Понятие коммуникации, ее роль и значение в управлении

Очевидно, что, если коммуникации между людьми не будут достаточно эффективными, люди не смогут договориться об общей цели, без чего невозможно существование организации как  таковой. Информация в процессе коммуникации передается как для принятия разумных решений, так и для их осознанного  выполнения. Например, планы не будут  реализованы, если не будут переданы людям, которые должны это сделать. Когда руководство может донести  обоснование своих решений до подчиненных, шансы их успешного  выполнения значительно возрастают. До тех пор пока работники не понимают, какое вознаграждение может предложить им организация за хорошо выполненную  работу, у них нет достаточной  мотивации для хорошей работы на нее. Коммуникация также важна  и при реализации функции контроля. Чтобы правильно оценить, насколько  полно были достигнуты цели организации, руководителю необходима информация о том, что и как было выполнено³⁸.

Рассмотрев параграф  Анализ коммуникаций в стратегическом управлении Филиал АКБ "Инвестторгбанк" (ОАО) "Волгоградский" можно сделать следующие выводы:

• К сожалению, при рыночной экономике большее внимание уделяется внешним коммуникациям, продвижению услуг на рынок, получению максимальной выгоды, и очень мало уделяется коммуникациям внутри организации, отношениям сотрудников и руководителей, атмосфере внутри организации. Безусловно, в компании сделано еще не все для того, чтобы в полной мере решить проблему информированности сотрудников. Новые идеи и предложения рассматриваются и активно обсуждаются, наиболее перспективные из них реализуются в дальнейшем.

Выводы по главе 2 Анализ процесса коммуникаций в системе  стратегического управления организацией на примере Филиал АКБ "Инвестторгбанк" (ОАО) "Волгоградский":

1. Инвестторгбанк - универсальный коммерческий банк, обслуживающий предприятия и организации различных форм собственности, представляющие широкий спектр отраслей экономики, компании малого и среднего бизнеса, частных клиентов.
2. Исследование показало, что АКБ «Инвестторгбанк» (ОАО) является динамично развивающимся банком, предоставляющим широкий спектр услуг. Он занимает устойчивое и стабильное положение на банковском рынке, активно расширяет присутствие в различных регионах страны. Увеличение масштабов деятельности в 2009-2011 гг. отразилось на росте валюты баланса банка. Вместе с тем темп её прироста имеет тенденцию к снижению в результате ухудшения экономической ситуации в России, связанного с финансовым кризисом.
3. К сожалению, при рыночной экономике большее внимание уделяется внешним коммуникациям, продвижению услуг на рынок, получению максимальной выгоды, и очень мало уделяется коммуникациям внутри организации, отношениям сотрудников и руководителей, атмосфере внутри организации. Безусловно, в компании сделано еще не все для того, чтобы в полной мере решить проблему информированности сотрудников. Новые идеи и предложения рассматриваются и активно обсуждаются, наиболее перспективные из них реализуются в дальнейшем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ПРОЦЕССА КОММУНИКАЦИИ В СТРАТЕГИЧСКОМ УПРАВЛЕНИИ ДЛЯ ФИЛИАЛА АКБ "ИНВЕСТТОРГБАНК" (ОАО) "ВОЛГОГРАДСКИЙ".

3.1. Комплекс  мероприятий по совершенствованию  процесса коммуникации в стратегическом  управлении Филиал АКБ "Инвестторгбанк" (ОАО) "Волгоградский".

Для улучшения механизма  внутренних коммуникаций в данной организации  необходимо разработать новую программу  коммуникаций внутри организации.

Разработку программы  внутренних коммуникаций следует начинать с общей оценки управленческой среды. Затем изучить организационную  структуру и тип уже существующих коммуникаций. Чтобы оценить нынешнее состояние коллектива и степень  удовлетворенности работников, необходимо провести небольшое внутреннее исследование и установить, какие формы коммуникаций работники считают наиболее целесообразными  и эффективными. Результаты проверки покажут, можно ли уже сейчас вводить  в компании новые виды коммуникаций, или выявят некоторые сложности, напряженность в коллективе.

Ящик предложений и  общие собрания – два самых  распространенных способа осуществления  коммуникаций между работниками  и руководством.

Но они становятся неэффективными, если предложения, поступающие от работников, не находят ответа. Нередко это  происходит в силу того, что сообщений  бывает довольно много и ответить на все не представляется возможным. Иногда руководство предприятия  относится формально к самой  идее ящиков и не утруждает себя ответами. Чтобы названные методы были эффективны, следует инициировать групповые (командные) предложения, что  значительно упрощает процедуру  ответов. Важно также не превращать общие собрания в фарс: диалог оппонентов не должен перерастать в монолог  одного лица. Не стоит вынуждать  работников посещать такие собрания и отсиживать их. Записки, передаваемые на трибуну, нельзя подвергать цензуре.

Чтобы выбранный канал  коммуникации был эффективным, следует  учесть ряд моментов:

• руководителям высокого ранга полезно являться на собрания заранее, общаться с сотрудниками, смешиваться с коллективом – это воодушевляет и сплачивает людей;
• организаторам данных мероприятий надо уметь вовлекать аудиторию в диалог;
• участникам собраний следует готовить вопросы заранее, подавать их в напечатанном виде.

Важно также установить четкие критерии для определения  информации, которая подлежит распространению  среди персонала. Такие сведения могут повысить степень удовлетворенности  компанией и стимулировать производительность труда. Осведомленность о делах  компании и осознание своей роли в ней приводит к тому, что работники  поддерживают цели компании, у них  вырабатывается уверенность, доверие  к руководству. Напротив, утаивание  информации или просто замалчивание ее ведет к появлению слухов и  дестабилизирует работу в коллективе³⁹.

Как наладить коммуникации внутри компании? И так, что может предпринять служба персонала для создания и внедрения системы внутрифирменных коммуникаций? Прежде всего, проанализировать ситуацию, сложившуюся в компании.

Для этого необходимо определить:

• на какие профессиональные и социальные группы можно разбить работников;
• какова средняя продолжительность работы сотрудника в компании;
• как наладить организационные коммуникации с отдаленными подразделениями компании;
• каким образом они получают информацию и др.

На основе полученных заключений можно начать разработку стратегии  коммуникаций. Здесь важно понять, какие деловые цели руководитель поддерживает, как выбранная стратегия  соответствует этим целям, какие  группы работников нуждаются в получении  информации и какой она должна быть, в какое время и каким  образом к ним поступать. И наконец, какими средствами планируется этого добиться⁴⁰.

Протестировать эффективность  коммуникаций можно при помощи опроса случайной выборки работников. Другой способ узнать об идеях, предположениях людей – фокус-группы. Трудность  такой оценки состоит в самих  задачах наблюдения – необходимо зафиксировать и измерить изменения  в поведении сотрудников. Например, определить, больше или меньше усилий люди стали прилагать для выполнения работы и что изменилось в их восприятии компании за выбранный промежуток времени.

Предлагается также уделять  больше внимания эмоциональной составляющей, не ограничиваться схемой "миссия –  стратегия – цели – тактика  – оценка эффективности".

Люди следуют миссии, выполняя приказ руководства, но можно  ожидать совсем иного результата, если руководитель имеет талант вдохновлять  сотрудников. Кроме того, для человека важно знать, что стоит за выбранной  стратегией, каковы ее предпосылки⁴¹.

В больших коллективах  высшее руководство в силу его  удаленности от подчиненных и  номенклатурной разницы зачастую не уважаемо, не авторитетно в низовых  звеньях. В связи с этим наиболее предпочитаемый служащими способ получения  информации об организационных целях  бизнеса – личная встреча с  глазу на глаз.

Неудивительно, что возрастает роль руководителей среднего звена  в общей цепи: высшее руководство  – менеджеры среднего звена –  работники. Их задача – способствовать тому, чтобы сотрудники поняли, как  воплощать в жизнь разработанную "наверху" стратегию.

Осуществлять коммуникации следует, по крайней мере, несколькими  способами, такими как:

• личная беседа с сотрудниками; 
• распространение информации по электронной почте.

Для формирования в сознании персонала положительного имиджа компании и доведения до сотрудников ключевых сообщений применяются следующие  формы внутриорганизационных коммуникаций:

• листок новостей;
• бюллетень для менеджеров;
• ежегодные отчеты сотрудников (аналог годового отчета для акционеров);
• доски объявлений;
• страница компании в Интернете;
• общие собрания работников.

При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою компанию⁴².

Таким образом, можно сделать  следующие выводы:

В ходе анализа было выявлено, что у Филиала АКБ "Инвестторгбанк" (ОАО) "Волгоградский" существуют проблемы с внутренней коммуникацией, которые мешают достичь организации наилучших результатов.

Для решения данных проблем  существуют различные варианты совершенствования  коммуникации на данном предприятии:

-    управленческие  действия - организация как коротких  встреч с одним или несколькими  сотрудниками для обсуждения  специфичных проблем, так и  периодических встреч с участием  всех подчиненных, которые подразумевают  обсуждение стратегий и планов, проверку соблюдения графика  работы, оценку завершенных заданий  и т.д.;

-    системы обратной  связи - опрос работников, перемещение  их из одних подразделений  в другие с целью выявления  мнения о работе сотрудников  других подразделений;

-  системы сбора предложений - функционирование ящиков для предложений, в которые сотрудники анонимно подают свои предложения;

-       проведение занятий для работников в виде игр и тренингов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В заключение своего исследования хотелось бы подвести итоги, коммуникации - обмен идеями, мнениями и информацией  в устном или письменном виде посредством символов и действий. Процесс коммуникаций состоит из этапов: отправление сообщения, передача сообщения, получение сообщения и обратная связь. Важнейшими элементами процесса коммуникаций являются отправитель, сообщение, каналы передачи, получатель и обратная связь. Именно наличие обратной связи делает процесс коммуникации двусторонним. Присутствие всех этих элементов необходимо для осуществления эффективного общения.

Классификация коммуникаций необходима для выделения различных  их видов с целью последующего анализа и совершенствования. Коммуникации в организации могут классифицироваться по ряду признаков: по субъекту и средствам  коммуникаций, по форме общения, каналу общения, по их пространственному положению, по направленности общения.

На пути эффективных  коммуникаций могут возникать различные  барьеры. Зная возможные барьеры, менеджеры  должны стараться предотвращать  их возникновение или же искать и  планировать эффективные пути их преодоления⁴³.

К основным способам совершенствования  информационного обмена в организации  относятся: регулирование информационных потоков, управленческие действия, внедрение  систем обратной связи, внедрение систем сбора предложений, использование  информационных бюллетеней, использование  современных информационных технологий и мировых информационных ресурсов.

Неэффективные коммуникации - одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, надо стараться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Коммуникативная структура  в той степени, в какой она  развита, повышает гибкость и саморегуляционные  возможности организации. Она является основным средством обучения и совершенствования  менеджеров среднего звена управления. Развитие коммуникативных структур в организациях стимулируется техническим  прогрессом и использованием передовых  технологий.