Разработка плана организации личной работы менеджера

Подготовка перспективного плана – это еще не конец  работы. Чтобы перейти к конкретным текущим планам нужно решить, как наиболее целесообразно построить свою работу; какое время вы в состоянии выделить на те или иные дела; в какой последовательности их следует выполнять; каким образом распределять время в пределах рабочего дня.

Оперативное планирование работы осуществляется, как правило, не более чем на текущую неделю. В основном это планы «на сегодня», «на завтра». Они служат эффективным инструментом в борьбе с текучкой в том случае, если строятся на основе годовых, квартальных, месячных планов и согласуются с так называемыми графиками работ дня, недели.

Работы, которые выполняет  менеджер, лично делятся на периодические повторяющиеся и внезапно возникают.

Периодические работы повторяются  ежедневно, еженедельно, ежемесячно в  определенном ритме. Это такие виды работ:

- работа с документами;

- совещания;

- прием специалистов и работников организации;

- прием посетителей;

- работа в подразделениях.

Время выполнения периодических  работ должен определяться точно.

Работы, которые повторяются - это служебные командировки, обучение, совещания и посещение других организаций. Затраты времени на их выполнение также планируются точно.

Работы, которые возникают  внезапно, в плане предусмотреть  невозможно. Для этого необходимо проектировать в плане резерв времени на их выполнение, а если его будет недостаточно, то надо уменьшить затраты времени на запланированные работы, перенести на другое время, или поручить их выполнение ответственному работнику аппарата управления.

Планирования личной работы надо рассматривать не только как составление порядке работы. Здесь важным является определение времени их производства, сроков начала и окончания. При этом надо учитывать все будущие виды работ, сравнивать необходимый для работы время с плановым фондом времени в общем бюджете рабочего времени.

После составления плана надо проявить умение и настойчивость в его исполнении, обеспечить необходимый контроль за выполнением планов другими управленческими звеньями.

Контроль выполнения плана личной работы и задач исполнителями  должен быть регулярным и последовательным. Это дисциплинирует самого менеджера и его подчиненных, способствует эффективному использованию рабочего времени, повышению качества управления организацией.

Для облегчения оперативного планирования менеджер разрабатывает  график работ. В нем устанавливается четкий распорядок рабочего времени (дня, недели).

Рабочие планы и графики  менеджера должны быть скоординированными с планами и графиками высшего  руководства и, в свою очередь, быть базой для разработки планов низшего  уровня управления или личных планов подчиненных.³

Заблаговременно составленные планы работы руководителя дисциплинируют его труд, исключают невыполнение важных мероприятий. Без плана рабочий  день руководителя обычно заполняется  текущими и горящими делами, не остается времени на решение перспективных вопросов, повышение своей квалификации, реализацию духовных интересов и отдых. Составление плана работы требует предварительного анализа положения дел, а это активизирует работу руководителя, делает ее более целенаправленной.

 

1.3 Методы рационализации деятельности менеджера

Принцип Парето, или правило 80/20 был сформулирован в 19 веке итальянским  экономистом Д.Парето и с тех  пор не претерпел никаких изменений, оставаясь практически универсальным  мерилом человеческой эффективности  в самых разных областях жизни. Его учет способен значительно облегчить наше суетное (или наполненное непостижимым смыслом) существование.

Руководители проектов знают, что на 20% их работы требуется 80% потраченного времени и ресурсов. А 20% их усилий и времени приводят к совершению 80% их работы.

Исходя из него, в списке из 10 каждодневных дел всего 2 дела обеспечат  вам 80 процентов планируемого успеха. Главное - точно определить их и сделать  приоритетными. А остальные 8 можно  оставить несделанными, потому что  ценность их результатов будет гораздо меньше.

Применяя это правило, можно уклониться от опасности увязнуть в делах, приносящих слабые результаты, и о важности сосредоточиться  на 20 процентах дел, которые дают наиболее обильные плоды.

Метод Эйзенхауэра - Предложенное Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на вашу работу. Срочность – тем, насколько быстро надо выполнить это дело.⁴

В зависимости от срочности  и важности Эйзенхауэр предложил 4 категории  приоритетности дел и отразил их в матрице (Приложение А).

Срочные/важные дела. Это  дела, несвоевременное выполнение которых  приведет к значительному ущербу для ваших дел. За них следует  приниматься немедленно и самому их выполнять.

Менее срочные/важные дела. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти дела рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сроки. Поэтому необходимо перепроверить степень важности и попробовать их полностью или частично поручать своим сотрудникам.

Срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность  попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории  оседают на письменном столе, и без  того заваленном бумагами. Если вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то вам не следует жаловаться на перегрузку работой.

Приступить  к высокоприоритетной задаче и настойчиво трудиться над ней, пока процент  ее выполнения не станет равным 100, - значит подвергнуть испытанию и иметь возможность проявить собственный характер, силу воли и деловую решительность, таким образом преображается и укрепляется собственный характер.

Метод Альпы представляет собой последовательность из пяти стадий, от наименьшего к «вершине» - окончательному результату. Метод относительно прост и легко запоминается, поэтому после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления плана дня. «Альпы» имеют пять маршрутов (стадий):

1. составление заданий – задач дня;
2. оценка длительности акций;
3. резервирование времени;
4. принятие решений по приоритетам и перепоручению;
5. контроль (учет не сделанного).

Первая стадия. Задачи дня. Записать под соответствующими рубриками (разделами) своего «плана дня» все то, что надо сделать завтра:

- задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

- невыполненное накануне;

- новые дела;

- сроки;

- периодически возникающие задачи.

Записывать, нужно используя  сокращения:

В - визиты, совещания;

Д - делегирование дел;

К - контроль и т.д. Затем их необходимо распределить по приоритетности, на длительные и короткие.

Вторая стадия. Длительность дел. Необходимо поставить против каждой задачи приблизительное время для  ее выполнения, суммировать и определить ориентировочно общее время.

Третья стадия. Резерв времени. План дня рассчитывается на 60% рабочего времени, а 40% – должно составлять резервное время для неожиданных дел.

Четвертая стадия. Приоритетные дела, сокращение и перепоручение  дел. На данной стадии устанавливаются однозначные приоритеты для своих дел с помощью метода Эйзенхауэра и уточняются задачи дня.

Пятая стадия. Контроль. Осуществляется контроль за выполнением  своего плана дня и перенос  несделанного на другой день.⁵

 

 

2 Анализ планирования  личной работы менеджера в компании ЗАО «БК Эра»

 

2.1 Общая характеристика предприятия

Акционерное общество «Большекаменская ЭРА» является закрытым акционерным обществом.

Юридический адрес ЗАО  «Большекаменская ЭРА»: Приморский край, г. Большой Камень, пер. Советский, д.3.

Порядок создания и дальнейшей деятельности ЗАО регулируется Гражданским кодексом РФ, Законом «Об акционерных обществах», Законом «О рынке ценных бумаг», а также Законом «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Закрытым акционерным обществом (ЗАО) является коммерческая организация, уставный капитал которой разделен на определенное число акций, удостоверяющих обязательственные права участников общества (акционеров) по отношению к обществу; при этом акции ЗАО распределяются только среди его учредителей или иного, заранее определенного круга лиц.

ЗАО «Большекаменская ЭРА» имеет самостоятельный баланс, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, заключать некоторые виды гражданско-правовых договоров с другими хозяйствующими субъектами и частными предпринимателями, нести обязанности, распоряжаться имуществом, быть истцом или ответчиком в арбитражном суде.

Согласно Уставу предприятия, целью деятельности ЗАО «Большекаменская ЭРА» является осуществление предпринимательской деятельности в целях извлечения прибыли.

Для достижения поставленной цели ЗАО «Большекаменская ЭРА» осуществляет следующие виды деятельности:

- выполнение электромонтажных, ремонтных и регулировочно-сдаточных работ на кораблях ВМФ, судах и береговых объектов;

- ремонт изделий электробытовой  техники;

- ремонт, монтаж и наладка  электрооборудования;

- транспортно-экспедиционная  деятельность;

- выполнение посреднических  торгово-закупочных услуг;

- утилизация вооружения  и военной техники и т.д.

Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется федеральными законами, общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии).

Организационная структура  ЗАО «Большекаменская ЭРА» представлена в Приложении Б.

Кадровая служба предприятия  является инструментом управления персоналом в рамках избранной кадровой политики предприятия.

Основной целью создания отдела кадров ЗАО «БК Эра» является реализация кадровой политики в акционерном обществе. В соответствии с целью кадровая служба ставит перед собой следующие задачи:

Основными задачами отдела являются:

- подбор, расстановка и воспитание кадров;

- оформление и учет кадров;

- обеспечение прав, льгот и гарантий работников акционерного общества;

- контроль за состоянием трудовой дисциплины в акционерном обществе.

Проведем анализ использования  рабочего времени менеджера отдела кадров данного предприятия.

 

2.2 Анализ использования рабочего времени менеджера отдела кадров ЗАО «БК Эра»

Для определения эффективности использования рабочего времени менеджера отдела кадров ЗАО «БК Эра» необходимо провести анализ структуры затрат его рабочего времени.

На основании полученных данных заполняем таблицу 2.1, в которой представлена структура фактических затрат рабочего времени и таблицу 2.2, в которой представлен анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям.

Таблица 2.1 - Структура фактических затрат рабочего времени специалиста

Наименование работ (перечень элементов  затрат)	Всего за период наблюдения, мин	Удельный вес, %
Прием телефонных звонков	1200	20
Предварительная утренняя проверка явки работников подготовка материалов, отчетов	300	5
Выполнение общественной работы, прием  заказов сотрудников на обеды  с доставкой	420	7
Работа с руководством подразделений	720	12
Организация оперативного совещания	300	5
Взаимодействие с клиентами  и заказчиками	840	14
Изучение рабочих документов, литературы, подготовка нормативных документов, справок	720	12
Работа с почтой, корреспонденцией, газетами и журналами	180	3
Регламентированные перерывы	360	6
Служебные командировки (поездки в  пределах города на почту, оплата платежей за телефонную связь)	180	3
Оперативное совещание	600	10
Нерегламентированные перерывы	60	1
Организация сервисного обслуживания оборудования офис	120	2