Проектирование рациональной организации работы менеджера

Содержание

Введение ................................................................................................................. 3

1. Основы трудовой деятельности  менеджеров

1.1. Трудовая деятельность  менеджера, ее особенность ................................... 4

1. 2. Содержание работы менеджера ................................................................... 7

1. 3. Факторы, влияющие  на работу менеджера ................................................. 8

1. 4. Целевое планирование  работы менеджера ............................................... 10

2. Проектирование рациональной организации работы менеджера

2. 1. Организация рабочего  места....................................................................... 12

2. 2. Работа с документами  и корреспонденцией ............................................. 15

2. 3. Ведение телефонных  разговоров ............................................................... 16

2. 4. Проведение совещаний,  конференция ...................................................... 17

2.5. Составление графика  работы ...................................................................... 19

2. 6. Подготовка и проведение  выступлений .................................................... 19

2. 7. Прием по личным  вопросам ....................................................................... 22

2. 8. Посещение рабочих  мест ............................................................................ 23

Заключение ........................................................................................................... 25

Список литературы ...............................................................................................26

 

 

 

 

 

 

Введение

На протяжении всей жизни  человеческого общества были те, кто  руководит и те, кем руководят. Но люди до начала 20 века мало придавали  значения самому понятию управление. Руководители (приказчики, распорядители  и другие) управляли, опираясь на интуицию. В то время не задумывались над  этим серьезно. С начала 20 века управление начинает выделяться в самостоятельную  науку под названием менеджмент и продолжает развиваться в настоящее  время. На протяжении развития этой науки  основное внимание уделялось тому, как менеджер, (то есть руководитель) должен руководить, чтобы организация работала эффективно. Но, к сожалению, мало внимания уделялось тому, как организовать работу самого менеджера.

Современное развитие общества показывает, что успешная деятельность организации во многом зависит от умелого и грамотного руководства. В свою очередь необходимо помнить, что любая организация представляет собой единое целое и если работу самого менеджера не организовать должным  образом, то менеджер не сможет работать эффективно, что, несомненно, повлияет на работу всей организации.

Если менеджер не спланирует и правильно не организует свою работу, то это приведет к потерям рабочего времени, лишнему перенапряжению и, в конечном счете, скажется на качестве управления.

В настоящее время в  мире информационный поток возрастает в геометрической прогрессии.

 

 

 

1. Основы трудовой  деятельности менеджеров

1.1. Трудовая деятельность  менеджера, ее особенность

Менеджер, как особый вид  работников, является важной составной  частью коллектива. Коллектив только тогда достигнет цели, если все  будут работать в духе сотрудничества и взаимопонимания. Но когда менеджер не может правильно организовать работу, то все усилия остальных  членов коллектива будут напрасны.

В целом трудовую деятельность менеджера можно разделить на 4 функции. Это: планирование, организация, мотивация, контроль.

1) Планирование - это процесс разработки цели организации и мероприятий, направленных на достижение этой цели. Бывает оперативное и

стратегическое управление. С помощью этой функции определяются цели деятельности организации, средства и наиболее эффективные методы для достижения этих целей. Важным элементом этой функции являются прогнозы возможных направлений развития и стратегические планы. На этом этапе фирма должна определить, каких реальных результатов она может добиться, оценить свои сильные и слабые стороны, а также состояние внешней среды (экономические условия в данной стране, правительственные акты, позиции профсоюзов, действия конкурирующих организаций, предпочтения потребителей, общественные взгляды, развитие технологий). Для эффективности планирования оно должно быть непрерывным, гибким и альтернативным. Необходимо иметь бизнес-план на самые хорошие, плохие и средние внешние условия.

2)     Организация - это разделение задач, намеченных в процессе планирования, между рабочими организации, то есть построение организационной структуры. Кроме формирования структуры организации эта функция ещё и обеспечивает её всем необходимым (персонал, денежные средства, средства производства, материалы и т.д.). То есть на этом этапе формируются условия для достижения более эффективных результатов. Если рассматривать функцию организации более подробно, можно отметить следующие её черты:

1. составление общего перечня работ, необходимы для работы организации

2. выделение отдельных видов работ в качестве самостоятельных структурных единиц.

3. разработка функций и обязанностей каждой структурной единицы.

4. установление коммуникаций  или каналов между каждой структурной единицей.

5. подбор сотрудников и управленцев.

3)     Мотивация - это процесс стимулирования или пробуждения людей и коллектива в целом к деятельности для достижения целей организации.

Выполняя эту функцию, руководитель осуществляет материальное и моральное стимулирование работников, и создаёт наиболее благоприятные условия для проявления их способностей и профессионального «роста». При хорошей мотивации персонал организации выполняет свои обязанности в соответствии с целями этой организации и её планами. Процесс мотивации предполагает создание для работников условия или возможности для удовлетворения их потребностей, при условии надлежащего выполнения ими своих обязанностей. Прежде, чем мотивировать персонал на более эффективную работу, руководитель должен выяснить реальные потребности своих работников. Стимулы бывают двух типов: материальные и моральные.

4)   Контроль. Эта функция управления предполагает оценку и анализ эффективности работы организации. При помощи контроля производится оценка степени достижения организации своих целей, и необходимая корректировка намеченных действий. Процесс контроля включает: установление стандартов.

Измерение достигнутых результатов, сравнение этих результатов с  планируемыми и, если нужно, пересмотр первоначальных целей. Контроль связывает воедино все функции управления, он позволяет выдерживать нужное направление деятельности организации и своевременно корректировать неверные решения.

Но не следует полагать, что только менеджер выполняет эти  функции. Ему активно помогают остальные  работники. Цель работы менеджера - выработать направление развития и правильно  организовать работу.

Менеджер как было отмечено выше - особый работник в организации  и поэтому ему присуще некоторые  особенности, которые отличают его  от других членов коллектива. Можно  выделить следующие особенности:

1) Менеджер непосредственно не связан с созданием материальных ценностей, хотя активно участвуют в организации производства;

2) Работа менеджера в основном умственная;

3) Нелимитированность работы менеджера;

4) Повышенные нервно-психические усилия менеджера связанные с управлением людьми и принятием ответственных решений;

5) Труд менеджеров не подается количественному учету;

6) Необходимость принятия большого количества решений за короткий период;

7) Если рабочий в течение своей рабочей смены выполняет, в основном, несколько операций, то менеджер в течение своего рабочего дня выполняет множество всевозможных операций;

8) Работа менеджера в основном не имеет четкого завершения.

Все перечисленные выше особенности  необходимо учитывать при организации  работы менеджера и рассматривать  их все вместе и взаимосвязано  друг с другом.

 

1.2. Содержание  работы менеджера

Для эффективной организации работы необходимо выяснить, чем занимается менеджер в течение рабочего дня. Как уже было отмечено выше, рабочий день менеджера не лимитирован и разнообразен. Если представить в общем виде, то можно сказать, что менеджер в течение своего рабочего дня выполняет следующие виды работ (по данным разных источников):

1) Запланированные заседания, встречи- 60 - 65% ;

2) Разговоры по телефону- 3 - 6% ;

3) Работа с документами-  17 - 22% ;

4) Поездки, осмотры-  3 - 7% ;

5) Незапланированные встречи-  7% ;

6) Отдых-  2% ;

7) Потери времени-  2%.

Приведенные выше данные характеризуют  общую ситуацию и варьируют в  зависимости от особенности работы. Менеджер или исследователь, занимаясь  анализом трудового процесса, должен учитывать особенности своей  организации. Для всестороннего  и полного анализа затрат рабочего времени необходимо проводить постоянную работу по учету затрат.

Менеджер обязан:

1) в случае неудачи  нести личную ответственность,  не перекладывая ее на подчиненных;

2) способствовать дальнейшему  повышению уровня квалификации  и росту талантов сотрудников;

3) проверять результаты  в достижении намеченных целей,  но не действовать приказным  порядком, оказывая давление на  мышление сотрудников; 

4) проявлять лояльность  по отношению к сотрудникам  в случае их просчетов и  неудач; учитывать индивидуальность  сотрудников, иметь к каждому  свой подход;

5) ощущать свою ответственность  перед сотрудниками, быть их начальником,  а не товарищем; 

6) достигать намеченных  целей, улучшая условия труда  сотрудников, стимулируя их к  взаимодействию;

7) помогать каждому сотруднику  ощущать результаты его труда.

В задачи менеджеров входит: сделать работников способными к  совместным действиям; придать их усилиям  эффективность и результативность; сгладить присущие людям индивидуальные особенности.

На менеджеров возлагается  также ответственность за:

1) оценку работы сотрудников;  определение необходимого вознаграждения  за конечные результаты работы;

2) организацию и контроль  за деятельностью целевых групп  и рабочих бригад;

3) разрешение конфликтных  ситуаций и выработку компромиссных  решений и так далее. 

1.3.Факторы, влияющие  на работу менеджера

Менеджер - это человек и так как он действует в реальных условиях, то на него оказывают влияния многие факторы. Не следует забывать также, что на него и некоторые ограничения. В целом факторы, оказывающие влияние на работу менеджера следующие:

1) Психологические - нематериальные факторы, помогающие менеджеру работать более эффективно в соответствии со своей личностью и потребностями. К таким факторам можно отнести:

- Эстетика рабочего места;

- Удовлетворенность работой;

- Социальный статус;

2) Физиологические – факторы, связанные с возможностями человека и влиянием окружающей среды. К ним относятся:

- Объем воспринимаемой информации - человек не может усвоить больше определенного количества. Согласно исследованиям за 1 секунду человек способен усвоить около 5-7 алфавитно-цифровых знаков. Данное требование нужно учитывать при принятии решений. Менеджеру необходимо работать только с релевантной (относящейся к делу) информацией, в противном случае будет потрачено лишнее время. Задачу первичной обработки информации или сбор нужной можно поручить аналитическому отделу.

- Окружающая среда - человек как живой организм подвержен влиянию внешней среды, которая оказывает существенное влияние. К таким факторам относятся:

- Температура окружающего воздуха;

- Окружающий звук;

- Освещенность рабочего места;

3) Норма управляемости - необходимо точно определить со сколькими подчиненными менеджер будет непосредственно взаимодействовать.

4) Степень материальной удовлетворенности - тесно связанна с психологической удовлетворенностью. Практика менеджмента показывает, что в большинстве случаев повышение материального стимулирование не приводит к повышению производительности в том же объеме.

Все рассмотренные факторы  в той или иной мере оказывают  влияние на деятельность менеджера, а значит должны учитываться при  научной организации производства. Причем все факторы должны учитываться  во взаимосвязи, а не как отдельные. Сложностью здесь является то, что  нет возможности, в большинстве  случаев, сразу оценить влияние  каждого фактора на работу менеджера. Это, бесспорно, усложняет процесс  эффективной организации работы менеджера.