Управление рабочим временем руководителя

Вот некоторые  правила, которые помогут этого  добиться.

1. Точно определите свою цель

Множество людей попусту  тратят свое время и энергию на какое-нибудь дело, поскольку отчетливо  не представляют себе, а что, собственно, они собираются делать. Не зная точно, к чему идут, они сбиваются еще  на старте, теряют дорогу, падают духом  и сворачивают на тропинку. Определите с самого начала хотя бы «пункт назначения», и уже поэтому мы достигнем  его гораздо быстрее. Это —  решающее условие.

2. Составь план операции

Подкрепим этот тезис словами  Сенеки: «Кто не знает, в какую гавань он плывет, для того нет попутного ветра». План заставляет нас добиваться тех или иных событий, а не ожидать, пока они произойдут и мы начнем на них реагировать. В конце рабочего дня составьте список ваших дел на будущий день. Сделайте то же самое и для дома. Список не только гарантирует от забывчивости, но и освобождает от необходимости запоминать мелочи, позволяет заниматься наиболее важными делами. Ведь самые бледные чернила лучше самой яркой памяти.

3. Сосредоточьтесь на главном

Запишите на листке в порядке  важности самые срочные дела. Назавтра примитесь за дело № 1 и не отступайте от него, пока не закончите. Затем также  поступите с делом № 2, потом  с делом № 3 и т.д. (естественно, речь идет о делах, которые зависят  целиком лишь от вас). Не тревожьтесь, если к концу дня вы разделаетесь только с одним или двумя делами, назавтра вы снова сосредоточитесь на самом главном. Специалисты неустанно повторяют, что большинство деловых людей тратят 80% своего времени на маловажные дела. Как правило, 80% наших результатов обеспечиваются 20% затраченных усилий. Так, из 10 заданий выполнение двух дает 80% результата. Важно найти эти два задания, придать им наивысший приоритет и прежде всего выполнять их. Устанавливая очередность, мы должны отличать «более важное» от «более спешного», преодолевая возможную склонность действовать по срочности.

4. Придумывайте себе стимулы

Мы лучше делаем то, что  нам хочется делать. Такие дела мы, как правило, выдвигаем впереди  тех, которые нам нужно сделать. Отсюда задача — как-то превратить свои занятия из «надо» в «хочется», и продуктивность нашей деятельности повысится почти автоматически.

5. Устанавливайте твердые сроки

Один из способов связать  себя обязательством (да и не только себя) — назначить для выполнения определенного задания твердый срок. Одно дело сказать себе «Я отвечу на письмо при первой возможности» и совсем другое — решить: «Я отвечу на письмо, а потом пойду обедать». В первом случае вы даете себе возможность оправдания, во втором — ставите себя в определенные рамки. Но здесь есть два момента:

а)   сроки должны быть реальными. Иначе вам не удастся выполнить свои обязательства, вы остынете и откажетесь от самого дела;

б) твердо держитесь срока. Не расслабляйтесь и не балуйтесь рассуждениями о том, что вы не можете выполнить работу в срок и его можно перенести. Наоборот, будьте непреклонны к себе, как были бы непреклонны к тому подчиненному, который пообещал что-то сделать к определенному дню.

6.  Научитесь быть решительным

Не откладывайте дело со дня на день. Говорят, что успех  состоит в том, чтобы поступать правильно по крайней мере в 51% случаев. Поэтому, располагая определенными фактами, основаниями для принятия решений, решайте и действуйте. И уж если вы что-то сделали, то не теряйте время на бесплодные размышления о мудрости принятого решения. Двигайтесь дальше.

7. Научитесь говорить «нет», соизмерять свои дела и цели

Если вы не научитесь этому, то окажетесь вовлеченным в такие дела, которыми никогда не занялись бы по своей воле. Часть вашей программы самодисциплины и экономии времени именно и должна состоять из того, чтобы отделять плевелы от пшеницы, второстепенное от главного. Конечно, если вам захочется размяться, отвлечься от дел, сходите поиграть в теннис или волейбол, в бассейн или посидите над шахматной партией — это зависит от ваших интересов, но избегайте бесцельных обстоятельств, если в другом месте время можно провести с большей пользой.

8. Не увязайте в телефонных разговорах

Ничто не может соперничать  с телефоном как средством  экономии времени, когда надо получить какие-то данные, сделать заказ, выяснить недоразумение, отдать указания или условиться о свидании. Однако всегда есть искушение просто поболтать по телефону. Оберегайте себя от этого, заранее определяя, ради чего вы снимаете трубку и с кем собираетесь говорить. А затем ведите разговор на деловом уровне. Многие люди из чувства такта не смеют прервать собеседника, не умеют быстро сориентироваться и позвать подчиненного, который с не меньшим успехом может дать ту или иную справку. «Первая линия обороны» возлагается на хорошего секретаря, который в состоянии ответить на половину вопросов, обращенных к руководителю, а телефонный разговор можно прервать, сославшись на плохую слышимость и, воспользовавшись паузой, продолжение этого разговора поручить кому-либо из подчиненных.

9. Приобретите привычку к записной книжке

Всякий, кто хотя бы раз  испытывал муки, вспоминая, что еще  ему надо сделать, поручится за справедливость правила — записывать все предстоящие дела, а также яркие, мимолетные мысли, номера телефонов и т.д. Целесообразно размещать пометки на письменном столе, у зеркала, за автомобильным козырьком от солнца и т.п. Они помогут вам всегда быть наготове относительно всяких мелких дел, о которых иначе можно было бы совсем забыть. Карандаш с бумагой может сберечь даже время, затрачиваемое на обдумывание проблем. Надо что-то решить? Набросайте относящиеся к этому данные и перед вами раскроются разнообразные возможные решения. Выбирайте! Сберегайте время, затрачиваемое на справки, а потому держите в порядке списки часто требующихся адресов и телефонов. Одним словом, не загружайте память там, где это не нужно.

10.Ликвидируйте досадные доспехи

Добрые друзья и товарищи по работе, любящие поболтать, могут  начисто провалить самые лучшие ваши намерения выдержать сроки. Вы можете сохранить их дружбу (и ваш график), тактично дав понять, что вы в цейтноте. Если в вашу комнату ходит много народу, попробуйте расположить свое рабочее" место так, чтобы сидеть лицом к стене. Другие переносят время обеденного перерыва и остаются работать, когда коллеги уходят обедать. А как освободиться от разговорчивого подчиненного, который зашел к вам в самое неподходящее время? Конечно, хорошо воспитанные люди не показывают коллеге на дверь с просьбой оставить их в покое. Преобладает чувство обязанности поговорить с такого рода визитером, даже если он пришел просто «поразмяться». А как же быть в таком случае с драгоценным временем и личными планами? Один начальник большого отдела, например, распорядился вынести из кабинета все стулья (естественно, кроме своего). После этого разговоры стали намного короче. А вот еще один рецепт для назойливых визитеров из его практики. Допустим, что кто-то из заходящих без дела подчиненных входит в ваш кабинет. Немедленно подайте ему особую папку и скажите: «Коль уж ты здесь, то не будешь ли столь любезен, помочь мне в срочном деле?» Затем поручите ему рассортировать, скажем, по датам, собранные в папки газетные вырезки. Здесь могут быть два результата: либо посетитель действительно окажет помощь, либо его визиты станут намного реже, а то и прекратятся вообще.

11. Учитесь слушать  

Вы избежите серьезных  ошибок, повторений и переделок, если с первого раза будете стремиться получить исчерпывающие указания и сведения. Явитесь на совещание к 14:30, когда оно на самом деле назначено на 15:00, и Вы потеряете ценное время. Поэтому, прежде чем что-то сделать, уточните, где, когда, как, что, почему? Если что-то останется неясным, сразу же спросите.

12. Откажитесь от шаблона

Многие из нас становятся жертвами шаблонного мышления. Только потому, что мы всегда выполняли  что-то одним определенным образом, мы подчас считаем, что это-то и есть самый лучший из возможных способов. Между тем всякую работу можно усовершенствовать, стоит только немного подумать. Если вы делаете что-то в последовательности АБВГ, попробуйте порядок АВБГ, может быть, получится быстрее. Не передать ли другим часть простейших функций, не требующих особой квалификации? Нельзя ли воспользоваться какими-нибудь канцелярскими машинами, чтобы сберечь время? Не следует, ли интересоваться, как другие экономят время?

13. Не упускайте из вида мелочи

Вы можете избежать небольших, но растрачивающих время задержек, если будете по возможности предупреждать  наступление внезапных мелких кризисов. Это означает, что надо всегда иметь под рукой достаточный запас предметов, наиболее часто употребляемых в вашей работе, вашем быту, — будь это какие-то запасные детали или канцелярские принадлежности, мелкие предметы туалета или даже денежная мелочь. Если надо, приобретите вторые ключи, очки, зонт, бритвенные лезвия. Решайте с вечера, что наденете утром.

14.Приступайте к делу сразу же

Прежде чем приступить к работе, множество людей приводят в порядок свои столы, чинят все  карандаши, какие только попадаются на глаза, глядят в окна, погружаются в газетный кроссворд, выпивают чашку кофе, пробегают глазами спортивный отчет, а потом удивляются, куда девалось время? Раз вы знаете, что надо делать, беритесь за дело сразу же. Тут нельзя дать никаких советов. Никто, кроме вас самого, не сможет помочь вам избавиться от вредной привычки тянуть с делами. Принимайтесь за них! Принимайтесь сразу же!

15.Используйте меня полностью

Всегда есть возможность  немного увеличить свое производительное время, полнее используя его. Это значит, что время поездок, ожиданий, завтрака можно занять такими делами, как планирование своего дня, обдумывание предстоящих задач, просматривание записок, которые пригодятся в дальнейшей работе.

16.Следите за тем, на что тратите свободное время

Если игра в мяч вместе с друзьями или рыбалка помогают Вам отдохнуть и освежиться —  прекрасно! Но не предавайтесь таким  занятиям только потому, что так  делают другие. Мы могли сберечь многие часы, если бы были чуть разборчивей при выборе кинокартин и телепередач, которые смотрим, книг и журналов, которые читаем.

17.Меняйте занятия

Почти никогда тело не устает все сразу. Обыкновенно устают лишь отдельные группы мышц. Меняя род  занятий, вы сможете побороть ощущение усталости и сделать больше. Так, если несколько часов вы работали сидя, переключитесь на работу, которую можно сделать стоя или при которой надо двигаться. Вы весь день на ногах? Займитесь сидячей работой. Вы не только увидите, что ваш организм способен на большее, но такая перемена сделает вас бодрее, более заинтересованным в работе.

18.Начинайте раньше

Начиная день всего на 15—20 минут раньше того, к чему вы обычно привыкли, вы зададите тон всему  дню,

19.Ежедневно контролируйте выполнение намеченных дел

Сначала подведите итоги  тому, что сделано за день, а уж потом составьте список дел на очередной день.

20.Обязательно перенесите на другой день то, что не успели сделать сегодня

21.Воспитывайте уважение к своему времени

Приобретите привычку мысленно давать вашему времени какую-то оценку, и вы станете по-новому относиться к нему. Такой подход поможет вам судить о том, стоит ли именно вам заниматься теми небольшими делами, которые, может быть, пробиваются в ваше рабочее время. Ведь не станете же вы покупать теннисные мячи только для того, чтобы сразу выбрасывать их? Почему же с меньшим уважением относиться к невосполнимому времени? Итак, существует немало способов делать больше в имеющееся у вас время. Отнеситесь к ним со вниманием. Испытайте, чего они стоят, и вы окажетесь совсем в ином мире, в том, в котором время перестанет быть вашим постоянным противником

 

Планирование  рабочего времени.

Разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности. 
Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение времени. Главное преимущество, достигаемое путём планирования работы состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. практический опыт говорит, что время затраченное на планирование приводит к сокращению времени на использование и в конечном счёте приводит к экономии времени в целом. Но при этом нельзя считать то, что чем больше времени мы тратим на планирование, тем больше времени мы сэкономим. У времени, как у многих других процессов, когда-то наступает оптимум, после которого дальнейшее планирование не имеет смысла. Но всё же, как я полагаю, если уделять хотя бы 10 минут в день, то можно с экономить до 2-х часов. Принципы и правила планирования времени. 
Чтобы правильно выполнять свои функции и достигать целей мы прежде всего должны чётко представить себе свой бюджет времени и совокупность своих задач. Тогда мы будем готовы перепоручать менее важные дела и уменьшать их число. 
При планировании следует придерживаться некоторых основных правил: 
1) При составлении плана дня лучше оставить 40% рабочего времени свободными. Т.е. 60% - запланированное время, 20% - непредвиденное время, 20% - спонтанное время. 
2) Необходимо документировать потраченное время. При этом надо указывать как и на что оно было потрачено. Т.о. мы имеет постоянное представление о расходе своего времени и опыт как основу для будущей потребности во времени. 
3) Сведение задач воедино - план действий. Чтобы составить хороший план необходимо иметь представление о предстоящих делах, к примеру ,разделить их на долгосрочные, средне- и краткосрочные дела.

4)Регулярность-системность-последовательность. 
5) Реалистичное планирование. Необходимо планировать лишь тот объём задач, с которым мы реально можем справиться. Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей"! Дневной план строится на основе декадного плана

Составление планов дня с помощью метода "Альпы".

Этот метод включает 5 стадий:

а)составление заданий;

б) оценка длительности акций;

в) резервирование времени (в соотношении 60:40);

г) принятие решений по приоритетам и перепоручению;

д) контроль (учёт несделанного)

Дневник времени - является важнейшим рабочим средством  самоменеджмента. Это и календарь-памятка, и записная книжка. А также дневник является хорошим инструментом планирования, справочником и инструментом контроля. 
Необходимо всегда перепроверять свои планы и изменять их , если они оказываются не выполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку. 
У самоменеджмента есть определённый круг правил и функций: