Аудит расчетов с подотчетными лицами в СПК «Им. Чапаева»

Таким образом, бухгалтер производит необходимые расчеты, формирует  суммарные проводки по включению  командировочных расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг) организации  или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы  лицевой стороны авансового отчета. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к  учету руководитель утверждает эту  сумму, и она проводится в аналитическом  учете счета 71, чем списывается  задолженность с конкретного  работника. Перерасход или остаток  при этом проводятся через кассу  с оформлением расходного или  приходного ордера. Четко работающий документооборот в СПК «Им. Чапаева» обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов, обеспечивает своевременность составления бухгалтерской отчетности.

В отчетности предприятия расчеты  с подотчетными лицами могут отражаться в составе двух статей «дебиторская задолженность» и «кредиторская  задолженность», так как счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» активно-пассивный  и имеет развернутое сальдо.

 

2.3.  Аудит  состояния расчетов с подотчетными  лицами в

СПК «Им. Чапаева»

 

Внутренняя аудиторская проверка показала, что данные аналитического учета соответствуют данным, отраженным в Главной книге.

Однако, в нарушение Инструкции по применению плана счетов аналитический учет по счету ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам.

Нарушается п. 11 Порядка ведения  кассовых операций в РФ в организации.

Согласно вышеуказанному пункту выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного  подотчетного лица по ранее выданному  авансу. В СПК «Им. Чапаева»  этот пункт Порядка не выполняется:

Таблица 7 -  Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее выданному авансу

Ф.И.О.  п/о лица	Остаток п/о сумм		Выдано из кассы
	дата	сумма, руб.	дата	№ РКО	сумма, руб.
Зимин В.М.	01.10.12	51 452	10.10.12	25	27652
Бородин В.П.	01.12.12	1 044	09.12.12	37	7044
Устимов А.А.	01.09.12	27 981	12.09.12	19	32891
Бочкарев В.В.	01.09.12	8 080	02.09.12	16	7610
Ванин Ю.А.	01.11.12	1 418	20.11.12	32	1891

 

Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты недооформлены:

• отсутствует журнал регистрации авансовых отчетов;
• в авансовых отчетах не указаны остатки на начало и конец месяца (а/о № 3 Ванина Ю.А. в январе);
• в авансовых отчетах не указана сумма, полученная из кассы (а/о Бочкарева В.В. в марте, а/о Устимова А.А. в августе 2011г.);
• на обратной стороне авансовых отчетов не всегда правильно заполняется графа "кому, за что и по какому документу уплачено";
• на обратной стороне авансовых отчетов не проставляется корреспонденция счетов.

В нарушение Инструкции по применению плана счетов предприятие допускает  списание расходов на себестоимость  без постановки на учет товарно-материальных ценностей. Например, по а/о № 60 Устимова А.А. в октябре приобретены шурупы, краска, замок и т.п. на сумму 4096 руб. 00 коп. В учете отражено: Д^Т 26 К^Т 71

Следовало приобретенные товарно-материальные ценности надо оприходовать на счета:

Д^Т 10 К^Т 71 и списать за счет соответствующих источников согласно документам.

В нарушение вышеуказанной Инструкции приобретение тормозной жидкости, керосина, ацетона согласно авансового отчета № 67 Бочкарева В.В. в октябре 2012 г. отражено:

Д^Т 10/5 К^Т 71 – 719 руб. 92 коп.

Следовало отразить:

Д^Т 10/1 К^Т 71 – 197 руб. 00 коп. стоимость ацетона;

Д^Т 10/3 К^Т 71 – 522 руб. 92 коп. стоимость керосина, тормозной жидкости.

Согласно авансового отчета № 28 Бородина В.П. от 22.04.12 приобретен инвентарь для уборки территории стоимостью 462 руб. 00 коп. В учете отражено:

Д^Т 26 К^Т 71 – 462 руб. 00 коп.

Согласно вышеупомянутой Инструкции это следовало отразить в учете  следующим образом:

Д^Т 10/9 К^Т 71 – 462 руб. 00 коп. инвентарь для уборки территорий

Д^Т 10/9 К^Т 26 –462 руб. 00 коп. передача в эксплуатацию

В результате неправильного отражения  ТМЦ в учете не числятся.

В СПК «Им. Чапаева» приобретались  подарки для работников. Например, по авансовому отчету № 36а от 17.05.11 приобретен подарок для женщин кооператива  стоимостью 4280 руб. 79 коп.

В соответствии с Инструкцией по применению плана счетов для обобщения  информации о наличии и движении ТМЦ, приобретенных в качестве товаров для продажи (в т.ч. в случае передачи их на безвозмездной основе), предназначен счет 41 «Товары». Приобретенные в розничной торговле подарки для вручения сотрудникам организации следовало отразить:

Д^Т 41 К^Т 71 – 4280 руб. 79 коп. оприходован товар.

Д^Т 90 К^Т 41 – 4280 руб. 79 коп. списана стоимость подарка, выданного под роспись.

Д^Т 90 К^Т 68 – 770 руб. 54 коп. начислен НДС (4280-79*18%).

Д^Т 91 К^Т 90 – 5051 руб. 33 коп. списаны затраты по безвозмездной передаче (дарению) ТМЦ за счет прибыли предприятия.

Таким образом, СПК «Им. Чапаева» недоначислен НДС с суммы подарков и занижены показатели, отраженные по стр.010,020 в форме № 2.

Кроме того, СПК «Им. Чапаева» следует  учесть, что необходимо составлять акты на вручение подарков работникам, утвержденные комиссией.

В ряде случаев нет документов, подтверждающих оплату (чеков ККМ, квитанций  к ПКО и др.):

• к авансовому отчету Устимова А.А. от 30.06.11 приложен только товарный чек магазина "Ирба" на запчасти для ремонта оборудования на сумму 5086 руб. 58 коп.;
• согласно авансового отчета Бородина В.П. от 12.07.11 приобретены "комплектующие" на сумму 440 руб. 90 коп. (Д ^т 10 К^Т 71). Приведен список "комплектующих", но документ об оплате отсутствует.

Суммы, не подтвержденные документально, не могут приниматься к учету. Они должны быть взысканы с подотчетных  лиц либо оплачены за счет прибыли  предприятия с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных  лиц.

В нарушение п. 11 Порядка ведения  кассовых операций в РФ на предприятии  допускается передача подотчетных  сумм одним подотчетным лицом  другому. Например:

• к авансовому отчету Зимина В.М. № 14 от 03.0312 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за въезд на ЗАО "Родник Спирт Пром" – 50 руб. 00 коп. – плательщиком в квитанции указано другое лицо;
• к авансовому отчету Бочкарева В.В. № 18 от 31.03.12 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за автостоянку на сумму             40 руб. 00 коп.  – плательщик Пронин П.В.

Авансовый отчет Степановой Е.П. б/н от 14.08.12 на сумму               1025 руб. 00 коп. не нашел отражения в журнале-ордере и главной книге.

Согласно Положению по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, затраты на производство продукции (работ, услуг) включаются в себестоимость  того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени  оплаты. СПК «Им. Чапаева» данный пункт  не учитывает, например:

• по авансовому отчету Сербиной О.В. от 11.08.12 в типографии ФГУП "Дом печати" приобретены бланки на сумму 1 500 руб., в учете отражено:

Д^Т 26 К^Т 71 – 1 275 руб. 00 коп.

Д^Т 19 К^т 71 – 225 руб. 00 коп.

• по авансовому отчету Сербиной О.В. от 14.07.12 в ООО «Офис-плюс» приобретены скоросшиватели (20 штук) и папки (200 штук) на сумму 3 000 руб. 00 коп., в учете отражено:

Д^Т 26 К^Т 71 – 2 550 руб. 00 коп.

Д^Т 19 К^Т 71 - 450 руб. 00 коп.

Эти расходы следовало отразить по дебету счета 97 «Расходы будущих  периодов» и списывать на затраты  по мере использования на основании  актов.

Согласно авансового отчета № 41 в июне Зимину В.М. возмещены командировочные расходы в сумме 8583 руб. 00 коп. В командировочном удостоверении нет отметки о выбытии из места командировки                        (г. Орел).

Согласно п. 6 Инструкции о служебных  командировках в пределах СССР от 07.04.88 № 62 фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места командировки.

Таким образом, завышена себестоимость  и излишне возмещен НДС из бюджета.

По авансовому отчету Бочкарева  В.В. возмещены расходы по командировке продолжительностью 3 суток. Документы, подтверждающие оплату найма жилого помещения, отсутствуют. В соответствии с Постановлением Правительства  РФ от 02.10.2002 № 729 утверждены нормы возмещения расходов по найму жилого помещения  без подтверждающих документов в  размере 12 руб. в сутки. Следует работнику  возместить расходы в сумме 36 руб. (12 х 3).

Согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском  учете первичные учетные документы  должны содержать в числе следующих  такой реквизит: «наименование и  измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении». Таким образом, такие  наименования, как «хозтовары», «канцтовары», «товар на сумму» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются. Следовательно, товарные чеки на «хозтовары», «канцтовары», «товар на сумму», приложенные к авансовым отчетам Андреева А. И. № 56 на сумму 6270 руб. 50 коп., № 63 от 17.10.10 на сумму 4231руб. 70 коп. и др. не дают достаточных оснований для отнесения расходов на себестоимость.

Согласно п. 2 ст. 9 Федерального Закона №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся в  альбомах унифицированных форм первичной  учетной документации. Следовательно, первичные документы, в которых  отсутствуют какие-либо обязательные реквизиты, не могут быть приняты  к учету. Проверкой выявлены случаи принятия к учету авансовых отчетов  при отсутствии ряда реквизитов, например:

• авансовый отчет №17 от 25.03.10 Бочкарева В.В. на                   408 руб. 00 ркоп., в котором не заполнены графы «Получен аванс», «Итого получено», «Израсходовано», отсутствует подпись подотчетного лица;
• авансовый отчет №27 от 19.05.12 Портнова А.Г. на                      649 руб. 00 коп., в котором не заполнены графы «Получен аванс», «Итого получено», «Израсходовано», отсутствует подпись подотчетного лица;
• в командировочном удостоверении Зимина В.М., приложенном к авансовому отчету №54 от 05.09.11 г., отсутствует номер и дата составления документа, расшифровки подписей на оборотной стороне командировочного документа, не указана организация, в которую командирован сотрудник.

Основные нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с  подотчетными лицами в СПК «Им. Чапаева» указаны в приложении А.

Рассмотрим подробнее ряд допускаемых  организациями ошибок при выдаче денег под отчет и контроле за их использованием в                         СПК «Им. Чапаева».

Нарушение: неправильный порядок выдачи денег под отчет.

Нарушения данного вида возникают  вследствие несоблюдения основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка  ведения кассовых операций. Выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа  руководителя организации, в котором  должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих  право на получение подотчетных  сумм, указаны размеры подотчетных  сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег  под отчет работнику, не отчитавшемуся  по ранее полученным подотчетным  средствам, а также не допускается  передача выданных под отчет денег  одним работником другому.

В СПК «Им. Чапаева»  в приказе  о порядке выдачи подотчетных  средств не указаны размеры подотчетных  сумм. Нарушение в части инвентаризации расчетов с подотчетными лицами. В соответствии с пунктом 15 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том числе расчетов с подотчетными лицами. В частности, инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Пунктом 3.47 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, определено, что при инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу. При большом количестве подотчетных лиц и соответственно при выдаче подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение юридическими лицами порядка и сроков проведения инвентаризации данного вида расчетов может привести к ряду нарушений бухгалтерского учета и налогообложения.

Так, несвоевременная сдача неизрасходованной  части подотчетных сумм влечет за собой нарушение пункта 11 Порядка  ведения кассовых операций. Согласно этому пункту, работники, получившие деньги под отчет, обязаны представить  в бухгалтерию авансовый отчет  об израсходованных суммах не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который они выдан, или со дня  возвращения из командировки.

В случае несвоевременной сдачи  неизрасходованных подотчетных  сумм при проведении проверки налоговым  инспектором может быть исчислена  материальная выгода от использования  работником денежных средств организации  и включена в налогооблагаемый доход  этого работника.