Исследование системы должностных инструкций как основы взаимодействия персонала и организации

Для повышения эффективности системы должностных инструкций в ОМВД по г.Мичуринску   данные предложения можно закрепить,  утвердив в учреждении внутренним локальным актом Положение по составлению должностных инструкций (приложение А).

Важность взаимосвязи задачи составления должностных инструкций с другими задачами управления кадрами в ОМВД по г.Мичуринску показана на схеме:

 

Рисунок 2- Взаимосвязь  системы должностных инструкций с другими задачами менеджмента.

 

Таким образом, унификация структуры должностных инструкций повысит эффективность системы управления персоналом, так как  часть информации из должностных инструкций может использоваться при решении задач, связанных с наймом и отбором кадров,  текущей регламентацией труда и аттестацией персонала. На основе результатов последней возможно решение смежных задач, например, продвижение по «служебной лестнице», обучение и переобучение сотрудников, организационно-структурные, временные и квалификационные перемещения кадров в ОМВД по г.Мичуринску.

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Результатом регламентирования трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией. Некоторые из кадровых документов, регламентирующих трудовые отношения, обязательны для каждого работодателя: штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области, график сменности, график отпусков, правила и инструкции по охране труда.

 К необязательным (факультативным) кадровым документам можно отнести, например, положения о структурных подразделениях, положения о персонале, должностные инструкции.

Должностная инструкция представляет собой локальный организационный документ, в котором определены задачи, функции, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно должности, занимаемой в соответствии с трудовым договором. Должностная инструкция  является неотъемлемой частью трудового договора. Система должностных инструкций разрабатывается в целях обеспечения:

- организационно-правовой  основы трудовой деятельности  работников;

-  взаимосвязи и  взаимозаменяемости между отдельными  должностями; 

- рационального разделения труда;

- правильного подбора,  расстановки и использования  кадров;

- четкого разграничения  прав и обязанностей работников  организации (структурного подразделения);

- текущей регламентации  труда работника; 

- контроля за соблюдением  трудовой дисциплины;

- создания организационно-правовой основы деятельности работников;

-  объективности при  аттестации работника, при его  поощрении и наложении на него  дисциплинарного взыскания;

- установления  меры ответственности работника.

 Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, в котором четко определяются место и значение конкретной должности в структуре организации.

 В целом при разработке должностных инструкций для обеспечения социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам, работодатель должен руководствоваться квалификационными справочниками, утвержденными Правительством Российской Федерации.  Вместе с тем понимая, что изложенные в справочниках обязанности являются обобщенными для конкретных специализаций должностей и профессий, работодатель может создавать на их основе, с учетом всех местных нюансов организации труда, должностные инструкции и для конкретного исполнителя, и для конкретного рабочего места.

Отсутствие документа, в котором закреплены конкретные трудовые обязанности работника, затруднит возможность привлечения работника к дисциплинарной и материальной ответственности в случае нарушения работником своих должностных обязанностей.

Обычно в  трудовом договоре при его заключении указываются общие формулировки в отношении основных прав и обязанностей работника. Трудовой договор, как правило, содержит типовые должностные обязанности, обусловленные занимаемой должностью, специальностью или выполнением работ по профессии.

 Должностная  инструкция как локальный нормативный акт, регламентирующий права и обязанности работника, является тем правовым инструментом, который придает обоснованность и законность некоторым решениям работодателя.

В случае трудового  спора по поводу увольнения в качестве меры дисциплинарного взыскания, работодателю необходимо помнить, что уволить работника можно только за то, что прописано в тексте трудового договора и (или) должностной инструкции.

Более того, наложение  дисциплинарного взыскания на работника, отказавшегося выполнять работу, не предусмотренную условиями трудового договора, должностной инструкции, рассматривается как нарушение работодателем законодательства о труде и грозит ему привлечением к административной ответственности.

Для того, чтобы должностные обязанности стали обязательными для исполнения необходимо соблюсти следующие условия:

-  трудовые обязанности  работника должны быть документально  закреплены;

- работник должен  знать о своих трудовых обязанностях, то есть должен быть ознакомлен  с ними под роспись.

Качественно подготовленный комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения и  равномерно распределяет нагрузку между  исполнителями с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция должна давать ясное представление о том, чем данная работа отличается от всех других работ.    

Структура и  содержание должностной инструкции в настоящее время нормативно-правовыми  актами подробно не регламентируется, что позволяет создавать ее с  учетом специфики организации труда  у конкретного работодателя.

По общему правилу, основная часть должностной инструкции обязательно должна иметь следующие  разделы: раздел I "Общие положения", раздел II "Должностные обязанности", раздел III "Права", раздел IV «Взаимоотношения (связи по должности)», раздел V "Ответственность".     Процесс разработки должностных инструкций можно представить в виде последовательно сменяющих друг друга этапов:

• подготовительный этап;
• разработка проекта должностной инструкции;
• согласование проекта должностной инструкции;
• утверждение должностной инструкции.

 

    Хранят  утвержденные и согласованные должностные  инструкции в соответствии с установленным порядком делопроизводства, принятым у конкретного работодателя, как правило, один экземпляр - в отделе кадров, другие - в структурном подразделении и у самого работника. 
Разрабатывать должностные инструкции и утверждать их работодатель должен по всем вакантным должностям, имеющимся в штатном расписании организации.

Из всего вышеизложенного  следует, что должностные инструкции должны описывать прямые обязанности  специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено, и, более того, соответствует действительности, то организация получает в руки инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких проблем, как, например, адаптация и мотивация персонала.

В ОМВД по г.Мичуринску разрабатываются  должностные инструкции работниками  отдела кадров ОМВД и руководителями подразделений на своих непосредственных подчиненных, и подписываются  они  также руководителями структурных подразделений.  Утверждает должностные инструкции Начальник ОМВД на должности находящиеся непосредственно в его компетенции.  Руководитель структурного подразделения утверждает должностную инструкцию в том случае, если это в его компетенции и указано в его должностной инструкции и трудовом контракте. Ответственность за полноту наполнения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Для анализа эффективности  системы должностных инструкций была взята инструкция старшего оперуполномоченного ОЭБ и ПК ОМВД России по г.Мичуринску.

Анализируемая должностная  инструкция не имеет  подразделения  на разделы. Структура подчинения и  перечень нормативных документов содержатся в первых двух пунктах.

Должностные обязанности  старшего оперуполномоченного перечислены в ряде пунктов. Права сотрудника в анализируемой должностной инструкции отсутствует, что нарушает права сотрудника ОМВД согласно трудовому законодательству.

Четвертый раздел «Взаимоотношения (связи по должности представлен одним пунктом – девятым.

Пятый раздел «Ответственность»  в анализируемой инструкции  отсутствует. В принципе, ответственность сотрудников  МВД прописана в соответствующих  законодательных актах, содержание которых каждый сотрудник обязан знать. Следовательно, прописывание ответственности в должностных инструкциях  может носить необязательный характер.

Обобщая результаты анализа  структуры и содержания должностной инструкции, можно сказать, что система должностных инструкций в ОМВД недостаточно эффективна, так  как в должностных инструкциях подробно прописаны обязанности и система подчиненности, тогда как требования к знаниям и квалификации, система ответственности и прав отсутствуют. Возможно,  это объясняется  особенностями государственной службы в МВД.

Но в целом, система должностных инструкций требует некоторой корректировки.

Регламентация работы каждого сотрудника организации  является чрезвычайно важной и, в  определенной степени, основополагающей задачей. От качества ее решения во многом зависит и качество реализации других, смежных задач менеджмента. В конечном итоге это должно приводить к оптимизации выполняемых работ и, как следствие, к оптимизации профессионально-квалификационной структуры персонала.

На практике подобная регламентация осуществляется с помощью различного рода документов, которые можно разделить на две группы.

Первая —  это документы, сформированные во внешней  по отношению к предприятию среде (нормативные правовые акты трудового  законодательства, инструктивно-методические материалы отраслевого и регионального уровней). Вторую группу составляют документы локального характера, и в частности, регламентирующие деятельность отдельных организационно-структурных единиц предприятия, а также их персонала, среди которых и должностные инструкции. Таким образом, регулирование трудовых отношений в современных условиях осуществляется не только законодательными актами, но и локальными документами организации.

Предложения по совершенствованию применения должностных инструкций в ОМВД по г.Мичуринску выглядят следующим образом.

Во-первых, желательно разработать прототип Корпоративного кодекса. В последние годы в России принято объединять весь накопленный в организации опыт  в части управления персоналом в так называемый Корпоративный Кодекс. Корпоративный кодекс призван регламентировать отношения между сотрудниками организации вне зависимости от организационно-правовой формы, системы подчиненности,  добиться наилучшего понимания ценностей и норм поведения, принятых между сотрудниками  организации. Информация, которая содержится в нём, отражает внутренние правила взаимоотношений и организационную культуру учреждения. Корпоративный кодекс содержит такую информацию, как:

• миссия и принципы организации;
• структура организации и принципы управления;
• ценности организации;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• стимулирование персонала;
• этика делового сотрудничества;
• неприемлемые действия в учреждении.

Второе предложение касается порядка разработки должностных инструкций для сотрудников ОМВД по г.Мичуринску, которые содержат такие разделы, как:

• наименование организации, подразделения;
• общие положения, определение должности;
• краткие сведения об организации;
• схема подчиненности;
• возможности замещения;
• краткое описание работы;
• цель работы, выполняемые подцели, ответственность;
• права;
• должностные обязанности (содержание работы);
• требуемые результаты и критерии оценки;
• наиболее частые деловые контакты (внутренние, внешние);
• схема информационных потоков между подразделениями;
• ведение первичной документации;
• условия работы (безопасность, режим работы, оплата труда и др.);
• порядок оформления трудовых отношений.