Разработка плана организации личной работы менеджера

Повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;

Распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них о конца;

Психологическая доброжелательность и готовность всегда прийти на помощь коллеге, что приводит к выполнению работы другого сотрудника и отставание в выполнении собственных функций;

Психологическая скромность, которая может вызвать затруднения  в выполнении обязанностей и невозможность  обратиться за помощью к коллегам или начальнику, а затем и увеличение длительности выполнения работ;

Психологическая несовместимость  внутри трудового коллектива и прочие факторы. Факторы помех представлены в Приложении Д.

 

3.2 Мероприятия по повышению эффективности использования рабочего времени

Проведенные исследования об использовании рабочего времени офис-менеджера позволяют сделать вывод о том, что данный процесс построен не рационально. Для улучшения наглядности требующихся мероприятий был составлен план организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени, представленный в таблице 3.1.

Таблица 3.1 - План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени

Мероприятия по улучшению использования  рабочего времени	Меры по улучшению не нужны, так  как… (обоснование)	Меры по улучшению нужны		Вид контроля
		Немедленно	В течение года
1. Планирование рабочего  времени
Составление плана дня  в письменной форме	Текущие дела выполняются  по мере возникновения	Реализация с ближайшего рабочего дня	Реализация в течение 3 месяцев	Постоянный
Последовательное планирование рабочего дня	Текущие дела выполняются  по мере возникновения	Реализация с ближайшего рабочего дня	Реализация в течение 3 месяцев	Ежедневный
Использование Outlook 2007	Текущие дела выполняются  по мере возникновения	Реализация с ближайшего рабочего дня	Реализация в течение 3 месяцев	Проводить в конце  каждого рабочего дня
Использование дневника времени	Текущие дела выполняются  по мере возникновения	Реализация с ближайшего рабочего дня	Реализация в течение 3 месяцев	По мере выполнения
2. Факторы помех
2.1. Бумажная работа	Текущие дела выполняются  по мере возникновения	Провести структуризацию необходимой работы. Снизить долю «текучки» и отказаться от незапланированной  работы	Согласовать свои действия с коллегами и партнерами	По мере реализации
2.2. Посетители	Текущие дела выполняются  по мере возникновения	Провести структуризацию необходимой работы. Снизить долю «текучки» и отказаться от незапланированной  работы	Согласовать свои действия с коллегами и партнерами	Ежедневный
2.3. Телефон	Текущие дела выполняются  по мере возникновения	Провести структуризацию необходимой работы Снизить долю «текучки»  и отказаться от незапланированной  работы	Согласовать свои действия с коллегами и партнерами	Ежедневный

 

Работа по совершенствованию  организации труда офис-менеджера состоит из двух этапов. На первом этапе необходимо закрепить имеющиеся положительные аспекты распределения рабочего времени.

Для менеджера положительными признаются распределение времени  по присутствию на оперативных совещаниях и в служебных командировках. При этом, нельзя не заметить, что положительные факторы достигнуты по причине их регламентирования руководством Организации и его структурой. Прочие статьи расходования рабочего времени необходимо корректировать.

 

Заключение

 

Менеджер, как особый вид работников, является важной составной  частью коллектива. Коллектив только тогда достигнет цели, если все  будут работать в духе сотрудничества и взаимопонимания.

Большая роль в улучшении  использования рабочего времени  отводится его планированию, что является одной из главных задач руководителя.

Именно планирование рабочего времени позволяет руководителю сконцентрироваться на главном с  учетом сроков и времени решения  основных задач.

Нормирование и планирование рабочего времени исполнителей и руководителей значительно повышает эффективность его использования и наилучшим образом сказывается на конечных результатах деятельности подразделений.

Объектом данного исследования является деятельность менеджера отдела кадров ЗАО «БК Эра».

Анализ использования рабочего времени проводился в двух направлениях: использование фонда рабочего времени и оценка структуры затрат рабочего времени менеджера компании.

Оптимизация труда менеджера  основывается на исследовании и анализе  продолжительности выполнения тех или иных профессиональных обязанностей и должностных инструкций. После сбора первоначальной информации о выполняемых работах, вычисляется их доля в совокупности всех работ.

В результате работы, основываясь  на методе экспертных оценок, были выявлены несоответствия плановой продолжительности выполнения каждой из работ ее фактическому значению, и разработан план мероприятий по совершенствованию использования рабочего времени.

 

 

 

Список использованных источников

 

1. Архангельский Г.А. Тайм-менеджмент как инструмент развития фирмы. [Электронный ресурс http://www.cfin.ru/management/people/time-1.shtml
2. Архангельский Г.А. Диагностика тайм-менеджмента: как измерить неосязаемое. [Электронный ресурс http://www.improvement.ru/consult/diagnost2/
3. Архангельский Г.А.. Корпоративный тайм - менеджмент: Энциклопедия решений решении / Г.А. Архангельский. - М. Альпина Бизнес Букс, 2008. - 160 с.
4. Архангельский Г.А. Формула времени. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2009 - 224 с.
5. Балдин И.В. Менеджмент: пособие / И.В. Балдин, Г.Е. Ясников. – Мн.: БГЭУ, 2007. – 306 с.
6. Вершигора Е.Е. Менеджмент. - М.:ИНФРА – М, 2005. – 357 с.
7. Виноградский М.Д., Шканова О.М. Организация труда менеджера. Учебное пособие / К.: Кондор, 2007. - 518 c.
8. Гончаров В.И. Менеджмент предприятия. – Мн.: МИУ, 2004. – 244 с.
9. Гончаров В.И. Менеджмент: Учебное пособие. – Мн.: Мисанта, 2007. – 624 с.
10. Друкер П.Ф. Практика менеджмента: учебное пособие. – М.: Вильямс, 2005. - 398 с.
11. Ермаков В.В. Менеджмент организации. - М.: МОДЕК, МПСИ, 2005.-208 с.
12. Зайверт Л. Ваше время - в Ваших руках: Советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время. - М.: ИНФРА-М, 2005. - 267 с.
13. Захаренко Г. Тайм-менеджмент. - СПб.: Питер, 2004. - 128 с.
14. Зудина Л.Н. Организация управленческого труда. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 369 с.
15. Менеджер в организации. Современный менеджер [Электронный ресурс] http://infomanagement.ru/lekciya/Myenyedzhyer_v_organizacii
16. Мишин В.М. Исследование систем управления. - М.: ЮНИТИ – ДАНА. 2006.-527с.
17. Новак Б. В.Тайм-менеджмент на компьютере. Как управлять своим временем эффективно. - СПб.: Питер, 2007. - 128 с
18. Основы менеджмента: современные технологии. Учебно-методическое пособие. Под ред. проф. М.А. Чернышева. – М.: ИКЦ «МарТ», 2006. – 369 с.
19. Сацков Н.Я. Практический менеджмент. Методы и приемы деятельности руководителя/ http://www.litru.ru/?book=145&description=1

 

 

Приложение А

 

Матрица приоритетов Эйзенхауэра

 

 

 

 

Приложение Б

 

Организационная структура  ЗАО «Большекаменская ЭРА»

 

 

 

Приложение В

 

Анализ затрат рабочего времени специалиста за первую неделю наблюдений

Наименование работы (перечень элементов затрат)	Индекс (шифр затрат)	Продолжительность работ, всего		В том числе
				сократить нельзя		можно сократить или исключить
		мин	% к итогу	мин	% к продолж. данной работы	мин	% к продолж. данной работы
Прием телефонных звонков	01	600	20	300	50	300	50
Предварительная утренняя проверка явки работников подготовка материалов, отчетов	02	150	5	150	100
Выполнение общественной работы, прием заказов сотрудни-ков  на обеды с доставкой	03	210	7	210	100
Работа с руководством подразделений	04	360	12	360	100
Организация оперативного совещания	05	150	5	60	40	90	60
Взаимодействие с клиентами  и заказчиками	06	420	14	120	29	300	71
Изучение рабочих документов, литературы, подготовка нормативных документов, справок	07	360	12	60	17	300	83
Работа с почтой, корреспонденцией, газетами и журналами	08	120	4	120	100
Регламентированные перерывы	09	150	5	25	17	125	83
Служебные командировки (поездки в пределах города на почту, оплата платежей за телефонную связь)	10	90	3	60	67	30	33
Оперативное совещание	11	300	10	300	100
Нерегламентированные  перерывы	12	30	1	30	100
Организация сервисного обслуживания оборудования офис	13	60	2	30	50	30	50
Итого		3 000	100	1 825	61	1175	39

Приложение Г

Анализ затрат рабочего времени специалиста за вторую неделю наблюдений

Наименование работы (перечень элементов затрат)	Индекс (шифр затрат)	Продолжительность работ, всего		В том числе
				сократить нельзя		можно сократить или исключить
		мин	% к итогу	мин	% к продолж. данной работы	мин	% к продолж. данной работы
Прием телефонных звонков	01	600	20	300	50	300	50
Предварительная утренняя проверка явки работников подготовка материалов, отчетов	02	150	5	150	100
Выполнение обществ. работы, прием заказов сотрудников на обеды с доставкой	03	210	7	210	100
Работа с руководством подразделений	04	360	12	360	100
Организация оперативного совещания	05	150	5	60	40	90	60
Взаимодействие с клиентами и заказчиками	06	420	14	120	29	300	71
Изучение рабочих документов, литературы, подготовка нормативных  документов, справок	07	360	12	60	17	300	83
Работа с почтой, корреспонденцие, газетами и журналами	08	60	2	60	100
Регламентированные перерывы	09	210	7	35	17	175	83
Служебные командировки	10	90	3	60	67	30	33
Оперативное совещание	11	300	10	300	100
Нерегламентированные  перерывы	12	30	1	30	100
Организация сервисного обслуживания оборудования офис	13	60	2	30	50	30	50
Итого		3 000	100	1 775	59	1 225	41

Приложение Д

 

Факторы помех

Виды помех, занятия	Продолжительность, мин	Возможные причины потери времени	Меры по устранению
Отсутствие планирования	1200	Ориентация на близлежащие цели и пропускание дел с долгосрочной перспективой, следовательно, возникновение  авралов; Отсутствие каждодневного планирования рабочего дня и сбивание графика  работы	Выполнение работ пропорционально их стратегической значимости; Ведение предварительного планирования рабочего дня; Проведение работы с психологом по разрешению проблемы несобранности; плохого внимания и памяти
Работа в условиях кризиса	1450	Стремление помочь коллегам из-за психологической отзывчивости; Нерациональное распределение  на отдельные виды выполняемой работы; Нерациональное распределение  работ внутри трудового коллектива; Сбои в работе из-за несогласованности  в планах работ с контрпартнерами	Выполнение собственных профессиональных обязанностей, а затем принятие на себя чужих обязанностей; Делегирование полномочий; Согласование в графиках работы с другими структурными подразделениями  своей фирмы и с фирмами-партнерами
Обычные дела и «текучка»	710	Недостаточное планирование; Перекладывание перспективных  дел на более поздний срок; Отсутствие механизма выполнения ежедневных обязанностей	Отсортировывать все дела по степени  важности и выполнять их в соответствии с данным реестром; Предварительная подготовка к выполнению обязанностей и работ, результат от которых требуется в перспективе; Разработать принцип выполнения ежедневных обязанностей и начинать рабочий  день с выполнения рутинных заданий  и поручений, в конце рабочего дня проводить ревизию выполненной  работы и составлять план на следующий день

¹ Менеджер в организации. Современный менеджер [Электронный ресурс] http://infomanagement.ru/lekciya/Myenyedzhyer_v_organizacii