Разработка плана организации личной работы менеджера

 

При этом графа 2 таблицы 2.2 заполняется на основании экспертного опроса о целесообразной структуре затрат рабочего времени для данного специалиста с точки зрения задач отдела и функций, порученных данному специалисту.

Для анализа рациональности использования рабочего времени  офис-менеджера организации за каждую неделю наблюдений, представленного в Приложениях В, Г необходимо использовать результаты сравнения рекомендуемой и фактической структуры затрат рабочего времени, представленные в таблице 2.2.

Таблица 2.2 - Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям специалиста

Наименование работ (перечень элементов  затрат)	Плановые затраты рабочего времени, мин	Фактические затраты  рабочего времени, мин
Прием телефонных звонков	600	1200
Предварительная утренняя проверка явки работников подготовка материалов, отчетов	720	300
Выполнение общественной работы, прием  заказов сотрудников на обеды  с доставкой	420	420
Работа с руководством подразделений	720	720
Организация оперативного совещания	180	300
Взаимодействие с клиентами  и заказчиками	600	840
Изучение рабочих документов, литературы, подготовка нормативных документов, справок	600	720
Работа с почтой, корреспонденцией, газетами и журналами	600	180
Регламентированные перерывы	300	360
Служебные командировки (поездки в  пределах города на почту, оплата платежей за телефонную связь)	60	180
Оперативное совещание	600	600
Нерегламентированные перерывы	540	60
Организация сервисного обслуживания оборудования офис	60	120

 

Для обеспечения возможности анализа  затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. Для этого необходимо определить затраты времени по каждому виду затрат, используя шифры классификатора:

                                          (2.1)

где

- затраты времени в  j-й день наблюдения по i-му виду  работ, мин.

Затем, необходимо определить удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах:

                                    (2.2)

где

- общее время наблюдений, мин. Находится по формуле:

                                           (2.3)

где

- количество часов,  в течение которых в j-й день  наблюдения не проводились, час

В данном случае значение для всех . Тогда:

Полученные таким образом  данные заносятся в таблицу 2.3.

Таблица 2.3 - Анализ соответствия затрат времени поставленной цели

Формулировка цели III уровня	Плановые затраты времени (эксперт.), %	Фактические затраты времени, %
Прием телефонных звонков	10	20	-10
Предварительная утренняя проверка явки работников подготовка материалов, отчетов	12	5	7
Выполнение общественной работы, прием  заказов сотрудников на обеды  с доставкой	7	7	0
Работа с руководством подразделений	12	12	0
Организация оперативного совещания	3	5	-2
Взаимодействие с клиентами  и заказчиками	10	14	-4
Изучение рабочих документов, литературы, подготовка нормативных документов, справок	10	12	-2
Работа с почтой, корреспонденцией, газетами и журналами	10	3	7
Регламентированные перерывы	5	6	-1
Служебные командировки (поездки в  пределах города на почту, оплата платежей за телефонную связь)	1	3	-2
Оперативное совещание	10	10	0
Нерегламентированные перерывы	9	1	8
Организация сервисного обслуживания оборудования офиса	1	2	-1

 

При этом расхождение  фактических и плановых затрат времени  будет положительным, если фактические  затраты времени меньше плановых, и отрицательным, если фактические  затраты больше плановых.

На основании мнения экспертов, представленного в таблице 2.3, можно оценить структуру затрат рабочего времени менеджера отдела кадров ЗАО «БК Эра».

Таким образом, менеджеру необходимо сократить затраты времени на:

Прием телефонных звонков  – на 10% от общего фонда времени;

Взаимодействие с клиентами  и заказчиками – на 4% от общего фонда времени;

Изучение рабочих документов, литературы, подготовка нормативных  документов, справок – на 2% от общего фонда времени;

Служебные командировки – на 2% от общего фонда времени;

Организация оперативного совещания – на 2% от общего фонда  времени;

Регламентированные перерывы – на 1% от общего фонда времени;

Организация сервисного обслуживания оборудования офиса –  на 1% от общего фонда времени.

Анализ затрат рабочего времени за две недели наблюдений представлен в таблице 2.4, где наглядно показано необходимое сокращение затрат рабочего времени по каждому элементу затрат в процентном отношении к фактическим затратам рабочего времени на данную работу.

Таким образом, основываясь на мнении экспертов, офис-менеджеру организации необходимо перераспределить 40% рабочего времени и более полно уделять внимание вопросам:

Повышения квалификации – на 7% от общего фонда времени;

Подготовки исходящих  документов и справок – на 7% от общего фонда времени.

Для оценки результативности использования рабочего времени  можно применить коэффициент  экстенсивности, отражающий использование  фонда рабочего времени:

Таблица 2.4 - Анализ затрат рабочего времени за весь период наблюдений

Наименование работы (перечень элементов затрат)	Индекс	Продолжительность работ, всего		В том числе
				сократить нельзя		можно сократить или исключить
		Мин	% к итогу	мин	% к продолж. данной  работы	мин	% к продолж. данной  работы
Прием телефонных звонков	01	1200	20	600	50	600	50
Предварительная утренняя проверка явки работников подготовка материалов, отчетов	02	300	5	300	100	-	-
Выполнение общественной работы, прием заказов сотрудников  на обеды с доставкой	03	420	7	420	100	-	-
Работа с руководством подразделений	04	720	12	720	100	-	-
Организация оперативного совещания	05	300	5	120	40	180	60
Взаимодействие с клиентами  и заказчиками	06	840	14	240	29	600	71
Изучение рабочих документов, литературы, подготовка нормативных  документов, справок	07	720	12	120	17	600	83
Работа с почтой, корреспонденцией, газетами и журналами	08	180	3	180	100	-	-
Регламентированные перерывы	09	360	6	60	17	300	83
Служебные командировки (поездки в пределах города на почту, оплата платежей за телефонную связь)	10	180	3	120	67	60	33
Оперативное совещание	11	600	10	600	100	-	-
Нерегламентированные  перерывы	12	60	1	60	100	-	-
Организация сервисного обслуживания оборудования офис	13	120	2	60	50	60	50
Итого		6 000	100	3 600	60	2 400	40

 

                                             (2.4)

где		- регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.
		- фактический фонд  рабочего времени, мин.

Таким образом, в данном случае, из таблицы 2.1 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составляют 600 мин., нерегламентированные перерывы составляют 120 мин., а весь фонд рабочего времени составляет 6 000 мин. Тогда:

Полученное значение коэффициента экстенсивности для офис-менеджера  организации достаточно низкое и говорит об отсутствии нарушений режима труда и отдыха, однако указывает на имеющиеся резервы лучшего использования фонда рабочего времени.

Далее определим показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам:

Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, рассчитывается по формуле:

                                             (2.5)

где

- потери рабочего времени,  зависящие от исследователя, мин.

В данном случае, потери рабочего времени составили примерно 5 минут за каждый день наблюдений, таким образом за весь период наблюдений ПР=50 мин. Тогда:

Полученное таким образом  значение коэффициента потерь рабочего времени зависящее от исследователя говорит о том, что данный вид потерь незначителен и не влияет на исследуемую проблему.

Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами не зависящими от исследователя рассчитывается по формуле:

                                   (2.6)

где

- потери рабочего времени  из-за нарушений режима работы, мин.

В данном случае, из таблицы 2.1 видно, что нерегламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 120 мин., из которых 50 мин. – потери рабочего времени, зависящие от исследователя. Следовательно, потери рабочего времени из-за нарушений режима работы составили 70 мин. Тогда:

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения режима работы также мало, однако указывает на имеющиеся недостатки в организации рабочего времени офис-менеджеру организации.

Коэффициент потерь рабочего времени на регламентные перерывы, рассчитывается по формуле:

                                   (2.7)

где

- время на отдых  и личные надобности, мин.

В данном случае, из таблицы 2.1 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 600 мин., следовательно коэффициент потерь составляет:

Полученное значение коэффициента потерь рабочего времени  на регламентированные перерывы очень  велико и говорит о больших резервах лучшего использования рабочего времени. Тем более, что по принятому нормативу регламентные перерывы в работе должны составлять 6% от фонда рабочего времени.

Таким образом, на основании  вычисленных коэффициентов, можно  говорить о том, что у офис-менеджера организации отсутствуют нарушения режима труда и отдыха, а напротив, имеются значительные резервы лучшего использования рабочего времени.

 

3 Разработка мероприятий  по совершенствованию планирования  личной работы менеджера

 

3.1 Выявленные недостатки использования рабочего времени менеджера

В результате исследования использования рабочего времени менеджера отдела кадров был выявлен ряд неудовлетворительных моментов в организации его рабочего времени. Причинами к такой ситуации может послужить множество факторов. Это могут быть как факторы внутренней среды организации, так и психологические факторы личности сотрудника.

Со стороны организации  мешать рациональному использованию  рабочего времени офис-менеджера  может следующее:

Не рациональное распределение должностных обязанностей внутри трудового коллектива;

Отсутствие четкого  графика проведения совместных мероприятий  различными подразделениями фирмы;

Использование практики внезапного внедрения дополнительных условий в работу персонала;

Частые смены руководящих директив о расстановке персонала по должностям, и изменение должностных инструкций;

Наличие дублирования выполняемых  функций;

Со стороны личностных и психологических характеристик  сотрудника могут проявляться следующие  негативные моменты, влияющие на использование рабочего времени:

Медлительность в действиях;

Отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;