3. Проблемы, связанные с созданием эффективно действующих коммуникаций, можно разделить на две основных группы: проблемы структурных коммуникаций и проблемы, возникающие в ходе межличностного общения.

     Существует  ряд факторов, снижающих эффективность  общения, которые получили название "барьеры межличностных коммуникаций".

    Барьеры коммуникаций - это психологические препятствия на пути адекватной передачи информации между партерами по общению. В ходе коммуникации могут возникать различные барьеры. Наличие четко действующих коммуникаций в организациях способствует решению многих проблем, в частности координации деятельности отдельных структурных единиц в организации относительно общей цели.

    Основная  проблема коммуникаций между элементами организационной структуры обусловлена  неопределенностью во взаимоотношениях между отдельными структурными единицами  организации. В условиях неопределенности могут усиливаться следующие  основные виды барьеров в коммуникационных процессах:

1. Искажение сообщений – явление, при котором в структурные единицы организации поступает информация, не адекватная реальной ситуации. Искажение в коммуникационных сетях приводит к значительному замедлению темпов работ в организации. Принятие решения и его реализация должны начинаться одновременно: понять, как следует выполнять работу, не менее важно, чем принятие решения о том, что следует делать.¹¹ Но искажение информации не позволяет приступать к немедленной реализации решения, поскольку оно основано на неверных предпосылках. В связи с этим приходится возвращаться к данной ситуации, повторять сообщения. Кроме того, искажения информации приводят к неправильной постановке целей, что немедленно сказывается на остальных компонентах организации.

Все искажения  в организационных коммуникациях  разделяются на три группы:

• непреднамеренные искажения, которые возникают в силу недостатка информации, неясности ситуации или затруднений в межличностных контактах;
• сознательные искажения, которые предоставляют гораздо большую опасность при принятии решений в организации и постановке целей: в данном случае промежуточное звено в коммуникационной цепочке не согласно с содержанием сообщения и стремится изменить характер его воздействия;
• фильтрация информации в сообщении, когда отсекается ненужная в данный момент информация, остается только суть.

2. Информационные перегрузки возможны в тех случаях, когда члены организации не в состоянии эффективно реагировать на всю необходимую им информацию и отсеивают определенную ее часть, по их мнению, наименее важную. Однако возможна ситуация, когда именно эта часть информации будет особенно необходима для обеспечения нормального функционирования организации или ее подразделений.

3. Недостатки в структуре организации оказывают существенное негативное влияние на функционирование коммуникационных сетей.

• Самым распространенным из таких недостатков следует признать неудачную конфигурацию – существование большого количества уровней управления, когда информация при прохождении от уровня к уровню теряется или искажается. Это особенно характерно для восходящих коммуникационных потоков (снизу вверх, от подчиненных к руководителям).

• Другим важным структурным недостатком является отсутствие устойчивых горизонтальных связей между отдельными подразделениями организации, например, когда руководство организации допускает только вертикальные связи, а коммуникации между подразделениями одного уровня считаются незначительными и ненужными.
• Еще одним существенным недостатком следует признать наличие конфликтов между отдельными группами и подразделениями организации. Зачастую конфликты заложены в самой структуре организации. Подразделения или отдельные руководители, находящиеся в состоянии конфликта, могут не только способствовать разрыву коммуникационных связей внутри организации, но и использовать коммуникационные сети для достижения собственных целей в борьбе с другими подразделениями.

4. Высокая степень пространственной дифференциации создает преграды для прохождения информации по определенным коммуникационным каналам в силу удаленности отдельных структуры единиц организации. В первую очередь это касается каналов контроля и обратной связи, а также каналов, по которым передается печатная информация (документы, научная или технологическая литература и т.д.). Как следствие, может возникнуть взаимное недоверие между членами организации, снижается эффективность взаимодействия.¹²

    На  пути межличностных коммуникаций, так  же встречаются барьеры. Коммуникациям очень часто препятствует непонимание друг друга членами коммуникационного процесса. Причины возникновения проблем коммуникации из-за непонимания  заключаются в следующем:¹³

1. Различия в восприятии сообщения и его основной идеи и концепции, что происходит в силу:

• неправильного кодирования сообщения руководителями без учета культуры и установок членов организации (сообщение написано или передано на непонятном языке, содержит много слов, принадлежащих другой субкультуре, или специальных терминов, выбрана область деятельности или знания, малоизвестная членам организации, и т.д.);
• конфликта между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя информации (структурный конфликт такого рода может привести к избирательному восприятию информации ее получателем в зависимости от собственных интересов и потребностей и игнорированию интересов отправителя);
• различных социальных установок членов организаций, различных структур ценностей.

2. Семантические барьеры, возникающие из-за плохо формулированных сообщений, которые могут приводить к потере информации при передаче получателем, особенно много проблем такого рода порождается в многонациональной среде.

    Семантика – это наука, изучающая способы  использования слов и предаваемых  им значения. Поскольку слова (символы) могут для разных людей иметь  разные значения, то, что хотел сообщить отправитель, не всегда будет так  же интерпретировано и понято получателем. ¹⁴

    Семантические вариации часто приводят к недопониманию, поскольку во многих довольно сложно понять, какое значение было присвоено  символу отправителя.Символы не имеют исходного фиксированного значения. Их значение человек понимает, исходя из своего опыта, и оно варьируется в зависимости от контекста, т.е. ситуации, в которой использован символ. И поскольку у каждого имеется свой опыт, а каждый коммуникационный контакт в той или иной мере отличается от других, никогда нельзя быть уверенным, что получатель присвоил этому символу то же значение, что и вы.¹⁵

3. Невербальные межличностные преграды. К ним относятся любые символы, кроме слов. Зачастую невербальная передача осуществляется  одновременно с вербальной и может усиливать либо изменять смысл слов. Зрительный контакт, улыбка или нахмуренные брови напряженное выражение лица – все это примеры невербальных коммуникаций.¹⁶
4. Неудовлетворительная обратная связь (например, из-за неумения слушать).

Для того чтобы избежать потерь, возникающих  из-за недостатков межличностного общения, можно использовать такие приемы:

• предварительная подготовка к передаче сообщения; например, разъяснение основных положений, содержание сообщения;
• снятие семантических барьеров путем исключения двусмысленности, многозначности понятий;
• постоянное внимание к невербальной символической коммуникации – тону подаче сообщения, жестам, мимике и т.д.;
• проявление эмпатии и открытости при общении и передаче сообщений;
• установление обратной связи, для чего следует: задавать вопросы получателю информации о содержании сообщения и степени его восприятия; оценивать невербальную реакцию получателей сообщения, особенное внимание обращать на жесты, позу и мимику, указывающие не замешательство или непонимание; создать атмосферу доверия, доброжелательности и готовности обсудить возникающие проблемы с учетом интересов и потребностей получателя информационных сообщений.

В целом  можно сказать, что наиболее эффективное  использование коммуникаций зависит  от таких важнейших факторов, как  профессионализм руководителей, структура  организации и ее характеристики, наличие устойчивых межличностных отношений между членами организации, культура подчиненных, положение организации во внешней среде (закрытость и открытость), компетентность работников.¹⁷ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 2. Совершенствование системы коммуникаций на примере

    ООО «Молочная сказка» 

    2.1. Характеристика объекта  исследования

    (ООО  «Молочная сказка») 

    История ЗАО «Барнаульский молочный комбинат», берет начало с декабря 1978 года. Продукция комбината сразу завоевала признание не только в регионе, но и за ее пределами. Ежедневный объем выпускаемой продукции доходил до 400 тонн. Однако, в процессе перестройки комбинат не сразу смог вписаться в схему рыночной экономики. В тяжелый период современной истории к правлению заводом пришла команда во главе с нынешним председателем Совета директоров Гарри Викторовичем Шония.

    ЗАО «Барнаульский молочный комбинат» представляет собой современное предприятие, расположенное на территории 7 га, которое включает в себя главный производственный корпус с мощностями, позволяющими перерабатывать до 300 тонн молока в сутки, цех производства глазированных сырков, сырный цех, маслосырбазу с сырохранилищем на 500 тонн сыра.

    Предприятие сохранило все лучшие традиции производства молочной продукции, наработанные с годами, в том числе трудовой коллектив. Ядро коллектива составляют высококвалифицированные работники со стажем 10-20 лет работы в молочной промышленности.

    Молочные  продукты пользуются все большей  популярностью. Они не только являются ценными источниками белка и богаты жизненно важными минеральными веществами, но и благодаря низкому содержанию калорий, отлично подойдут в качестве легкого обеда или ужина. Разнообразие молочных продуктов, производимых под торговой маркой «Молочная сказка», позволяет удовлетворить любой вкус.

    В настоящее время ассортимент производимой продукции составляет более 100 наименований, ежегодно на предприятии осваивается 4-5 новых видов продукции. Стерилизованное и пастеризованное молоко разной степени жирности, кефир, сметана, сливки, ряженка, йогурты, нежный творог и десерты, глазированные сырки, твердые и плавленые сыры — все это богатый ассортимент натуральных молочных продуктов «Молочная сказка», которые круглый год заботятся о здоровье своих потребителей.

    Основой роста объемов производства, расширения ассортимента и улучшения качества выпускаемой продукции является не только следование в работе сложившимся традициям, таким как, использование в производстве только натурального сырья, традиционные рецепты изготовления любимых покупателями молочных продуктов, но и достижение передовых технологий. Это и современная, отвечающая новым стандартам упаковка, и использование бифидобавок и йогуртовых культур. Новые технологии обработки молочных продуктов, яркая этикетка и за короткое время зарекомендовавшая себя с лучшей стороны, торговая марка, которая теперь известна не только в Алтайском крае, но и Кемеровской, Томской, Новосибирской областях.

    Говоря  конкретней о системе коммуникации на данном предприятии, стоит отметить, что согласно исследованиям, руководитель тратит от 50 до 90% всего времени на коммуникации. Это кажется не вероятным, но становится понятным, если учесть, что  руководитель занимается этим, что  бы реализовать свои роли в межличностных  отношениях, информационном обмене и  процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информации встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации являются связующим процессом.

    Коммуникационный  процесс – это процесс взаимодействия между  различными  субъектами коммуникации, при котором осуществляется процесс  обмена информации.