Роль коммуникаций в системе управления

1. Роль коммуникаций  в системе управления    

 Коммуникативная подсистема  — относительно самостоятельный  элемент системы государственного  управления, представляющая собой:  

= совокупность информации, информационных потоков как средство обеспечения согласованности в управлении;   

= совокупность связей, многообразных  взаимодействий и управленческих  отношений в системе государственного и муниципального управления;   

= пространство, в котором формируются  и функционируют органы власти и управления.    

 Термин «коммуникация» (от лат. communicare — делаю общим, сообщение, передача) в смысловом аспекте социального взаимодействия — это обмен мыслями, сведениями, идеями, передача того или иного содержания от одного сознания (коллективного или индивидуального) к другому посредством знаков, зафиксированных на материальных носителях. Коммуникация представляет собой социальный процесс, отражающий общественную структуру и выполняющий в ней связующую функцию.    

 Массовая коммуникация — систематическое распространение сообщений (через печать, радио, телевидение, кино, звукозапись, видеозапись) среди больших, рассредоточенных аудиторий с целью утверждения духовных ценностей и оказания идеологического, политического, экономического или организационного воздействия на оценки, мнения и поведение людей. В системе массовой коммуникации особую значимость имеет коммуникация в управлении.   

 Управленческие  коммуникации — это совокупность информационных связей между субъектами управленческой деятельности по вертикали, горизонтали (внутренняя среда) и с внешней общественной средой.   

 Понятие «коммуникация» имеет  двойной смысл:   

 во-первых, оно фиксирует статику взаимодействия, например акт, письменный документ, несущий информацию, выполняющий функции: информативную, эмотивную (побуждает эмоции, мотивацию взаимодействия), в том числе правовой акт, выполняющий управленческую функцию (побуждает правоотношения) и через это устанавливающий и поддерживающий фактические контакты.   

 во-вторых, фиксирует динамику, процесс взаимодействия, контакты, отношения.   

 Взаимодействие имеет объективную и субъективную стороны.    

 Объективная сторона — это связи, независимые от характеристики отдельных личностей, опосредующие и контролирующие содержание и характер взаимодействия; это система официальных, служебных отношений, определяемых статусом должностного лица, предписаниями, инструкциями, правилами, нормативными актами, картами функциональных обязанностей, штатным расписанием.   

 Субъективная  сторона — это сознательное отношение людей друг к другу, основанное на индивидуальности. Известно, что люди ведут себя по-разному в одной и той же статусной позиции, т.е. придерживаются разных моделей поведения, разных социальных ролей.   

 Социальная  роль — это модель поведения, направленная на выполнение прав и обязанностей, предписанных данному конкретному статусу. Таким образом, статус дает статическую, а роль — динамическую картину социального взаимодействия.    

 Коммуникация в системе управления - официально, юридически регламентируемое целенаправленное движение индивидуальных субъектов управления к социальной общности при сохранении за ними определенной самостоятельности и индивидуальности.  

   С позиции теории социального взаимодействия орган государственного и муниципального управления можно определить как:   

- форму взаимодействия людей, направленного на выполнение определенной общественно значимой функции,   

- социотехническую систему, где системообразующим компонентом выступает человек, совокупность взаимодействующих людей.    

 Коммуникационная система реализуется  одновременно через содержание  и отношения в процессе взаимодействия. Содержание обеспечивается информационными потоками, объективирует «коллективное единство» в организации. Отношения — субъективная составляющая коммуникационного процесса.   

 Взаимодействие обеспечивается  и выражается через:   

 а) систему официальных отношений, регламентируемых юридическими предписаниями;   

 б) распределение функций (горизонтальная специализация);   

 в) субординацию должностей (вертикальная специализация, с объемом и мерой ответственности в принятии решений на разных уровнях);   

 г) систему коммуникаций — средств и каналов передачи информации, которая движется сверху вниз (передача распоряжений, указаний, заданий), снизу вверх (отчеты) и по горизонтали (консультации, обмен мнениями равных по рангу).   

 Управленческая деятельность  имеет коммуникативный межличностный характер. Коммуникативное взаимодействие, осуществляется через функциональные связи участников управления. В коммуникационных потоках важна синхронность, достоверность, адекватность на всех этапах коммуникативного процесса — при приеме, передаче и переработке информации, во всех элементах его структуры.    

 Структура коммуникативного процесса условно имеет четыре элемента: 

1. Отправитель, лицо, генерирующее  идею, или собирающее и передающее  информацию. 

2. Собственно информация (сообщение), закодированная с помощью символов.  

3. Канал, средство передачи информации.  

4. Получатель, лицо, которому предназначена  информация и которое интерпретирует  ее.   

 Управленческие коммуникации  образуют несколько блоков:  

 А — коммуникации, обслуживающие органы управления. Это функциональное взаимодействие и служебная информация, циркулирующая в структурах всех ветвей государственной власти и местного самоуправления, обеспечивающих непосредственное социально-экономическое и политико-административное управление.   

 Б — коммуникации, существующие в сфере межличностных отношений госаппарата.  

 В — коммуникации, обращенные к обществу, часть коммуникационной деятельности в системе управления, которая делает ее открытой, способной к адаптации, совершенствованию.    

 Виды коммуникаций как социальной (гуманитарной) технологии в управлении показаны на рисунке.

   

 На эффективность работы  и  сплоченность служащих влияет используемая в организации модель внутрикоммуникативных сетей.   

 Коммуникативные сети подразделяются  на централизованные (вся коммуникация замыкается на руководителе) и децентрализованные (коммуникация относительно равномерно распределяется между всеми членами организации). Централизованные сети способствуют решению относительно простых управленческих задач, но препятствуют эффективности решения сложных проблем, уменьшают удовлетворенность работой у членов групп, снижают уровень коллективного единства, хотя и способствуют развитию лидерства.   

 Известно множество других  вариантов коммуникационных моделей: цепочная, звездная, иерархическая. Связи между передающей стороной (коммутатор — руководитель, Р) и воспроизводящей стороной (исполнитель, И) существенно различаются.  

      

 При цепочной структуре коммуникаций решение, передаваемое с одного конца на другой, становится известно всем исполнителям и всеми обсуждается. Все связи в такой структуре одинаковы, а командный стиль руководства не проявляется. Такая структура взаимоотношений распадается, если нарушается связь между двумя участниками коммуникации.    

 Многозвенная структура коммуникации — наиболее часто встречаемая на уровне первичного коллектива. Здесь все участники коммуникации связаны между собой. Эту модель отличает достаточная устойчивость и скорость передачи информации. Ярко выражены отношения субординации и командования.   

 В звездной структуре ярко выражен руководитель, через которого передается вся информация, все связи замыкаются на нем.   

 Для иерархической структуры характерны опять же ярко выраженные административно-командные отношения. Промежуточные ступени одновременно являются и подчиненными и командными.    

 В реальной жизни имеется  еще большее разнообразие коммуникативных сетей и моделей. Оптимизация коммуникативной структуры — важный элемент интенсификации контактов внутри коллектива и управления им.   

 Руководитель — это центр коммуникативного взаимодействия и информационных потоков, который выполняет ведущие информационные роли: 

 • пользователя информации  — внешней и внутренней, поступающей в организацию; 

 • распространителя информации  — не только через документооборот, но и вербальные контакты (обзоры, беседы и т.д.); 

 • предоставителя информации внешним организациям, заинтересованным лицам (о планах, стратегии, действиях и результатах работы организации, проявляется как эксперт по вопросам своей сферы деятельности).    

 Выделяют шесть областей коммуникативного взаимодействия руководителя с сотрудниками.   

 1. Прием на работу. Задача — убедить потенциального сотрудника в достоинствах работы в данной организации, получить определенное представление о новом сотруднике.  

 2. Ориентация. Задача — ознакомить с базовыми целями организации, конкретными программами, условиями их выполнения, формировать у сотрудников уверенность в общественной необходимости успешного решения поставленных перед коллективом задач.  

 3. Индивидуальная оценка сотрудников. Задача — сообщить подчиненному свое отношение к его работе, оценить вклад в деятельность организации.  

 4. Обеспечение безопасности (физической, экологической, психологической). Задача — представить сотрудникам информацию об условиях работы, степени их безопасности и мерах, принимаемых для ее обеспечения, создания творческого морально-психологического климата в коллективе.  

 5. Обеспечение дисциплины. Задача — ознакомить сотрудников с действующими в организации правилами, инструкция ми, традициями, контролировать их выполнение.   

 6. Функционирование. Задача — обеспечить сотрудников необходимой служебной информацией, оказывать необходимую организационно-методическую поддержку.    

 Регулирование и координация  индивидуальных усилий с последующим созданием единого упорядоченного организационного процесса с помощью коммуникативного взаимодействия являются центральной функцией руководителя.   

 Выделяют следующие основные причины неэффективной коммуникации.   

 » Недостаточное понимание руководителями важности коммуникаций.   

 » Отсутствие у организации обратных связей.   

 » Неблагоприятный психологический климат в коллективе. К неверному восприятию информации и ее умышленному искажению приводят недоброжелательные отношения между сотрудниками.  

 » Личностные моменты: предвзятость отдельных работников по отношению к мнению окружающих, всевозможные стереотипы в сознании и поведении, отсутствие интереса к информации, нарушенное эмоциональное состояние и др.  

 » Отсутствие единого понимания используемых понятий и терминов, символов, т.е. наличие семантических барьеров коммуникативного взаимопонимания и взаимодействия. 

 » Большое количество промежуточных звеньев в коммуникативной цепи.  

 

2. Информация как  фактор оптимизации системы управления    

 Термин «информация» используется  в двух значениях: как уменьшение  неопределенности в отношении  ожидаемых событий и как значимое сообщение, некая сущность коммуникационного потока, ресурс.       

 Каждая управляющая система  с замкнутым контуром есть  совокупность субъекта и объекта  управления, взаимодействие между которыми происходит через каналы прямой и обратной связи, по которым проходят потоки информации. Сам процесс управления совершается по единой схеме, предусматривающей получение, хранение, обработку и передачу информации; информация — неотъемлемая часть управленческого процесса.   

 Информационное обеспечение  управления — практика технологизации управленческого процесса (и учебная дисциплина для госслужащих), которая обусловливает воздействие информации на все элементы управленческой деятельности, предоставление всем звеньям и работникам необходимой профессиональной, экономической, правовой и другой информации.   

 С информацией работают все  специалисты управления, но затраты  времени у них структурируются  по-разному.   

 По своему целевому назначению в процессе управления информационно-технические операции разделяются на следующие классы:  

1. Документационные. На работу с документацией, как показывает практика, специалисты тратят до 15% рабочего. времени. Большую часть своего рабочего дня на этот класс операций расходуют работники штата технических исполнителей: работники канцелярий, делопроизводители, архивариусы, операторы, машинистки, стенографистки и т.д.