Коммуникации в организации

Оглавление

 

Введение

Глава 1. Понятие и функции  коммуникации в организации

1.1 Процесс коммуникации

1.1.1 Понятие и значение  коммуникации

1.1.2 Этапы и элементы  процесса коммуникации

1.2 Виды коммуникации

1.2.1 Коммуникация и внешняя  среда

1.2.2 Коммуникация внутри  организации

1.3 Невербальные коммуникации

Глава 2. Коммуникативная  сторона общения

2.1 Межличностные коммуникации

2.2 Организационные коммуникации

Глава 3. Барьеры на пути эффективных  коммуникаций

3.1 Коммуникационные барьеры,  причины их возникновения и  классификация

3.2 Виды коммуникационных  барьеров

3.3 Коммуникации в ОАО  "РОСТЕЛЕКОМ"

Заключение

Список литературы

 

 

 

 

 

                                           Введение

      Коммуникабельность - одно из важных качеств востребованного, профессионального работника в организации. Коммуникации это обмен информацией, при котором руководитель получает информацию, на основе которой предпринимает или правильные решения, или неправильные. Если коммуникации налажены плохо, то и большого успеха у организации не будет.

     Моя тема "Понятие и особенности коммуникативного процесса в организации", ее актуальность обоснована тем, что в настоящее время существует потребность в подготовке специалистов высокого профессионального уровня, способных придать формирующимся рыночным отношениям цивилизованный характер. Искусство общения, знание психологических особенностей и применение психологических методов крайне необходимы специалистам, работа которых предполагает постоянные контакты типа «человек – человек». Умение строить отношения с людьми, находить подход к ним, расположить их к себе нужно каждому. Это умение составляет основу жизненного и профессионального успеха.

     Целью своей работы я считаю раскрытие понятий «коммуникации» и «коммуникативный процесс в организации», а также рассмотрю проблемы возникновения коммуникативных барьеров и их решения. Это тоже немаловажные понятия, так как любой руководитель может столкнуться с коммуникативными барьерам.

     Структура курсовой работы включает в себя 3 главы: первая глава это вводная глава, описывающая основные положения и понятия данной работы, классификации коммуникаций; вторая глава описывает межличностные и организационные коммуникации; третья глава о коммуникативных барьерах и способах их преодоления.

      Практическая значимость моей работы заключается в том, что коммуникации являются важной частью нашей жизни. Мы должны уметь правильно и понятно предоставлять информацию, передавать ее. И что самое важное: мы должны уметь правильно передавать информацию своему начальству, чтобы наша компания, в которой мы работаем, функционировала правильно. В своей работе я рассмотрела все эти тонкости.

 

            

              1. Понятие и функции коммуникации в организации

       Невозможно переоценить значение хорошей коммуникации для эффективной работы группы. Исследования показали, что около 70% рабочего времени индивидуума в группе приходится на коммуникацию: человек пишет, читает, говорит, слушает. Ни одна группа не может существовать без коммуникации. Только коммуникация обеспечивает передачу информации и идей. Коммуникация подразумевает как передачу (высказывание), так и понимание (восприятие) сообщения. Совершенная коммуникация возникает в том случае, когда мнение или идея поняты именно в том значение, которое имел ввиду говоривший, то есть когда передача произошла таким образом, что у принимающего информацию возник тот же мысленный образ, что был и у передающего.

      Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую ему для принятия эффективных решений по поводу деятельности организации и доводит принятые решения до работников организации. Если коммуникация в организации налажена плохо, то решения могут оказаться ошибочными, люди неверно понимают, чего от них ждет их начальство. От неэффективного процесса коммуникации страдают межличностные отношения, существенно снижая производительность труда в организации. Цель данной главы состоит в том, чтобы познакомиться с природой и сложностями коммуникаций, с потенциальными барьерами коммуникаций, а так же с тем, чтобы более эффективно обмениваться информацией в организации. Упор в данном случае будет делаться на психологические особенности процесса коммуникации, проявляющиеся в процессе жизнедеятельности организации.

Коммуникация в группе имеет следующие функции:

- контроля

- мотивации

- эмоциональной экспрессии

- информации

     С помощью коммуникации контролируется поведение членов группы, выполнение ими установленных правил. Этот контроль может быть формальным, то есть его осуществляют руководители над подчиненными в соответствии с установленной иерархией власти и официально установленными каналами коммуникации. Неформальная коммуникация также контролирует поведение. Коммуникация служит целям мотивации, поясняя работникам, что и как они должны делать, формируя цели группы и создавая условия для их достижения.

      Для многих работников рабочая группа - основное поле социального взаимодействия. Поэтому во внутригрупповой коммуникации находят выход такие эмоции, как разочарование или удовлетворение, потребность людей в эмоциональном выражении. Наконец, обмен информацией - главное условие принятия решений в группе.

      Управление в организации осуществляется через людей и посредством очень важного инструмента - информации. Руководители с помощью информации организуют и мотивируют подчиненных, организуют их деятельность, направляя ее на достижение цели организации. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, он называется связующим процессом. Кроме коммуникации к связующим процессам относится процесс принятия решений. По опросам, проведенным среди американских, английских и японских руководителей, неэффективные коммуникации - одна из главных сфер возникновения проблем в организации. Российские организации в этом смысле не исключение. В этой работе будут рассмотрены коммуникации между организацией и ее внешней средой, межличностные коммуникации, процесс коммуникации между различными подразделениями организации.

 

                      1.1 Понятие и значение коммуникаций

      Коммуникации - это одна из наиболее сложных и неоднозначных проблем организационного поведения. Оценки специалистов показывают, что в активной жизни большинства людей процессы общения, коммуникации занимают до 75% времени. Коммуникации позволяют совместно трудиться, накапливать и передавать огромный запас знаний. Менеджеры в силу специфики своей деятельности должны в совершенстве владеть технологией и искусством коммуникации. По оценкам специалистов, до 80% рабочего времени менеджеров всех уровней расходуется на те или иные виды общения. Информация выступает одним из важнейших инструментов управления. Анализируя и передавая информацию, получая затем обратные сигналы, менеджер планирует, организует, координирует, мотивирует и контролирует подчиненных. Большинство подчиненных на вопрос, какие качества они ценят в своем руководстве, на первом месте назвали умение выслушивать подчиненных. Таким образом, каждый менеджер обязан быть коммуникатором. Под коммуникацией понимается обмен идеями, мнениями и информацией в устном и письменном виде посредством символов или действий. При этом передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации. Цель коммуникации - добиться от предпринимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.

Этапы и элементы процесса коммуникации

     Процесс коммуникации включает ряд этапов: отправление сообщения, его передача и получение. Важнейшими элементами коммуникационного процесса выступают отправитель (коммуникатор), сообщение, каналы передачи, получатель и обратная связь.

     Отправление сообщения. В процессе коммуникации участвуют, по крайней мере, два лица - отправитель и получатель. Отправителем может быть любой сотрудник, имеющий определенные идеи, намерения, информацию и цель коммуникации. Отправитель формулирует смысл того, что и почему он хочет передать другому участнику процесса коммуникации.

      Кодирование  - это перевод информации отправителя в комплекс коммуникационных символов (слов, действий, выражения лица и т.п.). Основной формой кодирования выступает язык общения.

      В результате кодирования формируется сообщение, послание, содержащее данные с определенным значением, которые отправитель хочет передать желаемому поручателю.

      Отправитель ставит своей целью выражение сообщения в вербальной или невербальной форме.

     Передача сообщения. Послание по каналам передается получателю. В качестве каналов используется сама среда (например, воздух, свет, вода) и различные технические устройства (например, линия связи, электронные волны). Информация может передаваться путем личного общения, групповых встреч, телефонных переговоров, передачи сообщения по факсу, подготовки и передачи докладных и служебных записок, различных документов, с помощью графиков производства и отгрузки продукции, электронной почты, телеконференции, радиотрансляции.

     Эффективность передачи сообщения зависит от средств, которые для этого используются. Р. Ленгел и Р. Дафт, обобщая результаты проведенных трехлетних исследований общения менеджеров, утверждают, что выбор носителя во многом зависит от характера управленческих проблем. Для простых, рутинных и очень доступных сообщений должны использоваться простые средства, т.е. "бедная" среда, например, докладные записки, объявления на досках, дающие ограниченную информацию. И наоборот, для сложных, не рутинных сообщений необходимо использовать сложные средства, "богатую" среду, например, личное сообщение, которое дает немедленную обратную связь, позволяет расширить объем получаемой информации за счет невербальной составляющей.

      Не следует отождествлять отправку сообщения и его передачу. Передача осуществляется только в случае, когда получатель реально получил сообщение.

      Получение сообщения. Тот, кому адресовано послание и кого оно достигло, называют получателем.

      Получатель декодирует (переводит, расшифровывает) сообщение. Декодирование - процесс превращения сообщения в имеющую смысл форму. Декодирование включает восприятие сообщения получателем (что получил), его интерпретацию (как понял) и оценку (что и как принял). Коммуникация успешна, когда получатель получил, понял и принял отправленное сообщение. Чем ближе декодированное сообщение к намерению, выраженному отправителем, тем более эффективна коммуникация.

       Результаты декодирования зависят от навыков, установок, знаний, ожиданий, социокультурной среды получателя.

      Обратная связь. Заключительным элементом коммуникационного процесса выступает обратная связь. Она присутствует, когда получатель демонстрирует реакцию на полученное сообщение. Это может быть любой сигнал получателя отправителю - кивок, подразумевающий понимание вопроса, быстрый ответ по электронной почте и т.д. Обратная связь дает возможность отправителю установить, получено ли сообщение и вызвало ли оно ожидаемую реакцию.

       Когда получатель отвечает отправителю, роли сторон меняются. Между ними формируется взаимный информационный поток, реакция каждой стороны выражается в обратной связи на сообщение. В этом случае устанавливается двусторонний коммуникационный процесс.

Эффективная обратная связь  должна обладать рядом характеристик:

• направленность. Цель эффективной обратной связи - улучшение качества работы каждого отдельного работника, повышение его ценности. Она не должна унижать чувство собственного достоинства или затрагивать репутацию человека.
• конкретность, конструктивность. Эффективная обратная связь должна обеспечить получателей конкретной информацией о состоянии дел, благодаря которой они могут понять, как исправить сложившуюся ситуацию.
• описательный характер. Эффективная обратная связь должна не оценивать деятельность работника, а объективно описывать, что он реально сделал.
• полезность. Эффективная обратная связь предоставляет информацию, которую работник может использовать для улучшения качеств своего труда.
• своевременность. Чем скорее осуществляется обратная связь, тем лучше для дела.
• желание и готовность работников к восприятию обратной связи. Если работникам навязывают обратную связь, она оказывается значительно менее эффективной.
• ясность, четкость выражения, понятность получателю. Получатель обратной связи должен ясно ее понимать, например, при визуальном контакте отправитель может следить за выражением лица получателя.
• надежность и достоверность характеризуют, насколько получатель доверяет полученной по обратной связи информации и насколько верно она отражает реальное состояние дел. Искажение при передаче может повлечь за собой как неверную реакцию руководителя, так и последующие неверные изменения в действиях подчиненного.