В неавтоматизированных отелях
обычно требуется, чтобы эта информация
была получена раньше в процессе резервирования.
Однако, компьютеризированная система
резервирования не требует лишней работы
при сборе этой второстепенной информации.
Часто это оказывается удобнее как для
лиц, совершающих заказ, так и для персонала
отеля. Например, если после получения
всей этой информации система отказала
в принятии заказа, окажется, что работник
службы бронирования и гость потратили
время на сбор информации, которая затем
не пригодилась.
Система управления отелем
может автоматически составлять письма
о подтверждении резервирования в день
получения заказа на резервирование. Информация
может быть получена из записи о резервировании
и распечатана на специальном бланке отеля.
Хотя, вероятно, существует столько видов
письма о подтверждении, сколько существует
автоматизированных отелей, письмо о подтверждении
обычно содержит следующую информацию:
§ Имя и адрес гостя
§ Время и дату прибытия
§ Тип, количество и стоимость
номеров
§ Количество ночей
§ Количество человек в группе
§ Классификация резервирования
(предварительное, подтвержденное, гарантированное)
§ Специальный сервис, необходимый
гостям
§ Требование депозита или предоплаты
§ Изменение первоначального
резервирования (дополнительное подтверждение,
изменение или отмена)
§ Возможность отмены заказа
§ Цена за номер за ночь
Подтверждения резервирования
могут быть отпечатаны в любое время. Однако,
обычно они печатаются как часть потока
продукции, производимой во время ежедневной
модификации системы. Обновление данных
в системе выполняет многие функции ночного
аудита, производимого в неавтоматизированных
отелях. Модификация системы проводится
ежедневно с целью составления отчетов,
реорганизации системных файлов, поддержания
системы и обеспечения временных рамок
конца дня.
Поиск данных по базе номерного
фонда.
поиск информации по базе данных – поиск информации о клиентах по фамилии, имени, отчеству, серии и номеру паспорта, адресу прописки, номеру комнаты; поиск информации о номерном фонде гостиницы (свободные, занятые номера).
Внесение персональных данных
гостя в базу данных.
Гостиница
гарантирует, что персональные данные,
полученные от гостя, обрабатываются в
соответствии и в целях соблюдения Федерального
Закона «О персональных данных», постановления
Правительства РФ N 687, 781 и др., закона о
миграционном учете, обеспечения сохранности
имущества отеля и получения гостиничной
услуги; с использованием всех необходимых
организационно-технических мер по обеспечению
безопасности персональных данных в пределах
компетенции отеля, во избежание любых
изменений, утраты, незаконного использования
и не санкционированного доступа.
Гостиница
несет ответственность за надлежащее
конфиденциальное обращение с данными
гостя, переданными в частности к бронированию
через Интернет.
Гостиница
не передает третьим лицам персональные
данные гостей.
В случае
бронирования номера сохраняются следующие
сведения: имя и фамилия, адрес, номер телефона,
адрес электронной почты, даты по бронированию
номера, время прибытия и отъезда, а также
«дополнительная информация для гостиницы»
(если она Вами введена). Также регистрируется
момент бронирования и IP-адрес, с которого
было выполнено бронирование.
В целях
предоставления гостиничной услуги ваши
данные используются для однозначной
однократной идентификации Вашего бронирования,
его исполнения и расчетов по нему. Кроме
подтверждения вашего бронирования, возможно
получение вами всех изменений Ваших бронирований
или Ваших данных.
В момент
заезда и регистрации в гостинице Вы заключаете
соглашение на использование ваших личных
данных в конкретных ограниченных целях.
После выезда из гостиницы и при вашем
согласии Вы сможете получать и использовать
к вашей выгоде специальные предложения
гостиницы. Гостиница будет использовать
только Ваш адрес электронной почты и
информировать Вас только о собственных
предложениях. Не дав своего согласия
Вы, разумеется, не сможете получать информацию
о выгодных для вас ценах. При отказе от
рассылки новостей адрес Вашей электронной
почты будет удален из списка получателей.
В любой момент данные действия со стороны
гостиницы будут остановлены на основании
полученного от вас письменного заявления
с просьбой прекратить обработку ваших
персональных данных с даты получения
вашего заявления отелем.
К персональным
данным, сбор и обработку которых осуществляет
Гостиница, относятся:
анкетные данные (фамилия,
имя, отчество, число, месяц, год рождения
и др.);
номер контактного
телефона;
Все
персональные данные сотрудники Гостиницы
получают непосредственно от субъекта
персональных данных - Клиентов.
Использование
персональных данных Клиентов
осуществляется Гостиницей исключительно
для достижения целей, определенных
договором между Клиентом и
Гостиницей, в частности, для предоставления
услуг по проживанию или временному
размещению, а также дополнительных
услуг. . При передаче персональных данных
Клиентов Гостиница должна соблюдать
следующие требования: . Предупредить лиц,
получающих персональные данные Клиентов
о том, что эти данные могут быть использованы
лишь в целях, для которых они сообщены,
и требовать от этих лиц подтверждения
того, что это правило соблюдено. Лица,
получающие персональные данные Клиентов,
обязаны соблюдать режим конфиденциальности.
Данное положение не распространяется
в случае обезличивания персональных
данных и в отношении общедоступных данных..
Разрешать доступ к персональным данным
Клиентов только специально уполномоченным
лицам, при этом указанные лица должны
иметь право получать только те персональные
данные, которые необходимы для выполнения
конкретных функций. При трансграничной
передаче персональных данных Гостиница
обязана убедиться в том, что иностранным
государством, на территорию которого
осуществляется передача персональных
данных, обеспечивается адекватная защита
прав субъектов персональных данных. .
Трансграничная передача персональных
данных на территории иностранных государств,
не обеспечивающих адекватной защиты
прав субъектов персональных данных, может
осуществляться в случаях:
наличия согласия в
письменной форме Клиента;
предусмотренных международными
договорами Российской Федерации по вопросам
выдачи виз, международными договорами
Российской Федерации об оказании правовой
помощи по гражданским, семейным и уголовным
делам, а также международными договорами
Российской Федерации о реадмиссии;
предусмотренных федеральными
законами, если это необходимо в целях
защиты основ конституционного строя
Российской Федерации, обеспечения обороны
страны и безопасности государства;
исполнения договора,
стороной которого является субъект персональных
данных;
защиты жизни, здоровья,
иных жизненно важных интересов субъекта
персональных данных или других лиц при
невозможности получения согласия в письменной
форме субъекта персональных данных.
Не
допускается отвечать на вопросы,
связанные с передачей информации,
содержащей персональные данные,
по телефону или факсу. Гостиница
вправе предоставлять или передавать
персональные данные Клиентов
третьим лицам в следующих
случаях:
если раскрытие этой
информации требуется для соблюдения
закона, выполнения судебного акта;
для оказания содействия
в проведении расследований, осуществляемых
правоохранительными или иными государственными
органами;
для защиты законных
прав Клиента и Гостиницы.
Формирование графиков заезда и выезда
гостей.
На основе введенных в систему данных можно формировать различные отчеты по состоянию номерного фонда.
Все отчеты формируются с использованием системы компоновки данных (СКД) платформы 1С:Предприятие, что позволяет гибко настраивать необходимый вид, состав и структурирование выводимой информации.
Отчет «Планируемые заезды» отображает список планируемых заездов по данным бронирования за нужный период.
Отчет «Планируемые выезды» отображает список планируемых выездов по данным бронирования и заселения в номера.
Отчет «График заезда» отображает данные о планируемых заездах по датам в разрезе категорий номеров с группировками по группам номеров.
Отчет «Занятость номеров» отображает данные о фактическом использовании номерного фонда за заданный период в разрезах «Бронирование/Заселение», «Заселение/Подселение». С возможностью разворота по номерам.
Отчет «Возраст и пол проживающих» отображает данные о проживающих по возрастным группам и по половой принадлежности за указанный период.
Отчет «Список проживающих» отображает данные о ФИО проживающего, номер гостиницы, категория номера, контрагента, категории и путевки, место работы, а также общее количество проживающих за указанный период.
Отчет «Количество отдыхающих» отображает данные о количестве отдыхающих в разрезе категорий номеров по датам.
Отчет «Количество отдыхающих» отображает данные о количестве отдыхающих в разрезе категорий номеров по датам.
Отчет «Загруженность номеров» отображает данные о загруженности номеров в процентах за указанный период в виде графика и таблицы. Возможен отбор как по группе номеров, так и по категории
Отчет «Бронирование за период» отображает данные о забронированных номерах как по группе контрагентов, так и по определенному контрагенту за указанный период с указанием номера документа бронирования, физического лица, датах заезда, номера гостиницы и категории, категории путевки, категории пациента, количества забронированных мест и состояния оплаты.
Отчет «Состояние оплаты по бронированию» отображает неоплаченные суммы по документам бронирования на заданную дату.
Отчет можно строить как по всем контрагентам, так и с отбором по одному контрагенту.
По умолчанию отчет формируется с разворотами по контрагенту, счету на оплату и документу бронирования. В ресурсах отображаются выставленные суммы и полученные авансы.
Отчет «Оплата забронированных мест» отображает остатки на начало и конец периода, а также движения по учету оплаты бронирования.
Отчет можно строить как по всем контрагентам, так и с отбором по одному контрагенту.
По умолчанию отчет формируется с разворотами по контрагенту, счету на оплату, документу бронирования и документу оплаты.
Составление договоров.
В международной практике известны и
имеют широкое применение соглашения
и документы, регулирующие взаимоотношения
гостиничных предприятий с турагентами
и туроператорами. Один из них- Гостиничная
конвенция 1970 г., разработанная под эгидой
Международной гостиничной ассоциации
и Всемирной федерации ассоциаций туристских
агентств. Конвенция определяет обязательства
договаривающихся сторон, сферу ее применения,
типы гостиничных контрактов, общие и
особые правила их составления, величину
комиссионных и порядок платежей, а также
условия аннуляции договоров. В 1979 г. в
Гостиничную конвенцию был внесен ряд
поправок и она получила название “Международная
гостиничная конвенция”, которая с 1993
г. стала кодексом отношений между гостиницами
и турагентствами (туроператорами) и используется
при заключении гостиничных контрактов.
Кодекс обязывает гостиничное предприятие
давать точную информацию по категории
и расположению отеля, а также по качеству
предоставляемых услуг. В нем определяется,
что турагент не имеет право устанавливать
для своих клиентов цены выше тех, которые
установлены по договору комиссии. Это
имеет отношение и к туроператору, работающему
с гостиницей на тех же условиях. При этом
ни турагент, ни туроператор, ни гостиница
не должны раскрывать цену, которая оговорена
в контракте.
Документами, регулирующими взаимоотношения туристского
бизнеса с гостиничными предприятиями,
являются: Международные гостиничные правила, одобренные Советом
Международной гостиничной ассоциации
(01.11.81 г.), и Межрегиональная гармонизация критериев гостиничной
классификации на основе классификационных
стандартов, одобренная региональными
комиссиями ВТО в 1989 г.
Хотя эти документы носят рекомендательный характер и не являются обязательными,
они содержат много положений, прочно
вошедших в международную практику взаимоотношений
между бизнесом гостиниц и агентско- операторским
бизнесом в туризме.
При организации туров на территории
России и во взаимоотношениях с российскими
гостиничными предприятиями следует руководствоваться
также Правилами предоставления гостиничных
услуг в РФ.
Взаимоотношения с гостиничными предприятиями
определяются в основном следующими соглашениями:
· Договором о квоте мест с гарантией
заполнения 30-80%. По такому договору туристская фирма
получает от гостиницы определенное количество
мест, которые она обязана в течении периода,
оговоренного в контракте, заполнить туристами.
При ютом она гарантирует оплату 30-80% выделенной
квоты мест, даже если они не будут использованы.
Остальную часть квоты фирма имеет право
аннулировать в установленные сроки. По
этому договору фирма получает цены на
гостиничные места более низкие, чем обычные
тарифы.
· Договором о квоте мест без
гарантии заполнения. По этому договору фирма не берет на себя
никакой гарантии заполнения выделенной
ей квоты мест. Поэтому в силу вступает
обычное правило аннуляции мест, не использованных
в установленные сроки. Фирма рассчитывается
с гостиницей по обычным тарифам.
· Договорам о твердой закупке
мест с полной оплатой. По такому договору фирма гарантирует
гостинице полную оплату выделенной квоты
мест, независимо от их заполнения. При
таких условиях фирма выторговывает более
низкие цены на размещение в гостинице,
чем обычно.
· Договором о текущем бронировании. Это наиболее типичный договор для туристских
фирм, особенно тех, которые занимаются
организацией индивидуального туризма.
По договору фирма не получает от гостиницы
никакой квоты мест. При обращении клиента
она направляет гостинице заявку на бронирование
и только по получении от нее подтверждения
производит продажу гостиничных услуг.
При таком договоре действуют обычные
тарифы на гостиничные места.
В любом варианте договоров следует предусматривать
(оговаривать) следующие условия:
· стоимость номеров и бронирования;
· тип номеров и необходимое их число;
· продолжительность (сезоны) обслуживания;
· свободные периоды;
· графики заезда туристов;
· сроки и продолжительность разового
обслуживания;
· набор входящих услуг;
· количество (пансион) и форму организации
питания-варианты предоставления питания
в ресторане гостиницы (завтрак, полупансион,
полный пансион, шведский стол и т.д.);
· время обслуживания туристов питанием;
· специальные удобства на отдыхе (например,
для инвалидов, вегетарианцев, пользование
городским пляжем и т.д.);
· языки, на которых необходимо говорить
персоналу;
· сроки подтверждения заезда туристов
(бронирования);
· сроки снятия заездов без предъявления
штрафных санкций;
· штрафные санкции по величине и срокам
отказа;
· скидки на большой заезд или на постоянную
загрузку;
· материальная ответственность за недозаезд
(количественный), срыв заезда, отказ в
размещении гостей и др.;
· другие специфические вопросы (например, входит ли в стоимость номера
пользование в гостинице сауной, бильярдом
и др., время работы бассейна и пр.).
Кроме того, важно обратить внимание
на гарантии, которые дает вам партнер-поставщик
услуги (например, гарантирует ли гостиница
обещанное размещение).
Во взаимоотношениях с поставщиками
услуг необходимо предусматривать (фиксировать
в договоре) условие о невозможности обратного повышения цен (цены можно повышать только на непроданные
услуги) и отработать механизм исполнения
этого условия