Методы исследования систем управления

• анализ вспомогательных и обслуживающих подразделений;

• анализ системы  управления предприятием;

• анализ форм связей документов, действующих на предприятии, маршруты их движения и технология обработки.

Каждый раздел программы представляет собой самостоятельное исследование и начинается с постановки целей и задач анализа. Этот этап работы является наиболее важным, так как от него зависит весь ход проведения исследований, выбор приоритетных задач и в конечном итоге реформирование конкретной системы управления.

Как отмечалось выше, первостепенной задачей системного анализа является определение глобальной цели развития организации и целей  функционирования. Имея конкретные, четко  сформулированные цели, можно выявить  и проанализировать факторы, способствующие либо препятствующие скорейшему достижению этих целей. 
 

 «Повышение эффективности  функционирования предприятия»  необходимо реализовать как минимум  три цели: 

1.1. «Внедрение новой  техники»;

1.2. «Совершенствование  организации производства»;

1.3. «Совершенствование  системы управления». 

Выявив указанные  подцели, необходимо исследовать и  проанализировать факторы, способствующие их достижению. Следует иметь в виду, что для анализа организации на основе системы целей необходимо выявить и сформулировать совокупность всех целей функционирования на каждом уровне системы управления. В таком случае дерево целей будет наиболее полным. Главная задача такой структуризации заключается в том, чтобы довести цель до каждого конкретного подразделения и исполнителя. Это является залогом успешной реализации функциональной стратегии организации.

В результате проведения системного анализа необходимо дать предложения по обоснованию целесообразности рационализации системы управления. На основе та¬ких предложений выполняются следующие работы:

1. Принимается решение  о внедрении выбранной модели  системы управления;

2. Разрабатывается  регламентирующая документация;

3. Разрабатывается  конечная схема процесса управления;

4. Разрабатываются  конкретные организационно-технические  мероприятия по совершенствованию управления предприятием;

5. Выбираются конкретные  научно обоснованные методы управления;

6. Формируется новая  корпоративная культура.

Основные  подходы в системном  исследовании

Системный подход —  это такое направление методологии  научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной кибернетической социальноэкономической системы.

В наиболее общем  виде под системой понимается совокупность взаимосвязанных элементов, образующих определенную целостность, некоторое единство.

Рассмотрим основные принципы системного подхода (системного анализа).

1. Целостность, позволяющая  рассматривать одновременно систему  как единое целое и в то  же время как подсистему для  вышестоящих уровней. 
 

2. Иерархичность  строения, т.е. наличие множества  (по крайней мере двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня — элементам высшего уровня. Реализация этого принципа хорошо видна на примере любой конкретной организации. Как известно, любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Одна подчиняется другой.

3. Структуризация, позволяющая  анализировать элементы системы  и их взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры. Как правило, процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами ее отдельных элементов, сколько свойствами самой структуры.

4. Множественность, позволяющая использовать множество кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.

Как отмечалось выше, при системном подходе важное значение приобретает изучение характеристик организации как системы, т.е. характеристик «входа», «процесса» и характеристик «выхода».

При системном подходе  на основе маркетинговых исследований сначала исследуются параметры  «выхода», т.е. товары или услуги, а  именно что производить, с какими показателями качества, с какими затратами, для кого, в какие сроки продавать  и по какой цене. Ответы на эти  вопросы должны быть четкими и  своевременными. На «выходе» в итоге должна быть конкурентоспособная продукция либо услуги.

Затем определяют параметры  входа, т.е. исследуется потребность  в ресурсах (материальных финансовых, трудовых и информационных), которая определяется после детального изучения организационно-технического уровня рассматриваемой системы (уровня техники, технологии, особенности организации производства, труда и управления) и параметров внешней среды (экономической, геополитической, социальной, экологической и др.). И наконец, не менее важное значение приобретает исследование параметров процесса, преобразующего ресурсы в готовую продукцию. На этом этапе, в зависимости от объекта исследования, рассматривается производственная технология, либо технология управления, а также факторы и пути ее совершенствования.

Таким образом, системный  подход позволяет нам комплексно оценить любую производственно-хозяйственную  деятельность и деятельность системы  управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую  ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.

Комплексный подход предполагает учитывать при анализе как внутреннюю так и внешнюю среду организации. Это означает, что необходимо учитывать не только внутренние, но и внешние факторы — экономические, геополитические, социальные, демографические, экологические и др. Факторы — важные аспекты при анализе организаций и, к сожалению, учитываются не всегда. Например, часто социальные вопросы при проектировании новых организаций не учитываются либо откладываются. При внедрении новой техники не всегда принимаются во внимание показатели эргономичности, что приводит к повышению утомляемости рабочих и в итоге — к снижению производительности труда. При формировании новых трудовых коллективов должным образом не учитываются социально-психологические аспекты: проблемы мотивации труда. Суммируя сказанное, можно утверждать, что комплексный подход является необходимым условием при решении задачи анализа организации.

Для исследования функциональных связей информационного обеспечения  систем управления используется интеграционный подход, суть которого в том, что  исследования осуществляются как по вертикали (между отдельными элементами системы управления), так и по горизонтали (на всех стадиях жизненного цикла продукта).

Под интеграцией  понимается объединение субъектов  управления для усиления взаимодействия всех элементов системы управления конкретной организации. При таком подходе появляются более прочные связи между отдельными подсистемами организации, более конкретные задания. Например, управляющая система задает службам и подразделениям организации конкретные показатели их деятельности по качеству, количеству, затратам ресурсов, срокам и т.д. На основе выполнения этих показателей достигаются поставленные цели.

Интеграция по стадиям  жизненного цикла продукта по горизонтали  требует формирования единой и четкой информационной системы управления, которая должна включать, прежде всего, показатели качества и количества затрат по стадиям научно-исследовательской, конструкторской и технологической  подготовки производства, а также  показатели собственно производства, внедрения, эксплуатации и снятия изделия  с производства.

Такая согласованность  показателей по стадиям жизненного цикла продукта позволяет создать  структуру управления, обеспечивающую оперативность и гибкость управления.

Интеграция по вертикали  представляет собой объединение  юридически самостоятельных организаций  для наилучшего достижения поставленных целей. Это обеспечивается, во-первых, объединением усилий людей, т.е. синергетическим эффектом, во-вторых, созданием новых научно-экспериментальных баз, внедрением новых технологий и нового оборудования. Это, в свою очередь, создает условия для улучшения связей по вертикали между федеральными, муниципальными органами управления и отдельными организациями, особенно в производственной и социальной сферах деятельности. Такая интеграция обеспечивает наилучший контроль и регулирование в процессе реализации новых указов, постановлений и другой регламентирующей документации. Интеграция дает организациям дополнительные возможности для повышения их конкурентоспособности за счет расширения сотрудничества. Появляется более широкий простор для развития и внедрения новых идей, выпуска более качественной продукции, оперативность в реализации принятых решений.

Применение интеграционного  подхода создает условия для  наилучшего осуществления стратегических задач на всех уровнях в системе  управления: на уровне холдинга, отдельных  компаний и конкретных подразделений.

Сущность ситуационного  подхода заключается в том, что  побудительным мотивом к проведению анализа являются конкретные ситуации, широкий диапазон которых существенно влияет на эффективность управления. При таком подходе система управления в зависимости от характера ситуаций может менять любую из своих характеристик. 
 

Объектами анализа  в данном случае могут быть:

• структура управления: в зависимости от ситуации и на основании проведенных объемных расчетов выбирается структура управления с преобладанием либо вертикальных, либо горизонтальных связей;

• методы управления;

• стиль руководства: в зависимости от профессионализма, численности и личностных качеств сотрудников выбирается стиль руководства, ориентированный либо на задачи, либо на человеческие отношения;

• внешняя и внутренняя среда организации;

• стратегия развития организации;

• технологические  особенности производственного  процесса.

Маркетинговый подход предполагает проведение анализа организаций на основе результатов маркетинговых исследований. Главной целью при таком подходе является ориентация управляющей системы на потребителя, Реализация поставленной цели требует прежде всего совершенствования деловой стратегии организаций, цель которой обеспечить своей организации устойчивое конкурентное преимущество. Маркетинговый анализ призван выявить эти конкурентные преимущества и факторы их определяющие.

Как показала практика проведения исследований, к таким  факторам относятся следующие:

• качество продукции  или услуг;

• качество управления самой организации;

• маркетинговое  качество, т.е. свойство товара соответствовать реальной потребности населения.

При этом важно учитывать  конкурентную позицию, т.е. позицию  исследуемой организации в отрасли на данный период времени, поскольку конкурентная борьба — мероприятие дорогостоящее, и рынок характеризуется высокими входными барьерами.

Таким образом, значение маркетингового подхода в том, чтобы  обеспечить организацию всей необходимой  информацией, знание которой позволит надолго удержать и сохранить  свою конкурентную позицию в отрасли.

Инновационный подход основан на умении организации быстро реагировать на изменения, диктуемые  внешней средой. Это касается внедрения  нововведений, новых технических  решений, неуклонного возобновления  производства новых товаров и  услуг для наилучшего удовлетворения потребностей рынка сбыта. Залог  успешного функционирования любой  организации в том, что она  должна идти не только вровень с  техническим прогрессом, но и опережать  его.

Внедрение инновации  также требует проведения системного анализа, а именно возможностей организации для внедрения того или иного новшества. Процесс анализа при инновационном подходе весьма сложен и охватывает все стадии жизненного цикла продукта. 

Рассмотрим эти  стадии:

1. Анализ возможности  проведения научно-исследовательских  и опытно-конструкторских работ. Здесь необходимо определить, располагает ли данная организация необходимыми финансовыми ресурсами, поскольку расходы на разработку инновационных идей и их внедрение все интенсивнее возрастают. Как правило, финансирование осуществляется инвестиционными компаниями, частными и государственными фондами, при этом финансируется определенный проект или новая научная идея. Финансирование осуществляется в несколько этапов: сначала прикладные исследования, затем опытные разработки и на заключительном этапе — финансирование массового производства. Поиск надежных финансовых инвесторов имеет немаловажное значение, поскольку наукоемкое производство таит в себе большую неопределенность. Многие нововведения не доходят до массового производства из-за того, что отвергаются рынком, и финансовый риск здесь достаточно велик.

На этой стадии также  необходимо выяснить, имеется ли в  команде исполнителей специальная  группа людей, которая будет заниматься разработкой и реализацией инновационных проектов и какова их профессиональная подготовка.