Аудит расчетов с подотчетными лицами

Аудитору следует ознакомиться с материалами инвентаризации. При этом следует иметь в виду, что инвентаризация проводится силами заказчика в установленные учетной политикой сроки в соответствии с приказом Минфина России от 13.06.95 г. N 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств".

Для оформления инвентаризации применяются формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, разработанные министерствами, ведомствами.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы на командировки по территории РФ и за границу;
• представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Сами операции достаточно однообразны, а методы и процедуры проверки просты.

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, и поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.

2.1 Планирование аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами ООО «Мастерик»

Прежде чем начать составление плана и программы аудита, аудитор должен провести предварительную оценку системы внутреннего контроля.

Предварительная оценка состояния расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мастерик» за 2012 год производилась на основании вопросника.

Вопрос 1. Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды.

В ООО «Мастерик» выдача денежных средств из кассы по отчет предусмотрена для следующих сотрудников: 2 менеджеров и бухгалтера.

Менеджерам денежные средства выдаются на командировочные расходы, а также на хозяйственные нужды. Сотрудники предприятия направляются в командировки для налаживания партнерских отношений с поставщиками, для изучения новинок поступающих на рынок, для формирования конкретных заказов клиентов, а также на приобретение ГСМ для поездок внутри города.

Бухгалтер получает денежные средства под отчет для приобретения канцелярских принадлежностей и бланочной продукции. Перечень работников, которым разрешено выдавать деньги под отчет оговаривается в Приказе «О порядке выдачи денежных средств под отчет».

Проверка документов показала, что в 2012 г. при выдаче денежных средств под отчет список лиц, указанный в Приказе «О порядке выдачи денежных средств под отчет» соблюдался.

Вопрос 2. Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам.

В результате проверки журнала-ордера № 7 не было выявлено нарушений, связанных с выдачей новых авансов лицам, не отчитавшимся по ранее выданным суммам.

Вопрос 3. Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия по направлению работников в командировки.

В результате проведения процедуры было сделано заключение о наличии всех необходимых приказов о направлении работников в командировку.

Вопрос 4. Облагаются ли подоходным налогом суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия.

Размер суточных по ООО «Мастерик» определяется приказом, величина установленных норм составляет 200 руб., что не противоречит действующему законодательству. За анализируемый период не было выявлено превышения суточных сверх установленных норм.

Вопрос 5. Организован ли аналитический учет командировочных расходы в пределах норм и сверх норм для целей налогообложения

В ООО «Мастерик» аналитический учет командировочных расходов ведется в пределах норм, расходы сверх норм, установленных приказом, осуществляются за собственный счет работника, что оговорено в трудовом договоре по данному сотруднику.

Вопрос 6. Имеются ли утвержденные руководителем предприятия сметы представительских расходов.

За анализируемый период предприятием не выдавались средства на представительские расходы.

По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вопроснику можно сделать следующие выводы:

Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия соответствует действующим законодательным нормам.

Пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации лицам, не отчитавшимся за полученные ранее подотчетные суммы, выдаются новые авансы, не нарушается.

Приказы о направлении работников в командировку оформляются.

Проверки документов по расчетам с подотчетными лицами не выявила нарушений.

После проведения оценки системы внутреннего контроля, по данным вопросника, аудитор на его основании принимает решение о планировании аудита и составление программы аудиторской проверки.

Планируя аудиторскую проверку, необходимо установить уровень существенности (максимально допустимый размер ошибочной суммы, которая может быть показана в публикуемых финансовых отчетах и рассматриваться как несущественная, т.е. не вводящая пользователей в заблуждение) и аудиторский риск (риск, который берет на себя аудитор, давая заключение о полной достоверности данных внешней отчетности, в то время как возможны ошибки и пропуски, не попавшие в поле зрения аудитора).

Расчет уровня существенности можно произвести на основе данных баланса ООО «Мастерик» за 2012 год.

 

Таблица 5 - Данные для расчета уровня существенности

Наименование базового показателя	Значение базового показателя бухгалтерской отчетности, тыс. руб.	Доля, %	Значение для нахождения уровня существенности, тыс.руб.
1 Нематериальные активы	99	0,1	0,099
2 Основные средства	743'875	48,2	358547,75
3 Сырье	96'762	6,3	6096,006
4 Готовая продукция	211'273	13,8	29155,674
5 Денежные средства	502	31,6	158632
Валюта баланса	1'544'712	100

 

Поскольку значение 358547,75 тыс.руб. является наибольшим значением аудитор принимает решение отбросить его при расчетах, а наименьшее оставить (0,099 тыс.руб.).

Расчет уровня существенности показателей составляет: средние арифметические показатели уровня существенности: (0,099 + 6096,006 + 29155,674 +158632) / 4= 48470,94475 тыс. руб.;

Полученную величину допустимо округлить до 48471 тыс. руб. и использовать количественный показатель в качестве значения существенности.

Различие между значениями уровня существенности до и после округления составляет: (48471 – 48470,94475): 48470,94475× 100% = 0,0001, что находится в пределах 2% (единого показателя уровня существенности, который может использовать аудитор в своей работе).

Аудиторский риск принятый индивидуальным аудитором составляет 2%.

Объем аудита проводимого на организации определяется произведением количества рабочих дней аудитора, продолжительности рабочего дня, количества аудиторов: Объем аудита = 7 дней х 8 часов х 2 аудитора = 112 часов.

Если рассматривать план и программу аудита расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мастерик» в целом, то можно рассмотреть данные план и программу проверки:

I этап

• Проверка и изучение приказа об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы.

• Проверка наличия журнала учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих из командировок.

• Проверка наличия в учетной политике сроков, на которые выдаются деньги под отчет.

II этап

• Проверка правильности оформления первичных учетных документов. Обратить внимание на оправдательные документы (наличие на чеках реквизитов и пр.).

• Проверка правильности проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

• Проверка соответствия записей о выдаче, использовании, возврате подотчетных сумм данным регистра по счету 71.

• Установление факта выдачи денежных средств под отчет при наличии остатка неизрасходованного предыдущего аванса.

• Проверка своевременности возврата неизрасходованных подотчетных сумм, выданных на командировочные и операционно-хозяйственные расходы.

• Проверка правильности отнесения на себестоимость операционно-хозяйственных расходов из подотчетных сумм и оприходования приобретенных через подотчетных лиц материальных ценностей.

• Проверка правильности отражения в учете приобретения материальных ценностей.

• Проверка обоснованности предъявления бюджету НДС по приобретенным материальным ценностям, оплачиваемым работам и услугам.

• Проверка правильности учета норм (пределы норм) на командировки.

• Проверка учета операций с валютой, в частности, курсовых разниц.

• Проверка правильности расчетов с лицами, не работающими в организации.

Типичные ошибки:

• нарушение порядка выдачи подотчетных сумм, нарушение при оформлении командировочных расходов;

• нарушение порядка налогообложения;

• нарушение порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.

2.2 Проведение аудита расчетов с подотчетными лицами ООО «Мастерик»

Аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мастерик» включает следующие направления.

Проверка наличия распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. Аудитору запросил приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах, приказы предоставлены не были.

Проверка документального оформления авансовых отчетов. В ходе работы аудитор проверял: оформление авансовых отчетов; оформление командировочных расходов; своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию; существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами. На данном этапе было выявлено, что в ООО «Мастерик» из-за низкого уровня организации системы внутреннего контроля были допущены следующие нарушения: отсутствие письменных заявлений на выдачу денежных средств в подотчет, на предприятии подотчетные лица по подотчетным суммам отчитываются не всегда вовремя, существует выдача денежных средств подотчетному лицу, когда тот не отчитался по предыдущему отчету.

Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает проверку по форме и по существу отраженных операций.

Оформление первичной документации ООО «Мастерик» соответствует требованиям, предъявляемым к заполнению и оформлению первичной документации.

 

Таблица 6 - Проверка обоснованности выдачи денежных средств под отчет исключительно сотрудникам организации

Выдача денег, отраженная в бухгалтерском учете					Статус лица	Код нарушения	Описание нарушения	Примечание
Дата операции	№ документа	Дата документа	Сумма	Ф.И.О.
12.11.2012	13	12.12.2012	2600-00	Семенов О.Н	менеджер	нет	нет
18.11.2012	14	18.12.2012	10000-00	Толстов К.М.	менеджер	нет	нет
29.11.2012	15	29.12.2012	1000-00	Самсонова И.К.	бухгалтер	нет	нет