Отчет по преддипломной практике в ОАО «Южуралхлеб»

Документооборот ОАО  «Южуралхлеб» состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации, структурные подразделения, специалисты) и пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, копировально-множительная служба, секретарь и другое.

Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотоки  сливаются в единый поток корреспонденции.

Любой документ, создаваемый  в ОАО «Южуралхлеб», является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента.

Организация работы с  документами в ОАО «Южуралхлеб» - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение.

Работа с документами  предприятия представлена в виде следующей технологической цепочки  операций на рисунке 7.

Рисунок 7 - Схема организации работы с документами в ОАО «Южуралхлеб»

 

В деятельности предприятия ОАО «Южуралхлеб» самостоятельно функционируют локальные системы кадровой, плановой, бухгалтерской документации.

Правила их оформления, хранения и использования строго нормированы. Они входят в номенклатуру дел  отдельным разделом и не входят в  административную систему документации, имея свою информационно-поисковую систему.

Отнесение документов к  той или иной системе в ОАО  «Южуралхлеб» начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения.

Официальные документы  создаются в рабочее время  от имени юридического лица (ОАО «Южуралхлеб»). Они, не имеют произвольной формы, а оформляются на бланках.

В общем массиве документов ОАО «Южуралхлеб» прослеживаются обособленно три группы:

• внутренние, предназначенные для решения внутренних проблем и задач предприятия;
• исходящие, создаваемые для передачи информации;
• входящие, получаемые от сторонних организаций и частных лиц.

Для каждой группы документов характерны определенные виды работ (операции), исполнение которых обязательно.

Последовательность выполнения операций обеспечивает всестороннее рассмотрение, согласование, утверждение, подписание документа. Нарушение этого процесса может не только лишить документ юридической силы, но и привести к сбою производства, нанести экономический ущерб и так далее.

Корреспонденция, поступающая в  ОАО «Южуралхлеб» считается входящей и принимается секретарем.

При поступлении документа  на нем проставляется входящий номер, фиксирующий факт его поступления. Он вносится в регистрационный журнал (компьютер). При поступлении срочных сообщений и корреспонденции указывается время поступления документа (часы и минуты). Блок схема работы с входящими документами в ОАО «Южуралхлеб» представлена на рисунке 8.

Исходящие документы  создаются в ОАО «Южуралхлеб» и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам. Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов:

 

Рисунок 8 - Блок-схема работы с входящими документами в ОАО «Южуралхлеб»

 

составление проекта  документа;согласование проекта;проверка правильности оформления документа, печать;подписание (согласование, утверждение, простановка оттиска печати);регистрация;тиражирование;отправка первого экземпляра документа адресату;подшивка второго экземпляра в дело.

Работа с исходящими документами на ОАО «Южуралхлеб» представлена на рисунке 9.

 

Рисунок 9 - Блок-схема работы с исходящими документами ОАО «Южуралхлеб»

 

Образцы регистрации  входящих, исходящих и внутренних документов представлены в Приложении.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Контроль исполнения в ОАО «Южуралхлеб» включает:постановку документа на контроль;проверку своевременного доведения документа до исполнителя;проверку и регулирование хода исполнения;учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия ОАО «Южуралхлеб».

Результаты работы исполнителей с  контролируемыми документами периодически обобщаются, анализируются и доводятся до сведения исполнительного директора в целях повышения исполнительской дисциплины. Примерная форма сводки о состоянии исполнительской дисциплины дана в Приложении.

Подлинник официального документа (оригинал) - первый (или единственный) экземпляр документа, обладающийюридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа

Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Дублетный документ - один из экземпляров копии документа.

Таким образом, документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. Организация работы с документами или управление документацией, прежде всего, создание условий, обеспечивающих сохранение необходимой информации, своевременное снабжение ею потребителей с наименьшими временными и материальными затратами. Документооборот ОАО «Южуралхлеб» состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации и пунктами технической обработки документов. Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый поток корреспонденции, прослеживаются обособленно три группы: внутренние, исходящие, входящие. Для каждой группы документов характерны определенные виды работ (операции), исполнение которых обязательно.

 

6. трудовые ресурсы ОАО «Южуралхлеб», мотивация труда

 

ОАО «Южуралхлеб»  имеет в наличии квалифицированный штат работников.

Среднесписочная численность  за 2012 г. составляет 75 человек.

Обобщенные данные об образовании и о составе сотрудников (работников) приведены в таблице 6.

Таблица 6 - Сведения о сотрудниках ОАО «Южуралхлеб», %

Наименование показателя	2010  г.	2011 г.	2012 г.
1	2	3	4
Работники, возраст которых составляет менее 25 лет	7,5	6,9	6,9
Работники…от 25 до 35 лет	23,9	23,0	21,7
Работники…от 35 до 55 лет	67,1	68,3	69,4
Работники, возраст которых составляет более 55 лет	1,5	1,8	2,0
Работники имеющие среднее и/или  полное общее образование	100	100	100

 

На предприятии существенных изменений численности работников, то есть более 10 % в течение трех лет не наблюдается. Можно сделать вывод, что расширения рынка сбыта, как планировалось, не произошло.

Увеличивается численность  работников возраст которых составляет от 35 до 55 лет.

Исходя из данных таблицы  можно сказать, что возрастная структура ОАО «Южуралхлеб» является оптимальной.

Большинство работников имеют возраст от 31 года до 50 лет, что свидетельствует об их опытности. Также на предприятии работает много  молодых работников, что говорит  о хороших возможностях передачи опыта и обучения.

Укомплектованность штата, согласно штатного расписания, 100 %.

Численность аппарата управления и затраты на его содержание представлено в таблице 7.

Численность аппарата управления ОАО «Южуралхлеб» 20 человек.

Таблица 7 - Численность аппарата управления ОАО «Южуралхлеб» и затраты на его содержание

Показатели
1	2	3	4
Топ-менеджеры	3	115
Секретариат	2	21,5
Бухгалтерия	4	45
Экономический отдел	4	50
Отдел МТС	2	25	1
Коммерческий отдел	3	33	2
Прочий управленческий персонал	2	24,5	2
Итого	20	314	5

 

Затраты на его содержание314,0 тыс. руб. /месяц.

Экономическую эффективность  структуры управления ОАО «Южуралхлеб» представим в таблице 8.

Таблица 8 – Экономическая эффективность структуры управления ОАО «Южуралхлеб»

Категория работников	2010  г.	2011 г.	2012 г.
1	2	3	4
Получено прибыли	Убыток	Убыток	Убыток
Экономичность аппарата управления, в т.ч.
удельный вес заработной платы  ИТР в общем фонде заработной платы, %	65,1	67,3	68,5
удельный вес заработной платы  работников управления в общем фонде заработной платы, %	52,5	54,4	55,9,
удельный вес затрат на управление в себестоимости продукции, %	16,1	16,3	16,4
Производительность управленческого  труда
Произведено товарной продукции, тыс. руб.	24 268	23 670	24 733
на одного ИТР	970,7	1075,9	1236,7
на 1 руб. затрат труда	5,0	5,3	5,6

 

Удельный вес затрат на управление в себестоимости продукции увеличился до 16,4 %, то есть на 0,3 % за 2010-2012 гг.

Производство товарной продукции на одного ИТР увеличилось до 1 236,7 тыс. руб. / чел.

Производство товарной продукции на 1 руб. затрат труда увеличилось на 0,6 с 5,0 в 2010 г. до 5,6 в 2012 г.

Рассмотрим подсистемы управления управленческим персоналом.

1) Подсистема стимулирования.

Положение о системе  стимулирования персонала определяет порядок материального стимулирования сотрудников.

Важнейшим элементом  системы материального стимулирования персонала в компании является организация  заработной платы.

Применяются следующие  системы оплаты труда: сдельно-премиальная; повременно-премиальная; косвенно-сдельно-премиальная.

Заработная плата включает следующие выплаты из фонда оплаты труда:месячный (должностной) оклад, установленный в штатном расписании; сдельно-повременная оплата труда; доплаты и надбавки;премии, установленные настоящим положением;иные поощрительные надбавки и доплаты компенсационного характера, предусмотренные настоящим положением  другими локальными нормативными актами).

Заработная плата выплачивается  сотрудниками компании в денежной форме  два раза в месяц.

Оплата труда является мотивирующим фактором, только если она непосредственно связана с итогами труда.

Работники должны быть убеждены в наличии устойчивой связи между  получаемым материальным вознаграждением  и производительностью труда.

В заработной плате должна, обязательна, присутствовать составляющая, зависящая от достигнутых результатов.

Для премирования базового персонала устанавливается премиальный  фонд в размере 20% от фонда оплаты труда, утвержденного штатным расписанием  структурного подразделения.

Опрос среди сотрудников показал, что в целом сотрудников устраивает их заработная плата.

2) Подсистема адаптации.

Информационное обеспечение  процесса адаптации заключается  в сборе и оценке показателей  ее уровня и длительности. Сбор и  обработку информациирекомендуется  проводить в рамках процедуры текущей деловойоценки персонала.Адаптационный период составляет 1 месяц и совпадает с периодом испытательного срока.Процесс адаптации состоит из двух этапов.

Первый этап – знакомство и оперативное введение в должность.

Второй этап – выход нового сотрудника на требуемый уровеньпрофессиональных и личных компетенций, необходимых для подтверждения соответствия занимаемой должности.