Рациональная организация работы менеджера

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«ВОСТОЧНО - СИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ТЕХНОЛОГИЙ И УПРАВЛЕНИЯ»

 

 

 

 

Курсовая работа

по дисциплине «Менеджмент» 
на тему

«Рациональная организация работы менеджера»

 

 

 

 

Выполнил: ст.гр.ЭВ-12(пром) Фирсова А.А.

Проверил: д.э.н., проф. Беломестнов В.Г.

 

 

 

 

Улан-Удэ

2013

Содержание

Введение…………………………………………………………………………..3

1.Основы трудовой деятельности менеджеров

1.1.Трудовая деятельность  менеджера, ее особенность и содержание……….4

1.2.Факторы, влияющие на работу менеджера…………………………………5

1.3.Целевое планирование работы менеджера…………………………………7

2.  Проектирование рациональной организации работы менеджера на примере Директора Забайкальского предприятия МЭС Сибири

2.1.Организация рабочего места………………………………………………...9

2.2.Работа с документами и корреспонденцией……………………………….11

2.3.Ведение телефонных разговоров……………………………………….......11

2.4.Проведение совещаний, конференций……………………………………..11

2.5.Составление графика работы……………………………………………….12

2.6.Посещение рабочих мест…………………………………………………....12

3.Способы рационализации организации работы менеджера

3.1.Направления рационализации труда руководителей……………………...14

3.2.Пути повышения эффективности работы менеджера на предприятии…..16

3.3.Способы повышения эффективности руководства на предприятии ЗбП МЭС Сибири……………………………………………………………………..19

Заключение……………………………………………………………………….20

Список использованной литературы…………………………………………...21

 

 

 

Введение

На протяжении всей жизни человеческого общества существовали те, кто руководит и те, кем руководят. Ранее люди придавали меньшее значение понятию «управления». Руководители управляли не задумываясь, опираясь на интуицию. В начале ХХ века появляется наука под названием «менеджмент», которая изучает процессы управления. По мере развития этой науки основное внимание уделялось тому, как руководитель, то есть менеджер, должен управлять, чтобы предприятие работало эффективно. Но, к сожалению, мало внимания уделялось тому, как организовать работу самого менеджера.

В современном понимании менеджер – это руководитель или управляющий, занимающий постоянную должность и наделенный полномочиями в области принятия решения по конкретным видам деятельности фирмы, функционирующей в рыночных условиях. Предполагается, что принимаемые менеджером решения являются обоснованными и вырабатываются на базе использования новейших методов управления.

Для того чтобы менеджер работал более эффективно, принимал всегда правильные решения, способствовал развитию организации, необходимо делать его работу более рациональной.

В настоящее время эта тема является очень актуальной, потому что управление приобретает всё большее значение в успешном развитии и функционировании предприятий.

Целью данной работы является рассмотрение вопроса, как рационально организовать работу менеджера, чтобы его труд был наиболее эффективным.

 

1. Основы трудовой деятельности  менеджеров

1.1.Трудовая деятельность менеджера, ее особенность и содержание

 
Менеджер, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива. Коллектив только тогда достигнет цели, если все будут работать в духе сотрудничества и взаимопонимания. Но когда менеджер не может правильно организовать работу, то все усилия остальных членов коллектива будут напрасны. 
 
В целом трудовую деятельность менеджера можно разделить на 4 функции. Это: планирование, организация, мотивация, контроль. Но не следует полагать, что только менеджер выполняет эти функции. Ему активно помогают остальные работники. Цель работы менеджера - выработать направление развития и правильно организовать работу. 
 
Менеджер как было отмечено выше - особый работник в организации и поэтому ему присуще некоторые особенности, которые отличают его от других членов коллектива. Можно выделить следующие особенности:     
1. Менеджер непосредственно не связан с созданием материальных ценностей, хотя активно участвуют в организации производства;

2. Работа менеджера в основном умственная;

3. Нелимитированность работы менеджера;

4. Повышенные нервно-психические усилия менеджера связанные с управлением людьми и  принятием ответственных решений; 
5. Труд менеджеров не подается количественному учету; 
6. Необходимость принятия большого количества решений за короткий период; 
7. Если рабочий в течение своей рабочей смены выполняет, в основном, несколько операций, то менеджер в течение своего рабочего дня выполняет множество всевозможных операций; 
8. Работа менеджера в основном не имеет четкого завершения. 
 
Все перечисленные выше особенности необходимо учитывать при организации работы менеджера и рассматривать их все вместе и взаимосвязано друг с другом. 

Мы рассмотрели особенности работы менеджера, но для эффективной организации работы необходимо выяснить, чем занимается менеджер в течение рабочего дня. Как уже было отмечено выше, рабочий день менеджера не лимитирован и разнообразен.  Если представить в общем виде, то можно сказать, что менеджер  в течение своего рабочего дня выполняет следующие виды работ (по данным разных источников): 
 
       Запланированные заседания, встречи   » 60 - 65% ; 
 
       Разговоры по телефону  » 3 - 6% ; 
 
       Работа с документами » 17 - 22% ; 
 
       Поездки, осмотры » 3 - 7% ; 
 
       Незапланированные встречи » 7% ; 
 
       Отдых » 2% ; 
 
       Потери времени » 2%. 
 
Приведенные выше данные характеризуют общую ситуацию и варьируют в зависимости от особенности работы. Менеджер или исследователь, занимаясь анализом трудового процесса, должен учитывать особенности своей организации. Для всестороннего и полного анализа затрат рабочего времени необходимо проводить постоянную работу по учету затрат.

1.2.Факторы, влияющие на работу менеджера

 
Менеджер это человек и так как он действует в реальных условиях, то на него оказывают влияния многие факторы. Не следует забывать также, что на него  и некоторые ограничения. В целом факторы, оказывающие влияние на работу менеджера следующие: 
 
1. Психологические - нематериальные факторы, помогающие менеджеру работать более эффективно в соответствии со своей личностью и потребностями. К таким факторам можно отнести: 
 
1.1.Эстетика рабочего места; 
 
1.2.Удовлетворенность работой; 
 
1.3.Социальный статус; 
 
1.4.Другие. 
 
2. Физиологические – факторы, связанные с возможностями человека и влиянием окружающей среды.   К ним относятся: 
 
2.1. Объем воспринимаемой информации - человек не может усвоить  больше определенного количества. Согласно исследованиям за 1 секунду человек способен усвоить  около 5-7 алфавитно-цифровых знаков. Данное требование нужно учитывать при принятии решений. Менеджеру необходимо работать только с релевантной (относящейся к делу) информацией, в противном случае будет потрачено лишнее время. Задачу первичной обработки информации или сбор нужной можно поручить аналитическому отделу. 
 
2.2. Окружающая среда - человек как живой организм подвержен влиянию внешней среды,    которая оказывает существенное влияние. К таким факторам относятся: 
 
2.2.1. Температура окружающего воздуха; 
 
2.2.2. Окружающий звук; 
 
2.2.3. Освещенность рабочего места; 
 
2.2.4. Другие. 
 
3. Норма управляемости - необходимо точно определить со сколькими подчиненными менеджер будет непосредственно взаимодействовать. 
 
4. Степень материальной удовлетворенности - тесно связанна с  психологической удовлетворенностью. Практика менеджмента показывает, что в большинстве случаев повышение материального стимулирование не приводит к повышению   производительности в том же объеме. 
 
Все рассмотренные факторы в той или иной мере оказывают влияние на деятельность менеджера, а значит должны учитываться при научной организации производства. Причем все факторы должны учитываться во взаимосвязи, а не как отдельные. Сложностью здесь является то, что нет возможности, в большинстве случаев, сразу оценить влияние каждого фактора на работу менеджера. Это, бесспорно, усложняет процесс эффективной организации работы менеджера.

1.3.Целевое планирование работы менеджера

 
Целевое планирование представляет собой планирование, направленное на достижение определенных, заранее известных целей. Целью в планирование организации работы менеджера является повышение эффективности работы  при  минимуме затрат. В целом весь процесс планирования можно представить в виде следующей схемы: 
Формулирование цели         Анализ текущего состояния     Выявление  слабых сторон        Проведение наблюдения          Проведение мероприятий по улучшению работы          Сравнение результатов до и после проведения мероприятий  
Формулирование цели представляет собой важный процесс. От того, правильно ли будет выбрана цель, зависит, что будет подвергнуто исследованию, и какие результаты  будут получены. 
 
Анализ текущего состояния необходим в первую очередь для того, чтобы иметь эталон. Сравнение этого эталона с результатом проведения мероприятий по организации работы покажет эффективность проведенных мероприятий.   
 
После проведения анализа, необходимо выявит слабые стороны в организации работы менеджера. В организации работы менеджера, как правило, несколько слабых сторон  и именно их необходимо выявить и очень тщательно  проанализировать. Если не выявить основные направления работы, то затраты времени и усилий окажутся значительными, а результат - плохим.   
 
Следующий этап - проведение наблюдений - требует тщательной проработки и организации. Сначала необходимо решить, какие наблюдения необходимо провести. Например, при организации рабочего места необходимо провести замеры объема рабочего кабинета, уровня шума, освещения и другие. Для улучшения документооборота необходимо проанализировать документы по различным признакам - степень важности, возможность решения некоторых вопросов другими служащими и пр. 
 
Затем необходимо решить, кто будет проводить наблюдения. Это может быть либо сам менеджер, либо исследователь. В любом случае менеджер должен помогать в проведение исследования и быть заинтересованным в результатах. 
 
После проведения наблюдений необходимо решить вопрос о необходимости проведения мероприятий по улучшению организации работы. Если затраты по проведению этих мероприятий окупятся, то необходимость их проведения очевидна. 
 
Затем проводятся непосредственно мероприятия по улучшению работы менеджера. И в заключении необходимо сравнить полученные результаты с предшествующими. Если труд менеджера улучшился и затраты были незначительны, то мероприятия были проведены правильно. 
 
В заключении хотелось бы отметить, что в настоящее время окружающий мир настолько быстро меняется, что необходимо постоянно анализировать труд менеджера и пытаться его улучшать.

 

 

 

2.  Проектирование рациональной организации работы менеджера на примере Директора Забайкальского предприятия МЭС Сибири

2.1   Организация рабочего места

 
Рабочее место менеджера, это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того, какой это будет кабинет, зависит и то как будет работать менеджер. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций менеджера, тем производительнее и эффективнее будет работа менеджера.  
 
При рассмотрении вопроса организация рабочего места необходимо учитывать следующие моменты: 
 
1. Внутренний объем и форма кабинета.  
2. Мебель. Здесь необходимо учитывать следующие моменты: 
 
2.1.  Антропометрические показатели (имеется ввиду рост, длина корпуса, длина рук и др.); 
 
2.2. Обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого; 
 
2.3. Рациональная планировка и компоновка мебели; 
 
2.4. Мебель должна выглядеть эстетично. 
 
3. Оборудование. Для нормальной работы менеджера необходимо иметь: 
 
3.1. Канцелярские принадлежности. 
 
3.2. Два телефона. Один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации.  Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а если необходимо переключать звонок на менеджера. Это позволит меньше отвлекать менеджера. 
 
3.3. Компьютер. В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы менеджера. Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличии: хорошего программного обеспечения,   выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.  
 
3.4. Ежедневник. Необходимая вещь, позволяющая менеджеру не забывать назначенные встречи или другую полезную  информацию. 
 
4. Цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья. 
 
5. Санитарно-гигиенические условия работы.