Проектирование рациональной организации работы менеджера

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1.  Управление как процесс

2.  Система оценки работы менеджера

2.1 Факторы,  влияющие на работу менеджера

3.  Суть управленческой деятельности

3.1 Роли  руководителя

3.2 Принятие  решений

4. Проектирование  рациональной организации работы  менеджера

4.1 Организация  рабочих мест

4.2 Значение  и роль информации в работе  менеджера

4.3 Организация  работы с документами

4.4 Значение  фактора времени

Заключение

Список  использованной литературы 

ВВЕДЕНИЕ

На протяжении всей жизни человеческого общества существовали те, кто руководит и  те, кем руководят. Ранее люди придавали  меньшее значение понятию «управления». Руководители управляли не задумываясь, опираясь на интуицию. В начале ХХ века появляется наука под названием «менеджмент», которая изучает процессы управления. По мере развития этой науки основное внимание уделялось тому, как руководитель, то есть менеджер, должен управлять, чтобы предприятие работало эффективно. Но, к сожалению, мало внимания уделялось тому, как организовать работу самого менеджера.

В современном  понимании менеджер – это руководитель или управляющий, занимающий постоянную должность и наделенный полномочиями в области принятия решения по конкретным видам деятельности фирмы, функционирующей в рыночных условиях. Предполагается, что принимаемые  менеджером решения являются обоснованными  и вырабатываются на базе использования  новейших методов управления.

Для того чтобы менеджер работал более  эффективно, принимал всегда правильные решения, способствовал развитию организации, необходимо делать его работу более  рациональной.

В настоящее  время эта тема является очень  актуальной, потому что управление приобретает всё большее значение в успешном развитии и функционировании предприятий.

Целью данной работы является рассмотрение вопроса, как рационально организовать работу менеджера, чтобы его труд был наиболее эффективным.  
 

1. УПРАВЛЕНИЕ КАК  ПРОЦЕСС

Содержание  имеющего место в организациях процесса управления едино, а само управление применимо к предприятиям и организациям любого типа и заключается в реализации функций, которые должны исполняться  каждым работником управления. Большинство  специалистов сходятся во мнении, что  процесс управления осуществляется во времени и пространстве предприятия  и организации и включает общие  и специальные функции управления, которые должен выполнять каждый руководитель. К числу общих относятся планирование, организация, координация, мотивация и контроль.

Планирование  – это процесс выбора целей  и решений, необходимых для достижения этих целей. Задача руководителя заключается  в том, чтобы на основе анализа  целей предприятия методами планирования точно определить, что, как, кем, какими ресурсами, когда и где (в каком  месте) должно быть сделано для достижения успеха. В процессе планирования менеджер, в сущности, должен ответить на следующие  вопросы:

·  На каком этапе развития находится предприятие в настоящий момент? На этой стадии процесса управления оцениваются сильные и слабые стороны предприятия и его возможности в основных сферах деятельности (финансы, производство и т.д.) для определения реально достижимых целей.

·  В каком направлении предприятие намерено двигаться? Определяются цели предприятия, возможности их достижения и трудности на этом пути.

·  Каким образом предприятие намерено двигаться к этим целям? Здесь в общих чертах с достаточной степенью детализации устанавливается, что, как и где должны делать работники предприятия для достижения поставленных целей, в какие сроки и с использованием каких ресурсов.

Планирование  – это способ, которым руководитель обеспечивает единое направление усилий всех работников предприятия на достижение его общих целей. В процессе планирования деятельности организации работники управления, как правило, разрабатывают правила, политику и бюджеты.

Правило – это точное определение того, что необходимо делать в конкретной ситуации. Можно сказать, что правило, точно очерчивая желаемые цели, не оставляет никаких возможностей для их интерпретации и искажения. Правила на предприятиях играют очень  большую роль.

Полтика – это общие ориентиры для  действий и принятия решений, которые  обеспечивают достижение целей. Понятие  «политика» имеет более общий  характер, чем правила. Она представляет собой обобщенное выражение намерений  подсистемы управления относительно того, какие действия должны осуществляться для достижения целей предприятия.

Бюджет  – Это документ, который отражает ожидаемые результаты и распределение  ресурсов в количественном выражении. Бюджет – это инструмент реализации функции планирования.

Таким образом, назначением функции планирования является установление того, что должно быть сделано для достижения целей  предприятия.

Самое главное в реализации функции  организации – это определение  того, кто именно должен исполнять  конкретную задачу (задание) из числа  различных задач, которые реализуются  в рамках предприятия, включая задачи по управлению им.

Организация как функция управления предполагает постановку целей и задач, предусмотренных  планами, конкретным работникам и (или) их коллективам, а так же создание им условий для их достижения. Посредством  реализации этой функции разработанные  планы превращаются в действия. Хорошо поставленная организация выполнения планов способствует повышению эффективности  труда работающих и обеспечивает успех предприятия.

Никакие, пусть даже прекрасно составленные, планы и проведенные организационные  работы по распределению заданий  между работниками предприятия  и рабочими группами не будут реализованы, если те не будут выполнять предназначенную  им работу. Поэтому для обеспечения  реализации функции планирования и  организации процесса управления предусматривается  осуществление еще одной общей  функции менеджмента – функции  мотивации. Эта функция предусматривает  выполнение действий, обеспечивающих надлежащее поведение работников предприятия  по исполнению работы в соответствии с их обязанностями и планами. Формирование у работников внутренней потребности к деятельности происходит в совокупности различных мотивов, которые постоянно изменяются. Для  эффективной мотивации своих  работников к производительному  труду на благо предприятия менеджеру  следует определить их реальные потребности  и обеспечить возможности их удовлетворения в результате хорошей работы.

Контроль  – это процесс оценки и обеспечения  действительного достижения предприятием своих целей. Он включает следующие  элементы:

-  установление стандартов, что предполагает точное определение тех целей, которые должны быть достигнуты в определенный промежуток времени;

-  оценку и сравнение того, что было сделано за определенный промежуток времени в действительности, и ожидаемых (установленных) результатов;

-  разработку корректирующих мероприятий в случае серьезных отклонений от первоначального плана;

-  корректировку – реализацию корректирующих мероприятий и контроль их результативности.

Таким образом, контроль также является важным компонентом общего процесса управления. Вместе с тем контроль – это относительно самостоятельный процесс, реализуемый во времени, для его осуществления менеджер постоянно собирает информацию, сравнивает фактическое состояние дел с ожидаемым, находит пути совершенствования управления процессами труда через организационные изменения, следит за эффективностью этих изменений.

Реализация  всех вышеперечисленных общих функций  – от планирования до контроля –  возможна лишь путем выполнения работ, связанных с организацией процесса и мотивированием работающих. Согласование работ и взаимодействие обеспечивается координацией деятельности членов организации.

Координация как одна из общих функций процесса управления обеспечивает бесперебойность  и непрерывность функционирования и развития предприятия.

Она заключается  в согласованной работе всех его  звеньев, что достигается путем  установления рациональных связей между  ними и обеспечения их функционирования. Характер этих связей различен и зависит  от координируемых процессов. С помощью  этих связей устанавливается взаимодействие между звеньями, членами и подразделениями  организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство всех стадий процесса управления, а также  действий руководителей.

Организация как функция управления опирается  на продуманное и эффективное  планирование. Мотивация соответствующего поведения персонала направлена на реализацию планов, а контроль позволяет  обеспечить достижение поставленных целей  путем исполнения определенных корректировочных действий в случае отклонения от них. Координация обеспечивает согласованность  и реализацию всех этих функций и достижение целей. Исключение из процесса управления любой из этих функций или некачественное ее исполнение не позволит руководителю и его предприятию (подразделению) достичь запланированных целей. Работники управления должны понимать, что все вышеуказанные функции тесно связаны, и поэтому только комплексное их исполнение может обеспечить достижение целей предприятия.

Пять  функций управления – планирование, организация, мотивация, координация  и контроль – имеют две общие  характеристики: все они требуют  принятия решений, и для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы  получить информацию для принятия правильного  решения и сделать это решение  понятным для других членов организации. Из-за этого, а также вследствие того, что эти две характеристики связывают  все пять управленческих функций, обеспечивая  их взаимозависимость, коммуникации и  принятие решений часто называют связующими процессами [1]. 

2. СИСТЕМА ОЦЕНКИ  РАБОТЫ МЕНЕДЖЕРОВ

В зависимости  от умения и способности руководителя обеспечить эффективное взаимодействие ресурсов организации, т.е. всех доступных  для использования в процессе производства средств, которые включают рабочую силу, деньги, материалы  и оборудование, могут быть сформированы критерии оценки его работы. Чтобы  успешно работать в течение длительного  времени, одержать верх в конкурентной борьбе и достичь своих целей, предприятие и система управления им должны быть и результативными, и  эффективными. Эти же критерии должны лежать в основе системы оценки работы менеджеров. Поэтому принято считать, что результативным руководителем  является тот, кто достигает цели организации, используя для этого  ее ресурсы. Чем ближе предприятие  подходит к достижению поставленных целей, тем более результативно  работает руководитель.

Достижение  определенного результата возможно различными путями на основе выбора тех  альтернатив, которым будут соответствовать  различные затраты ресурсов предприятия. Способность выбора оптимальной  альтернативы развития как раз и  определяет эффективность деятельности руководителя. Поэтому эффективно работающий руководитель обеспечивает наилучшее  использование ресурсов предприятия  и оптимизацию протекающих на нем процессов. Такой руководитель использует надлежащим образом и именно те ресурсы предприятия, которые необходимы. Сравнивая определения результативно и эффективно работающих руководителей, нетрудно заметить, что сотрудник системы управления может быть результативно работающим без эффективности (цели достигаются при перерасходе выделенных для этого ресурсов организации) или эффективно работающим без результативности (ресурсы сберегаются, а достижение целей не обеспечивается).

Работник  управления, который хочет добиться долговременного успеха предприятия, должен овладеть навыками как результативной, так и эффективной работы, распознавать их различия в каждом конкретном случае, научиться обеспечивать правильное соотношение этих понятий между  собой в практической деятельности. Только владение этими навыками в  комплексе может обеспечить его  успех.

2.1 Факторы, влияющие  на работу менеджера

Менеджер  – это человек и поскольку  он действует в реальных условиях, то на него оказывают влияния многие факторы, а также некоторые ограничения.

Основные  факторы, влияющие на работу менеджера: