Исследование системы должностных инструкций как основы взаимодействия персонала и организации

 

Рисунок 1 – Организационная структура отдела кадров ОМВД по г.Мичуринску.

 

Функции подразделений  ОК представлены ниже.

 Группа приема осуществляет прием на работу рабочих, ИТР и служащих, согласно действующему трудовому законодательству, приказам и инструкциям, сообщает сведения о наборе работников,   о предстоящем сокращении и персональном составе замещаемых работников, занимается трудоустройством высвобождаемых работников предприятия, их переводом на другую работу. 

   Группа личного состава ведет учет личного состава учреждения, картотеку личных карточек, реестр кадров, осуществляет хранение и выдачу трудовых книжек, своевременно вносит в личные карточки и трудовые книжки работающих записи о перемещениях по работе, об изменении тарифного разряда, профессии, о присвоении Почетных званий, поощрений и наград, оформляет всю документацию по увольнению работников предприятия в соответствии с Трудовым Кодексом РФ, ведет книгу приказов на уволенных, учет и выписку приказов о переводе из подразделений в подразделения предприятия,  готовит приказы и поощрении на работников, готовит сведения, отчеты по обороту кадров, оформляет и выдает сотрудникам ОМВД необходимые справки и другие документы, связанные с работой на предприятии, участвует в разработке должностных инструкций сотрудников ОМВД, выполняет другие кадровые работы в соответствии с положением о подразделении.

  Группа ИТР ведет прием на работу инженерно-технических работников, контролирует укомплектованность и пpaвильное использование ИТР в подразделениях,  готовит и ведет документацию по периодической аттестации ИТР предприятия, готовит документы для предоставления работников предприятия к правительственным наградам, званиям.

  Пенсионная группа оформляет документы, необходимые для назначения пенсии и перерасчета по стажу и по заработной плате сотрудников, оформляет справки списков по уходу на пенсию на льготных условиях, оформляет страховые свидетельства государственного пенсионного страхования (при необходимости).

  Табельная группа организует табельный учет в ОМВД и его подразделениях, контролирует состояние табельного учета и трудовой дисциплины в подразделениях, соблюдение сотрудниками ОМВД правил внутреннего трудового распорядка.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 СИСТЕМА РЕГУЛИРОВАНИЯ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ ПОСРЕДСТВОМ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ В ОМВД ПО Г. МИЧУРИНСКУ

 

3.1. Система должностных  инструкций в ОМВД по г.Мичуринску

 

Главные достоинства  любого нормативного документа –  краткость и ясность. Очевидно, что  неясный, то есть двусмысленный или противоречивый документ, невозможно исполнять. Также, очевидно, что пользоваться длинным документом неудобно – его утомительно читать, в нем трудно ориентироваться, в нем легко пропустить что-нибудь важное. Более того, чем длиннее должностная инструкция, тем больше вероятность появления в ней несовместимых или двусмысленных положений. Все это знают, однако, большинство должностных инструкций длинные и неясные.

Назначение  должностной инструкции – объяснить  подчиненному, что от него требуется, но мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей должностная инструкция не может. Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного и позволит сосредоточиться на работе по мотивированию подчиненного. Должностные инструкции являются основной несущей конструкцией любой системы управления.

В ОМВД по г.Мичуринску разрабатываются должностные инструкции работниками отдела кадров ОМВД и руководителями подразделений на своих непосредственных подчиненных, и подписываются  они также руководителями структурных подразделений. Утверждает должностные инструкции Начальник ОМВД на должности находящиеся непосредственно в его компетенции. Руководитель структурного подразделения утверждает должностную инструкцию в том случае, если это в его компетенции и указано в его должностной инструкции и трудовом контракте. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй у руководителя подразделения, третий у работника. Разрабатывать должностные инструкции необходимо в соответствии с положением о подразделении. Качественно подготовленный комплект должностных инструкций перекрывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция должна давать ясное представление о том, чем данная работа отличается от всех других работ. Ответственность за полноту наполнения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров. Исходной точкой обновления должностных инструкций является стратегический план развития учреждения.

 Качественно  подготовленная должностная инструкция  содержит информацию, которая необходима  в процессе управления персоналом.

Правильно написанные инструкции увеличивают эффективность работы на каждом участке, снижают конфликтность и в конечном итоге способствуют повышению авторитета руководства.

  Для анализа эффективности системы должностных инструкций была взята инструкция старшего оперуполномоченного ОЭБ и ПК ОМВД России по г.Мичуринску.

 Первый раздел  по нормативной структуре должен называться  “Общие положения”. В нем должны быть отражены такие пункты, как: назначение должности; структура подчинения и взаимодействия; нормативные документы, регламентирующие деятельность; процедуры назначения на должность и освобождения от должности. Но должностная инструкция не имеет четко выраженной структуры, то есть нет разделения на разделы. Первые два пункта содержат структуру подчинения и перечень нормативных документов. Остальные вопросы в инструкции не освещены.

Должностные обязанности старшего оперуполномоченного перечислены в пунктах 3-8, 10-18, что  соответствует требованиям.

Следующий раздел “Права” в анализируемой должностной инструкции отсутствует, что нарушает права сотрудника ОМВД согласно трудовому законодательству.

Четвертый раздел по нормативным требованиям  называется «Взаимоотношения (связи по должности)». Данный раздел в анализируемой инструкции представлен одним пунктом – девятым.

Пятый раздел «Ответственность» в анализируемой инструкции отсутствует. В принципе, ответственность сотрудников МВД прописана в соответствующих законодательных актах, содержание которых каждый сотрудник обязан знать. Следовательно, прописывание ответственности в должностных инструкциях  может носить необязательный характер.

 Обобщая  результаты анализа  структуры  и содержания должностной инструкции, можно сказать, что система  должностных инструкций в ОМВД  недостаточно эффективна, так как  в должностных инструкциях подробно прописаны обязанности и система подчиненности, тогда как требования к знаниям и квалификации, система ответственности и прав отсутствуют. Возможно, это объясняется особенностями государственной службы в МВД.

 

 

3.2      Повышение роли  должностных инструкций в регламентации отношений работодателей и работников

 

Регламентация работы каждого сотрудника организации является чрезвычайно важной и, в определенной степени, основополагающей задачей. От качества ее решения во многом зависит и качество реализации других, смежных задач менеджмента. В конечном итоге это должно приводить к оптимизации выполняемых работ и, как следствие, к оптимизации профессионально-квалификационной структуры персонала.

На практике подобная регламентация осуществляется с помощью различного рода документов, которые можно разделить на две группы.

Первая —  это документы, сформированные во внешней  по отношению к предприятию среде (нормативные правовые акты трудового  законодательства, инструктивно-методические материалы отраслевого и регионального уровней). Их количественный и качественный состав не зависят от особенностей деятельности конкретного предприятия и его кадровой службы. Такие документы имеют, соответственно, государственный, отраслевой или региональный статус, и их положения, как правило, являются обязательными к исполнению.

Вторую группу составляют документы локального характера, и в частности, регламентирующие деятельность отдельных организационно-структурных  единиц предприятия, а также их персонала. Они, напротив, имеют непосредственное отношение к предприятию и отражают особенности его функционирования. Содержание и количество этих документов оказывают прямое воздействие на оптимизацию всех управленческих процессов в организации. В их число, прежде всего, входят положения о структурных подразделениях (службах, отделах, пр.) и должностные инструкции. Кроме того, в последние годы в России принято объединять весь накопленный в организации опыт в части управления персоналом в так называемый Корпоративный Кодекс.

 Корпоративный кодекс призван регламентировать отношения между сотрудниками организации вне зависимости от организационно-правовой формы, системы подчиненности,  добиться наилучшего понимания ценностей и норм поведения, принятых между сотрудниками организации. Информация, которая содержится в нём, отражает внутренние правила взаимоотношений и организационную культуру учреждения. Корпоративный кодекс содержит такую информацию, как:

• миссия и принципы организации;
• структура организации и принципы управления;
• ценности организации;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• стимулирование персонала;
• этика делового сотрудничества;
• неприемлемые действия в учреждении.

Значение Корпоративного кодекса для организации трудно переоценить. Как правило, это довольно гибкий документ, который видоизменяется вместе с ростом и развитием организации. этот документ как элемент нематериальной мотивации сотрудников, поскольку этот документ создается и правится коллегиально, это  правила, по которым  живет и работает персонал организации, что позволяет сотрудникам чувствовать единство коллектива (а это мощный мотивационный фактор, элемент японской модели менеджмента).

Что касается должностной инструкции, то, по мнению специалистов, ее содержание может использоваться в организации для следующих целей:

а) рационального разделения труда;

б) правильного подбора, расстановки и использования кадров;

в) контроля за соблюдением трудовой дисциплины;

г) создания организационно-правовой основы деятельности работников;

д) стимулирования результатов работы персонала;

ж) составления трудовых договоров;

к) обеспечения объективности оценки деятельности работников в процессе их аттестации, поощрении или наложении взысканий;

л) разрешения трудовых споров.

К перечисленному выше следует добавить еще и формулирование требований к вакансии, проверку соответствия претендента на должность нормативным  профессиональным критериям, планирование продвижения по «служебной лестнице», составление профиля должности. Должностная инструкция является важнейшим документом, регулирующим взаимоотношения между работником и работодателем.

Предложения по разработке должностных инструкций для сотрудников ОМВД по г.Мичуринску можно сформулировать в виде перечня разделов, которые должны быть отражены в должностных инструкциях каждого сотрудника и обычно зависят от потребностей и специфики деятельности учреждения:

• наименование организации, подразделения;
• общие положения, определение должности;
• краткие сведения об организации;
• схема подчиненности;
• возможности замещения;
• краткое описание работы;
• цель работы, выполняемые подцели, ответственность;
• права;
• должностные обязанности (содержание работы);
• требуемые результаты и критерии оценки;
• наиболее частые деловые контакты (внутренние, внешние);
• схема информационных потоков между подразделениями;
• ведение первичной документации;
• условия работы (безопасность, режим работы, оплата труда и др.);
• порядок оформления трудовых отношений.