Совершенствование организационной структуры управления

     Организация - это группа людей, деятельность которых  сознательно координируется для  достижения общей цели или целей (определение Честера Бернарда, одного из классиков менеджмента 30-40-х годов).

     Приведенное выше определение справедливо не просто для организации, а для  формальной организации. Существуют также  неформальные организации, группы, которые  возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением, быть может, очень маленьких. И хотя у них нет руководителей, неформальные организации очень важны.

     Таким образом, когда употребляется слово  организация, имеется в виду формальная организация.

     Отношения между людьми формальных организаций  реализуются нормативными документами (приказы, законы, постановления и  т.д.). В неформальной организации  отношения между людьми формируются на основе личных симпатий.

     Из  определения следует, что организация  всегда имеет хотя бы одну общую  цель, разделяемую и признаваемую таковой всеми ее членами. Но формальное управление редко имеет дело с  организациями, имеющими только одну цель. Менеджмент - это управление сложными организациями. Сложные организации имеют набор взаимосвязанных целей.

5. Организация службы ДОУ

     Важным  элементом в организационной  структуре является организация  службы ДОУ. На каждом предприятии существует либо должность делопроизводителя или документоведа, либо отдел ДОУ. В связи с этим необходимо описать организацию службы ДОУ. Существует три формы организации ДОУ:

• централизованная;
• децентрализованная;
• смешанная.

     При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру. Недостатки централизации заключаются в том, что решения принимают лица, плохо знающие конкретные обстоятельства; затрачивается много времени на передачу информации, а она сама теряется; менеджеры низшего звена управления практически устраняются от принятия тех решений, которые подлежат исполнению. Поэтому централизация должна носить умеренный характер.

     Децентрализованная  форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Децентрализация имеет множество достоинств, в числе главных из них: возможность быстрого принятия решений, привлечения к этому менеджеров среднего и низшего уровней; отсутствие необходимости в разработке детальных планов; ослабление бюрократизации.

     И в то же время при децентрализации  возникает недостаток информации, что  неминуемо сказывается на качестве принимаемых решений; меняются масштабы мышления и сужается круг интересов  менеджеров, — в этих условиях чувства могут взять верх над разумом; затрудняется унификация правил и процедур принятия решений, что увеличивает время, необходимое для согласований и «утрясок».

     Чем больше степень децентрализации  полномочий, тем значительнее независимость, самостоятельность низовых подразделений, которая может перерасти в дезинтеграцию и сепаратизм. Потребность в децентрализации возрастает и в территориально разбросанных фирмах, а также в неустойчивой и быстро меняющейся среде, поскольку зачастую просто не хватает времени для согласования с центром необходимых действий, которые должны осуществляться немедленно. Наконец, степень децентрализации зависит от опыта и квалификации руководителей и сотрудников соответствующих подразделений. Чем опытнее и квалифицированнее люди на местах, тем больше прав им можно дать, можно возложить на них большую ответственность, поручить самостоятельно, принимать сложные решения.

     Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

     Цели  службы ДОУ:

• организация работы;
• руководство документационным потоком;
• координация видов работ с документами;
• контроль за последовательностью работы с документами;
• организация работ по документационному обеспечению управления.

     Задачи  службы ДОУ:

• совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования;
• обеспечение единого порядка работы с документами;
• контроль за исполнением документов;
• хранение документов;
• унификация форм документов;
• сокращение по возможности документооборота;
• методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;
• внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

     2 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

     2.1 Общая характеристика ООО ПКФ «СТРОЙ - ЛЕГИОН»

     Строительство в России всегда было и остается одним из наиболее динамично развивающихся направлений экономической деятельности и является по существу катализатором для всей отечественной экономики.

     В данное время в городе Астрахань  идет грандиозное строительство  различных объектов и подготовка к празднованию 450 – летия города.

     Сегодня все большее внимание уделяется  применению эффективных градостроительных и архитектурных решений, поскольку градостроительный фактор существенно влияет на общую стоимость жилища. Как показали современные исследования, доля затрат на создание всех необходимых условий для функционирования среды жизнедеятельности, включая формирование инженерной и транспортной инфраструктуры, благоустройство и озеленение территорий, составляет около 30% от всех затрат на строительство жилых домов. В связи с этим особую актуальность приобретает строительство новых домов за счет уплотнения сложившихся территорий населенных мест.

     В настоящее время в этой отрасли  воплощаются новейшие технологии и современные принципы организации труда. Общество с ограниченной ответственностью производственно – коммерческая фирма «СТРОЙ - ЛЕГИОН» (далее «СТРОЙ - ЛЕГИОН») – фирма, которая за небольшой период своего существования зарекомендовала себя как одна из лучших в городе и является примером организации «нового поколения» по всем показателям.

     «СТРОЙ - ЛЕГИОН» образована в 2001г. История  образования началась в 1999 году, когда  группа энтузиастов решила создать строительную бригаду, которая занималась бы выполнением ремонтно-отделочных работ квартир. Постепенно деятельность бригады набирала обороты, появлялись новые направления деятельности.

     В 2000 г. члены рабочей бригады решили открыть производственно – коммерческую фирму по выполнению строительных работ. Фирма начала принимать заказы инвесторов на подрядные работы по строительству.

     Начиная несколько лет назад свою деятельность как небольшая рабочая бригада  и постепенно расширяя масштабы своей деятельности, за короткий промежуток времени они превратились в строительную компанию, лидирующую на строительном рынке нашего города. Данная фирма способна осуществлять полный комплекс работ, охватывающих все стадии строительного проекта. Применение современных технологий, опыт строительных работ, профессионализм сотрудников фирмы позволяют  находить оптимальные решения.

     «СТРОЙ - ЛЕГИОН» является коммерческой фирмой. В основном организационном документе  – Уставе определены основные цели, и виды деятельности общества фирма специализируется в строительстве, реконструкции жилых и нежилых помещений.

     «СТРОЙ - ЛЕГИОН» является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и  личные неимущественные права, выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества.

     Целью деятельности «СТРОЙ - ЛЕГИОН» является извлечение прибыли, предметом деятельности – строительство и реконструкция, проведение проектных работ.

     Основными направлениями деятельности «СТРОЙ - ЛЕГИОН» являются:

• строительство зданий и сооружений;
• проектирование зданий и сооружений;
• производство строительных конструкций;
• проведение работ по реконструкции зданий г. Астрахани;
• проведение ремонтно – отделочных работ;
• эксплуатация инженерных  инфраструктур  городов  и  других  населенных пунктов.

     «СТРОЙ - ЛЕГИОН» руководствуется следующими нормативно –   правовыми документами: Конституция РФ от 12 декабря 1993 года, ФЗ «О коммерческих и некоммерческих организациях» №129 от 08 декабря 2003 года, ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» №158 от 25 сентября 1998 года, Градостроительный кодекс РФ от 29 декабря 2001 года, Земельный кодекс РФ от 25 октября 2001 года.

     «СТРОЙ  – ЛЕГИОН» вправе осуществлять иные  виды деятельности, не запрещенные законодательством, направленные на достижение уставных целей, после получения соответствующей лицензии.

     2.2 Анализ организационной структуры «СТРОЙ - ЛЕГИОН»

     Оценку  сложившейся на сегодняшний день организационной структуры предприятия  лучше всего проводить в рамках комплексной диагностики состояния предприятия, включающей, кроме того, оценку финансово–экономического состояния, проблемы и направления развития управленческой команды, маркетинговую ориентацию предприятия и прочее.

     Сложившуюся систему управления необходимо менять, когда организационная структура и функции, выполняемые подразделениями, перестали соответствовать решаемым организацией задачам и недостаточны для решения перспективных задач.

     Ознакомимся с организационной структурой «СТРОЙ - ЛЕГИОН», которая представлена на рисунке 1. Структура является линейно – функциональной.

     Трудовые  отношения работников ООО «СТРОЙ - ЛЕГИОН» регулируются действующим  трудовым законодательством, коллективным трудовым договором, правилами внутреннего  трудового распорядка, должностными инструкциями работников.

Рисунок 1 – Организационная структура  ООО ПКФ «СТРОЙ- ЛЕГИОН»

     Возглавляет «СТРОЙ - ЛЕГИОН» директор. Он является исполнительно-распорядительным лицом, который возглавляет фирму. Директор руководствуется действующим законодательством, уставом общества и инструкцией о директоре. В компетенцию директора входит совершение всякого рода сделок, выдача доверенностей; утверждение структуры организации, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников фирмы, подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения  всеми работниками фирмы.