Построение новой схемы бизнес-процессов гостиницы «Ричмонд Отель»

Весь процесс «Функционирования гостиницы» разбивается на: 

• «Предоставление номеров» иллюстрирует деятельность сдачи номеров с предварительной регистрацией.
• «Обслуживание номеров» представляет собой процесс поддержания персоналом гостиницы порядка в номерах;
• «Обеспечение телефонных переговоров» – это совокупность оказываемых гостиницей услуг по предоставлению постояльцам телефона, взиманию платы за переговоры и ведению учета переговоров.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.4. Диаграмма декомпозиции IDEF0. Функционирование гостиницы

 

После дальнейшего разбиения диаграммы  получаем 3 диаграммы декомпозиции, описывающие каждая одну из работ, представленных на диаграмме верхнего уровня (рисунок 2.5).

Опишем диаграмму, представленную на рисунке 2.5, с помощью отчёта, сгенерированного Bpwin:

Работа «Проверка счетов»  иллюстрирует деятельность по формированию итогового и текущих счетов в  отделе бухгалтерии. Работу бухгалтерии  мы не автоматизируем полностью в  ходе курсового проектирования, но значительно облегчаем. Наше клиентское приложение в дальнейшем будет по требованию формировать суммарную стоимость оказанных постояльцу услуг, суммарную стоимость переговоров и стоимость проживания. Неавтоматизированным останется только сам процесс выписки чека.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.5. Диаграмма декомпозиции IDEF0. Предоставление номеров

 

Необходимо выделить слабые связи, не представленные на диаграмме высшего уровня.

Неоплаченные счета – итоговый счет или сводка текущих платежей за проживание в гостинице и пользование  услугами, подсчитанный и проверенный бухгалтерией и направляемый администратору гостиницы для предъявления постояльцу.

Счёт – частичные данные о  платежах и счетах клиента в том  виде, в каком они фиксировались  у администратора и в отделе по регистрации телефонных переговоров. Это также запрос в бухгалтерию на формирование суммарных счетов постояльца.

Зарезервирование номера – номера гостиницы, которые займут уже известные  клиенты, по запросу при оформлении въезда. До тех пор они не участвуют  в деятельности по оформлению въездов.

Ключи от номеров – получаемые при въезде ключи от номера.

Выбранные тарифы – категория номера, выбранная на стадии оформления въезда, влечет за собой суточный тариф проживания в гостинице.

Диаграмма, представленная на рисунке  2.6 напоминает контекстную диаграмму. Обе работы на рисунке не зависят друг от друга и имеют на входах - «Клиентов» и «Плату за услуги», на выходах - «Оказанные услуги» и «Прибыль», на управлении – «Законы РФ» и «Устав гостиницы», влияющие на всю деятельность гостиницы, и на механизмах – «Материальную базу», «Помещение» и «Персонал» – ресурсы, необходимые для выполнения этих работ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.6. Диаграмма декомпозиции IDEF0. Обслуживание номеров

 

Данная деятельность автоматизируется в ходе нашего курсового проектирования. Статистика будет вестись с помощью удобной формы клиентского приложения отделом регистрации телефонных переговоров и предоставляться в бухгалтерию в виде отчетов для формирования итогового счета постояльца.

Счёт – платежи  за телефонные переговоры по междугородней связи, а также доплата за пользование телефоном гостиницы.

Переговоры – данные о времени, номере телефонного звонка.

На рисунке 2.7 представлена диаграмма обеспечения телефонных переговоров.

 

 

Рис. 2.7. Диаграмма декомпозиции IDEF0. Обеспечение телефонных переговоров

 

2.3 Дополнение созданной модели процессов организационными диаграммами

 

В процессе моделирования нужно  осветить специфические стороны  технологии предприятия, BPwin позволяет переключиться на любой ветви модели на нотацию IDEF3 или DFD и создать смешанную модель.

Диаграммы потоков данных используются для описания документооборота и  обработки информации. Нотация  DFD включает такие понятия, как «внешняя ссылка» и «хранилище данных», что делает её более удобной (по сравнению с IDEF0) для моделирования документооборота.

На рисунке 2.8 представлены диаграммы декомпозиции в нотации DFD. «Резервирование номеров», описывающая деятельность по резервированию номеров. На диаграмме представлены:

• «Клиенты» и «Персонал» – это внешние ссылки, источник данных из вне модели;
• «Устав гостиницы» и «Данные о номерах» – хранилища данных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.8. Диаграммы декомпозиции в  нотации DFD. Резервирование номеров

Эти данные хранятся на данный момент в бумажном эквиваленте. Наше клиентское приложение позволит все эти данные хранить в электронном виде и облегчит обновление данных о номерах гостиницы и постояльцах.

Для описания логики взаимодействия информационных потоков более подходит workflow diagramming, разработанная С.В. Маклаковым в работе «Создание информационных систем с AllFusion Modeling Suite». Диаграммы Workflow могут быть использованы в моделировании бизнес-процессов для анализа завершенности процедур обработки информации.

На диаграмме декомпозиции в нотации IDEF3 «Проверка счетов», представленной на рисунке 2.9 иллюстрируется «Проверка счетов». Эту деятельность мы почти полностью автоматизируем в нашем клиентском приложении.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.9. Диаграммы  декомпозиции в нотации DFD. Проверка счетов

 

Как только счет запрошен, запускаются  все последующие за перекрестком (AND) процессы:

• «Формирование счета за тел. переговоры»;
• «Формирование счета за услуги»;
• запускается «Анализ сроков пребывания» постояльца в гостинице, по окончании которого запускается процесс «Формирования счет за проживание», учитывающий в своей работе «Результаты анализа».

 «Учет» – это стрелка отношения (Relational Link). Мы использовали её для изображения связи между процессом «Формирования счета за проживание» объектом ссылки «Внесенная предоплата», учет которого важен для результатов процесса.

Стрелки с двумя наконечниками: «Счет за проживание», «Счет за тел. переговоры» и «Счет за услуги»  – обозначают потоки объектов (Object Flow). В данном случае, мы их применяем для описания того факта, что эти объекты порождается в одной работе («Формирование счета…») и используется в процессе «Формирования итогового счета».

В ходе курсового проектирования мы автоматизируем работы 2, 3, 4, 5.

На рисунке 2.10 представлено итоговое расположение работ в дереве узлов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.10. Диаграмма дерева узлов

 

Диаграмма дерева узлов  показывает иерархию работ в модели и позволяет рассмотреть всю  модель целиком, но не показывает взаимосвязи  между работами.

В дереве узлов выделены следующие  диаграммы:

• диаграмма «Функционирование гостиницы» – 1-ый уровень дерева узлов (top level activity);
• диаграммы «Предоставление номеров», «обслуживание номеров» и «Обеспечение телефонных переговоров» – 2-ой уровень дерева узлов;
• диаграммы «Резервирование номеров», «Оформление поселения», «Прием предоплаты», «Проверка счетов», «Подготовка номеров» – 3-ий уровень;
• диаграммы «Обработка заказа», «Обновление данных о номерах», «Обработка запроса», «Обновление данных» и «Оформление въезда» – 4-ый уровень дерева узлов, последний уровень декомпозиции – необходимая в ходе нашего курсового проектирования степень подробности.

Подводя итог, отметим, что в целом  организация структуры системы  управления в гостинице «Ричмонд Отель» находится на хорошем уровне, однако существует ряд недостатков, которые могут быть причиной убыточности деятельности гостиницы. Для ликвидации рассмотренных недостатков в следующей главе курсового проекта нами будет предложена новая схема бизнес-процессов гостиницы.

 

3. ПОСТРОЕНИЕ НОВОЙ СХЕМЫ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ  ГОСТИНИЦЫ «РИЧМОНД ОТЕЛЬ»

 

Исследование бизнес-процесса гостиницы «Ричмонд Отель» и его рыночное окружение представляет собой систематические мероприятия по получению оперативной информации в отношении данных, описывающих текущее или перспективное (прогнозное) состояние самого бизнес-процесса, а также анализ и отражение данных в форме, необходимой для решения стратегических и тактических задач, стоящих перед гостиницей.

Проведенные в плановом порядке  исследования дают возможность получать конкурентные преимущества, снижать  финансовые и коммерческие риски предпринимательской деятельности, определять отношение клиентов к оказываемой услуге, давать оценку стратегической и тактической деятельности гостиницы, повышать эффективность коммуникационных рыночных мероприятий, определять оптимальные сегменты позиционирования процессов, характер их жизненного цикла.

В качестве проекта моделирования  бизнес-процесса гостиницы «Ричмонд Отель» мы предлагаем добавить дополнительные услуги для комфортабельности гостей гостиницы.

Дополнительные услуги – предоставление услуг прачечного направления и химической чистки. Так как люди приезжают отдыхать, они хотят себе упростить жизнь и на отдыхе не заниматься какой–либо домашней работой. Поэтому предполагается что клиенты гостиницы будут использовать данные услуги в качестве дополнительных

Руководство гостиницы «Ричмонд Отель» предполагает, что эта сфера будет актуальна для посетителей гостиницы.

Модель функционирования гостиницы  «Ричмонд Отель» с дополнительными услугами представлена на рисунке 3.1.

Модель предоставления дополнительных услуг моделируется как контракт между личностью и организацией, указывающий выполняемые обязанности, контрактные условия, даты начала и конца работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3.1. Модель функционирования гостиницы «Ричмонд Отель» с дополнительными услугами

 

На рисунке 3.2 приведена диаграмма «Участники» для данного проекта моделирования бизнес-процесса гостиницы.

В результате внедрения проекта  моделирования бизнес процесса функционирования гостиницы «Ричмонд Отель» было установлено, что в гостинице повысилось качество организации работ, и как следствие рентабельность за счет совершенствования технологий и операций, высококвалифицированного отзывчивого персонала, привлечения новых клиентов, сокращения издержек и т. д.

Главной целью рассматриваемого предприятия является получение прибыли путем выполнения своей основной функции – размещения гостей. В совокупности предприятие преследует цели общего характера, а именно:

• развитие региона как туристической зоны;
• участие в формировании и росте городского бюджета;
• привлечение отдыхающих путем создания новых комфортабельных средств размещения в регионе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3.2. Диаграмма «Участники»

 

Для достижения поставленных целей  предприятием выполняются следующие  задачи:

• занятие определенной ниши на рынке услуг;
• постепенное совершенствование номерного фонда;
• работа «на потребителя»;
• формирование эффективной ценовой политики.

Данное предприятие имеет высокие  перспективы развития. Гостиница имеет выгодное расположение (центр города). В настоящее время практически не имеет конкурентов (в центре города помимо гостиницы «Ричмонд Отель» функционирует еще четыре гостиницы, однако цены в них выше чем в анализируемой гостинице, либо уровень сервиса существенно ниже. Таким образом, оптимальным решением выгодного соотношения цены и качества будет являться гостиница «Ричмонд Отель».

В перспективе рассматривается  расширение функциональной зоны предприятия (увеличение номерного фонда, открытие кафе, бара).

Следовательно, сущностью гостиничной  деятельности является удовлетворение потребностей граждан во временном проживании в жилом помещении, оборудованном необходимой мебелью, а также в сопутствующих проживанию услугах.

Гостиница оказывает комплекс разнообразных  услуг, что является отличительной  чертой этой сферы деятельности. Услуги гостиницы можно подразделить на основные (предоставление жилого помещения) и дополнительные (услуги питания, бытовые, услуги связи, спортивные, услуги комплекса развлечении и др.)