Коммуникации в организации

  

Содержание

 

Введение 2

Коммуникации  в организации 3

Классификация коммуникаций 4

Этапы коммуникативного процесса 6

Способы коммуникации: 7

Коммуникативные барьеры 8

Коммуникативные особенности управления в организации 11

Законы  психологических феноменов 13

Заключение 21

Библиографический список 23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Коммуникации   являются   важнейшей   составляющей   в    деятельности руководителя, поскольку коммуникации -  это  обмен информацией между  людьми. Без обмена информацией они не могут вместе работать, формулировать  задачи  и решать их.

      Коммуникации  – важнейший элемент обеспечения  эффективности управления. Руководитель тратит от 50 до 90% своего времени именно на коммуникации.  Не только слово, цифра и другая информация,  которая может быть  представлена письменно или графически, занимает основное место и является  важнейшим в коммуникационном процессе, но  и другие  элементы  (жесты,  мимика,  паузы) могут быть определяющими с позиций оценки эффективности управления.

В настоящее время данная проблема коммуникаций в организации является актуальной, так как хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникации, она эффективна и во всех других видах деятельности. Коммуникации должны быть таковы, чтобы руководство компании, фирмы имело объективную информацию в нужное время и в удобной форме для принятия решений. Значит, в конечном счете, применительно к задачам теории организации, наиважнейшим является коммуникационный процесс.

Практическое значение данной работы заключается, прежде всего, в том, что в ней представлен обзор основных коммуникаций в организации, их проблемы и пути решения. Данная информация может быть использована на практике – в деятельности менеджеров и просто для обычных работников, с целью предотвращения проблем связанных с коммуникациями на рабочем месте.

 

Коммуникации в организации

 

Как говорят о коммуникации в узком смысле слова, то прежде всего имеют в виду тот факт, что в ходе совместной деятельности люди обмениваются  между собой  различными   представлениями,   идеями,   интересами,   настроениями, чувствами,   установками   и   т.д.   Первоначально   этот    процесс    был непосредственно включен в совместную деятельность, и  лишь  позже  произошло его «выделение» - так называемая  психологическая  спецификация,  и  в  этой связи создание специфических средств  –  семиотическая  спецификация.

 Набор сведений, которыми люди обмениваются между собой,  можно  рассматривать  как информацию, и тогда сам процесс коммуникации может быть  понят  как  процесс обмена информацией. Отсюда можно сделать следующий  шаг  и  интерпретировать весь процесс человеческой коммуникации в терминах теории информации,  что  и делается в  ряде  систем  социально-психологического  знания.  Однако  такой подход нельзя  рассматривать  как  методологически  корректный,  ибо  в  нем опускаются   некоторые   важнейшие   характеристики   именно    человеческой коммуникации, которая не сводится только к процессу передачи информации.  Не говоря уже о том, что при таком подходе фиксируется  в  основном  лишь  одно направление потока  информации,  а  именно  от  коммуникатора  к  реципиенту (введение понятия «обратная связь» не изменяет сути дела),  здесь возникает и еще одно  существенное  упущение.

При  всяком  рассмотрении  человеческой коммуникации с точки зрения теории информации  фиксируется  лишь  формальная сторона  дела:  как  информация  передается,  в  то  время  как  в  условиях человеческого общения информация не только  передается,  но  и  формируется, уточняется, развивается. Поэтому, не исключая возможности применения некоторых положений теории информации при описании коммуникативной стороны  общения,  необходимо  четко расставить  все  акценты  и  выявить  специфику  в  самом  процессе   обмена информацией, когда он имеет место в случае коммуникации между людьми [1, с. 165].

Основными элементами коммуникационного процесса являются:

• отправитель – лицо, генерирующее идею  либо  собирающее  информацию  и передающее ее;
• сообщение – информация, закодированная в виде символов;
• канал – средства передачи информации;
• получатель (реципиент) – тот, кому предназначена информация [5, с. 87].

Классификация коммуникаций

• по типу объектов:
• организация – внешняя среда;
• межуровневая (восходящая);
• межуровневая (нисходящая);
• горизонтальная;
• руководитель – подчиненный;
• руководитель – рабочая группа.
• по степени формализации:
• формальные коммуникации;
• неформальные коммуникации.

Управление  должно  решить   три   задачи,   создавая   информационную подструктуру организации деятельности:

• организацию коммуникативных сетей;
• повышение  качества  информации,  циркулирующей  по  коммуникативным сетям, обеспечивающей управление и деятельность персонала;
• полноценное использование информации для решения задач управления.

Эти задачи связаны со своеобразной группой психологических факторов  - познавательно-коммуникативных.  Чтобы  повысить  эффективность   управления, необходимо знать, учитывать и совершенствовать  эту  группу  психологических факторов.

Информационное  сообщение  -  содержание  информации,  переданной  при коммуникации от  одного  лица  другому. 

Канал  коммуникации  -  направление движения  информационного  сообщения. 

Информационный   обмен   -   передача информации  друг  другу  по  каналу. 

Коммуникативная  цепь  -  ряд  каналов коммуникации,  связанных  движением  однородных  информационных   сообщений.

Информационная роль - совокупность функций по информационному  обмену,  выполняемых  данным лицом в коммуникативной сети [7, с. 215].

Коммуникативная сеть —  сложно  соединенная  и  переплетенная  система коммуникативных информационных  потоков,  циркулирующих  по  всем  элементам организации органа и обеспечивающая ее деятельность.  Это  схема  циркуляции информации. Основа ее задается  структурой  организации  и  организационными отношениями между его подразделениями и  должностными  лицами,  т.е.  основа лежит в организационно-правовой плоскости.

Реальная же картина передачи сообщений может не  совпадать  с  ней,  и причиной  этого  выступают  психологические   факторы.   Под   их   влиянием происходит   обрыв   нормативных   (формализованных)   каналов   и    цепей, возникновение новых,  их  изменение  (ослабление  или  усиление),  изменение информационных ролей  отдельных  лиц,  утечка  служебной  информации  и  др.  Поэтому надо тщательно  следить  за  влиянием  психологических  факторов  на коммуникации [8, с.57].

Глубокое  взаимное  уважение  отправителя  и  получателя   сообщений чрезвычайно облегчает коммуникацию и позволяет быстро находить решение  даже самых трудных проблем». Надо уделять  внимание  прежде  всего межличностным взаимоотношениям, взаимоотношениям руководителей  служб  и  их  коллективов, преодолевать  психологические  барьеры   (взаимное   недоверие,   отсутствие единства  подходов,  нездоровая   конкуренция,   осторожность   в   передаче информации,  разборчивость  в  подключении  новых  коммуникативных  каналов, пользование нелегальными коммуникативными каналами и пр.).

Сказывается   то,   как   развиты   и   развиваются   у    сотрудников коммуникативные способности и  умения:  общительность,  доступность,  умение слушать и быстро схватывать суть сообщения, быстро и правильно решать,  кому передать информацию, умение хранить и  быстро  находить  нужную  информацию, четко, ясно и кратко передавать сообщение и др.

Срывы могут возникать  и  из-за  перегрузки  отдельных  точек,  лиц  в

коммуникативных   сетях,   превышающей   их    психологическую    пропускную способность.

Этапы коммуникативного процесса

1. Формулирование идеи или выбор информации для передачи - отправитель должен хорошо оценить значимость  идеи  (информации)  и  продумать  суть  ее изложения.

2. Кодирование и выбор канала передачи информации - чтобы передать идею или информацию, отправитель кодирует ее с помощью символов и выбирает  канал передачи, соответствующий типу символов. Выбор средства сообщения не  должен быть ограничен единственным  каналом  –  необходимо  использовать  сочетание разных каналов.

3.  Передача  информации   –   непосредственно   передача   конкретной

информации.

4. Декодирование  (расшифровка)  – на этом этапе осуществляется  перевод информации отправителя в информацию получателя. При наличии  обратной  связи отправитель и получатель меняются местами [11, с.46].

Иногда в процессе коммуникации  может  возникнуть  «шум»,  источниками которого являются:

• язык (вербальный и невербальный);
• различия в восприятии информации;
• различия в статусе.

Цель  коммуникации  –  обеспечить  понимание  информации  (сообщения), которой  обмениваются   отправитель   и   получатель.

Коммуникации   могут осуществляться в виде:

• монолога – информации, поступающей от отправителя к получателю;
• диалога – информации, поступающей от отправителя к  получателю  и  от получателя к отправителю;
• обратной связи как реакции на полученную информацию.

Способы коммуникации:

• разговорный (устный, вербальный);
• письменный (письма, распоряжения, статьи, объявления);
• невербальный   (тон    речи,    пауза,    акцентирование    внимания,

телодвижения) [7, с. 112].

Вербальная  коммуникация  использует  в  качестве   знаковой   системы человеческую речь, естественный звуковой  язык,  т.е.  систему  фонетических знаков,  включающих  два  принципа:  лексический  и   синтаксический.   Речь является самым универсальным средством коммуникации, поскольку при  передаче информации при помощи речи менее всего  теряется  смысл  сообщения.  Правда, этому должна  сопутствовать  высокая  степень  общности  понимания  ситуации всеми участниками коммуникативного  процесса.  Известно,  что  использованию речи  сопутствуют  процессы,  препятствующие   достижению   взаимопонимания:

• возможность использования  двух  типов  значений:  денотативных  (формальные определения, дефиниции: «молоток» -  инструмент  для  забивания  гвоздей) и коннотативных (связанных с эмоциональными ассоциациями:  «молоток» -  нечто тяжелое, холодное);
• полисемия (многозначное  толкование  одного  и  того  же слова);
• синонимия (использование разных слов для обозначения одного и  того же явления).

Обмен  информацией  возможен  не  только  посредством   речи,   но   и

посредством других знаковых систем, которые в своей совокупности  составляют средства невербальной коммуникации:

• оптико-кинетические - жесты,  мимика, пантомимика
• пара- и экстра-лингвистические – качество голоса, его диапазон и тональность; включение в речь  пауз,   других   вкраплений, например,  покашливания,  плача,  смеха,  наконец,  сам  темп  речи
• визуальный контакт – размещение коллег лицом друг к другу, контакт глаз [10, с.249].

Коммуникативные барьеры

В  условиях  человеческой  коммуникации  могут  возникать   совершенно специфические коммуникативные барьеры. Они не связаны с уязвимыми местами  в каком-либо  канале  коммуникации   или   с   погрешностями   кодирования   и декодирования, а носят социальный или психологический характер.

С одной  стороны,  такие  барьеры  могут  возникать  из-за  того,  что

отсутствует общее понимание  ситуации общения, вызванное не просто  различным языком,  на  котором  говорят  участники   коммуникативного   процесса,   но различиями более глубокого плана, существующими между партнерами. Это  могут быть  социальные  (политические,  религиозные,  профессиональные)  различия, которые не только порождают  разную  интерпретацию  тех  же  самых  понятий, употребляемых в процессе коммуникации, но и вообще  различное  мироощущение, мировоззрение, миропонимание. такого  рода  барьеры  порождены  объективными социальными  причинами,  принадлежностью  различным  культурам,  и  при   их появлении особенно отчетливо выступает  включенность  коммуникации  в  более широкую  систему  общественных  отношений.  Коммуникация   в   этом   случае демонстрирует ту свою характеристику, что она  есть  лишь  сторона  общения.