Лекции по "Менеджменту"

Лекция 10. Тема „Оцінка витрат на менеджмент якості”

 

План

10.1. Виявлення, визначення величини, та управління витратами на якість.

10.2. Звіт по витратам на якість.

 

10.1. Виявлення, визначення величини, та управління витратами на якість

 

Для ідентифікації витрат на якість необхідно розв’язати три завдання:

- визначити перелік елементів  витрат, які відносяться до діяльності  компанії, та згрупувати їх;

- назвати ці елементи таким  чином, щоб їх зміст був зрозумілим  персоналу компанії;

- назначити кодові символи для кожного елементу.

Загальний зміст збору даних  по витратах на якість – забезпечити  керівництво інструментом управління. Особливо важливо, щоб елементи витрат можна було б визначити у тому виді, які вони названі та розподілені  для різних категорій, у тому числі:

• для підрозділу;
• для будь-якої дільниці;
• для типу продукту;
• для будь-якого робочого місця;
• для будь-якого типу дефекту.

Вимоги повинні бути встановлені  особливо організацією для свого (внутрішнього) користування. Однак інформації повинно  бути достатньо для проведення інших видів аналізу.

Система обліку та налізу витрат на якість, яка не узгоджена із існуючими  в середині організації, має мало шансів на успіх.

Після того як встановлена система  класифікації та кодування різних елементів витрат на якість, необхідно виявити джерела даних про витрати.

Основний обсяг витрат на контроль складає оплата праці персоналу, який зайнятий контролем та іспитами. Цей пункт може складати більш ніж 90% від усіх витрат на контроль, але визначається точно. Інші витрати пов’язані із вартістю матеріалів, які використовуються, закупками та вартістю технічного обслуговування, які обчислюються на пряму.

Визначення витрат на внутрішні збитки складніші та містить наступні елементи:

• оплата праці, яка пов’язана із поверненням товару;
• вартість матеріалів (напрасна робота);
• накладні витрати;
• оплата праці, яка пов’язана із виправленнями;
• вартість матеріалів (помилки у роботі);
• накладні витрати;
• оплата праці, яка пов’язана із повторними іспитами або контролем;
• вартість матеріалів;
• накладні витрати;
• оплата додаткової праці поза нормою для наздолання загубленого часу;
• недоотриманий прибуток, який пов’язаний із зниженням класу (сорту) продукції.

Наведені витрати можна отримати з достатнім ступенем надійності. Складніше визначити обсяги витрат на заробітну плату та накладні витрати, які пов’язані із:

• аналізом причин виникнення дефектів;
• роботою над поверненням продуктів;
• підготовкою виробництва до виправлень.

Оцінка цих витрат повинна виконуватися з урахуванням реального (фактичного) витраченого часу на цю діяльність співробітниками відділів виробничого контролю, поставок, забезпечення якості.

Частина зовнішніх витрат пов’язана з тим, що продукт був повернений споживачем одразу або на протязі гарантійного періоду. Якщо продукт був повернений, то витрати на ремонт та виправлення визначаються таким же чином, як і у випадку внутрішніх збитків.

Однак існують інші витрати, визначення яких не є простою процедурою:

• оплата праці, накладні та інші витрати, які пов’язані із дослідженням скарг споживачів;
• оплата праці, накладні та інші витрати, які пов’язані із обслуговуванням незадоволених споживачів;
• додаткові транспортні витрати;
• витрати, пов’язані із слуханнями у суді та можливими компенсаціями.

Наведені витрати також необхідно  враховувати по факту.

Збитки, які пов’язані  із зниженням (погіршенням) іміджу компанії оцінити дуже важко. Деякі організації  встановлюють обсяг цих витрат як 2,5% від загальних витрат на якість, а інші взагалі їх ігнорують.

Витрати на попереджувальні дії  найбільш складні для виявлення тому, що викликані діяльність великої кількості відділів, співробітники який займаються цією діяльністю лише частково.

Ці витрати можуть виникати на наступних етапах діяльності:

• виробництво;
• продаж та маркетинг;
• проектування та розробка;
• матеріальне забезпечення;
• планування процесу;
• дослідження;
• лабораторні випробування;
• фінансово-економічне забезпечення;
• обробка даних;
• навчання.

Деякі попереджувальні дії легко  виявити. Вони можуть включати оплату праці робіт сторонніх організацій  за:

• обслуговування, калібрування та повірку вимірювального устаткування;
• консультації;
• курси навчання.

Слід пам’ятати, що джерела інформації про витрати на якість можуть бути отримані наступним чином:

- витрати на матеріали можуть бути отримані з аналізу накладних, записів в документації складу і т. ін.;

- виплати персоналу можуть бути  отримані з відомостей;

- вартість поставок може бути  визначена по відповідним рахункам  або накладним;

- обсяги виплат заробітної плати  повинні бути взяті з урахуванням  реально витраченого часу на проведення робіт по забезпеченню якості кожним співробітником;

- якщо тільки частина часу  співробітника витрачається на  діяльність по забезпеченню якості, то необхідність оцінки кожної  з складових витрат його часу  не повинна піддаватися сумніву;

- класифікація витрат на якість  та розподіл їх по елементам повинні стати частиною повсякденної роботи організації.

 

10.2. Звіт по  витратам на якість

Аналіз витрат на якість – інструмент управління, який використовується керівництвом компанії для вимірювання досягнутої якості та виявлення проблем, при встановленні цілей в області якості.

Аналіз витрат на якість – сильний  інструмент управління, він використовується керівником компанії для вимірювання  досягнутої якості та виявлення проблем, при встановленні цілей по досягненню якості.

Представлений у фінансових термінах та складений простою мовою звіт по витратам на якість має значну перевагу над іншими видами звітів. Аналіз цього  документу здійснює негайний вплив  на втягнутих співробітників.

Зміст звіту по витратам на якість значною мірою залежить від того, для кого він призначений.

Вище керівництво повинно отримати звіт у вигляді загальних форм, які узагальнюють у цілому організацію, відділ, групу и т. ін. Звіт повинен бути давати загальну картину про стан якості в компанії та бути виконаний у фінансових термінах. Повинен бути викладений доступно та об’єктивно.

Середнє та лінійне керівництво  повинно отримати більш детальну інформацію про досягнутий рівень якості у тій галузі діяльності, який воно керує. Звіт повинен бути дуже детальним та представляти дані за типами продуктів, номерах партій і т. ін. Основний принцип усіх видів аналізу витрат на якість – представити кожному, для кого він зазначений, інформацію по витратам на якість у тій формі, яка б була йому найбільш корисна та комфортна у використанні.

Спеціаліст, який читає звіт, повинен  отримати інформацію, яка дозволить:

• порівняти поточний рівень досягнень з рівнем минулого періоду, тобто виявити тенденції;
• порівняти поточний рівень з поставленими цілями;
• виявити найбільш значні області витрат;
• обрати області для вдосконалення;
• оцінити ефективність програм по удосконаленню.

Керівник очікує отримати звіт по витратам на якість, який:

• розповість йому про ті особливості, які відносяться лише для його сфери компетенції;
• написаний легким для розуміння стилем та не перевантажений „спеціальними” термінами;
• не потребує глибоких пошуків для отримання необхідної інформації;
• підказує можливі напрями діяльності.

На основі звітів по витратам на якість планується та реалізується Програма якості. Разом з загальним зниженням витрат змінюється їх структура – доля попереджувальних витрат збільшується, але усіх інших зменшується.

 

Контрольні питання

1. У чому полягає ідентифікація витрат на якість?
2. Назвіть особливість виявлення різних видів витрат на якість?
3. Що таке звіт про витрати на якість?
4. Для кого зазначений звіт про витрати на якість?
5. У чому полягає різниця змісту звіту про витрати на якість для керівників різного рівня?
6. Яку інформацію повинен містити звіт про витрати на якість?

 

Література

1. Мазур И.И. Управление качеством: Учеб. пособие/ И.И. Мазур, В.Д. Шапиро. Под ред. И.И. Мазура. – М.: Высш.шк., 2003. – С. 195-204.