Совершенствование организационной структуры управления

     3.2 Приказ о внесении и утверждении новой должности в «СТРОЙ - ЛЕГИОН»

     Рассмотрев  организационную структуру ООО ПКФ «СТРОЙ - ЛЕГИОН» и проведя анализ системы документооборота фирмы, а, также изучив объем документооборота, был сделан вывод о необходимости ввода дополнительного сотрудника, а также разработке должностной инструкции для данного сотрудника.

     Основой эффективной работы малого предприятия, наряду с другими факторами, является юридически правильное управление персоналом. Для того чтобы оформить введение новой должности в организационную структуру предприятия, необходимо:

• издать приказ о внесении изменений в штатное расписание (приложение А);
• издать приказ об утверждении изменений в штатное расписание (приложение Б);
• внести данные изменения в штатное расписание;
• разработать должностную инструкцию (приложение В).

     Приказ  о внесении изменений в штатное  расписание - это нормативный правовой документ, процесс подготовки которого можно разбить на следующие этапы:

• изучение законодательных и нормативных актов, в соответствии с которыми создается данный приказ;
• выявление раннее изданных по этому вопросу всех распорядительных документов и анализ причин их неисполнения (если это необходимо);
• составление проекта документа;
• оформление проекта приказа, его согласование и подписание.

     Приказ  о внесении изменений в штатное  расписание оформляется на общем  бланке организации и содержит следующие  реквизиты:  

     

• наименование  организации;
• вид документа;
• дату и регистрационный номер;
• место издания;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись;
• визы согласования.

     Данный  приказ согласовывается с главным  бухгалтером и подписывается  руководителем. После издания приказа  необходимо внести данные изменения  в штатное расписание.

     После подписания приказа руководителем организации разрабатывается должностная инструкция на данного сотрудника.

     3.3 Разработка должностной инструкции

     Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый для регламентации организационно-правового  положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Задача состоит в том, чтобы разработать такую должностную инструкцию, которая будет отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, с четкими и краткими формулировками.

     Должностная инструкция работника разрабатывается  на основе:

• Классификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (из него берется соответствующая квалификационная характеристика);
• Трудового кодекса Российской Федерации.

     Должностная инструкция оформляется на общем  бланке организации. Ее обязательные реквизиты: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа, дата, номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись.

     Текст должностной инструкции состоит  из шести разделов. Рассмотрим их.

     1. «Общие положения». Устанавливается сфера деятельности сотрудника, порядок его назначения и освобождения от должности, замещения по должности во время отсутствия, подчиненность и режим работы. В этом же отделе указываются требования к профессиональной подготовке и опыту работы. Также в этот раздел можно включить требования к знаниям и умению (старший делопроизводитель должен знать):

• законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
• трудовое законодательство;
• структуру, штат предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития; кадровую политику и стратегию предприятия; состояние рынка труда; системы и методы оценки персонала; порядок оформления, ведения и хранения документации, практически с любой документацией и их движением; порядок формирования и ведения базы данных предприятия; организацию табельного учета;
• методы учета движения документации,
• порядок составления установленной отчетности;
• возможности использования современных информационных технологий;
• передовой отечественный и зарубежный опыт работы с документацией;
• основы социологии, психологии и организации труда; основы профессиографии; основы профориентационной работы; основы экономики, организации производства и управления;
• средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; правила и нормы охраны труда.

2. «Функции». Перечисляются конкретные задачи, возложенные на сотрудника, указывается форма его участия в управленческом процессе).

3. «Должностные обязанности». Устанавливается порядок выполняемых функций, видов работ, отдельных поручений, этические нормы, которые должен соблюдать сотрудник).
4. «Права». Определяются права специалиста при выполнении им функциональных обязанностей).
5. «Ответственность» Устанавливаются виды наказаний за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование своих прав). Составляется в строгом соответствии с законодательством Российской Федерации

3.4 Подбор персонала

      Требования к кандидату на занятие вакантного рабочего места, прием на работу начинается с детального определения того, кто нужен организации

     Осуществляя набор, отдел ДОУ должен исходить из определения оптимальной численности персонала. Не должно быть как недостатка в работниках, последствиями которого могут быть срывы производственных программ, конфликтные ситуации в коллективе, так и избытка, который может повлечь увеличение денежных затрат по фонду заработной платы, снижение заинтересованности в качественном и высококвалифицированном труде, отток квалифицированных работников.

      Отбор персонала – это серия мероприятий, осуществляемых организацией для выявления из списка заявителей лиц, наилучшим образом подходящих для вакантного места работы.

     Управление  персоналом представляет собой компонент  управления любой организацией, наряду с управлением материальными  и природными ресурсами.

     Для отбора на вакантную должность используются специальные методики, учитывающие систему деловых и личностных характеристик, охватывающих следующие группы качеств:

     - Общественно-гражданская зрелость: способность подчинять личные интересы общественным; умение прислушиваться к критике, быть самокритичным; активно участвовать в общественной деятельности; обладать высоким уровнем политической грамотности.

     - Отношение к труду: чувство личной ответственности за порученное дело; чуткое и внимательное отношение к людям; трудолюбие; личная дисциплинированность и требовательность к соблюдению дисциплины другими; уровень эстетики работы.

     - Уровень знаний и опыт работы: наличие квалификации, соответствующей занимаемой должности; знание объективных основ управления производством; знание передовых методов руководства; стаж работы в данной организации (в том числе в руководящей должности).

     - Организаторские способности: умение организовать систему управления; умение организовать свой труд; владение передовыми методами руководства; умение проводить деловые совещания; способность  к самооценке своих возможностей и своего труда; способность  к оценке возможностей и труда других.

     - Умение работать с людьми: умение работать с подчиненными; умение работать с руководителями разных организаций; умение создавать сплоченный коллектив; умение подобрать, расставить и закрепить кадры.

     - Умение работать с документами и информацией: умение кратко и ясно формулировать цели; умение излагать деловые письма, приказы, распоряжения; умение четко формулировать поручения, выдавать задания; знание возможностей современной техники управления и умение использовать ее в своем труде, умение читать документы.

     - Умение своевременно принимать и реализовывать решения: умение своевременно принимать решения; способность обеспечить контроль за исполнением решений; умение быстро ориентироваться в сложной обстановке; умение разрешать конфликтные ситуации; способность к соблюдению психогигиены, умение владеть собой; уверенность в себе.

     - Морально-этические черты характера: честность, добросовестность, порядочность, принципиальность; уравновешенность, выдержанность, вежливость; общительность, обаятельность, скромность; простота; опрятность и аккуратность внешнего вида [1].

     После этого проводится работа по определению  наличия этих качеств у кандидатов на вакантную должность. Кандидат, в наибольшей степени обладающий всеми необходимыми для вакантной должности качествами, занимает эту должность.

     Необходимо  правильно сформулировать информационное объявление, с тем, чтобы привлечь внимание наиболее подходящих кандидатов. Целесообразно уже в объявлении отметить некоторые особенности интересующего нас персонала (ограничения при наборе), например, образование, опыт работы.

     Источники найма персонала – пути направления, по которым кадровые службы организаций осуществляют поиск будущих сотрудников в процессе найма на работу.

     Основными источниками поступления кандидатов в процессе найма на работу являются:

• внутренние источники (прямой поиск внутри организации или внутренняя реклама);
• прежние сотрудники, ушедшие из организации по собственному желанию (они могут указать других претендентов);
• случайные претенденты и рекомендации;
• институты, университеты и другие учебные заведения;
• государственные службы занятости;
• коммерческие агентства подбор кадров;
• рекламные объявления.

3.5 Внедрение новой штатной единицы

     Документовед  назначается на должность и освобождается  от должности в установленном  действующим трудовым законодательством  порядке приказом директора предприятия. Документовед подчиняется непосредственно  директору фирмы.

     На  должность документоведа назначается лицо, имеющее:

• I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет;
• II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет;
• высшее профессиональное образование без предъявления требований к  стажу работы.

     Документовед  разрабатывает и внедряет технологические  процессы работы с документами и  документной информацией на основе использования организационной  и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа); принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

     Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления; разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

     Организует  внедрение систем ведения документации, принимает меры по упорядочению состава  документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации  документопотоков.