходы могут быть признаны оправданными, если имеются в наличии: приказ руководителя о представительских расходах, перечень участников мероприятия, программа  мероприятия, авансовый отчет с  прилагаемыми товарными и кассовыми чеками, закупочным актом  и др. Представительские расходы должны быть обоснованы сметой затрат с учетом нормативного значения, принимаемого для целей бухгалтерского и налогового учета. При этом к представительским расходам можно отнести следующие затраты:

- по проведению  официального приема;

- по транспортному  обеспечению представителей других  организаций, связанному сих доставкой  до места проведения встречи  и обратно;

- по буфетному  обслуживанию лиц участвующих   во встрече во время переговоров;

- по оплате  услуг переводчиков, не стоящих   в штате организации.

В результате проверки правильности расчётов с подотчетными лицами по суммам, выдаваемым на представительские  расходы были выявлены следующие  нарушения:

В нарушение  Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия;

Для целей налогообложения  учет представительских расходов в  пределах норм и сверх норм не ведется.

3.4 Проверка  порядка отражения операций по  расчетам с подотчетными лицами  в бухгалтерском учете

Аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО "ИнТрансКарго" производится сплошным порядком, т.е. проверке подлежат все расчеты с подотчетными лицами в хронологической последовательности, и включает контроль за проведенными операциями по расходованию средств на операционные и хозяйственные нужды, а также на служебные командировки работников.