Проектирование рациональной организации работы менеджера

1.4. Целевое планирование  работы менеджера

Целевое планирование представляет собой планирование, направленное на достижение определенных, заранее известных целей. Целью в планирование организации работы менеджера является повышение эффективности работы при минимуме затрат. В целом весь процесс планирования можно представить в виде следующей схемы:

1. Формулирование цели представляет собой важный процесс. От того, правильно ли будет выбрана цель, зависит, что будет подвергнуто исследованию, и какие результаты будут получены.

2. Анализ текущего состояния необходим в первую очередь для того, чтобы иметь эталон. Сравнение этого эталона с результатом проведения мероприятий по организации работы покажет эффективность проведенных мероприятий.

3. После проведения анализа, необходимо выявит слабые стороны в организации работы менеджера. В организации работы менеджера, как правило, несколько слабых сторон и именно их необходимо выявить и очень тщательно проанализировать. Если не выявить основные направления работы, то затраты времени и усилий окажутся значительными, а результат - плохим.

4. Следующий этап - проведение наблюдений - требует тщательной проработки и организации. Сначала необходимо решить, какие наблюдения необходимо провести. Например, при организации рабочего места необходимо провести замеры объема рабочего кабинета, уровня шума, освещения и другие. Для улучшения документооборота необходимо проанализировать документы по различным признакам - степень важности, возможность решения некоторых вопросов другими служащими и пр.

 Затем необходимо решить, кто будет проводить наблюдения. Это может быть либо сам менеджер, либо исследователь. В любом случае менеджер должен помогать в проведение исследования и быть заинтересованным в результатах.

 После проведения наблюдений необходимо решить вопрос о необходимости проведения мероприятий по улучшению организации работы. Если затраты по проведению этих мероприятий окупятся, то необходимость их проведения очевидна.

5. Затем проводятся непосредственно мероприятия по улучшению работы менеджера. И в заключении необходимо сравнить полученные результаты с предшествующими. Если труд менеджера улучшился и затраты были незначительны, то мероприятия были проведены правильно.

В заключении хотелось бы отметить, что в настоящее время окружающий мир настолько быстро меняется, что  необходимо постоянно анализировать  труд менеджера и пытаться его  улучшать.

 

 

2. Проектирование  рациональной организации работы  менеджеров

Все советы носят рекомендательный характер и важно учитывать реальные условия, в которых работает менеджер. В процессе организации работы менеджера  не нужно доходить до абсурда - труд менеджера очень специфичен и  неповторим. При организации работы необходимо учитывать все нюансы во всем объеме и тесной взаимосвязи.

2.1 Организация  рабочего места

Если рассматривать рабочее  место менеджера, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую  часть работы. От того, какой это  будет кабинет, зависит и то как  будет работать менеджер. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено  рабочее место для выполнения функций менеджера, тем производительнее и эффективнее будет работа менеджера.

При рассмотрении вопроса  организация рабочего места необходимо учитывать следующие моменты:

1) Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга менеджера приемлемая площадь будет от 20 до 50 метров и высота кабинета минимум 3,5 метра. Форма кабинета также имеет большое значение, так как рабочий кабинет менеджера не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это, наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2;

2) Мебель. Здесь необходимо учитывать следующие моменты:

- Антропометрические показатели (имеется ввиду рост, длина корпуса, длина рук и др.);

- Обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;

- Рациональная планировка и компоновка мебели;

- Мебель должна выглядеть эстетично.

3) Оборудование. Для нормальной работы менеджера необходимо иметь:

- Канцелярские принадлежности.

- Два телефона. Один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации. Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а если необходимо переключать звонок на менеджера. Это позволит меньше отвлекать менеджера.

- Компьютер. В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы менеджера. Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличии: хорошего программного обеспечения, выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.

- Ежедневник. Необходимая вещь, позволяющая менеджеру не забывать назначенные встречи или другую полезную информацию.

- Цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, так как блестящие поверхности вредны для здоровья.

Отметим некоторые особенности: весь кабинет делится (условно) на три зоны. Первая зона - непосредственно рабочее место менеджера. Вторая зона - зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров. Третья зона - зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла.

Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхность  стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Не следует  покрывать стол стеклом, так как  его блестящая поверхность вредно действует на зрение. На приставке (слева) можно разместить компьютер, телефоны и другие предметы, которые могут  занимать много место на рабочем  столе. Приставка спереди рабочего стола нужна для официального приема 1 - 3 посетителей.

Стол для совещаний  должен быть рассчитан на определенное количество человек (как правило, количество участников конференций, планерок (5 -7 человек) + 2 свободных места). Стулья вокруг стола для конференций  не должны быть слишком комфортабельными или неудобными. Оптимально - обыкновенные стулья с мягким сиденьем.

Зона отдыха предназначена  для неофициальных приемов и  отдыха менеджера.

Рабочий кабинет можно  также дополнить стендом, где  будут располагаться образцы  производимой продукции. Также необходимы большие настенные часы, которые  были бы видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы, продуманное  цветовое оформление, все это создает  комфорт и уют, а значит, помогает в работе.

2.2. Работа с  документами и корреспонденцией

Документы и корреспонденция, в зависимости от источника делится  на: входящие и исходящие.

Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой организации. Вследствие этого все документы  и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих документов находиться в ведении секретаря. Задача менеджера составить документ (менеджер должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может  оказать компьютер. Для этого  достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить небольшие исправления.

Сложнее дело обстоит с  входящими документами. В зависимости  от размера предприятия растет количество корреспонденции, и самому менеджеру  просто немыслимо просматривать  всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь или специальное  подразделение, в обязанности которых  входит:

- Регистрация поступающей корреспонденции.

- Сортировка в зависимости от предназначения.

- Отбор документов, которые адресованы менеджеру или находятся в его прямой компетенции.

Сортировка корреспонденции  по степени важности. Наиболее рациональным и приемлемым является сортировка, позволяющая менеджеру сразу  оценить степень важности. Для  этого можно, например, раскладывать корреспонденцию в специальные  цветные папки. На столе у менеджера  должен стоять специальный лоток  для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет класть корреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и другого.

Менеджер, просматривая корреспонденцию  в порядке важности, должен поставить  резолюцию.

Хранить документы в кабинете менеджера нет никакой необходимости  и поэтому в обязанности секретаря  или специального отдела вменяется  ведение архива. Хранимые документы  должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документов можно переложить на них. Это сэкономит  время на их поиск и место.

2.3. Ведение телефонных  разговоров

Телефон — важное средство эффективности управленческого  работы, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании  им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4% до 27% рабочего времени.

Искусство в пользовании  телефоном состоит в максимальной экономии времени на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных  телефоном возможностей.

Большую помощь при телефонном обслуживании оказывает менеджеру  правильно организованный справочный аппарат. Удобно для этих целей использовать компьютер. Кроме этого менеджеру  удобно иметь при себе личный справочник с адресами и телефонами, который  регулярно должен проверяться, обновляться  и дополняться. В личном справочнике  кроме фамилии, имени и отчества абонента (по алфавиту) целесообразно  указать его должность или  дело, с которым он связан.

Длительность деловых  телефонных переговоров должна быть предельно минимальной при максимальной информативности.

Для того чтобы телефонный разговор продолжался минимальное количество времени, нужно его тщательно спланировать, предварительно составить короткую наметку и подобрать необ­ходимые материалы, продумать разговор и записать основные вопросы, которые вы собираетесь выяснить, а также вопросы, которые могут возникнуть в ходе беседы.

Недостающую зрительную связь  люди обычно стремятся восполнить излишним многословием или привлечением к  разговору посторонних, что удлиняет беседу. Большинство телефонных разговоров можно уложить в три минуты, максимальная продолжительность их пять-шесть минут.

В заключение необходимо отметить, что все телефонные звонки должны проходить через секретаря, который  перенаправляет звонки в то или иное подразделение и переключает  на менеджера, если звонки предназначены  для него. Это позволит сэкономить время менеджера.

2.4. Проведение  совещаний, конференций

Каждый день, утром менеджер проводит планерки, конференции. Они, как  правило, носят кратковременный  характер (максимум 15 мин.) и повторяемость. На них докладывается проделанная  работа за предыдущий день и решается, что делать на сегодняшний день. Основными требованиями здесь являются краткость изложения и максимальная информативность.

Совещания, в противоположность  планеркам, более долговременны  и не носят, как правило, столь  повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и  принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной  формой выработки групповых решений. От того насколько эффективно оно  проводится, зависит качество принятых решений. Спланированные и организованные определенным образом совещания  помогают уменьшит потери времени и  повысить качество вырабатываемых решений. При подготовки к совещанию необходимо:

- Четко и однозначно определить тему совещания и ее цель;

- Определить: можно ли за одно совещание решить несколько вопросов;

- Тщательно разработать повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов;

- Заранее познакомить участников с теми фактами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии;

- Как можно раньше послать приглашение участникам;

- Выбрать помещение для заседаний (кабинет менеджера или специальная комната) с хорошей вентиляцией и нормальной температурой;

- Участникам совещания выработать возможные решения по предлагаемым вопросам.

Четкие планирование, подготовка и проведение беседы займут меньше времени, чем случайная беседа.