Исследование системы должностных инструкций как основы взаимодействия персонала и организации

Должностные инструкции - это организационно-распорядительные документы, которые регламентируют взаимоотношения работодателя и  работника. Грамотно составленная должностная  инструкция не только дает четкое представление о трудовых обязанностях работника, но и помогает разрешать возникающие трудовые споры.

Должностная инструкция - как локальный нормативный акт, регламентирующий права и обязанности  работника, его конкретные должностные обязанности является тем правовым инструментом, который придает обоснованность и законность некоторым решениям работодателя. Должностная инструкция, являясь одним из письменных доказательств, несомненно, может облегчить процесс доказывания по следующим категориям индивидуальных трудовых споров:

• об отказе в приеме на работу;
• об увольнении работника как не выдержавшего испытательный срок;
• об увольнении работника по статье 81 ТК РФ (особенно по пунктам 2, 3, 5, 6, 7; 10,11);
• по поводу условий труда;
• об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
• связанных с удержанием из заработной платы;
• об оплате труда в условиях отклоненных от норм;
• касающихся трудовой дисциплины;
• о снятии дисциплинарных взысканий;
• о возмещении работником вреда, причиненного работодателю.

В случае трудового  спора по поводу увольнения в качестве меры дисциплинарного взыскания, работодателю необходимо помнить, что уволить  работника можно только за то, что  прописано в тексте трудового  договора и (или) должностной инструкции. В приказе об увольнении работника должны быть четко изложены конкретные обстоятельства виновного неисполнения работником возложенных на него обязанностей с указанием того, какие пункты должностной инструкции, трудового договора и (или) законодательства им при этом нарушены.

Однако при  этом нельзя переусердствовать: должностная  инструкция не должна содержать положений, которые противоречат законодательству и могут ущемлять права работника.

Согласно статье 192 ТК РФ не допускается применение дисциплинарных взысканий, которые не предусмотрены федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине некоторых категорий работников. Порядок наложения дисциплинарного взыскания, установленный должностной инструкцией, не может нарушать порядка наложения дисциплинарного взыскания, предусмотренного статьей 193 ТК РФ.

Условия и порядок  привлечения работника к материальной ответственности, установленные должностной  инструкцией, не могут противоречить  условиям и порядку привлечения  работника к материальной ответственности, предусмотренным главой 39 ТК РФ. Напомним, что в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику, материальная ответственность работника исключается (статья 239 ТК РФ).

С другой стороны  актуальна следующая проблема: работодатели в целях экономии средств зачастую злоупотребляют расширением объема должностных обязанностей работников до безграничных размеров. Отделов по научной организации труда практически не осталось. Отсутствие же должностных инструкций дает возможность работодателю требовать от работника выполнения функций, не входящих в круг его обязанностей, что может быть квалифицированно как принудительный труд (статья 60 ТК РФ). В этой ситуации инструментом для снижения рабочей нагрузки и для предотвращения трудового спора также может стать должностная инструкция.

Кроме того, должностные  инструкции могут оказать добрую услугу и при доказывании по хозяйственным и налоговым спорам.

Если работодатель хочет оплачивать обучение своих  сотрудников, нужно доказать, что  сотрудники получают образование не в личных интересах, а на благо  организации. Для этого можно  сослаться на трудовой договор, а  также и на должностные инструкции. В них следует прописать взаимосвязь обязанностей работника с образовательной программой. Например, получение бухгалтером юридического образования будет вполне оправданно, если в его трудовые обязанности будет входить составление проектов договоров.

Таким образом, исходя из 4 части статьи 57 ТК РФ,  рекомендуется конкретизировать трудовые обязанности работников. Конечно, можно  не составлять должностную инструкцию, а необходимые положения включить непосредственно в трудовой договор. Но это сделает текст трудового договора громоздким, а внесение изменений в отношении объема должностных обязанностей работника будет означать изменение определенных сторонами условий трудового договора. Поэтому целесообразнее именно на основании уже утвержденной руководителем должностной инструкции разрабатывать трудовой договор с конкретным работником.

1.3 Структура  и содержание должностных инструкций,  порядок их разработки и реализации

Для того, чтобы  должностные обязанности стали  обязательными для исполнения необходимо соблюсти следующие условия:

-  трудовые  обязанности работника должны  быть документально закреплены;

- работник должен  знать о своих трудовых обязанностях, то есть должен быть ознакомлен  с ними под роспись. При этом  в соответствии с 22 статьей ТК РФ именно в обязанность работодателя входит осуществление действий по ознакомлению работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Качественно подготовленный комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между исполнителями с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция должна давать ясное представление о том, чем данная работа отличается от всех других работ.    

Структура и  содержание должностной инструкции в настоящее время нормативно-правовыми  актами подробно не регламентируется, что позволяет создавать ее с  учетом специфики организации труда  у конкретного работодателя.

     Основной текст инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. 
    По общему правилу, основная часть должностной инструкции обязательно должна иметь следующие разделы:

- Раздел I "Общие  положения", который  должен  содержать следующие пункты:

а) наименование должности. Должно указываться точное наименование должности в соответствии со штатным расписанием и с  указанием категории работника (руководитель, специалист, технический исполнитель);

б) квалификационные требования.    Указываются прежде всего требования, предъявляемые к образованию, специальности и стажу работы. В необходимых случаях оговаривается наличие сертификатов, аттестатов, подтверждающих наличие каких-либо специальных навыков;

в) непосредственная подчиненность.  Указывается, кому непосредственно подчиняется данный работник. 
    Иногда выделяют специальный раздел "Взаимоотношения. Связи по должности", где перечисляется круг должностных лиц, с которыми работник вступает в служебные отношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов;

 г) наличие  и состав подчиненных (для руководителей). 
    Данный пункт может быть включен в раздел "Должностные обязанности";

д) порядок назначения и освобождения от должности.

 ж) порядок  замещения по должности.     Указывается, кто замещает данное должностное лицо во время его отсутствия; а также кого замещает данное должностное лицо. Может закрепляться схема взаимозаменяемости или перераспределения обязанностей, в том числе и порядок приема - передачи денег материально ответственными лицами;

 к) основополагающие  нормативные и организационно-правовые документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности. 
    Обычно в списке нормативов указывают действующее законодательство: 
    - документы органов управления организацией (предприятием); 
    - действующие нормативные и технологические документы, правила внутреннего трудового распорядка;    

- положение  о структурном подразделении;

     - конкретную утвержденную должностную инструкцию, чьи устные и письменные распоряжения работник выполняет (дополнительно к распоряжениям непосредственного руководителя или в его отсутствие).

-   Раздел II "Должностные обязанности" содержит перечень конкретных задач, работ, операций возложенных на работника. Иногда выделяют еще один раздел "Функции", где перечисляют основные направления деятельности работника с учетом задач и функций структурного подразделения. 
    В разделе указывается форма участия работника в управленческом процессе: руководит, утверждает, обеспечивает, согласовывает, контролирует, представляет, курирует, исполняет, и так далее. Этот раздел должностной инструкции разрабатывается на основе раздела "должностные обязанности" Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Необходимо отметить, что если в содержании работ на рабочем месте предусмотрены такие, которые соответствуют характеристикам работ из двух и более должностей, должностные обязанности, содержащиеся в квалификационной характеристике по той или иной должности служащего, могут быть распределены между несколькими исполнителями, с условием, что распределенные должностные обязанности будут иметь меньший удельный вес в объеме работ, чем работы по основной должности. Таким образом, решается задача совершенствования управления.

В данном разделе  также могут указываться критерии успешности исполнения трудовых обязанностей; показатели, по которым руководитель оценивает деятельность работника,

-    Раздел III "Права" содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает работник для выполнения возложенных на него должностных функций и обязанностей. Перечень прав определяется в соответствии с законодательством и внутренними документами организации. Также в разделе указываются права и обязанности руководителя специалиста (этот пункт является дополнительным по отношению к предыдущему и разъясняет специалисту обязанности и полномочия его руководителя);

- Раздел IV «Взаимоотношения (связи по должности)», в котором определяется взаимодействие со структурными подразделениями организации. Перечисляются содержание информации, форма ее представления, сроки и периодичность поступления или передачи, от каких должностных лиц или подразделений она поступает и кому передается. Данный раздел описывается особенно подробно в том случае, если речь идет о должностной инструкции самостоятельного работника, не входящего в штат какого-либо подразделения.

-    В разделе V "Ответственность" указывают меру ответственности работника за несоблюдение требований, установленных должностной инструкцией, локальными правовыми актами и трудовым законодательством Российской Федерации, за несвоевременное и некачественное выполнение работником должностных обязанностей, за неиспользование предоставленных ему прав.

Следует отметить, что должностные обязанности  определяют, не только объем и пределы  практического выполнения порученных работнику, согласно занимаемой должности, функций и поставленных перед ним задач, но также и пределы ответственности перед работодателем.

Дисциплинарная и материальная ответственность - это виды юридической  ответственности, к которой работодатель может привлечь работника самостоятельно. Однако, исходя из характера неисполнения должностных обязанностей и последствий, к которым оно привело, может наступать административная и уголовная ответственность. В этом случае, работодатель, например, может инициировать привлечение работника к ответственности через соответствующие правоохранительные органы.

 К неисполнению трудовых обязанностей без уважительных причин относятся:

-  отсутствие работника без уважительных причин на работе либо рабочем месте. По вышеуказанному основанию можно, например, уволить работника за постоянные опоздания, однако причины опоздания должны быть не уважительными.  Перечень уважительных причин законодательно не установлен. На практике уважительными причинами суд может признать вызов в правоохранительные органы и суд, прохождение медосмотра, сбои в работе транспорта, аварии, пожары, наводнения, болезнь работника или его близких родственников и тому подобное. При наличии реальной возможности, работник должен документально (например, справками из соответствующих организаций, повестками и так далее) подтвердить уважительность причин, в результате которых образовалась невозможность исполнения трудовых обязанностей;

- отказ работника без уважительных причин от выполнения трудовых обязанностей в связи с изменением в установленном порядке норм труда (статья 162 ТК РФ), так как в силу трудового договора работник обязан выполнять определенную этим договором трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (статья 56 ТК РФ);