Коммуникации в организации

Введение

 

 

 

По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в  коммуникациях. Менеджеры должны в  совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют  работу «чужими руками».

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в  мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит  будущее не только предприятия, как  хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Опыт как Российских, так  и зарубежных компаний показывает, что эффективность коммуникаций зависит, прежде всего, от психологического настроя коллектива. Там где руководитель использует метод «кнута и палки» наблюдается нервозность и разрозненность коллектива, а следствием этого –  плохая производительность труда, высокая  текучесть кадров, отсутствие инициативности, постоянные сплетни, зависть и т.п. Все эти факты не могут привести ни к чему другому кроме затухания  предприятия и в конечном итоге  даже банкротству.

Однако если руководитель проводит собрания в коллективе, где  обсуждаются те или иные проблемы развития, применяет методы поощрения  за инициативу, труд и т. п., создает  условия для свободного выражения  своего мнения, пусть даже не совпадающего с мнением руководства, то в этом случае персоналу легко работать на данном предприятии. Люди осознают в этом случае свою значимость и  стараются использовать весь свой потенциал  и интеллект для достижения процветания  организации. На таком предприятии  сотрудники уверены в своем будущем, в том, что их проблемы можно открыто  обсудить на собрании, внести какие-то идеи, за которые они будут морально и материально вознаграждены. Таким  предприятиям легче вынести экономические  и политические кризисы в стране, т. к. в сплоченном коллективе сотрудники будут помогать друг другу пережить трудности.

Все это уже давно осознали зарубежные и многие отечественные  менеджеры. Но как добиться эффективных  коммуникаций? Как приобрести навыки и умение управлять коммуникативными процессами? - вот главные вопросы, которые беспокоят современных  российских руководителей.

В рамках вышесказанного актуальность выбранной темы подчеркивается опытом зарубежных и отечественных руководителей, их заинтересованностью в изучении коммуникационных связей и их эффективному развитию, ведь одним из самых важных факторов интеграции управления является коммуникация (до 80% рабочего времени  менеджеров всех уровней расходуется  на те, или иные виды общения).

Поскольку в нашей стране появление и становление коммуникаций (как и всего менеджмента) произошло  не так давно (10 лет – это небольшой  период), то огромную роль в дальнейшем их развитии играет правильный подход к изучению опыта компаний зарубежных стран и современных российских предпринимателей.

В России коммуникации претерпели коренное изменение. От административно-командной  системы страна резко перешла  к рыночным отношениям. Если раньше управление предприятием в основном заключалось в том, что от руководства  к подчиненным поступали приказы, которые нельзя было не уточнить, не обсудить, инициативность наказывалась, а сообразительные работники  не могли продвинуться по службе, то сегодня руководители предпочитают другой подход к организации работы с подчиненными. Инициативность теперь приветствуется, проводятся общие коллективные собрания, на которых обсуждаются  проблемы развития фирмы, выслушиваются  просьбы, предложения подчиненных, применяются не только моральные, но и материальные поощрения. Так при  командно-административной системе  были предприятия с налаженными  коммуникациями, но преобладали в  основном с разрозненными коммуникативными потоками, без обратной связи и  т.д. Так и сейчас существуют фирмы, где организация руководства  находится на низком уровне, ошибочно построены коммуникации.

Цель курсовой работы —  исследование сущности коммуникаций, а также того, что можно предпринять, чтобы более эффективно обмениваться информацией, как среди менеджеров, так и за пределами их круга.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1)  Изучить формы, методы  коммуникационного процесса в современном предприятии

2)  Проанализировать систему коммуникаций на основе фирмы ООО «Колизей»

Объектом данной курсовой работы является коммуникация как поведенческая  активность субъектов, а предметом  – умелое использование эффективных  коммуникаций менеджерами для достижения целей организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Коммуникации в организации

 

1.1 Сущность коммуникаций

Коммуникацию можно определить как использование слов, букв, символов  и аналогичных средств для получения информации об объекте или событии. Это широкое понятие, включающее ряд уточненных терминов: семантика коммуникаций относится к значению слов и символов; синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвязи между используемыми символами; прагматика коммуникаций связана с их результативностью и эффективностью при достижении целей.

Коммуникации в организационном  контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация –  это процесс, с помощью которого руководители развивают систему  предоставления информации большому количеству людей внутри организации и отдельным  индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений  организации, позволяет получать необходимую  информацию на всех уровнях управления.

Коммуникации важны для  руководителей по следующим причинам:

1. Руководители тратят  большую часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов,  на это уходит 75-95% времени руководителей.  Поэтому они  должны быть  заинтересованы в улучшении   данного вида деятельности;

2. Коммуникации необходимы  для эффективности управления;

3. Коммуникации необходимы  также для утверждения авторитета  и выражения воли руководителя;

4. Хорошо налаженные коммуникации  содействуют обеспечению организационной  эффективности. Если организация   эффективна в области коммуникации, она эффективна и во всех  других видах деятельности.

Принято различать четыре основные функции коммуникативности  в группе или организации в  целом: контроль, мотивация, эмоциональное  выражение и передача информации. С помощью коммуникативности  осуществляется контроль  поведения  членов группы. В организациях существует иерархия и формальная соподчиненность, которой работники должны придерживаться. Когда работника, например, просят привести свои действия в соответствие со стратегией компании, коммуникативность выполняет контролирующие функции. В то же время она усиливает мотивацию, доводя до работников информацию о том, что должно быть сделано, как улучшить работу и т.д.

Для большинства людей  их работа является первичным источником социального взаимодействия. Коммуникативность, которая осуществляется в группе, является механизмом, с помощью которого члены группы выражают свое отношение к происходящему. Тем самым коммуникативность способствует эмоциональному выражению работников и позволяет реализовывать социальные потребности. Существенное значение имеет и функция коммуникативности, которая связана с ее ролью в процессе принятия решений. Она позволяет предоставить данные, которые необходимы индивидуумам и группам для принятия решений, посредством передачи информации для идентификации и оценки альтернативных решений.

Барьеры коммуникаций

В деятельности организации  при коммуникативном потоке существуют различные помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала.

К ним относят:

• Отвлечения;
• Неправильная интерпретация со стороны получателя или источника информации;
• Различные значения, придаваемые одним и тем же словам различными людьми (семантические проблемы);
• Статусное различие между руководителями и подчиненными в восприятии организационной дистанции, вследствие чего расширяется  коммуникационный  разрыв между ними;
• Получатель информации  слышит только то, что хочет услышать (ценностная оценка)

Можно добавить случаи, когда  не понятен шифр; когда получатель не увязывает информацию с положением лица, посылающего ее; когда при  передаче обнаруживаются так называемые шумы. В обобщенном виде барьеры  эффективности коммуникаций можно  представить в следующем виде (Таблица 1).

 

 

Барьеры эффективности  коммуникаций

Барьеры	Отправитель послания		Получатель
Барьеры при отправлении  сообщения	Неожиданность сообщения; Неадекватность информации;  Предубеждение относительно  послания; Предупреждение относительно принимающего.
Барьеры восприятия		Потребности и желания; Ценностные ориентации; Установки и мнения; Ожидания; Внимание к стимулу.
Барьеры понимания	Семантика и жаргон; Коммуникативные навыки; Длина сообщения; Коммуникативный канал.	Семантические проблемы; Концентрация; Способность слушать; Знания; Предубеждения; Восприимчивость к новым  идеям.
Барьеры приема информации	Личностные характеристики; Ценностные ориентации; Установки  и мнения.		Установки, мнения; Уровень переработки информации; Гибкость изменения установок, поведения; Личностные характеристики.
Барьеры действий	Память; Уровень переработки информации.		Память и внимание; Уровень переработки информации; Гибкость изменения установок, поведения; Личностные характеристики.

Таблица 1.

 

 

 

 

 

1.2 Типология коммуникаций

Внутриличностная  коммуникация.

Это коммуникация, которая  возникает внутри  самого индивидуума. Это то, как индивидуум говорит  сам с собой. Она является и  посылающей, и принимающей информацию стороной, его мысли и чувства  облекаются в послание, а мозг действует  как канал для обработки этих мыслей и чувств. Обратная связь  – это то, что дополняет информацию или отвергает ее.

Межличностная коммуникация.

Коммуникация  с другим человеком называется межличностной. Это самый распространённый тип  коммуникации. В межличностной коммуникации мы действуем и как принимающая, и как посылающая информацию сторона. Посланием является предоставляемая  информация, каналом ее передачи является обычно взгляд или звук, а обратной связью – ответ каждого участника  коммуникации. Интервью часто рассматривается  как тип межличностной коммуникации.

Коммуникация  в малой группе.

В малой группе каждый индивидуум имеет равный шанс участвовать в  обсуждении, может быть легко услышан  и взаимодействовать с другими. Взаимодействие усложняется, если группа превышает размер 10-12 человек. Малые  группы состоят из нескольких индивидуумов, посылающих и получающих информацию. В связи с этим возникает большая  вероятность недопонимания в  группе. Каналы связи более структурированы, чем при межличностном общении, однако каналы обратной связи и возможности  для нее те же. Часто в организации  малые группы называются «командами». Популярность команд в организациях не означает, что они полезны в  каждой ситуации. Не все участники  всегда хорошо работают  в команде, некоторые могут лучше функционировать  самостоятельно.

Общественная  коммуникация.

В общественной коммуникации выступающий (источник информации) передает послание аудитории (получателям информации)

. Общественная коммуникация  возникает, когда группа слишком  большая, чтобы все ее члены  могли эффективно участвовать  в  ее работе. Каналы те же, что и при межличностном общении  или общении в малой группе (взгляд и звук), однако возможно  использование технических средств.  В частности визуального воздействия  на аудиторию (диаграммы, диапроекторы  и т.д.). Возможности обратной связи,  в которых действует общественная  коммуникативная связь, являются  формальными, поэтому аудитория  обычно не интерпретирует выступающего. Общественная коммуникативная связь обычно не регулярна. Этот тип коммуникации может возникнуть на собраниях, церемониях, пресс-конференциях.

Внутренняя оперативная  коммуникация.

Это структурированная коммуникация в пределах организации, непосредственно  направленная на достижение целей организации. Структура подразумевает, что коммуникация является частью деятельности организации. /Рабочие цели организации соотносят  с ее непосредственной деятельностью, например производственной или относящейся  к сфере услуг. Примерами такой  коммуникации являются связи между  отделами предприятия, отчеты отдела реализации продукции или ведомости складского учета, которые передают информацию о потребностях отделу оперативного планирования производства.