Совершенствование организационной структуры управления

      Директору подчиняется заместитель директора, который относится к категории  руководителей. В своей деятельности заместитель директора руководствуется: законодательными и нормативными документами, регулирующими соответствующие  вопросы; методическими материалами, касающимися вопросов его деятельности; Уставом «СТРОЙ-ЛЕГИОН»; приказами, распоряжениями директора; должностной инструкцией. Он обеспечивает выполнение работ по всем видам строительной деятельности на предприятии, рациональное использование вложений и повышение их эффективности, осуществляя первоочередное направление средств на техническое перевооружение и реконструкцию предприятия и т.д. Заместителю директора подчиняется начальник ПТО. В свою очередь начальнику ПТО подчиняются бригадиры и мастера участков.

      Непосредственно директору подчиняются секретарь, главный бухгалтер и юрист.

      Главный бухгалтер относится к категории  руководителей. Он осуществляет организацию  бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за законным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов; возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы документов внутренней бухгалтерской отчетности, контролю за проведением хозяйственных операций, соблюдением технологии обработки бухгалтерской и информации и порядка документооборота.

      Юрист осуществляет правовую экспертизу проектов приказов, инструкций, положений, стандартов и других актов правового характера, подготавливаемых на предприятии; визирует их, а также участвует, в необходимых случаях, в подготовке этих документов; организует подготовку заключений по правовым вопросам, возникающим в деятельности предприятия, а также проектам нормативных актов, поступающих на отзыв предприятию; представляет интересы предприятия в суде, арбитражном суде, а также в государственных и общественных организациях при рассмотрении правовых вопросов; осуществляет ведение судебных и арбитражных дел; участвует в подготовке и заключении коллективных договоров, отраслевых тарифных соглашений, разработке и осуществлении мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, регулированию социально-трудовых отношений на предприятии.

      В любой управленческой структуре, организации обязательно имеется один или несколько сотрудников, занимающих должности секретарей; даже если должность по каким – либо причинам называется по – другому, все равно имеется сотрудник, выполняющий секретарские обязанности. Эти обязанности можно подразделить на организационные и документационные. Такая классификация весьма условна, т.к. организационные операции также почти всегда документируются, например, при проведении совещаний принимается решение, затем оформляется протокол и при необходимости само решение. Но разделение все же возможно: группа организационных обязанностей подразумевает при их выполнении постоянное общение с людьми, документационные – это работа с документной информацией: ее поиском, учетом, хранением и т.д. В «СТРОЙ - ЛЕГИОН» секретарь своевременно учитывает документацию, проходящую через его рабочее место; предварительно анализирует ее; организовывает работу по оперативному поиску документов и информации по запросам руководителя, правильному оформлению, формированию дел  их хранению, контролю исполнения документов, их размножение.

      Выполнение  этих обязанностей направлено на эффективное прохождение документов в «СТРОЙ-ЛЕГИОН», высвобождение руководителя от оперативных, вспомогательных функций, эффективное принятие им управленческих решений и контроль за их выполнением, на повышение культуры управленческой деятельности руководителя и сотрудников организации в целом.

      При определении конкретных задач секретаря  по документационному обеспечению  руководителя всегда надо иметь в  виду: является ли сотрудник секретарем организации или только секретарем руководителя, а основные работы по документационному обеспечению обеспечивает секретарь.

      В первом случае, который присутствует в «СТРОЙ - ЛЕГИОН», обязанности секретаря  по документационному обеспечению  деятельности руководителя и подразделений  организации включают в себя цикл работ по ДОУ, от обработки и регистрации поступающей в организацию корреспонденции до составления и оформления описей дел и актов на уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

      Конечным  результатом выполнения секретарем организации указанных обязанностей является решение всех вопросов документооборота и документационное обслуживание и руководителя и подразделений.

     Во  втором случае секретарь выполняет  только часть перечисленных обязанностей, сосредотачивая свое внимание на помощи руководителю в его работе с документами и организации различных организационных мероприятий, таких как переговоры, презентации, совещания, прием посетителей, командировки.

     В «СТРОЙ - ЛЕГИОН» применяется централизованная система делопроизводства, частью которой  является секретарь. Деятельность секретаря регламентируется, должностными инструкциями, Уставом ООО ПКФ «СТРОЙ - ЛЕГИОН», коллективным договором.

3. Анализ документооборота фирмы

     Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

     Документооборот образуют потоки входящих (поступающих  из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в  пределах организации) документов.

     Движение  документов с момента их получения  или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи  в дело образует документооборот  данного предприятия, которым и  занимается секретарь.

      Вся поступившая документация доставляется: по почте, курьером, по факсу. Входящая документация попадает к секретарю, там же она сортируется, регистрируется и распределяется для исполнения, если в этом существует необходимость. Входящие документы проходят экспедиционную обработку. Секретарь, прежде всего, проверяет правильность доставки корреспонденции, ее сохранность (отсутствие повреждений упаковки, полноту присланных материалов и т.д.). Вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции. Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также, если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены только на конверте. Первичная обработка документов осуществляется в день их поступления в «СТРОЙ - ЛЕГИОН».

     Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не все входящие документы подлежат регистрации. Фирма сама определяет перечень нерегистрируемых документов. К документам, не подлежащим регистрации, относятся поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошюры, журналы), сообщения о встречах и т.п. Документы регистрируются в журнале регистраций.

     На  регистрируемых документах проставляется  регистрационный штамп, содержащий название организации, дату поступления  документа, его номер.

     Входящие документы, пройдя предварительное рассмотрение, распределяют на потоки:

• руководителю фирмы — для обязательного рассмотрения;
• структурным подразделениям или отдельно сотрудникам — для исполнения.

     Директор  «СТРОЙ – ЛЕГИОН», рассмотрев документ, определяет исполнителя. Документ с резолюцией руководителя передается исполнителю и находится у него в работе до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена, на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю для подшивки в дело.

     Схема движения маршрута входящих документов показана в соответствии с рисунком 2.

     Рисунок 2 – Схема движения маршрута входящего  документа

     Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в учреждении  и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Исходящие документы, как показано на рисунке 3, проходят следующие этапы:

• составление проекта документа исполнителем;
• согласование проекта документа;
• проверка правильности оформления проекта документа;
• подписание документа руководителем;
• регистрация документа;
• отправка документа адресату;
• подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

     Рисунок 3 – Схема движения маршрута исходящего документа

     Внутренние  документы — это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Движение внутренних документов представлено в соответствии с рисунком 4.

     Внутренние  документы по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

• организационные документы, которые регламентируют деятельность ООО ПКФ «СТРОЙ - ЛЕГИОН» (Устав, Положения об отделах, должностные инструкции и т.п.);
• распорядительные документы, издаваемые директором и его заместителем;
• информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

     Подготовка  и оформление внутренних документов осуществляются в соответствии с общими правилами оформления исходящих документов и включают следующие этапы:

• составление проекта документа;
• согласование;
• проверка правильности оформления;
• подписание документа руководителем;
• регистрация.

     На  этапе исполнения работа с внутренними документами организуется согласно правилам работы с входящими документами и включает следующие этапы:

• передача документа исполнителю;
• контроль его исполнения;
• исполнение;
• подшивка исполненного документа в дело.

Рисунок 4 – Схема движения маршрута внутреннего документа

     Существенное  влияние на надлежащее исполнение документов оказывает хорошая организация  контроля за этим процессом. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

     Контроль  исполнения включает:

• постановку документа на контроль;
• проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
• проверку и регулирование хода исполнения;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;
• информирование руководителя.

     Документ  считается исполненным и снимается с контроля после выполнения задания и сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям (подготовка ответа, проведение деловой встречи и т. д.). Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляет директор или заместитель директора.

     С каждым годом количество исходящих, входящих и внутренних документов увеличивается. Основными причинами увеличения объема документации является:

• увеличение числа исходящей документации, связанное с ростом количества организаций, с которыми сотрудничает ООО ПКФ «СТРОЙ - ЛЕГИОН»;
• рост потребностей населения, связанный с желанием приобрести или расширить жилую площадь.

     Важнейшим этапом в изучении трудовых процессов  в аппарате управления является их исследование во времени.  Изучение затрат рабочего времени имеет двоякую цель:

     - получить представление о загрузке  рабочего времени отдельных категорий  работников;

     - исследовать затраты времени  на основные наиболее массовые  виды работ, выполняемых в аппарате управления.