Отчет по практике в ООО «Гостиница Турист»

 

 

Оформление поступления посетителей.

 

 

При прибытии гостей в отель поздравления гостя персоналом службы приема и размещения на рецепции является важным моментом проявления гостеприимства и началом процесса регистрации гостей

Дежурный администратор должен выяснить регистрационный статус клиента, отметить особенностях дополнительных услуг отеля

Процесс регистрации, согласно процедуре, условно можно разделить на несколько этапов: предрегистрационного, оформление учетной записи определения номера и тарифов, оплата гостиничных услуг, выдача ключей в от номера, сопровождение гостя в номер

Кроме заполнению форм первичной технологической документации - анкеты проживающего и регистрационной карточки для категории гостей с забронированными номерами (местами), персонал рецепции до поселения опредеачае номер для поселения, тарифы, оформляет бухгалтерские бланки клиента, а также согласно заказа согласовываются условия предоставления дополнительных услуг другими службами отеля.

Оформление регистрации гостей в гостиницах имеет определенные особенности для категории клиентов с предрегистрационного статусом и гостей, прибывающих в гостиницу без резервирования номеров Клиенты без регистрационного статуса, граждане Украины, п должны заполнить анкету проживающего (форма № 1-Г, приложение Б 1) на основе документа, подтверждающего лицбу.

Анкета проживающего (приложение Б1) заполняется в одном экземпляре на основе паспорта, свидетельства о рождении, водительских прав и других документов подтверждения личности

После заполнения анкета и документ подтверждения личности передаются дежурному администратору для регистрации в журнале учета граждан, проживающих в гостинице (форма № 5-Г, приложение Б1) После регистрации й документ возвращается владельцу, а анкета вносится в картотеку Анкета проживающего хранится в службе приема и размещения в период проживания клиента в гостинице и в течение месяца с момента его в ибуття из отеля После этого анкета передается в архив и хранится в течение года, а затем уничтожается согласно акта В картотеке анкеты систематизируются в алфавитном порядке В рецепции принято ис вать две картотеки - одну для лиц, проживающих в гостинице, вторую - для выбыливибулих.

 

Демонстрация и назначения номера.

 

Демонстрация номера - удовлетворение желания гостя увидеть номер на экране монитора или на фотографии перед подписанием договора. Это может быть выполнено с помощью встроенного в стойку экрана. Уже сейчас некоторые гостиницы используют услуги глобальных компьютерных сетей для того, чтобы потенциальные покупатели могли ознакомиться с предоставляемыми им услугами через персональный компьютер. Использование альбома фотографий - другой обычный способ продемонстрировать гостю различные типы номеров.

Очевидно, чем лучше портье знает отель, тем быстрее будет сделан выбор. Существует распространенная шутка, что чем меньше доступно номеров, тем легче сделать выбор. При малом выборе гость вынужден брать то, что предлагается, или остаться ни с чем.

В целом, процесс назначения номера прямой. Гость запрашивает определенный тип номера во время бронирования, служба приема и обслуживания резервирует соответствующий номер, в день прибытия гость получает то, что он хотел. Это - стандартный процесс, хотя имеются различного рода вариации.

Предоставление лучшего номера по первоначальной цене - один из способов для решения конфликтов. Он имеет и другое применение. Лучшие номера предоставляются постоянным гостям, VIP, представителям организаций-партнеров и даже гостям как награда за ожидание, произошедшее по вине отеля.

Данный способ также используется при отсутствии номеров заказанного типа. В таких случаях хорошо обученный портье службы приема и обслуживания сначала должен попробовать продать гостю имеющийся в наличии номер. Однако чаще гостю предоставляют лучший номер по более низкой цене, объясняя ему это. Если разница цен значительна, то гостя на следующий день переселяют, если освобождается номер заказанного типа. Поскольку затраты на переселение гостя существенны, то если разница цен невелика, гость может остаться в лучшем номере в течение всего срока проживания.

Гости, которые зарегистрировались и не остались, получают специальный индекс DNS (Did Not Stay) - не остались. Поспешный отъезд может быть вызван неудовлетворенностью гостиницей или инцидентами с сотрудниками. Гости могут сначала потребовать извинений, либо они могут уехать без каких-либо объяснений. В поспешном отъезде не всегда виновата гостиница. Вскоре после регистрации гость может получить срочную телеграмму или телефонный звонок. В виде любезности и в знак хорошего отношения к гостю с него не берется никакая плата, если он уезжает вскоре после прибытия, даже если номер был занят в течение короткого периода.

Как средство контроля ситуации DNS проверяются менеджером. С их помощью можно вскрыть слабости в системе резервирования или в обслуживании гостиницы

 

Оформление счетов за проживание.

 

  Заполняется при оформлении оплаты за бронь,  проживание,  а также

   за дополнительные платные услуги, при отсутствии специальных талонов.

        Счет выписывается  в  трех   экземплярах:   первый   -   выдается

   проживающему,  второй  экземпляр счета вместе с "Кассовым отчетом" (ф.

   Nо.  5-Г) ежедневно сдается в бухгалтерию,  третий хранится до  выезда

   гостя   в   расчетной   части   гостиницы   в  специальных  кармашках,

   расставленных по числам оплаты, в контрольной картотеке.

        При механизированном  способе ведения расчетов счет заполняется в

   2-х экземплярах.  В нем фиксируется оплата за весь период  проживания.

   Оба экземпляра хранятся в контрольной картотеке до выезда гостя.

        Работник   бухгалтерии   сверяет  формы Nо.Nо. 3-Г, 3-Гм с формой

   Nо. 1-Г.

        Счет является бланками строгой отчетности.

 

Поселение в номер.

 

 
 
После того как гость заполнил анкету, администратор сверяет данные анкеты и паспорта гостя, вписывает в анкету номер комнаты, в которой он будет жить, дату и время прибытия и подписывает ее. Далее администратор выписывает разрешение на поселение. 
 
После оплаты гость получает второй экземпляр счета. При регистрации ему выписывают счет за проживание, содержащий тариф номера (или места), умноженный на число суток, оплату бронирования, оплату дополнительных услуг, которые гость заказывает при регистрации, и различные гостиничные налоги. 
 
Администратор заполняет визитную карточку (карточку гостя) – документ на право входа в отель и получения ключа от номера. Карта гостя всегда выписывается в одном экземпляре и должна содержать следующие данные: фамилия гостя, номер комнаты и сроки проживания, а также данные, куда сотрудники отеля должны заносить его вещи. Для идентификации багажа удобно пользоваться талонами, на которых записана фамилия владельца, а после регистрации вписывается номер комнаты. Такой талон выдает швейцар при входе гостя в отель. Если талона нет, то гость показывает свой багаж, показывает разрешение на поселение, где записан номер комнаты, и портье относит багаж до номера. В номере он показывает гостю, как пользоваться оборудованием, и информирует о правилах пользования. 
 
Особенности регистрации групп 
 
Предварительный заказ мест дает возможность заранее подготовить номер к заселению, спланировать работу администратора. Накануне заезда группы администратор заполняет карточку подготовки и заселения номеров (карту бронирования). 
 
При поселении туристической группы в гостиницу ее руководитель предъявляет администратору направление туристской фирмы (документ, подтверждающий право проживания данной группы в гостинице и гарантирует, что оплата произведена) и список группы, оформленный в соответствии с требованиями паспортного режима. 
 
Администратор сообщает номера комнат, которые забронированы для данной группы. Туристы из группы размещаются обычно в двухместных номерах. Все туристы должны заполнить анкеты. Администратор заполняет групповое разрешение на поселение по безналичному расчету, где указываются номера комнат, в которых будут жить туристы. 
 
Каждому гостю администратор выписывает визитную карточку. Счет за проживание при регистрации группы не выписывают, так как оплата производится по <span class="remarkable_002dpre_002dmarked__Char" style=" font-f