Совершенствование организационной структуры управления

     Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов, принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

     Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения, принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

     Документовед  должен знать:

• законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;
• порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
• методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
• порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;
• организацию архивного дела;
• нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
• основы программирования;
• методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
• основы эргономики, социальной психологии, социологии;
• документообразование;
• отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
• основы экономики, организации труда и управления;
• законодательство о труде;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

     В своей деятельности документовед будет  руководствоваться должностной  инструкцией, которая показана в  приложении В.

     Рекомендуется оснастить рабочее место документоведа персональным компьютером, принтером, сканером, копиром, копировально-множительное техника. Необходимо ввести программное обеспечение позволяющее решить следующие вопросы:

• быстрый доступ к необходимому документу;
• защита от потерь документов;
• исключение задержек и исполнения документов;
• контроль за исполнителями.

     3.6 Организация рабочего места

    В системе мероприятий по организации  рабочего места существенное значение имеет его рациональная планировка. Правильная планировка рабочего места позволяет устранить лишние трудовые движения и непроизводительные затраты энергии рабочего, эффективно использовать производственную площадь при обеспечении безопасных условий труда.

    Под планировкой рабочего места понимается взаимное пространственное расположение на отведенной производственной площади основного и вспомогательного оборудования, технологической и организационной оснастки и самого рабочего (или группы рабочих).

    Рациональная  планировка рабочего места обеспечивает удобную рабочую позу, возможность применения передовых приемов и методов труда, минимальные траектории движений рабочего и движений предметов труда, соблюдение строгой последовательности, при которой один элемент работы плавно непосредственно переходит в другой. При этом расположение средств и предметов труда должно удовлетворять основным требованиям, нарушение которых ведет к непроизводительным затратам рабочего времени и энергии работника, преждевременному утомлению и снижению производительности труда, нерациональному использованию производственных площадей.

    Рабочее место сотрудника оборудовано компьютерным столом и стулом. Они должны соответствовать антропометрическим данным человека, обеспечивать удобное положение корпуса работника, создавать условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободу движений и т.д. Размещение и компоновка ПК и вспомогательного оборудования устанавливается с учетом рабочей позы, зон досягаемости и других характеристик.

    Окно  не находится в поле зрения мастера, находящегося на рабочем месте, оно расположено справа. Поэтому днем солнце не мешает при работе в кабинете. Чтобы избежать неблагоприятного воздействия лучистого тепла от приборов отопления, стол расположен на достаточном расстоянии.

     При такой планировке обеспечиваются наименьшие затраты рабочего времени на выполнение работ, которые закреплены за рабочим местом, минимизируются физиологические усилия и нервно-психическая напряженность работника, предоставлен хороший обзор в активной рабочей зоне всех частей оборудования, механизмов, созданы благоприятные условия труда. На рисунке 9 показано расположение рабочих мест в офисе.

Рисунок 9 – Расположение рабочих мест в офисе

     До  введения новой должности в «СТРОЙ - ЛЕГИОН» работа с документами  была неорганизованной, из-за чего многие документы могли быть утерянными. Но с введение нового сотрудника работа с документами стала более организованной, контроль за исполнением документов усилился.

     Из  рисунка 9 видно, что расположение рабочих  мест установлено рационально, что  положительно влияет и на работу сотрудников. Данная планировка рабочего места обеспечивает удобную рабочую позу, минимальные траектории движений рабочего и движений предметов труда.

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Данный  курсовой проект был посвящен решению  проблемы – совершенствования организационной структуры управления ООО ПКФ «СТРОЙ – ЛЕГИОН».

     В ходе решения данной проблемы были изучены теоретические основы совершенствования структуры управления, произведено исследование существующей организационной структуры управления «СТРОЙ - ЛЕГИОН», проанализирована система существующего документооборота, выявлены имеющиеся недостатки, а также разработаны предложения по устранению выявленных недостатков в структуре управления и проектирование системы подбора кандидата на должность документоведа.

     При изучении недостатков системы документооборота «СТРОЙ - ЛЕГИОН» был сделан вывод – секретарю не хватает времени на обработку всей документации «СТРОЙ - ЛЕГИОН». И в связи с этим было предложено ввести нового сотрудника – документоведа. Для введения новой должности в «СТРОЙ - ЛЕГИОН» был организован процесс разработки подбора кандидата на должность документоведа. Также был разработан пакет документации: приказ о внесении изменений в штатное расписание, приказ об утверждении изменений в штатное расписание, должностная инструкция документоведа.

     В итоге, в данном проекте были детально проработаны все необходимые  составляющие организационного проектирования системы управления.

 

      СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Волкова К.А. и др. Предприятие: стратегия, структура, положение об отделах и службах, должностные инструкции, М.: Экономика, 1997 – 167с.
2. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. «Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления»: Учеб. Пособие.-5-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. – 320с.
3. Сморнов Э.А. Теория организации: Учебное пособие, М.:ИНФРА – М, 2000 – 248с.
4. Соловьев В.С. Организационное проектирование систем управления: Учебное пособие, М.: ИНФРА – М.; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002 г.
5. Спивак В.А. Управление персоналом: Практикум по курсу. СП.: ИВЭСЭП: Знание, 2000
6. Журнал «Делопроизводство» (июль-сентябрь) № 3, 2006 г.

 
 

 

     ПРИЛОЖЕНИЕ  А

     ПРИКАЗ

     О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ШТАТНОЕ  РАСПИСАНИЕ

     ООО ПКФ «СТРОЙ - ЛЕГИОН» 
 
 

     _________________________________

     (наименование предприятия)

     ПРИКАЗ

     "___"__________20___г. Nо.________

     гор. __________________ 
 
 

     О внесении изменений в штатное

     расписание  аппарата предприятия 
 

     В связи с ____________________________________________________________________

                                             (основание)

     _____________________________________________________________________________

     _____________________________________________________________________________

     _____________________________________________________________________________ 

     ПРИКАЗЫВАЮ: 

     Внести  в  штатное  расписание  аппарата  предприятия   следующие изменения:

1. _____________________________________________________________
2. _____________________________________________________________
3. _____________________________________________________________

 
 
 
 

     Директор  предприятия        ___________     _________________________

                                 …………..      подпись         …    расшифровка подписи 

     В дело  Nо._____ 

ПРИЛОЖЕНИЕ  Б

     ПРИКАЗ

     О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ШТАТНОЕ  РАСПИСАНИЕ

     ООО ПКФ «СТРОЙ - ЛЕГИОН» 
 
 

     (наименование  предприятия)

     ПРИКАЗ

     "___"__________20___г. Nо.________

     гор. __________________ 
 
 

     Об  утверждении изменений 

     в штатное расписание 
 

     В связи с ____________________________________________________________________

                                             (основание)

     _____________________________________________________________________________

     _____________________________________________________________________________

     _____________________________________________________________________________ 

     ПРИКАЗЫВАЮ: 

     Утвердить с «___»________2008 года штатное расписание ООО ПКФ «СТРОЙ - ЛЕГИОН» в новой  редакции (штатное расписание прилагается). 
 
 
 

     Директор  предприятия        ___________     _________________________

                                 …………..      подпись         …    расшифровка подписи 

     В дело  Nо._____