Коммуникации в организации

1.2 Виды коммуникации

Коммуникация и внешняя  среда.

     Организация, являясь открытой системой, испытывает на себе влияние и сама влияет на внешнее окружение. Один из основных каналов, с помощью которого осуществляется влияние - это информационный канал, по которому происходит обмен между организацией и ее внешним окружением.

      Организация пользуется разнообразными средствами для коммуникации с составляющими своего внешнего окружения. Со своими потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. При налаживании отношений с общественностью большое внимание в организациях уделяется созданию определенного образа, "имиджа" организации. Предприятия должны отчитываться перед многочисленными государственными организациями и в этой связи вынуждены предоставлять им многочисленную деловую информацию.

Коммуникация  внутри организации

      Информация внутри организации перемещается по вертикальным, горизонтальным и диагональным связям.

       Совокупность всех этих связей составляет коммуникационную сеть. Коммуникационная сеть  - это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков.

       По вертикальным связям информация перемещается с уровня на уровень. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, конкретных заданиях и т.п. Направленная вниз коммуникация используется руководителями группы в отношении своих подчиненных ради достижения целей группы, распространения рабочих распоряжений и инструкций, информирования подчиненных о стратегии и тактике выполнения задач, а также для установления обратной связи о сделанной работе.

       В организациях осуществляется коммуникация по восходящей, которая существенным образом может повлиять на производительность труда (например, когда рабочий или инженер предлагает модернизацию какой-либо операции или рабочего инструмента). Коммуникация направлена вверх, когда подчиненные информируют руководство о выполнении работы. Эта коммуникация дает руководству информацию о том, что работники думают о своей работе, коллегах, организации в целом. Примерами такой коммуникации являются производственные отчеты младших менеджеров старшим, ящики для вопросов и предложений, образы об отношении рабочих к своим обязанностям, собрания, на которых работники имеют возможность обсудить с руководством свои проблемы.

      Кроме коммуникации по восходящей и нисходящей существуют коммуникации между различными подразделениями организации - это горизонтальные коммуникации. Они необходимы организации для обмена информацией между подразделениями для координации задач и действий. Ведь организация - это система взаимосвязанных элементов, поэтому руководство добивается, чтобы эти элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

      В организации персонал различных отделений должен обмениваться информацией о распределении ресурсов, координации деятельности рабочих групп, контроле за издержками, новых методов работы, для обсуждения общих проблем и обмена информацией о продукции.

       Горизонтальная коммуникация осуществляется между членами группы, между членами разных групп одного уровня, между менеджерами одного уровня. Этот вид коммуникации оказывается полезным как средство экономии времени и улучшения координации. Однако она полезна, с точки зрения руководства, в тех случаях, когда хорошо работает вертикальная коммуникация. Если же она работает неэффективно, работники для решения задач начинают действовать в обход и без ведома своего прямого руководителя.

      Выгоды от коммуникации по горизонтали заключается в формировании равноправных отношений, которые являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

     Отдельно стоит рассмотреть такой компонент коммуникации, как руководитель-подчиненный. Хотя он является примером обмена информацией по вертикальной линии, его стоит рассмотреть отдельно, так как он составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя организации. Обмен информацией между руководителем и подчиненным связан со следующими аспектами взаимодействия руководителя и подчиненного:

- прояснением задач, приоритетов  и ожидаемых результатов;

- обеспечением вовлеченности  в решении задач отдела;

- обсуждение проблем эффективности  работы;

- достижением признания  и вознаграждения с целью мотивации;

- совершенствованием и  развитием способностей подчиненных;

- сбором информации о  назревающей или реально существующей  проблеме;

- оповещении подчиненного о грядущем изменении;

- получением сведений  об идеях, усовершенствованиях  и предложениях.

      Коммуникации между руководителем и рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. В обмене информацией участвуют все члены и каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных последствиях, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера. Кроме этого, рабочая группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, усовершенствований или перемен. Такие отношения могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работой.

      В любой организации существует формальная и неформальная подструктуры, формальные неформальные сети. Коммуникационной сетью называют каналы, по которым проходит информация. Каналы могут быть формальными и неформальными. Формальная сеть обычно вертикальная, построена в соответствии со структурой управления и служит коммуникации, связанной с решением производственных задач. Неформальная сеть, чаще называемая "виноградной лозой", может идти в любом направлении, перескакивать через административные уровни. Они обычно удовлетворяет социальные потребности членов группы и помогает в решении производственных задач.

Формальная сеть может  иметь вид:

• цепочки;
• замкнутого круга;
• разнонаправленных каналов.

      В первом случае она соответствует формальной структуре управления; во втором - руководитель находится в центре, к которому стекается информация от каждого из членов; разнонаправленная сеть позволяет всем членам группы активно взаимодействовать и контактировать друг с другом.

      Соответственно, в неформальной подструктуре возникают неформальные отношения и приводят к обмену информацией посредством неформальных каналов коммуникации. Канал распространения слухов является одним из примеров канала неформальных коммуникаций. Часто руководители пользуются каналами распространения слухов для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами», потому что зачастую по неформальным каналам коммуникации информация передается быстрее, чем по каналам формальной коммуникации в организации. Неформальная сеть («виноградная лоза») имеет три основные характеристики:

- она не контролируется  руководителем;

- для большинства членов  группы она предпочтительнее, так  как более надежна и заслуживает  большего доверия;

- она шире используется  для решения личных проблем  членов группы.

      Разумеется, «виноградная лоза» является важной частью коммуникационной сети любой организации. Через нее менеджеры получают информацию о том, что считают важным рядовые работники и что их беспокоит. Исследования показали, что в неопределенных ситуациях, когда создавшееся положение отличается от обычного, когда оно волнует и беспокоит нас, могут возникать слухи как ответ на эти ситуации. Слухи имеют несколько целей: уменьшить беспокойство, осмыслить ограниченную и разрозненную информацию, организовать членов группы в коалиции, продемонстрировать статус или власть говорящего. Ликвидировать слухи сложно, но можно уменьшить их негативные действия. Этой цели служат объявления о принятых решениях, объяснение мотивов принятия этих решений, открытое обсуждение всех волнующих сотрудников вопросов, в первую очередь, кадровых перемещений в организации.

      Перечисленные виды коммуникаций содержат в себе два основных компонента: межличностный и организационный. Следует уточнить, что межличностный и организационный виды коммуникаций имеют более общий характер и включены во все остальные виды коммуникаций, присутствующих в организации.

Невербальные  коммуникации

     Невербальное поведение человека связано с его психологическим состоянием и служит средством его выражения. Как бы человек ни старался, он не может удержаться от невербального сообщения. Невербальное поведение помогает создать образ партнера по общению.

      В основе невербальной коммуникации лежит информация, посланная отправителем без использования слов. Основное назначение невербальных средств состоит в дополнении и замещении речи, отражении эмоциональных состояний участников коммуникационного процесса. Оно помогает отточить, скорректировать понимание вербального сообщения, усиливает эмоциональную насыщенность сказанного.

      Невербальное поведение поддерживает оптимальный уровень психологической близости между общающимися. Оно выступает в качестве показателя статусно-ролевых отношений.

Невербальные  средства общения

      Проксемические. Пространственная структура общения Ориентация и угол общения партнеров, дистанция

      Кинесические средства общения - зрительно воспринимаемые движения другого человека, выполняющие выразительно-регулятивную функцию в общении. Кинесика - изучение собеседника по его жестам, мимике, позам, походке, взглядам.

      Жесты - разнообразные движения руками и головой, смысл которых понятен для общающихся сторон. Конкретный смысл отдельных жестов различен в разных культурах. Однако во всех культурах есть сходные жесты.

      Коммуникативные. С их помощью осуществляется общение. Жесты приветствия, прощания, привлечения внимания, запрета, утвердительные, отрицательные, вопросительные

      Модальные. Отражает оценку и отношение . Жесты одобрения, неудовлетворения, доверия и недоверия, растерянности