Самоменеджмент, як фактор ефективної системи управління підприємством

П’ять правил, дотримання яких дозволить запобігти втому і занепокоєння, а також підтримувати високий тонус і гарний настрій:

1. Навчиться організовувати роботу, делегувати відповідальність і здійснювати контроль.
2. Застосовуйте трудові навички (виконуйте справи в порядку їх важливості).
3. Намагайтеся трудитися з ентузіазмом.
4. Відпочивайте, не чекаючи втоми, і ви додасте годину в день до вашого активного життя, навчіться розслаблятися на роботі, розслабляйтеся вдома.
5. Коли виникає проблема, вирішуйте її негайно, якщо ви маєте в своєму розпорядженні факти, необхідні для прийняття рішення.

Шість правил, як подолати звичку турбуватися  перш, ніж вона здолає вас:

1. Людина, що страждає від неспокою, повинна повністю забутися в роботі.
2. Не дозволяйте собі засмучуватися через дрібниці.
3. Запитайте себе: «Які шанси того, що подія, через яку я турбуюся, коли-небудь відбудеться?».
4. Зважайте на неминуче.
5. Коли перед вами виникає спокуса продовжувати наполягати на безнадійній справі, встановіть «обмежувач».
6. Не намагайтеся «пиляти тирсу» (не повторюйте минулих помилок).

П’ять правил душевного спокою:

1. Думайте і ведіть себе життєрадісно і Ви відчуєте себе життєрадісно.
2. Не наслідуйте іншим, а краще постарайтеся знайти себе.
3. Ведіть рахунок своїм успіхам, а не своїм неприємностям.
4. Замість того щоб переживати через невдячність, не чекайте подяки і робіть добро заради власної радості
5. Не намагайтеся звести рахунки з вашими ворогами, тому що цим ви принесете собі набагато більше шкоди, ніж їм

Цілі можуть формулюватися у двох особистих документах: життєвому плані і плані кар’єри, а процес знаходження цілей може здійснюватися за допомогою чотирьох ступенів (по Л. Зайверту [28, с.34]):

1. Розробка загальних уявлень про життєві устремління.
2. Диференціація в часі життєвих цілей.
3. Розробка дороговказних уявлень у професійній сфері.
4. Інвентаризація цілей.

Цей підхід поєднується з класифікацією  цілей людини, розробленою Енкельманном [45, с.232] (рис. 1.7):

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1.7 Класифікація цілей людини

 

Планування особистого часу керівника  має своєю метою управління та економію часу за допомогою розробки плану життя, якісними параметрами  якого є «сенс життя», «якість  життя», «рівень життя», «спосіб  життєдіяльності» (спосіб життя).

Початок планування - це структурування часу. Планування часу методом «Альпи» включає в себе наступні стадії [28, с.162] (рис. 1.8):

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1.8 Стадії планування часу методом «Альпи»

 

Серед правил ефективного планування особистого часу керівника можна  виділити наступні:

• планування має охоплювати не більше 60% робочого часу, оскільки кожен день доводиться займатися непередбаченими заздалегідь справами;
• всі витрати робочого часу повинні документуватися і перевіряти ще раз, як і на що використані;
• всі невиконані заплановані завдання повинні ставати основою для складання плану на наступний часовий період;
• планування особистого часу керівника повинне бути регулярним і носити системний характер;
• плануватися повинен тільки той обсяг завдань, який реально може бути здійснений;
• плани складаються не для заспокоєння совісті, а для досягнення особистих цілей;
• втрати часу повинні заповнюватися відразу, краще довше попрацювати, ніж пізніше наганяти;
• планування особистого часу необхідно здійснювати у письмовій формі власного зразка;
• в планах повинні фіксуватися шукані результати, а не якісь дії;
• кожен пункт плану повинен мати чіткі часові рамки;
• в плані повинні бути встановлені пріоритети (ступінь важливості) у виконанні завдань;
• при плануванні необхідно зазначити, які завдання необхідно виконати особисто, а які допустимо і доцільно делегувати іншим особам;
• всі непередбачені справи і відвідувачі є «поглиначами» особистого часу;
• планування має охоплювати як робочий, так і вільний особистий час керівника;
• при плануванні необхідно враховувати час для підготовчої і творчої роботи;
• при плануванні час на непродуктивну роботу необхідно максимально скорочувати;
• планування особистого часу необхідно співвідносити з планами начальників, підлеглих, колег [52, с.222-224].

Інформаційний пошук своєю метою  має задоволення інформаційних  потреб керівника [30, с.103-106]. Особиста поведінка і діяльність в інформаційному полі в першу чергу є наслідком застосовуваних методик раціонального читання і активного слухання. Раціональне читання допомагає краще впоратися з потоком інформації, оскільки безсистемне читання означає втрату часу і порожню витрату коштів.

Самоосвіта має своєю метою  набуття знань і умінь, необхідних для підвищення якості життя, розвиток здатності самоорганізовуватися і організовувати.

Самоосвіта - це самостійне збільшення знань, піднесення в майстерності: чим різнобічнішими і глибшими є знання та досвід, тим точніше вибір рішення і дій по його реалізації. Майстерність тягне за собою визнання оточуючих, що підносить людину, стверджує її в житті, допомагає реалізувати себе.

Самоосвіта - це необхідне мимовільне прагнення людини чи організації до змін внутрішньої бази даних і бази знань. Для організації самоосвіти необхідно використовувати робочий час керівника. Організація самоосвіти полягає в постановці мети, визначенні пріоритетів (головних напрямків), виборі способу і забезпечення регулярності роботи над собою.

Самоосвіта може проводитися в  звичайних формах громадського навчання (вища, середня і професійна освіта) на базі державних та приватних освітніх установ, а також самостійно за індивідуальною методикою.

Організація спілкування своєю  метою має вдосконалення міжособистісних  комунікацій, досягнення більшого взаєморозуміння  з підлеглими, колегами, керівниками, партнерами, підвищення культури ділового спілкування в організації.

Методичні правила мистецтва спілкування:

• не йти від відповідальності за спілкування. Пам’ятати, що в спілкуванні беруть участь як мінімум двоє: один - говорить, інший - слухає, причому в ролі слухача кожен повинен виступати поперемінно;
• прояснювати свої ідеї перед початком їх передачі. Це означає, що необхідно виробити звичку систематично обдумувати і аналізувати питання, проблеми, рішення, які треба зробити об’єктами передачі;
• бути сприйнятливим до потенційних семантичним проблем, що випереджає появу можливого «семантичного шуму». Не шкодувати сил на те, щоб виключити з повідомлення двозначні слова або затвердження. Розмовляти з партнером на «одній мові». Пам’ятати про необхідність врахування спільності «поля досвіду»;
• стежити за мовою власних поз, жестів, виразом обличчя і інтонаціями. Це необхідно, щоб не посилати суперечливих сигналів. Частіше намагатися поглянути на себе і почути себе так само, як бачить і чує співрозмовник;
• вчитися розпізнавати почуття партнера, спостерігаючи за експресивними характеристиками його зовнішності, перш за все- за виразом очей, оскільки міміка пов’язана з психічними якостями особистості. Слід звертати увагу на рухи рук, особливо кистей рук (жестикуляція), на рухи і положення тіла (пантоміма);
• випромінювати емпатію (пильну увагу до почуттів інших людей, вміння поставити себе на їхнє місце) і відкритість. Активно користуючись емпатією при обміні інформацією, ми як би налаштовуємо відповідним чином приймаючу сторону і одночасно пристосовуємо варіант кодування і передачі повідомлення до партнера (індивіду або групі) і ситуації;
• створювати в організації клімат шанобливого ставлення і довіри до співробітників, у тому числі за рахунок неформальних контактів і структур. Якщо керівники відкриті і чесні зі своїми співробітниками, останні в спілкуванні, в обміні інформацією відповідають тим же;
• формувати стиль спілкування, спираючись насамперед на особистий авторитет. Ефективне ділове спілкування - це відносини партнерства;
• дбайливо звертатися зі словом. Слово було і залишається головним засобом комунікації. Добре слово керівника може окрилити підлеглого, пробудити в ньому самоповага, стати важливим каталізатором соціальної творчості, в той час як погане слово - на довгий час травмує, вибиває з нормальної колії;
• пам’ятати, що головне в культурі спілкування - повага до людини, потреба і здатність зрозуміти іншого [8, с.184].

 

 

1.3 Практика самоменеджменту  в сучасній організації

 

 

Неможливо ефективно управляти  іншими людьми, якщо не навчився керувати собою, своїм часом, своїми ресурсами - грошовими, енергетичними, фізичними, духовними. Тому ефективний самоменеджмент - це перша умова ефективного менеджменту в цілому. У зв’язку з цим створення умов для гармонійного розвитку особистості керівника - найважливіше завдання власників бізнесу [10, с.632].

В процесі індивідуального  планування та управління своєю діяльністю керівник краще пізнає свою роботу, ресурси і можливості співробітництва; отримує обґрунтовані дані про свої права, обмеження та про використання робочого часу. В результаті керівник пізнає самого себе, що дозволяє не просто працювати, а досягти високих  результатів.

Особистий план керівника  повинен бути тісно пов’язаний з перспективними і комплексними планами компанії. Він включає наступні пункти: 

1. Планування своєї роботи з управління;
2. Планування свого робочого часу;
3. Планування роботи з самовдосконалення;
4. Планування якості свого життя [28, с.98].

При плануванні своєї роботи керівник повинен визначити цілі та завдання як на найближчий час, так  і в стратегічному аспекті. До типових проблем діяльності менеджерів як середньої, так і вищої ланки відноситься те, що вони занадто мало часу приділяють розвитку підприємства, плануванню інновацій та на різні перетворення. Також недостатньо уваги приділяється питанням координації та стратегічного підходу, надмірно багато часу йде на рутинну роботу, яку можна доручити іншим. 

Будь-яка мета має сенс тільки тоді, коли встановлені терміни її втілення і сформульовані бажані результати [30, с.103-106]. Тому після визначення мети керівник складає для себе індивідуальну програму заходів. Вибір мети - це розумова діяльність, спрямована на отримання результату, а заходи - це практичні дії. 

Щоб скласти гарний план використання робочого часу, важливо  точно знати свій бюджет часу і  сукупність планованих завдань. Необхідно  встановити пріоритетність справ і  строго слідувати їй навіть в тому випадку, коли менш важливі справи виконуються  набагато легше і швидше, чим більш  важливі. При складанні індивідуального  плану слід передбачити час, необхідний для проведення різних нарад, бесід  із колегами та підлеглими, для прийому  відвідувачів, для відряджень і пр. 

Особистий план повинен  бути реальним і не перевантаженим. Слід виділити відповідний резерв часу для непередбачених робіт, що виникають випадково виникають (1:00 в день або півдня в тиждень). Час проведення нарад, конференцій, зборів повинно бути мінімальним, але в той же час достатнім для обміну інформацією. [31, с.44].

Є десять «золотих» правил, які з успіхом використовуються при реалізації практики самоменеджменту в сучасних організаціях. Їх виконання допомагає домогтися кращої організації роботи і успішного планування свого часу [28, с.174] (рис. 1.9).

 

 

1. Формування робочих  блоків, в які включається виконання  великих чи схожих по характеру  завдань.

Тому, хто постійно перериває  свою роботу або кому заважають сторонні, для виконання завдання потрібно значно більше часу, ніж тому, хто  зосередився виключно на виконанні  роботи такого ж обсягу. Перерви  вимагають додаткових витрат часу і  зусиль для чергового «розбігу» і «занурення» в роботу. Якщо об’єднати виконання декількох невеликих за обсягом, але подібних за характером робіт (наприклад, телефонні розмови, відповіді на листи кореспондентів, обговорення службових питань з співробітниками) в робочі блоки, то економія часу буде в наявності.

2. Навмисне усамітнення  і встановлення неприйомних годин.

Для виконання надзвичайно  важливих завдань необхідно мати можливість працювати спокійно, без  будь-яких перешкод ззовні. Неприпустимо, щоб двері робочого кабінету керівника були відкриті завжди і для всіх. Крім того, все одно неможливо влаштувати так, щоб керівника завжди могли застати по телефону, адже час від часу доводиться виїжджати до клієнтів, на переговори і т.п. Значить, необхідно встановити особисті неприйомні години. Для цього слід переключити телефон на секретаря, колег або скористатися автовідповідачем. Тільки в цьому випадку у робочому розкладі керівника з’являється проміжок часу, коли він може, максимально зосередившись, домогтися найвищої продуктивності праці і результативності. На телефонні дзвінки, що надійшли в цей період, можна буде відповісти пізніше.

3. Встановлення регламенту  при проведенні переговорів, а  також визначення необхідних  витрат часу для виконання  певних завдань.

Тривалість виконання  тієї чи іншої роботи зазвичай залежить від наявного в розпорядженні  часу. Чи не кожна ділова людина скаржиться на занадто затяжні і малорезультативні переговори. Обговорювати треба все, що необхідно, але не більше години. Цього часу цілком повинно вистачати для того, щоб вислухати всі точки зору і прийняти основні рішення. Часом ділові зустрічі перетворюються на непотріб «говорильню». Найчастіше їх призначають на 10:00 ранку, і переговори тривають до обіду. Між тим, якщо зустріч призначати на 11:00 ранку, то вона також неодмінно закінчиться до обіду, причому, можливо, з кращим результатом. Отже, слід встановлювати жорсткі тимчасові рамки при проведенні переговорів, нарад і т.п. Час - гроші, і якщо останні постійно вважають, то витрати часу, в кінцевому підсумку теж мають своє грошове вираження, враховують вкрай рідко.