Аудит расчетов с подотчетными лицами в СПК «Им. Чапаева»

Очевидно, что в кооперативе  имеется две товарные отрасли: растениеводство  и животноводство. Причем удельный вес растениеводства в общей  стоимости товарной продукции за рассматриваемый период составляет 0,7–1,8 % и представлен в основном зернопроизводством. Удельный вес животноводства намного выше и составляет от 98,0 до 98,6% в структуре отраслей хозяйства. Из вышесказанного можно сделать вывод, что хозяйство специализируется на животноводческой отрасли. Ведущим направлением является мясомолочное.

Специализация хозяйства неразрывно связана с концентрацией производства и размером хозяйства. Показатели, характеризующие  размер сельскохозяйственного производства, представлены в таблице 5.

Таблица 5 - Показатели размеров сельскохозяйственного производства

Показатели	Годы			2012г. в % к
	2010	2011	2012	2010	2011
Стоимость валовой продукции, тыс.  руб.	715	499	465	65	93,18
Произведено, т: -молоко -мясо (в живой массе) -зерно	832 55 520	731 23 216	469 29 187	56,37 52,72 36	64,16 126,1 86,57
Среднегодовая стоимость основных производственных средств основной деятельности, тыс. руб.	17512	17324	17200	98,22	99,28
Среднегодовая численность работников, чел.	80	61	55	68,75	90,16
Площадь сельскохозяйственных угодий –  всего, га	4272	4272	4272	100,0	100,0
Среднее поголовье животных, голов: КРС – всего в том числе коров свиней – всего условное поголовье животных	649 340 -   730	631 328 -   549	502 237 -   443	77,35 69,71 -   60,69	79,56 72,23 -   80,7

 

Анализируя размеры производства, следует отметить, что значение основного  показателя – стоимости валовой  продукции в сопоставимых     ценах – за анализируемый период резко понизилось в отчетном году по сравнению с прошлыми годами. Это объясняется, прежде всего, значительным снижением  производства молока, мяса и зерна в 2012 году.

Происходит за анализируемый период снижение и среднегодовой стоимости основных производственных средств основной деятельности из-за выбытия средств в результате их ветхости, и среднегодовой численности работников на 50% за пять лет из-за их оттока в поисках лучшей работы в город. Снизилось и поголовье крупного рогатого скота. Без изменений осталась только площадь сельскохозяйственных угодий.

Таким образом, на основании анализа  таблицы 2 можно сделать вывод, что  наблюдается резкое снижение в 2012 году размера производства по многим показателям  по сравнению с прошлыми годами, однако до 2010 года размер производства был достаточно стабилен.

Производственная деятельность сельскохозяйственных предприятий может быть охарактеризована большим числом различных показателей. Для комплексной оценки деятельности СПК «Им. Чапаева» рассмотрим основные экономические показатели деятельности хозяйства в таблице 6.

Таблица 6 – Основные экономические показатели деятельности

организации

Показатели	2010 г.	2011 г.	2012 г.	Отчетный год в % к базисному
Уровень производства
Произведено валовой продукции  сельскохозяйственного назначения на 100га сельскохозяйственных угодий всего, тыс. руб., в том числе:	11,7	9,6	9,7	82,91
- продукции животноводства	7,2	5,8	5,3	73,6
- продукции растениеводства	4,5	3,8	3,5	77,78
Произведено товарной продукции на 100га сельскохозяйственных угодий	106,2	94,3	91,3	86,0
Производительность и оплата труда
Произведено валовой продукции  на 1 чел. -час всего, руб., в том числе:
- в растениеводстве	11,9	17,8	16,2	136,35
- в животноводстве	3,5	3,1	2,9	82,86
Оплата 1 чел. – часа в целом по сельскохозяйственному производству, руб.	17,9	17,7	18,9	105,6
Эффективность производственных затрат и основных производственных средств
Произведено валовой продукции, руб.:
- на 100 руб. основных производственных  средств сельскохозяйственного  назначения	2,9	2,5	2,7	93,1
1	2	3	4	5
- на 100 руб. производственных затрат  в сельскохозяйственных отраслях	4,9	5,0	5,1	104,1
Уровень рентабельности (+), убыточности (-),%:
- прибыли (+), убытка (-) к полной себестоимости реализованной продукции	-0,43	-0,45	-0,41	Х

 

Приведенные данные показывают, что  производство валовой продукции  сельского хозяйства в расчете  на 100 га сельскохозяйственных угодий в отчетном году составило 9,7 тыс. руб., и, если сравнить этот показатель с  аналогичными показателями прошлых  лет, то нельзя не заметить спада объемов  производства почти на 20%. В целом за период производство валовой продукции сельского хозяйства в расчете на 100 га сельскохозяйственных угодий снизилось на 17,1%, в том числе производство валовой продукции животноводства – на 26,4%, растениеводства – на 22,2%. Производство товарной продукции в расчете на 100 га сельскохозяйственных угодий снизилась на 14%, это объясняется снижением производства валовой продукции и снижением численности работников.

Нестабильное финансовое состояние  организации, спад объемов производства, большие объемы просроченной кредиторской задолженности и прочие негативные тенденции в деятельности кооператива  привели к тому, что в IV квартале 2012 года в отношении СПК «Им. Чапаева» было начато дело о несостоятельности (банкротстве). Таким образом, в настоящее время кооператив находится в стадии ликвидации и деятельность его продолжена не будет.

 

2. Оценка состояния синтетический и аналитический учета расчетов с подотчетными лицами СПК «Им. Чапаева»

 

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный  счет, сальдо которого отражает сумму  задолженности подотчетных лиц  предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании  расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым  отчетам и сданные в кассу  по приходным кассовым ордерам.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется  по каждой сумме, выданной под отчет.

В СПК «Им. Чапаева» ежедневно совершается большое количество операций по расчетам с подотчетными лицами, которые отражаются на счетах бухгалтерского учета, предусмотренными рабочим планом счетов. Счета в обобщенном виде понимаются как накопитель информации, которая затем обобщается и используется для составления бухгалтерского баланса и других форм отчётности.

В кооперативе для учета расчетов с подотчетными лицами учетными регистрами аналитического и синтетического учета служат журнал-ордер 7 и анализ счета. Обобщение годовых итогов, отраженных в журналах ордерах и ведомостях, производится в оборотно-сальдовой ведомости, данные которой используются при составлении годовой отчетности. Выдачу наличных денежных средств под отчёт в учёте отражают проводкой:

Д^Т 71 К^Т 50 - на выданную сумму.

Выдача денежных средств производится по расходным кассовым ордерам. Расходный ордер выписывается на предприятии на конкретного подотчетного лица или на основании сводной платежной ведомости. Например, расходный кассовый ордер № 20 от 16 февраля 2012г. был выписан по ведомости №11 на сумму 40873руб. Ведомость №11 на общую сумму 40873руб. 00 коп. выписана на восемь подотчетных лиц:

Ворошило А.В. -7775руб.;

Зенин А.П. – 229руб.;

Калинин А.В. – 452руб.;

Кудояров Г.В. – 9792руб.;

Минин С.А. – 5334руб.;

Резвых Ю.Н. – 165руб.;

Романовский В.А. – 9792руб.;

Хорьяков В.С. – 5334руб.

В ведомости имеются подписи  в получении подотчетных сумм. Данные суммы из кассы для оплаты в срок с 16 февраля 2012г. по 20 февраля 2012г (в течении трех рабочих дней). Фактически суммы были выданы 16 февраля 2007г., согласно расходного ордера.

Возмещение перерасхода подотчетному лицу по авансовому отчёту в учёте  отражают проводкой:

Д^Т 50 К^Т 71 - на сумму возврата.

Например, Корнев Вадим Анатольевич предоставил авансовый отчет от 11 декабря 2011г. на сумму 16500руб. 00 коп., сумма не израсходованного аванса составила 3500руб. 00 коп. 12 декабря 2011г. Корнев В.А. по приходному кассовому ордеру №39 вернул в кассу неизрасходованную сумму аванса

Все подотчётные суммы списываются  бухгалтерией предприятия на основании  авансового отчёта работника с приложением  подтверждающих расходы документов. Например, подотчетное лицо Корнев В.А. приобрел гвозди, кирпич, и другие строительные материалы на сумму               53050руб. 53 коп., составил авансовый отчет, на основании которого в учете предприятия сделана запись:

Д^Т10  К^Т 71 – 44958руб. 08 коп.

Д^Т 19  К^Т71 – 8092руб. 45 коп.

В данном случае неизрасходованный  остаток денежных средств у подотчетного лица не внесен в кассу, а остался  у работника до следующего авансового отчета. По окончанию отчетного периода  остаток отражается в оборотно-сальдовой ведомости и далее в отчетности предприятия.

Встречаются в учете кооператива такие ситуации, когда работник не может подтвердить документами факта совершения некоторых расходов. Например, из-за потери проездных документов невозможно доказать расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту работы. В этом случае в качестве документального подтверждения выступают: заявление работника с указанием стоимости утраченных билетов, приказ руководителя о возмещении стоимости проезда. Другим подтверждением того, что имели место затраты на проезд, в случае потери билетов, являются документы, косвенно подтверждающие эти затраты (например, командировочное удостоверение с отметками о прибытии и убытии).

Рассмотрим документирование операций по расчетам с подотчетными лицами при направлении работника в  командировку. Направление работников СПК «Им. Чапаева» в командировку производится руководителем предприятия и оформляется выдачей командировочного удостоверения по установленной форме. Командировочное удостоверение не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Например, Смотрова Анна Дмитриевна, техник, командирована в город Тверь. Фактическое время пребывания в командировке определяют по отметкам в командировочном удостоверении. В командировочном удостоверении Смотровой А.Д. сделаны отметки о выбытии из г.Калуга 03.09.2012г., прибытие в г.Тверь 03.09.2012г, выбытие из г. Тверь 03.09.2012г, прибытие в г.Калуга 03.09.2012г. (приложение 6). Наряду с командировочным удостоверением оформляется приказ, (распоряжение) о направлении работника в командировку. Далее работнику из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру на командировочные расходы выдается аванс. В течение трех дней после возвращения работника из командировки он предоставляет в бухгалтерию предприятия авансовый отчет о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Авансовый отчет Смотровой А.Д. представлен 04.09.2007г. на сумму 1214руб. 50 коп., с приложением билетов. В качестве оправдательных документов при этом могут выступать:

командировочное удостоверение, подтверждающее прибытие и выбытие командированного, служащее основание для списания суточных из подотчета;

счета гостиниц, необходимые для  обоснования расходов на найм жилья (в случае командировки более одного дня);

проездные документы с приложением  квитанций за пользование в поездах  постельными принадлежностями, требующиеся  для списания из подотчета подотчетных  сумм, выданных для оплаты проезда  к месту служебной командировки и обратно;

документы на произведенные дополнительные расходы (счета за телефонные разговоры, расчетные документы на приобретенные  материальные ценности, потребленные работы, услуги и т.д.).

Кроме авансового отчета, работник предоставляет краткий отчет о проделанной работе. После получения авансового отчета с приложенными к нему оправдательными документами бухгалтер после сверки арифметических подсчетов с указанными в оправдательных документах цифрами с помощью бухгалтерских проводок фиксирует направление списания данных сумм из подотчета. Израсходованные фактически подотчетными лицами средства на командировки, отраженные в оправдательных документах, проводятся по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с различными счетами в зависимости от характера произведенных расходов.