Аудит расчетов с подотчетными лицами в СПК «Им. Чапаева»

Причем сумма материальной выгоды в этом случае определяется за все  время нахождения денежных средств  у работника, начиная с установленной  даты представления отчета об израсходованных  суммах.

Иногда в организациях бывают случаи, когда задолженность по подотчетным  суммам списывается с работника  за счет собственных средств организации  по окончании отчетного периода  без представления им авансового отчета.

Необходимо учитывать, что невозвращенные в установленные сроки неизрасходованные  подотчетные суммы должны быть отражены в бухгалтерском учете следующими проводками:

ДТ 94	КТ 71	списание подотчетных сумм, не возвращенных работниками в установленные  сроки (или по которым не представлены авансовые отчеты);
ДТ 70	КТ 94	удержание подотчетных сумм из заработной платы;
ДТ 73	КТ 94	если нет возможности удержать эти суммы из заработной платы  работника

 

Невозвращенные в кассу организации  неизрасходованные суммы считаются  доходом работника и облагаются подоходным налогом.

Поскольку такие суммы являются доходом физических лиц, полученным от работодателя, то организация также  обязана начислить и уплатить ЕСН. Однако, если подотчетные средства были выданы работнику организации под отчет без установления срока их возврата и на момент налоговой проверки, такие суммы отражены по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», оснований для включения в облагаемый доход работника этих сумм не имеется.

В дальнейшем, если по окончании отчетного  года со счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» списывается задолженность  подотчетного лица без оправдательных документов, подтверждающих произведенные  расходы, то необоснованно списанные  подотчетные средства должны быть включены в совокупный облагаемый доход данного  работника. При этом на главного бухгалтера может быть наложен штраф от 2 до 5 размеров минимальной месячной оплаты труда за ведение бухгалтерского учета с нарушениями действующего порядка.

В СПК «Им. Чапаева» инвентаризация расчетов с подотчетными лицами не проводится, текущий контроль осуществляется при составлении годовой отчетности.

Нарушение: к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

В соответствии Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. 28.06.2013) "О бухгалтерском учете", а также пунктом 7 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации все хозяйственные операции, проводимые юридическими лицами, должны оформляться оправдательными документами, которые служат основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета.

Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных  средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным  кассовым ордерам, акты выполненных  работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки  материальных ценностей у физических лиц.

 

Возможная ошибка: бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств.

Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности, изложенный в пункте 6 Положения  о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, устанавливает  порядок отражения финансово-хозяйственных  операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели  место.

 

Вышеперечисленные нарушения носят  систематический характер.

Таким образом, изучение ошибок, допускаемых  в СПК «Им. Чапаева» при расчетах с подотчетными лицами позволяет  утверждать, что большинство таких  ошибок происходит не из-за сложности  в их бухгалтерском учете, а в  результате небрежного его ведения  и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основными ошибками, допускаемыми в СПК «Им. Чапаева» являются:

• несоблюдение порядка выдачи денег под отчет;
• отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами;
• приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов;
• выдача денег под отчет при непогашении долга по предыдущей выдаче;
• расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты и другие.

 

ГЛАВА 3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ  БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И СИСТЕМЫ  ВНУТРЕННОГО КОНТРОЛЯ В                         СПК «Им. Чапаева»

 

1.  Программа проверки расчетов с подотчетными лицами в             СПК «Им. Чапаева»

 

Ответственность за ведение учета  расчетов с подотчетными лицами в  СПК «Им. Чапаева» возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Для сбора информации при составлении  программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно  использовать вопросник, который представлен  в приложении Б.

По результатам опроса складывается определенное мнение о состоянии  расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник  позволяет сделать целый ряд  промежуточных выводов, на основании  которых можно сделать основной вывод.

В общем случае по результатам опроса оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.

Основными контрольными процедурами  являются:

• «Подотчет. 1.1.» – проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;
• «Подотчет. 1.2.» – проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;
• «Подотчет. 1.3.» – проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
• «Подотчет. 1.4.» – проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;
• «Подотчет. 1.5.» – проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.
• «Подотчет. 2.1.» – проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

Все приложения к авансовым отчетам  во избежание их повторного использования  должны быть погашены.

Проверка соблюдения порядка погашения  первичных документов проводится в  рамках аудита кассовых операций.

• «Подотчет. 2.2.» – проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;
• «Подотчет. 2.3.» – проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;
• «Подотчет. 2.4.» – проверка правильности возмещения командировочных расходов.
• «Подотчет. 2.5.» – проверка правильности проведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;
• «Подотчет. 2.1.» – проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.
• «Подотчет. 2.2.» – проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов. Суммы расходов по:
• проезду к месту служебной командировки и обратно,
• затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями;
• расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без НДС.
• «Подотчет. 3.1.» – проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенным подотчетным лицам материальным ценностям в розничной торговой сети и у населения.
• «Подотчет. 3.2.» – проверка правильности отражения в учете сумм НДС от стоимость материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле.
• «Подотчет. 4.1.» – проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам.
• «Подотчет. 4.2.» – проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;
• «Подотчет.  5.1.» – проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами.

Задолженность подотчетных лиц  кооператива и кооператива подотчетным  лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

 

При проверке расчетов с подотчетными лицами в СПК «Им. Чапаева» применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

Методы контроля аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами нарушений  приведены в приложении В.

 

2.  Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами в СПК «Им. Чапаева»

 

На примере СПК «Им. Чапаева»  была рассмотрена организация учета  расчетов с подотчетными лицами, а  также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты  с подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны.

В результате аудиторской проверки выявлены многочисленные нарушения.

Согласно п.2 ст.9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Все бухгалтерские записи должны производиться только на основании  первичных учетных документов, которые  содержат обязательные реквизиты, позволяющие  проверить достоверность проведенной  хозяйственной операции: наименование документа, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном  и денежном выражении, наименования должностей лиц, ответственных за совершение данной операции и правильность ее оформления, их личные подписи, а в  необходимых случаях - и расшифровки  фамилий должностных лиц. В СПК «Им. Чапаева» выявлены нарушения по оформлению первичных документов.

Большинство ошибок в оформлении первичной  документации происходит не из-за сложности  в их бухгалтерском учете, а в  результате небрежного его ведения  и отсутствия контроля за расчетами  с подотчетными лицами. Основными  нарушениями, допускаемыми в СПК «Им. Чапаева» являются :

• несоблюдение порядка выдачи денег под отчет;
• отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами;
• приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов;
• выдача денег под отчет при непогашении долга по предыдущей выдаче;
• расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты и другие.

Следует отметить, что организация  учета расчетов с подотчетными лицами на рассматриваемом предприятии  нуждается в некотором реформировании. Например, бывает, что при наличии небольшой задолженности по подотчету подотчетные суммы выдаются, что недопустимо. В авансовом отчете второй раздел бухгалтером не заполняется, во избежание повторного заполнения данных.

Работникам бухгалтерии предлагается внимательнее изучать нормативно-правовую базу расчетов с подотчетными лицами, особенно в части командировочных  расходов. Должны быть рассмотрены  вопросы о нормах командировочных  расходов и удержания НДФЛ со сверхсуточных.

С целью снижения трудоемкости учета  командировочных расходов в пределах норм и сверх норм рекомендуется  применять журнал учета командировочных  работников. Данный регистр разработан в автоматизированной системе 1:С  «Бухгалтерия», которую применяет  кооператив. Автоматизированная форма  журнала учета командированных  работников позволит подготавливать необходимую  информацию, отвечающую нуждам различных  пользователей, например, какие расходы  были произведены командированным  лицом в пределах норм законодательства, а какие сверх норм. Таким образом, нажатие нескольких клавиш на клавиатуре сэкономит кучу времени, листая множество  авансовых отчетов, в поисках  нужной информации.

Первичная документация должна оформляться  в соответствии с предложенной унифицированной  формой, т.е. должны заполняться все  поля документа.

Ошибки по бухгалтерскому учету  ТМЦ следует устранить и в  дальнейшем не повторять.

Таким образом, только четкая организация учета на счете 71 и  соблюдение порядка ведения кассовых операций должна помочь предприятию  избежать конфликтных ситуаций при  проверках авансовых отчетов.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Огромную роль для учета и  аудита расчетов с подотчетными лицами играет нормативное регулирование. Перечень законодательных актов  регулирующих расчеты с подотчетными лицами достаточно велик, так как  расчеты с подотчетными лицами затрагивают  несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета.

В бухгалтерском учете для отражения  расчетов с сотрудниками организации  по подотчетным суммам предназначен специальный активно- пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками предприятий по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы. Аналитический учет по данному счету ведется по каждой сумме, выданной подотчет, Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм служит журнал-ордер № 7, который сочетает в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами.