Коммуникации в организации

     Еще одна форма невербальных коммуникаций – то, как мы произносим слова (наша интонация, модуляция голоса, плавность  речи и т.п.). как известно, все  это способно сильно изменить смысл  сказанного. Вопрос «Есть идеи?» на бумаге означает  ничто иное, как предложение высказать свои идеи. Но произнесенный резким раздражительным тоном, этот же вопрос может быть истолкован собеседником совершенно иначе: «Если вы понимаете свою выгоду, не предлагайте идей, противоречащие моим».

     Исследования  показали , что большой процент  устных коммуникаций воспринимается именно через язык жестов и интонации. В  своей книге Non-Verbal Communication («Невербальные коммуникации») А. Мехрабиан утверждает, что 55% сообщений люди воспринимают через выражение лица, позы и жесты, 38% - через интонации и голосовые модуляции. Это означает, что на долю слов как таковых приходится всего 7% значения. Это очень важно, поскольку означает, что во многих случаях то, как мы говорим, важнее того, что говорим.[18,с.53 ]

     4. Неудовлетворительная обратная  связь(например, из-за неумения слушать).

     Для того чтобы избежать потерь, возникающих  из-за недостатков межличностного общения, можно использовать такие приемы:

• предварительная подготовка к передаче сообщения; например, разъяснение основных положений, содержание сообщения;
• снятие семантических барьеров путем исключения двусмысленности, многозначности понятий;
• постоянное внимание к невербальной символической коммуникации – тону подаче сообщения, жестам, мимике и т.д.;
• проявление эмпатии и открытости при общении и передаче сообщений;
• установление обратной связи, для чего следует; задавать вопросы получателю информации о содержании сообщения и степени его восприятия; оценивать невербальную реакцию получателей сообщения, особенное внимание обращать на жесты, позу и мимику, указывающие не замешательство или непонимание; создать атмосферу доверия, доброжелательности и готовности обсудить возникающие проблемы с учетом интересов и потребностей получателя информационных сообщений.

В целом  можно сказать, что наиболее эффективное  использование коммуникаций зависит  от таких важнейших факторов, как  профессионализм руководителей, структура  организации и ее характеристики, наличие устойчивых межличностных  отношений между членами организации, культура подчиненных, положение организации во внешней среде (закрытость и открытость), компетентность работников.[5,с.237 ]

     Глава 3.Совершенствование коммуникаций в  организации 

     3.1. Совершенствование коммуникаций в организации 

     К основным способам совершенствования  информационного обмена в организации  относятся: регулирование информационных потоков, управленческие действия, внедрение  систем обратной связи, внедрение систем сбора предложений, использование  информационных бюллетеней, использование современных информационных технологий и мировых информационных ресурсов.

     Регулирование информационных потоков предполагает рациональное распределение информации между различными менеджерами и  подразделениями. При этом менеджеры на всех уровнях организации должны представлять собственные потребности в информации и потребности в информации других звеньев. Объем информации должен быть достаточным для реализации возложенных на менеджера обязанностей.

     Управленческие  действия. Предполагается,  что менеджер может практиковать встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения изменений в организации, штатных перестановок, распределения работы и т.п. руководитель может также по своему усмотрению назначать совещания или заседания с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Планирование, реализация и контроль этих вопросов формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена.

       Системы обратной связи являются частью системы контрольно-управленческой информационной системы организации. Один из основных вариантов системы обратной связи – посещение руководителем рабочих мест в организации с целью определенных вопросов. Проведение опроса работников – ещё один важный вариант системы обратной связи.

     Системы сбора предложений разработаны  с целью облегчения поступления  информации по иерархии управления. Выделяют четыре основных формы сбора предложений.

     Обычно  такая система реализуется в  системе ящиков для предложений, куда работники могут анонимно подавать свои предложения.

     Организация может развернуть внутриорганизационную  телефонную сеть, через которую работники  получают возможность анонимно звонить  и задавать свои вопросы о назначениях  и продвижениях в должности. Иногда на линии работают менеджеры, тут же отвечающие на задаваемые вопросы. Ответы направляются либо непосредственно работникам (если вопрос не анонимный), либо печатаются в информационном бюллетене организации.

     Третий  вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Такие группы чаще всего создаются для обсуждения содержания коллективных договоров.

     Четвёртый вариант основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно собираются для обсуждения предложений по совершенствованию труда и управления, а также возможных или существующих проблем, отражающихся а их работе.

     Информационные  бюллетени, публикации и видеозаписи организации могут выпускать относительно крупные организации. Они содержат информацию для всех работников: статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, подборка «работник месяца», ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.

     Последние достижения в информационной технологии могут способствовать совершенствованию  обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал  и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить поток телефонных разговоров. Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений разным людям, а затем позвонить или получить ответы на исходящие сообщения. В ходе видеоконференций люди, находящиеся на разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо. Внедрение современных информационных технологий предполагает использование в менеджменте мировых информационных ресурсов.[20, с.229 ] 

     3.2.Новый  вид коммуникаций (intranet)

     В последние годы все шире используется вопрос о создании общего коммуникационного  пространства, внутри которого беспрепятственно будет осуществляться обмен информацией. Появилась необходимость внедрения новых  систем,  которые  выполняли  бы  функции  как общемировой, так и локальной сети  организации.  Причем,  желательно,  чтобы стоимость таких систем была минимальной.

          Решение  было  найдено:  если  практически  каждая   организация   уже подключена к Internet, если у нее уже есть своя локальная  сеть,  то  почему бы не объединить эти две вещи воедино?  Проблема  лишь  заключается  в  том, чтобы обеспечить секретность внутренней  информации,  поскольку  Internet  – система, открытая всем и каждому. Новая система получила название Intranet.

     Рассмотрим  сначала с разных сторон основные принципы Intranet. Intranet

     – это:

      1. «Интеллект» организации.

      Intranet  –  это  внутренняя  информационная  система,  основанная  на

технологии Internet. Intranet – технология, которая позволяет  организации  определять себя в целом как объект, группу,  семью,  где  каждый  знает  свою  роль,  и работа каждого направлена на усовершенствование и здоровье организации.  Как это  достигается?  Все  задания,  цели,  процессы,  связи,   взаимодействия, инфраструктура, проекты, графики,  бюджеты  и  культура,  словом,  все,  чем живет организация, интерактивно, в едином интерфейсе,  связывается  воедино. Причем каждый сотрудник может пользоваться необходимой  информацией,  и,  по мере своей компетенции, пополнять ее. Иными словами,  Intranet  представляет "интеллект" организации. Конечная  цель  этого интеллекта  состоит в том, чтобы организовать рабочий стол каждого сотрудника (а под понятием  «рабочий стол» давно уже подразумевается  персональный  компьютер)  с  минимальной стоимостью, затратами времени и усилий, так, чтобы  дать  возможность  труду быть  более  производительным,  а  продукции   –   более   своевременной   и конкурентоспособной.

      2. Индивидуальный интеллект.

      Internet  –  это   соединение   аппаратных   средств,   технологии   и программного  обеспечения  вместе.  Intranet  –   нечто   другое.   Если   в

организации есть Internet, то все, что необходимо  для  построения  Intranet

уже  существует.  На  самом  деле  построение  Intranet  подобно  построению

индивидуального  интеллекта.  Для  этого  необходимы  подходы   к   изучению практического  принятия  решений,  оперирование   на   всем   информационном пространстве с четкими, ясными задачами, изучение информации  для улучшения работы в будущем. Все это требует своевременной  передачи  информации  всем, кому она нужна.

      3. Единый способ связи.

      Intranet – это одновременно  и   локальная  сеть,  и  система  “клиент сервер”,  и  персональный  компьютер  –  словом,  все  то,  что   и   раньше

использовалось  в различных организациях для  работы с информацией. Но  раньше все  машины,   программное   обеспечение,   и   системы   связи   находились непосредственно в их собственности. Невозможно было иметь  внутреннюю  связь всех данных без группы программистов и нового программного  обеспечения  для каждого нового вида  информации.  С  Intranet  доступ  ко  всей  информации, прикладным программам, данным, знаниям, процессам, и т.д. возможен в том  же самом браузере для Internet. Нет больше огромного количества  преобразований к различным форматам, а значит, упущенного времени,  несовместимости  версий и т.п. Вместо этого Intranet соединяет людей вместе, с  Internet,  серверами Web, базами данных единственным способом, позволяя им легко  обучаться  даже при использовании старого программного обеспечения.

      4. Организационный центр.

      Intranet – это возможность  построить   организацию  на  информационном

уровне  и предоставлять эту информацию всем, кому необходимо. Если  сотрудник знает  то,  чем   компания   занимается,   какова   стратегическая   система технического  видения  компании,  каковы  принципы  руководства,  кто   есть клиентура и партнеры, то  он  может  более  ясно  сосредоточиться  на  своем собственном  вкладе  в  общее  дело.  Понятная  всем  единая   web-страница, представляющая  суть  компании,   эквивалентна   успеху.   Все   филиалы   и представительства могут постоянно  обращаться  к  центральным  сообщениям  и выполнять указания. Таким образом, глобальная сеть  используется  не  только как способ дешевой передачи информации  на  большие  расстояния,  но  и  как инструмент руководства процессом в организации.[22,с.91 ]

     Что не является Intranet:

      1. Intranet – не Internet.

      Intranet не должна быть связана с Internet. Однако, рассылка  почты  и

другой  информации через Internet к клиентуре  и партнерам весьма  желательна, так что Internet хорошо,  но  не  необходимо.  Хотя  Intranet  и использует Internet,  понятия и технологии  Web, но  внутренняя  информация  надежно удерживается внутри  организации.  Для  обеспечения  этой  надежности  очень актуальны  проблемы  информационной  безопасности,  поскольку  возможны   ее утечки. Что делает Intranet, так что отличную инфраструктуру. Это  означает: как организован надзор  за  использованием  межсетевых   технологий?   Как установлен Intranet в каждом отделе, кто помещает в него  информацию  и  кто ею пользуется? Кто утверждает содержание информации? Имеются  ли  библиотеки графиков, эмблем, торговых марок, рабочих  текстов,  и  другие  дизайнерские вещи для каждой страницы?  Internet  –  огромные  возможности  маркетинга  и привлечения клиентов. Intranet же – внутренний механизм связи.

      2. Intranet – не локальная сеть.

      При  использовании  одинаковых  типов  связи,  разные  локальные  сети

зависят от прикладных программ  и  от  конкретного  продавца.  Эти  продавцы оборудования и компании по установке сетей создали превосходные решения  для любых информационных потребностей, но их технологии и решения отличаются  от Intranet.  С моделью Intranet,  возможно  даже,  что необходимость в их программном  обеспечении  отпадает.  Раньше  каждая  организация,  возможно, нуждалась  в  их  операционных  системах,  их   драйверах,   их   прикладных программах, и их программистах. Intranet-технология освобождает от этого.