Коммуникации в организации

Внешняя оперативная  коммуникация.

 Эта коммуникация связана  с достижением организации своих  целей  или межорганизационной  деятельностью. Она осуществляется  между организацией и образованиями,  которые существуют вне ее. Она также относится к взаимоотношениям  с правительственными, государственным, региональными  органами и общественностью. Поскольку успех каждой организации зависит от ее внешней среды, этот тип коммуникации важен для продолжения деятельности организации.

Личностная коммуникация.

Не вся связь в организации  основывается  на получаемых заданиях. Личностная коммуникация определяется как случайный обмен информацией  между людьми при встрече. Люди ощущают  постоянную потребность в общении. Хотя личностная коммуникация не является напрямую частью целей организации, она, тем не менее, важна.

Следует отметить важность восприятия как определяющего момента  в эффективности коммуникации. Руководитель должен знать, что:

• Информация, не находящаяся в области опыта получателя (руководителя, подчиненного, работника одного уровня), будет восприниматься медленнее, чем знакомая информация;
• В незнакомой ситуации работник почти автоматически выбирает ту часть своего прошлого опыта, которая связана с этой ситуацией и может быть использована для ее оценки;
• Коммуникации принимаются и оцениваются в свете опыта работника;
• Даже наиболее объективная информация включает субъективные представления;
• Несоответствие координирования и расшифровки информации вытекает из различий в опыте ее источника и получателя;
• Один и тот же язык не может разрешить проблему нее соответствия кодирования и расшифровки.

Возможные препятствия представлены на рисунке 1.

Исходная информация

 

Информация искажена

Рисунок 1.

 

Известны многочисленные руководства и правила, направленные на обеспечение эффективного восприятия управленческой информации в процессе коммуникаций. Основной упор в них  делается на то, чтобы снять всякие помехи и барьеры, относящиеся к  поведению лиц, получающих деловую  информацию. Ниже приводятся некоторые  рекомендации, используемые в практике деятельности организаций разных типов  и обращенные к руководителю, к  которому поступает информация от подчиненных.

Рекомендации  по эффективному восприятию управленческой информации

1. Прекратите разговаривать.
2. Предоставьте говорящему свободу.
3. Дайте понять говорящему, что вы хотите слушать.
4. Устраните раздражающие факторы.
5. Постарайтесь понять точку зрения собеседника.
6. Будьте терпеливы
7. Легко принимайте возражения и критику.
8. Умерьте с вой темперамент.
9. Задавайте точные вопросы.

Как уже отмечалось, особенно важно, чтобы в процессе коммуникаций была  обеспечена обратная связь. В  организации обратная связь может  осуществляться различными путями. При  непосредственном обращении руководитель может использовать прямую обратную связь, в других случаях ему приходится полагаться больше на косвенные методы обратной связи. Например, снижение эффективности  производства, увеличение количества прогулов и текучести кадров или  плохая координация между подразделениями  могут указывать на ухудшение  коммуникаций.

Так же коммуникации могут подразделятся на вербальные и невербальные.

В коммуникативном  процессе обычно выделяют вербальную и невербальную коммуникацию.

Вербальная коммуникация общения осуществляется посредством речи. Под речью понимается естественный звуковой язык, т.е. система фонетических знаков, включающих два принципа – лексический и синтаксический. Речь является универсальным средством коммуникации, так как при передаче информации с ее помощью передается смысл сообщения. Благодаря речи осуществляется кодирование и декодирование информации.

Невербальная коммуникация - это коммуникационное взаимодействие между индивидами без использования слов (передача информации или влияние друг на друга через образы, интонации, жесты, мимику, пантомимику, изменение мизансцены общения), то есть без речевых и языковых средств, представленных в прямой или какой-либо знаковой форме. Инструментом такого «общения» становится тело человека, обладающее широким диапазоном средств и способов передачи информации или обмена ею, которое включает в себя все формы самовыражения человека. Распространённое рабочее название, которое употребляется среди людей — невербалика или «язык тела». Психологи считают, что правильная интерпретация невербальных сигналов является важнейшим условием эффективного общения.

Невербальные  коммуникации:

• Визуальные виды общения – это жесты (кинесика), мимика, позы (пантомимика), кожные реакции (покраснение, побледнение, потоотделение), пространственно-временная организация общения (проксемика), контакт глазами.
• Акустическая система, включающая в себя следующие аспекты: паралингвистическую систему (тембр голоса, диапазон, тональность) и экстралингвистическую систему (это включение в речь пауз и других средств, таких как покашливание, смех, плач и др.).
• Тактильная система (такесика) -  прикосновения, пожатие руки, объятия, поцелуи.
• Ольфакторная система (приятные и неприятные запахи окружающей среды; искусственные и естественные запахи человека).
• Так же невербальная коммуникация может осуществляться путем передачи информации через технические средства (мобильный телефон, компьютер и т.д.).

Сеть коммуникаций

Существуют различные  виды сетей коммуникаций. Некоторые  виды зависят от конкретного фактора, например от качества  и объема информации. На рисунке 2 представлены четыре типа коммуникационных сетей.

 

Рисунок 2. Типы коммуникационных сетей: А – круг; Б – цепь; В – «Y»; Г – колесо.

Экспериментальные данные показали, что в целом различия между  видами сетей следующие. Сеть коммуникаций в виде круга является активной, без лидера, неорганизованной, неустойчивой. Сеть в виде колеса представляет собой крайность: она менее активна, имеет определенного лидера, хорошо и устойчиво организована, более упорядочена. Следует упомянуть  и о многоканальной сети, представляющей собой то же колесо, но со связью между подчиненными.

Очевидным становится то, что структура сети коммуникаций влияет на точность и недвусмысленность  посланий, на функционирование группы, на чувство удовлетворенности ее членов. Она  является важным компонентом  в типах взаимодействия внутри организаций, в способности группы направлять общие усилия на выполнение определенных задач. С этих позиций структура  в виде колеса считается наиболее простой для организации. В отдельных  группах она оказывается эффективной, а в других – нет. В таблице 2 показана эффективность различных  типов сетей.

 

 

 

Эффективность различных  типов сетей

Таблица 2.

Критерий оценки	Коммуникационная сеть
	Цепь	«Y»	Колесо	Круг	Многоканальная
Скорость	Средняя	Средняя	Высокая	Низкая	Высокая
Точность	Высокая	Высокая	Высокая	Низкая	Средняя
Удовлетворенность	Средняя	Средняя	Низкая	Высокая	Высокая

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Модели коммуникации

Коммуникация в организациях – это сложный и динамичный процесс. Он может рассматриваться  как действие, как взаимодействие и как собственно процесс. В зависимости  от этого и различаются модели коммуникации.

Коммуникация  как действие.

Ее модель представлена на рисунке 3.

Источник

Получатель

Канал связи

 

Рисунок 3.

 

 

В этой модели источник коммуникации разрабатывает послание, состоящее из символов. Символы затем превращаются в сигналы, или кодируются. Сигналы посылаются через каналы для получателя информации, который их расшифровывает или интерпретирует. Модель также включает звук, который влияет на процесс. Модель, представленная на рис. 3, первоначально применялась к электронной коммуникации, однако использовалась также для описания коммуникации между людьми. Коммуникация  рассматривалась как односторонний процесс. В этой модели нет места обратной связи.

Коммуникация  как взаимодействие.

Введение элемента обратной связи ознаменовало переход ко второму типу модели – коммуникации как взаимодействия (рисунок 4). Данная модель неоднократно критиковалась за неточность. Боле поздние модели были разработаны таким образом, чтобы отражать весь процесс и динамику коммуникаций между людьми.

 

 

 

Канал связи

Получатель

Источник

 

 

Получатель

Источник

Канал связи

 

Рисунок 4.

Коммуникация  как процесс.

Внутренняя информация

Внутренняя информация

Современные модели коммуникации являются более полными, поскольку отражают коммуникацию как процесс (рис. 5). Наиболее важное отличие состоит в том, что процесс коммуникации не рассматривается больше как линейный или циркулярный. Суть модели коммуникации как процесса является то, что человек одновременно и постоянно выступает в ней в роли и источника, и получателя информации. Развитие этой модели отражает трансформацию представлений о коммуникации: от линейной модели до модели процесса с акцентом на внутренние и внешние факторы.

Канал

Звук

Источник

Получатель

Источник

Получатель

 

 

Канал

Внутренняя информация

Внутренняя информация

Рисунок 5.

Глава 2. Анализ системы коммуникаций в организации ООО «Колизей»

2.1 Общая характеристика  организации

ООО  “Колизей” было основано в 2005 году. Основной целью создания предприятия была организация производства деловой древесины, древесного угля, оказание услуг по грузоперевозкам, организация деятельности двух продовольственных  магазинов в г. Рязани  и поставка собственной продукции по г. Рязань Основная ставка делалась на работу как  с крупными оптовыми фирмами, занимающимися  торговлей, так и с предприятиями  розничной торговли.

В настоящее время перед  фирмой стоит задача реконструкции  здания склада под сушильную камеру для пиломатериала и приобретения нового оборудования линии для производства деловой древесины.                                                                                                

Целью деятельности предприятия  ООО «Колизей» является  достижение устойчивого объема производства и  реализации продукции и услуг, расширение существующего на сегодняшний день ассортимента продукции, освоения новых  видов услуг. Особое значение придается  освоению выпуска делового пиломатериала, древесного угля и расширению ассортиментного  перечня товаров реализуемых  через специализированные магазины. Одной из основных задач является расширение рынков сбыта в результате совершенствовании деятельности в  области маркетинга.

ООО «Колизей» имеет следующий  ассортимент выпускаемой продукции: доски, тес, брус, евровагонка, оконные  блоки, дверные блоки, древесный  уголь, бревно оцилиндрованное.

При этом в настоящее время, несмотря на зимний период и уменьшение спроса на древесный уголь и пиломатериал, наблюдается значительный рост объемов продаж в связи с расширением региона сбыта и проведением опроса покупателей и заказчиков.

В настоящее время ООО  «Колизей» производит продукцию  на собственном оборудовании. За счет этого значительно снижается  себестоимость продукции, и предприятие  менее зависимо от арендодателей.

Готовая продукция упаковывается, затем складируется на европоддоны.

Отгрузка потребителям готовой  продукции осуществляется, в основном, собственным транспортом (предприятие  имеет в своем распоряжении автомобили КАМАЗ, специально оборудованный для  перевозки данного вида продукции)

Предприятие создано в  виде ООО, что отразилось на организационной  структуре предприятия. 
              В соответствии с гражданским кодексом ООО «Колизей» полностью соответствует занимаемому им статусу юридического лица, имеет собственный юридический адрес и адрес места расположения предприятия, обладает персональным Уставом, имеет свой расчетный счет в банке, гербовую печать предприятия, несет ответственность по обязательствам общества, имеет право выступать истцом и ответчиком в суде и другие специфические признаки, присущие юридическому лицу. 
              В своей повседневной деятельности предприятие неукоснительно руководствуется собственной нормативно-правовой документацией (внутренней и внешней). Все операции с нормативно-правовой документацией производятся строго согласно требованиям и нормам организации документооборота. Как правило, все новые документы такого характера составляются в соответствии с ранее принятыми. Все операции, производимые в процессе деятельности общества, анализируются и сопоставляются с документами, регламентирующими им проведение (с планами, сметами, программами, приказами, распоряжениями и т.д.) Благодаря согласованной работе всех служб предприятие имеет возможность грамотно и рационально вести документооборот на предприятии, что закономерно сказывается на эффективности использования документов, а так же на результативности коммерческой работы в целом. 
             Генеральный директор осуществляет оперативное руководство деятельностью ООО и наделяется в соответствии с законодательством РФ всеми необходимыми полномочиями для выполнения этой задачи. Генеральный директор осуществляет свою деятельность в строгом соответствии с действующим законодательством и настоящим Уставом. 
Генеральный директор вправе без доверенности осуществлять действия от имени ООО. 
           Экономическая стабильность организации, её выживаемость и эффективность деятельности в условиях рыночных отношений неразрывно связаны с её непрерывным совершенствованием и развитием. При этом совершенствование организации должно осуществляться по принципу адаптации к внешней среде. 
           Вертикаль управления на предприятии построена по схеме линейно - штабной организационной структуры. Такой вид организационной структуры является развитием линейной и призван ликвидировать ее важнейший недостаток, связанный с отсутствием звеньев стратегического планирования. Линейно - штабная структура включает в себя специализированные подразделения (штабы), которые не обладают правами принятия решений и руководства какими - либо нижестоящими подразделениями, а лишь помогают соответствующему руководителю в выполнении отдельных функций, прежде всего, функций стратегического планирования и анализа. 
Существующая на предприятии структура является штабной, так как вся данная система замкнута на линейных руководителях соответствующего уровня. Генеральный директор, действующий на основании Устава и осуществляющий оперативное руководство предприятием, непосредственно штаба не имеет. Штабом данных менеджеров является совокупность специализированных отделов, во главе с соответствующим линейным руководителем, который отвечает за деятельность отдела в целом и имеет в своем подчинении ряд функционеров, отвечающих за конкретные направления деятельности. 
          Производственная структура предприятия является цеховой, так как существует 3 иерархических уровня: 
1) аппарат управления предприятия; 
2) аппарат управления цехом, состоящий из начальника цеха, двух его заместителей, экономиста, технолога, конструктора, энергетика, механика, секретаря (табельщицы); 
3) руководство участка в виде должностей старшего мастера и мастера участка. 
          Рассмотрим основные должностные обязанности в рамках системы управления предприятия: 
          Отдел материально-технического снабжения производит оформление документов на реализацию готовой продукции, следит за соблюдением договорной дисциплины и выполнением плана отгрузки продукции. 
Начальник отдела снабжения отвечает за управление процессами снабжения и сбыта. В его подчинении находятся следующие отделы: отдел комплектации, отвечающий за комплектацию изделий покупными полуфабрикатами, транспортное управление, занимающееся организацией и осуществлением перевозок, отдел снабжения производит поставки материалов необходимых для производства, ему подчиняются базы и склады предприятия. 
          Финансово-экономический отдел руководит плановой работой на предприятии, разрабатывает план и контролирует его выполнение, организует внутрихозяйственный расчет, ведет статучет, определяет экономическую эффективность организационных и технических мероприятий, выдвигает перед руководством предприятия задачи по совершенствованию производства. 
          Главный экономист занимается регулированием отношений, обусловленных экономической средой. Ему подчиняются планово-экономический отдел, занимающийся текущим и перспективным планированием себестоимости изделий и определением цен на них, главный бухгалтер и подчиняющаяся ему бухгалтерия, проводящие учетную политику на предприятии, финансовый отдел, осуществляющий управление денежными потоками на предприятии. 
         Производственно технический отдел разрабатывает и внедряет прогрессивные технологические процессы, передовые формы организации производства и труда, оформляет необходимую техническую документацию. 
            Главный инженер управляет технической политикой на предприятии, у него имеется заместитель технического директора, занимающийся вопросами разработки, внедрения новой техники. 
             Начальник отдела кадров отвечает за кадровую и производственную политику на предприятии. Ему подчиняются отдел кадров, который отвечает за работу с кадрами предприятия, охрана предприятия, а также начальник управления производством, имеющий в подчинении начальников цехов. 
            Начальник отдела маркетинга управляет маркетинговой деятельностью на предприятии и развитием внешнеэкономических связей предприятия. Он руководит центром маркетинга, которому подчиняется отдел сбыта, занимающийся процессом отгрузки изделий. 
Бухгалтерия ведет бухгалтерский учет, осуществляет контроль над расходованием средств, составляет отчеты и бухгалтерские балансы. Производит расчеты с рабочими и служащими, анализирует производственно-хозяйственную деятельность. 
На предприятии созданы следующие подразделения: Лесопильный цех, Сушильный цех, Деревообрабатывающий цех, Производственно-технический отдел, Отдел охраны труда, Отдел сбыта и маркетинга,  Отдел леса, Цех реализации, Планово-экономический отдел, Финансовый отдел, Отдел труда и заработной платы, Бухгалтерия.