Совершенствование организационной структуры управления

     В зависимости от поставленной цели применяются  различные методы и способы изучения.

     Основой проектирования автоматизированной системы  организации движения документов, т.е. документооборота служат оперограммы.

     На  основании оперограмм документов разрабатываются макеты документов, схемы документооборота и информационных связей, техническое обеспечение управленческой деятельности; осуществляется нормативное проектирование систем управления, т.е. расчет численности управленческого персонала.

     Оперограмма представляет собой описание процесса разработки, согласования, утверждения  и доведения документов до исполнителей в форме схемы последовательно  осуществляемых функциональных операций. Оперограммы составляются по всем формам документов предлагаемых к использованию проектом информационного обеспечения управления.

     На  оперограммах показаны все операции по обработке и движению документа, структурные подразделения, и работники, занятые их выполнением. При этом наглядно видны повторные операции и весь путь прохождения документа, что предопределяет направление рационализаторских предложений по прямоточности движения документа и централизации его обработки. Время, затрачиваемое на выполнение операций с документацией, показано на оперограмме в соответствии с рисунком 5.

Рисунок 5 – Оперограмма движения входящих документов

     Применение  фотографии рабочего дня (ФРД) целесообразно  в тех случаях, когда в обязанности  сотрудников аппарата управления входит исполнение нескольких работ, составляющих короткие (чаще всего один рабочий день) циклы.

     Результаты  ФРД могут отражаться в графической  форме. В этом случае наблюдательный лист имеет форму хронооперограммы с последовательным или суммарным  методом записи.

     Была  построена хронооперограмма, которая  показано на рисунке 6.

     Из  данного рисунка видно, что сотруднику не хватает времени на выполнение своих обязанностей, поскольку фирма  имеет большой поток документации в связи с увеличением заказов. Для устранения этого недостатка необходимо ввести должность делопроизводителя или документоведа. 

Рисунок 6 - Хронооперограмма

     Работа  с документами в «СТРОЙ - ЛЕГИОН»  проводится секретарем. Секретарь руководствуется  в своей деятельности законами РФ, правилами, должностной инструкцией, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом ООО «СТРОЙ - ЛЕГИОН».

     В «СТРОЙ - ЛЕГИОН» применяется централизованная система делопроизводства, в которой  все технические операции по обработке  документов выполняются секретарем. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру, какую имеет «СТРОЙ - ЛЕГИОН». Недостатки централизации заключаются в том, что решения принимают лица, плохо знающие конкретные обстоятельства; затрачивается много времени на передачу информации, а она сама теряется.

     В таблице 1 представлен объем документооборота входящих, исходящих и внутренних документов. В соответствии с ней,  выявлена тенденция увеличения объема документооборота. 
 

     Таблица 1 – Объем документооборота

     Диаграмма представленная на рисунке 7 наглядно показывает объем документооборота в ООО ПКФ «СТРОЙ - ЛЕГИОН», который  увеличился в течение трех лет.

     

     Рисунок 7 – Диаграмма объема документооборота ООО ПКФ «СТРОЙ - ЛЕГИОН»

     Проанализировав работу секретаря в «СТРОЙ - ЛЕГИОН», можно сделать главный вывод  – секретарь не справляется с  потоками документации. Для устранения данного недостатка предлагается ввести дополнительного сотрудника.

     2.4 Техническое обеспечение предприятия

     Для более эффективной работы сотрудников компьютеры объединены в ЛС. «СТРОЙ - ЛЕГИОН» имеет локальную сеть топологии шина, как показано на рисунке 8. Тенденция к объединению компьютеров в сети обусловлена рядом важных причин, таких как ускорение передачи информационных сообщений, возможность быстрого обмена информацией между пользователями, получение и передача сообщений (факсов, e - mail писем и прочего) не отходя от рабочего места, возможность мгновенного получения любой информации из любой точки земного шара, а также обмен информацией между компьютерами разных фирм производителей работающих под разным программным обеспечением. В производственной практике ЛВС играют очень большую роль.

     Рисунок 8 – Схема локальной сети

     Посредством ЛС в систему объединяются персональные компьютеры, расположенные на многих удаленных рабочих местах, которые  используют совместно оборудование, программные средства и информацию. Технические характеристики ПК представлены в таблице 2.

     Основой рабочего места специалиста является персональный компьютер, в состав которого входят: системный блок, монитор, клавиатура и мышь, а также периферийное оборудование: принтер, сканер, модем.

     Для организации удаленного соединения (доступа) компьютера к его последовательному порту подключаются модемы и факс-модемы.

     Таблица 2 – Техническое обеспечение «СТРОЙ - ЛЕГИОН»

     Рабочее место нельзя рассматривать узко специализированно - только решение  задач учета, помимо этого необходимо решать множество задач подготовки деловой документации, ведения архива, текущего обслуживания компьютера и т. п.

     Эти задачи поможет решить базовое программное  обеспечение, которое представлено ниже в соответствии с таблицей 3.

     Таблица 3 - Программное обеспечение ООО  ПКФ «СТРОЙ - ЛЕГИОН»

      Оснащение таким техническим оборудованием  повышает производительность труда  работников, повышает скорость обработки  информации и ее достоверность, что необходимо для повышения эффективности управления.

     Проанализировав работу с документами в «СТРОЙ - ЛЕГИОН», можно сделать главный вывод – секретарь не справляется с потоками документации в «СТРОЙ - ЛЕГИОН». Для устранения данного недостатка предлагается ввести дополнительного сотрудника. 

3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ  ОРГАНИЗАЦИОННОЙ  СТРУКТУРЫ ООО  «СТРОЙ ЛЕГИОН»

     3.1 Мероприятия по совершенствованию работы с документами

     Было  отмечено, что всю работу по документационному  обеспечению управления выполняет секретарь, что, естественно, может привести к появлению ошибок и каких-либо неточностей в работе с документами, нарушение контроля за исполнением документов, несоблюдение сроков исполнения нормативной документации и т.д.

     Особенно  это касается таких видов работ с документами, как хранение, регистрация, классификация и систематизация, а также поиск документации по кадровому делопроизводству. Введение же новой должности и нового отдела позволит правильно организовать работу с документами и повысить эффективность работы не только всех сотрудников данного структурного подразделения, но и всей фирмы.

     Требования  к составлению и оформлению документов внедрили в практику сборники типовых  текстов. Такие сборники могут быть разработаны во всех отраслях народного хозяйства.

     Трафаретизация  облегчает документирование и восприятие информации, так как стандартная  фраза воспринимается нами в девять раз быстрее, чем обычная. Типовые  тексты позволяют экономить до 50—75% времени составителя. И при этом стопроцентная гарантия, что ничего не будет пропущено.

     Трафаретизация  необходима и для того, чтобы можно  было легче и оперативнее вводить  информацию с документа в компьютер. Трафаретные тексты вводятся в действие приказом руководителя организации. Их разработка всегда должна базироваться на государственных стандартах.

     Трафаретные тексты используют следующим образом:

     Исполнитель имеет сборник трафаретов. При  подготовке документа он находит  в сборнике нужный вариант и заполняет  бланк заказа с указанием номера текста и вставок. У исполнителя есть трафаретные тексты. Он от руки или на ЭВМ делает вставки.

     Трафаретизация  не только позволяет повысить производительность труда исполнителей, но и способствует повышению культуры делопроизводства.

     Унификация  и стандартизация как методы совершенствования документов имеют ряд особенностей:

• единообразие требований для всех органов управления, обеспечивающих возможность автоматизированной обработки одного и того же документа в нескольких ВЦ;
• стабильность требований к структуре документов, позволяющих избавиться от частых перестроек программ их обработки;
• регистрация изменений требований к документам и строгий порядок оповещения об этих изменениях (позволяющих пользователям знать заранее о предстоящих изменениях в документальном хозяйстве);
• в надзор за соблюдением требований стандартов как средство борьбы с «творческим подходом» к созданию документов, самобытных по форме и содержанию.

     Таким образом, включение документации в  число объектов государственной  стандартизации является вполне оправданным привлечением стандартизации к реализации документального хозяйства. Значительный опыт стандартизации документов накоплен и за рубежом. Стандартизацию документов в течение длительного времени проводят международные и национальные организации по стандартизации многих стран.