Управление рабочим временем руководителя

Содержание.

 

1. Введение……………………………………………………………………………  2

1.1. Особенности рабочего времени……………………………………………….   3

1.2 . Причины дефицита времени…………………………………………………..  6

1.3. Инвентаризация времени………………………………………………………  10

2. Управление рабочим  временем руководителя…………………………………. 11

2.1. Планирование рабочего времени ……………………………………………… 20

2.2. Организация рабочего времени руководителя……………………………….. 23

2.3. Контроль  за использованием рабочего времени…………………………….  27

2.4. Заключение……………………………………………………………………….  29

2.5 Список литературы……………………………………………………………… 30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Ценен тот руководитель, который знает своё дело, умеет  хорошо управлять и добиваться поставленных целей, независимо от его внешности  и образования. Это главный стандарт настоящего руководителя. Но даже при  наличии всех выше перечисленных  навыков руководитель не будет успешным если он не будет правильно организовывать своё время и рабочий день. Ведь такой ресурс как время стоит  на ряду со многими другими ресурсами: людьми, финансами и сырьём. Менеджер всегда находится в трёх измерениях в настоящем, прошлом и будущем. Время - необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно. К сожалению в России с давних времён сложилось представление  о руководителе, как о человеке с минимальным количеством свободного времени, и чем меньше времени  имел руководитель, тем более значительной персоной он казался. Но на самом деле это лишь говорит о низком уровне самоменеджмента, который представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов  работы в повседневной практике, для  того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время. Здесь было бы уместно процитировать высказывания разных авторов о значении времени: Алан Лэкейн: "Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках своё время, держит в руках свою жизнь"; Питер Дукер: "Время - самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим"; Ульрих Зиверт: "Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет Ваш успех и неудачу".Таким образом, мы можем смело сказать, что успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием - временем. Причины дефицита времени. Для того чтобы понять всю глубину проблемы необходимо понять, прежде всего, причины дефицита времени, которые заключаются в следующем:1. Постоянная спешка. При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный момент. Следовательно, он не думает о других способах решения, которые возможно лучше, чем тот способ, который пришел на ум первый. 2. Нагромождение работ. При этом руководитель начинает заниматься различными мелкими и не столь важными делами. У него нет чёткого распределения работ по степени важности, и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов.

 

 

Особенности рабочего времени руководителя.

Время — ресурс менеджера

Осуществляя основные управленческие функции, менеджер опирается на вполне определенные ресурсы: людей, финансы, сырье. В его распоряжении есть еще один уникальнейший ресурс — время. Менеджер живет и работает в трех временных измерениях: настоящем, прошедшем и будущем. Сколько времени отпущено для выполнения задания? Сколько времени имеется в наличии? Сколько времени менеджер может выделить для себя лично? Возможно, 1-2 часа в сутки. Это очень мало, но такова жизнь. Как же распорядиться временем? У менеджера всегда есть три возможности:

а) ничего не делать;

б) делегировать работу другим лицам;

в) сделать работу самому.

Ничего не делать. Менеджер нередко задает себе вопрос: «Что произойдет, если я не буду ничего делать?» В этом вопросе кроется одна важная истина: «распознавай ситуации, где предписанные дела только отнимают время, но не приносят ощутимой

пользы». Нет сомнения в  том, что такие бесполезные ситуации и дела пестрят как в государственном, так и частном бизнесе. В государственном их больше. Делегировать работу. Менеджер не может обеспечить себе достаточной гибкости, если он не прибегает к перепоручением работы. Перепоручить, т.е. делегировать работу, значит дать задание кому-то другому, тому, кто успешно справится с ним. Это необходимо делать по трем причинам:

а) только путем делегирования  можно дать подчиненному возможность раскрыть свои способности;

б) отказ от делегирования  ведет к перегрузке руководителей, замедлению процесса принятия решений, в конечном счете, к разладу в системе управления;

в) отсутствие делегирования  сокращает время, необходимое для осуществления некоторых менеджерских функций.

Чтобы осуществить эффективное  делегирование работы, нужно предусмотреть следующее:

а) определять ответственность  и полномочия за каждый вид деятельности;

б) избегать подробного инструктирования;

в) не делать выводов за подчиненных;

г) побуждать подчиненных  к инициативе;

д) смотреть спокойно на некоторые  ошибки и сбои в работе подчиненных;

е) подбирать себе конкретную работу, которую можно осуществлять качественно.

Сделать работу самому. Делегировав работу подчиненным, менеджер организует свое личное рабочее время. Обычно его рабочий день начинается рано утром и заканчивается поздно вечером. Однако эффективность труда, как известно, не зависит от бдения на работе. Если время не организовано, то ни о какой эффективности не может быть и речи. Причем организация времени должна исходить из основных задач субъекта деятельности. У менеджера, как указывается в руководстве для британских бизнесменов, главными являются три набора задач:

а) задачи коммуникативного плана (воспитание людей, их оценка, получение и передачи информации, оказание влияния);

б) задачи по стратегическому  планированию и прогнозированию;

в) задачи по оперативному управлению производством.

Каждая из названных выше задач является неотъемлемым компонентом менеджерской деятельности. И в этом отношении все они равны. Однако по объему времени реализации этих задач на практике они различны. Так, задачи по стратегическому планированию и прогнозированию занимают меньше места в бюджете времени менеджера. Самыми объемными по времени здесь будут задачи, связанные с коммуникативной деятельностью. В связи с этим при организации своего рабочего времени менеджер должен отдать этому приоритет. Как Вы используете своё рабочее время? Обеспечиваете ли Вы максимальную отдачу своих возможностей в управлении производством? Достаточно ли времени Вы уделяете людям? Чтобы ответить на эти вопросы, нацеливающие менеджера на оценку своего стиля использования рабочего времени, финские управленцы рекомендуют пользоваться специальным тестом, на вопросы которого нужно искренне ответить «да», «никогда»,

1. Планируете ли Вы  заранее то, что предстоит сделать на следующей неделе?

2. Достаточно ли бывает  в Вашем распоряжении работников для выполнения порученного объема работы?

3. Планируете ли Вы  заранее распределение работ  между отдельными работниками?

4. На том участке, за  который Вы отвечаете, работы  идут достаточно быстро и гибко или возникают остановки?

5. Достаточно ли компетентен  и хорошо подготовлен персонал для выполнения возложенных на него задач? S

6. Подготовили ли Вы  себе помощника, который при  необходимости мог бы Вас заменить

7. Имеются ли в распоряжении  помощника или секретаря современные средства оргтехники, необходимые для обеспечения эффективной работы?

8. Подготовили ли Вы  своего помощника к тому, чтобы  он мог эффективно решать возникающие проблемы?

9. Стремитесь ли проводить  как можно меньше различных совещаний?

10. Намечаете ли Вы деловые  встречи через секретаря?

11. Готовите ли Вы задания в конце рабочего дня или утром с тем, чтобы секретарь мог их исполнить в течение рабочего дня?

12. Пользуетесь ли Вы  сами диктофоном?

13. Знает ли секретарь,  кого он может связать непосредственно с Вами?

14. Назначает ли сам  секретарь время Ваших деловых  встреч и поездок?

15. Достаточно ли понятно  Вы даете задания персоналу?

16. Есть ли возможность  связаться с Вами, если кто-либо  из

сотрудников срочно нуждается  в помощи?

17. Пунктуальны ли Вы  в вопросах использования рабочего времени?

18. Начинаете ли Вы свой  рабочий день с неотложных  дел?

19. Стремитесь ли Вы  найти перерывы в течение рабочего  дня?

20. Всегда ли Вы принимаете  решения быстро?

21. Всегда ли Вы действуете  решительно, когда замечаете, что персонал слоняется по коридорам или сидит без дела на своих местах?

22. Объективно ли Вы  определяете эффективность работы своих подчиненных?

23. Знаете ли Вы, на основе, каких критериев подчиненные определяют Вашу собственную эффективность в работе?

24. Проводите ли Вы оценку  использования своего рабочего времени?

25. Проводят ли Ваши  подчиненные контроль по использованию своего рабочего времени?

26. Составляете ли Вы  перспективный план использования своего рабочего времени?

 

Как научиться управлять временем.

В тесте имеется ряд  вопросов, которые, казалось бы, не имеют прямого выхода на фактор времени: (3) «Планируете ли Вы заранее распределение работ между отдельными работниками?» (13) «Знает ли секретарь, кого он может связать непосредственно с Вами?» и др. Это не те вопросы, в которых ставится запрос о потраченных часах или минутах. Тем не менее они свидетельствуют о характере использования времени менеджером.Далее следует сказать о планировании использования времени. Здесь мы вновь сошлемся на финских управленцев. При составлении плана можно придерживаться ряда проверенных на практике принципов:

• Не загружайте свой рабочий  день больше чем на 60%, поскольку каждый день Вам приходится заниматься и непредвиденными заранее делами.

• Если на Вашем предприятии  проводятся регулярные совещания, то не забудьте записать дату, время и место их проведения.

• Не забывайте о своем  индивидуальном плане работы и переносите из него запланированные задания в памятку.

• В начале каждой недели уточняйте, какие дополнительные S работы Вам предстоит сделать.

• Выделите и сгруппируйте отдельно так называемые мелкие работы. В

• На основе недельных планов составляйте ежедневные планы выполнения работ.

• Если Вы ездите на работу в городском транспорте, не тратьте зря времени: обдумывайте план работы на текущий день.

• Несмотря ни на какую спешку, начинайте свой рабочий день со спокойного обдумывания предстоящих дел в течение 10- 15 минут.

• Если у Вас есть секретарь, то начинайте свой рабочий день с беседы с ним.

• Определяйте последовательность выполнения всех работ.

• Старайтесь начинать работу с выполнения самых трудных заданий.

• Не поддавайтесь соблазну: «Сначала надо убрать с дороги  мелочи».

• Не привыкайте к тому, чтобы  начинать свой рабочий день с ознакомления с почтой. Эта работа уведет Вас от неотложных дел.

• Если есть возможность, то в первой половине дня поработайте «за закрытыми дверями».

• Имейте в голове четкий план работы на день.

• После выполнения каждого  задания мысленно проговаривайте: «Еще одно дело сделано». Такая фраза придает силы для новых дел.

• Перед началом работы всегда проверяйте, все ли задания предыдущего дня выполнены.

• Не забывайте о ритме  работоспособности в течение  дня: до полудня у многих она держится на высоте, после полудня падает. Не забывайте про обед, расслабление и смену характера  работы. Перегрузка не поможет делу.

 

Причины дефицита времени.

Типичные  ошибки руководителей.

Опыт показывает, что каждый, кто пожелает организовать и использовать свое время более эффективно, может  осуществить но желание.Для этого  нужно избавиться от некоторых привычек в организации своего труда. Ведь даже самые квалифицированные руководители, вполне заслуженно пользующиеся высокой репутацией, часто допускают ошибки в организации личного труда. Вот некоторые из таких типичных ошибок.

1. Перенос принятия решения проблемы на завтра.

Эта ошибка — самая распространенная. Главная причина такой ситуации наша несобранность, нерешительность, неуверенность. Проблему необходимо решать сразу, не откладывая ее на потом. Самое трудное тут — начать, преодолеть свои сомнения, прах перед безотлагательным решением. Как правило, мы прибегаем к оттягиванию решения в том случае, когда стоящие перед нами задачи, проблемы или цели довольно туманны, если у нас нет ясного представления о том, чего же мы, собственно, хотим чобиться. Почти всегда в такой ситуации помогает:

а) письменная формулировка ближайших задач, определение сути проблемы.   Письменное изложение помогает сформулировать свои мысли и более отчетливо увидеть проблему;  
б) построение «дерева целей».

2. Выполнение работы не до конца.

Быть до предела занятым  и работать хорошо, наверное, не одно и то же. Человек может заниматься множеством дел, но успевать решать лишь малую часть их. С точки зрения повседнев- ной производительности, результативности труда и охраны собственной  нервной системы куда полезнее окончательно решить только нескольких проблем, чем одновременно начинать множе- ство дел, которые все равно не удастся довести до конца. К тому же нерешенные проблемы тяжелым грузом ложатся на нашу пси-хику. А вот каждое законченное дело дает чувство морального удовлетворения и душевной свободы.