ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОУ ВПО  КЕМЕРОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

Экономический факультет

Кафедра менеджмента 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ РАБОТА

Тема: «Управление  временем» 
 
 
 
 

Выполнил: студент группы ЭиУП № 223 2ВО Бохан  Константин Владимирович 

      Проверил: _________________________ 
 
 

 
 
 
 

      Кемерово, 2008 
Содержание 
 

 

Введение

 

   Всем  известная истина – «Время  -  деньги»,  похоже,  начинает  изменять  свое значение. По словам одного из лучших аналитиков и практиков брэндинга  Марка Гобе, «время становится дороже денег». И с ним трудно не согласится. Многие известные специалисты подтверждают  эту истину, говоря при  этом,  что  время  –  это  такой  специфический  ресурс, который в организации стоит на одном  месте  с  основными  фондами,  рабочей силой, сырьем, но оно имеет особое специфическое свойство:  оно  необратимо.

   То  есть если оборудование можно купить, сырье и материалы тоже  не  являются редким товаром, который необходимо долго разыскивать,  то  потерянное  время невозможно вернуть, невозможно вернуть упущенные в  это  время  возможности, невозможно доделать дела, если условия, в которых они  решаются,  поменялись. При этом специфичность времени заключается еще и в том. Что  каждый  человек наделен им в равной мере, а именно, 1440 минут или 86400 секунд в день – не больше и не меньше.

   В свое время  Ницше сказал, что  «человек, который не может  потратить  более 16 часов в сутки лично  на себя должен быть назван рабом». Рабочее   время   большинства    современных    руководителей    современных руководителей уплотнено до предела, рабочий день не  нормирован,  и  все  же часто не удается завершить все намеченные дела к заданному сроку.  При  этом нарастает  такое  ощущение  беспомощности  перед  лавиной  проблем,   срочно требующих твоего вмешательства и чувство  того,  что  нехватка  времени  как нехватка  воздуха  ведет  к  тому,  что  проблемы  просто-напросто  задавят человека. Все это ведет к стрессовому  состоянию,  еще  более  усугубляющему положение. Такая ситуация в современном обществе носит массовый характер  и  не  только среди руководителей.  Наверняка  каждый  человек  может  вспомнить   немало случаев, когда в один день он должен был решить массу проблем,  побывать  во множестве мест. При этом он никак не мог решить, в какой  очередности  лучше всего все это сделать. И  осознание того,  что невозможно  сразу и быстро решить проблему распределения времени, очень сильно  угнетает,  заставляет  нервничать, портит настроение,  что в конечном  итоге отрицательно  сказывается   на самочувствии,  работоспособности  и  уменьшает  вероятность  того,  что  все задуманное на день будет реализовано. Наверняка почти каждый  человек  может вспомнить и массу дел, отложенную им «на потом», а по сути «в долгий  ящик», которые вроде бы нужно сделать, но вот все «никак руки не доходят». В  такой  ситуации  единственным  решением  может  стать  только  применение специальных приемов и методов, имеющих общее название тайм-менеджмент.  Само слово «тайм-менеджмент» переводится  с  английского  языка  как  «управление временем», однако  следует  заметить,  что  временем  управлять  невозможно. Действительно, каждый человек имеет строго определенное количество  времени, и у всех людей оно одинаковое. Невозможно как-то повлиять на его количество или скорость  его  течения.  «Управление  временем»  -  это  просто  громкое название  того,  что  по  сути  своей  является  управление   самим   собой, организацией,  людьми  с  целью  ускорения  решения  проблем,  осуществления мероприятий,  выполнения  работ,  действий.  Это  управление   по   наиболее рациональному использованию времени.

   Данная  проблема имеет большое практическое значение, как для  руководителей, так и для любого человека. 

Тот, кто позволяет  ускользать своему времени,

выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в  руках 

своё  время, держит в руках  свою жизнь.

Алан  Лэкейн 

Время – самый ограниченный капитал, и если не

можешь  им распоряжаться, не сможешь 

распоряжаться ничем другим.

Питер Друкер

1. Причины дефицита времени

 

      Изречение древних мореплавателей гласит: «Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю!». Многие  менеджеры слишком сильно ориентируются на процесс деятельности, то есть на  полезность действия, и слишком слабо - на конечную цель, то есть на результативность.

      Для того чтобы понять всю глубину  проблемы необходимо понять, прежде всего, причины дефицита времени. Можно выделить большое количество различных факторов, приводящих  к  потерям времени. Часть из этих факторов  являются  следствием  неграмотных действий руководителя,  часть происходят  независимо  от  него,  а   часть   связана непосредственно с личностью руководителя,  однако  на  большинство из  них руководитель имеет возможность повлиять или хотя бы снизить потери  времени, происходящие  из-за  воздействия  этих  факторов.  Рассмотрим   эти   группы факторов.

1. Причины, которые являются следствием неграмотных  действий руководителя

 

    К первой группе отнесем те факторы, которые  являются следствием  неграмотных действий руководителя. К ним относятся бесплановость работы,   плохо налаженный в организации обмен информацией, отсутствие четкого распределения работ по степени их важности, выполнение задач, которые вполне  могут быть выполнены подчиненными, слабая мотивация труда.

    Руководитель  может выявить эти факторы  и попытаться их устранить  каким-либо образом.

    1) Бесплановость работы. Является  результатом образа жизни не  только  самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации.  Бесплановость работы ведет к постоянным  перерывам для различного  рода  «уточнений», разъяснений, необходимых для дальнейшей работы  различных отделов, подразделений и отдельных работников. При этом отвлекаются не только те, кто обращается за информацией, но и те, к кому обращаются за информацией.

    2) Плохо налаженный в организации  обмен информацией.  Передавая   информацию, любой человек всегда уверен,  что  ее  получатель  полностью  осознает  и понимает ее смысл, однако это не всегда  так.  Каждый  имеет  свои  рамки восприятия, которые могут искажать полученную информацию. Далеко  не  все современные руководители решили эту задачу для себя и своих сотрудников и ввели  на  своих  фирмах  унифицированную  систему  приема и передачи информации. Во многих организациях обмен информацией между подразделениями происходит в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального общения. Также примером  отсутствия  стандартов  передачи информации может служить отсутствие единого стандарта объяснения  клиенту по телефону местоположения организации – «каждый объясняет, как может».

    3) Отсутствие четкого распределения работ по степени их  важности. Это зачастую приводит к тому, что руководитель сначала делает  дела,  которые на самом деле не имеют большого значения. При этом на них расходуется значительное время, необходимое для решения действительно важных проблем.

    4) Выполнение задач, которые вполне  могут быть выполнены подчиненными.  Чаще всего руководитель  выполняет  подобные  задачи  в  случае,  если  он  не доверяет подчиненным, считая, что они смогут выполнить данную задачу  так же  качественно,  как  и  он,  сам,  то  есть  речь  идет  об  отсутствии уверенности в должной квалификации сотрудников  организации.  В  качестве примера можно привести прием клиентов именно менеджером, а  не  наделение какого-либо сотрудника полномочиями работы  с  клиентами,  личный  разбор почты, а не поручение секретарю сортировки входящей корреспонденции.

    5)  Слабая  мотивация  труда.  Слабая  мотивация  труда  приводит  к  низкой производительности труда, в большей степени это касается не  руководителя организации, а его подчиненных, однако на предприятии эта проблема может иметь место, и низкая производительность  труда будет вести к дефициту времени.

2. Причины, которые не зависят от руководителя

 

    Ко  второй  группе  отнесем  факторы,  которые,  которые   не   зависят   от руководителя. Это работа с корреспонденцией,  большой  поток  рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много  времени,  а  также  «воры времени». Руководитель не может избавиться от этих  факторов  и  может  лишь попытаться максимально уменьшить их влияние на потери времени.

    Рассмотрим  эти факторы:

    1) Работа с корреспонденцией. Исследования  свидетельствуют,  что  20  -  30% своего   времени   руководитель   тратит   на   разбор   корреспонденции, просматривая в день до 100 документов, из которых лишь 30  по  настоящему нужны. Подсчитано,  что  в  деловой  переписке  объем  ненужных  сведений доходит до 15-20%, а по всем каналам из  внутренних  источников  сведений поступает на 30%, а из внешних - на 40%.

    2) Большой поток рутинных дел,  часто срочных, работа над   которыми  занимает много  времени.  Примерами  могут  служить  такие  дела,  как  оформление помещений, в которых проводится ремонт, выбор мебели, необходимость лично проверять различные  параметры  деятельности  организации,  зачастую  это связано с некомпетентностью подчиненных или нежелание их  брать  на  себя ответственность, когда они сами обращаются к  руководителю  с  «просьбами помочь».

    3) «Воры времени». «Воры времени»  – это непредвиденные дела, большинство   из которых  требуют  срочного  решения   и  не   могут   быть   перепоручены подчиненным. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел. Существует много различных видов «воров времени»:¹

• Телефонные звонки.
• Заглядывающие к нам люди.
• Проблемы с компьютерным оборудованием.
• Изменение очередности работ, навязываемое коллегами.
• Недостаток организационного планирования.
• Неумение слушать других людей.
• Неудовлетворительная организационная структура.
• Исправление ошибок, которых можно было бы избежать.
• Нерешительность в деловых вопросах.
• Плохо организованные и скоординированные собрания.
• Отвлекающие факторы на рабочем месте.
• Чрезмерная офисная бюрократия.
• Бесполезные дискуссии о своей работе и работе других.

3. Причины, непосредственно связанные с личностью руководителя

 

    К  третьей  группе  отнесем  факторы,  которые  непосредственно  зависят  от личности руководителя. Это постоянная  спешка,  постоянные  доработки  дома, суетливость.  Чтобы  снизить  влияние  этих  факторов   на   рабочее   время руководитель должен постараться измениться, иначе, эти факторы  не  позволят рационально использовать ему свое рабочее время. На мой  взгляд,  это  самая серьезная  группа  факторов,  так как чтобы эффективно управлять   своим мнением,  необходимо  сначала  измениться  самому,  а  потом  уже   пытаться изменить окружающую действительность, а изменить самого  себя  –  это  очень тяжело, особенно человеку, который уже видит себя независимым,  грамотным  и зрелым во всех отношениях.

    Рассмотрим  эти факторы:

    1)  Постоянная  спешка.  В  состоянии   постоянной  спешки  руководитель   не успевает  сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум,  вместо  того, чтобы  подумать о других, возможно более  рациональных  способах  решения данной задачи.

    2) Постоянные доработки дома. Постоянные  доработки дома порождают   замкнутый круг, когда человек не успевает в рабочее время выполнить свои  дела  и решить все проблемы, в итоге он вынужден решать их дома  за  счет  своего свободного времени, отдыха и личной жизни. Человек не  имеет  возможность полноценно   жить,   отдыхать   и   в   результате   у   него   снижается работоспособность, что приводит к недоработкам и снова  к   необходимости дорабатывать дома. Этот замкнутый круг  является следствием  неправильно организованного рабочего времени,  и  разрушить  его  бывает  очень  даже тяжело.

    3)  Суетливость.  Суетливость  является   результатом   плохой   организации рабочего  дня,  она  также  зависит  от  импульсивности  и   особенностей человека. Суетливому человеку тяжело выбрать, а какое  дело  взяться,  он часто «мечется»  между  двумя  делами,  одинаково  срочными  и одинаково длительными в решении, он  никак  не  может  выбрать,  за  какое  из  них взяться, и из-за этого происходит  трата времени.

2. Тайм-менеджмент - как система управления временем

 

    Тайм-менеджмент  как  система  управления  временем  включает  в себя   ряд элементов, которые, будучи использованными, в совокупности дают  значительное сокращение    времени,    необходимого    для    осуществления     различных производственных   процессов.   К   этим   элементам    относятся:  анализ использования рабочего времени, постановка целей, планирование  рабочего времени, выработка различных  методов  борьбы  с  причинами нерационального использования  временного  ресурса.  Однако,  несмотря  на  такую систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому, что каждый человек является единственным, кто может решить для  него проблему рационального использования времени наилучшим  образом  и  поэтому наиболее эффективным  является  личный  тайм-менеджмент,  который  в  каждом отдельном  случае  индивидуален.  Однако  в  общем  случае  можно  применять указанные выше элементы тайм-менеджмента.