Рекламные агенства, организация их работы

  Типичная  организационная схема достаточно большого по величине рекламного агентства с полным циклом услуг имеет следующие отделы: [Крылов И. В. Теория и практика рекламы в России. М.: 2002. С. 275]

1. Творческий отдел, который объединяет текстовиков, художников, специалистов-графиков, режиссеров, редакторов и др. Они осуществляют генерирование идей рекламного обращения, находят верные средства их реализации. Роль такого отдела высока и здесь учитывается психологический фактор, а также определенные направления искусства.

  Данный  отдел выполняет функции по созданию различных видов рекламных средств  и согласование их с заказчиками.

  2. Отдел исполнения заказов, в состав, которого входят руководитель и работники на правах руководителей рабочих групп, именуемых ответственными исполнителями проектов или контакторами. Они представляют интересы заказчиков в своем агентстве и, наоборот, - агентство представлено в лице исполнителей проектов во взаимоотношениях с заказчиком. Руководитель рабочей группы координирует всю работу внутри агентства по выполнению заказа от начала создания до его реализации. Исполнителей рекомендуется закреплять за конкретной категорией заказчиков.

  Это позволяет учитывать специфику рекламной деятельности рекламодателей, различия в масштабах и географии проводимых рекламных мероприятий, систематически поддерживать контакт с рекламодателями.

  Оплата  труда сотрудников отдела по связям с заказчиками должна ставиться  в прямую зависимость от объема заказов, которые они получили и правильно  выполнили, так как финансовое положение  агентства будет во многом определяться предприимчивостью и налаженностью связей с потенциальными рекламодателями.

  3. Отдел исследования и развития создается с целью выявления и систематизации потребностей отечественных рекламодателей и их ресурсов, состояния рынка конкретных товаров и услуг, возможных каналов коммуникаций, а также исследования по определению эффективности применения рекламных средств. Кроме того, данный отдел накапливает необходимую информацию по организации торговли и методах продажи товаров, состоянии текущей политики в области рекламы и стимулирования сбыта.

  Основными работниками этих отделов должны быть специалисты по разработке анкет, составлению выборок, проведению целенаправленных групповых интервью, статистического анализа и экспериментов. Работники данного отдела принимают участие во всех этапах планирования рекламы агентством.

  Во  многих случаях характер и объем имеющейся текущей информации является недостаточным для принятия эффективного решения. Если оно носит оперативный, непринципиальный в масштабах фирмы характер, то делу могут помочь интуиция, личный опыт управляющего и сотрудников, непосредственно занимающихся рекламой. Когда же степень риска высока, а объем затрачиваемых средств большой, то интуиции для принятия эффективного решения недостаточно. Поэтому рекламные агентства предпочитают снижать степень риска с помощью получения дополнительной информации посредством маркетинговых исследований. Эти исследования направлены на сбор, систематизацию и анализ определенного круга данных, полученных в результате проводимых специальных обследований, с целью принятия обоснованных решений в области рекламы. Рекламные исследования являются разновидностью маркетинговых. Они предназначены для формирования и оценки рекламной стратегии, разработки рекламных кампаний, рекламных обращений, контроля за эффективностью их реализации.

  Исследования, проводимые в области продвижения товара на рынок, являются инструментом для познания рынка глазами потребителя. Их цель - выявить, как, когда и с помощью каких средств можно стимулировать сбыт товаров, успешно осуществлять рекламные мероприятия. [Гермогенова Л. Ю. Эффективная реклама в России. Практика и рекомендации. М: «Рус Партнер ЛТД», 2004. С. 381]

  Немаловажное  значение имеет исследование мнения потребительской общественности с целью выяснения информированности населения о товарах и услугах.

  В условиях рыночных отношений деятельность агентства должна строиться таким  образом, чтобы оно сотрудничало с рекламодателем уже на стадии составления  предварительного плана сбыта продукции.

  4. Производственный отдел занимается изготовлением рекламных носителей и в некоторых случаях объединяет такие производственные подразделения, как типографии, телестудии, мастерские по производству рекламных средств и т. д.

  5. Помимо своих специфических рекламных функций, рекламное агентство должно эффективно вести свою хозяйственно-финансовую деятельность, обеспечивать эффективное управление, а также иметь соответствующие вспомогательные службы. Решением этих функций заняты хозяйственно-финансовый отдел и бухгалтерия агентства.

  6. В агентстве должен быть постоянно действующий редакционно-художественный Совет, в состав которого входят не только главные специалисты агентства, но и специалисты в области рекламы, искусства, художники, работники научно-исследовательских институтов, не являющиеся работниками агентства.

  Совет призван делать оценку и утверждение выпускаемых рекламных материалов с учетом мнения представителя заказчика.

  Предложенная  структура агентства не является универсальной, а потому другие агентства  могут иметь иную структуру в  зависимости от конкретных условий, в которых они функционируют. 

  1.3. Организация взаимоотношений  участников рекламного  процесса

  В условиях рынка большинство фирм и организаций решает вопрос: создавать  свою рекламную службу или воспользоваться  услугами рекламных агентств. Организация  собственной рекламной службы зависит  от предполагаемых объемов работ, направлений  и сумм, выделенных на рекламные  цели. При этом следует отметить, что даже при наличии рекламной  службы на фирме невозможно обойтись без услуг рекламных агентств. Это обусловлено тем, что работы, связанные с рекламой, часто требуют специального опыта или видов оборудования, например, изготовление радио- и телероликов, вывесок и т. д.

  Опыт  показывает, что рекламные агентства позволяют рекламодателям экономить время и средства. Однако надо помнить, что не все агентства в полной мере отвечают за эффективность предлагаемых ими видов и средств рекламы. В этой связи каждая фирма, каждое предприятие или организация обязаны иметь структурное специальное подразделение, занимающееся рекламой. Организационная структура рекламной службы фирмы зависит от ее размера, наличия ресурсов, сферы деятельности, специфических черт целевого рынка и характеристики производимых товаров, места и роли рекламы в комплексе маркетинга и маркетинговой стратегии фирмы, степени вовлечения администрации фирмы в осуществление рекламной деятельности. При этом следует помнить, что рекламная служба является составной частью маркетинговой службы фирмы.

  Внутренняя  структура рекламной службы характеризуется  значительным многообразием. [Организация рекламной деятельности. М .: Гелла-Принт, 1999. С. 103]

  В мелких фирмах она может быть представлена одним сотрудником отдела маркетинга, отвечающим за рекламу. В более крупных  фирмах в структуре выделяется специализированное структурное подразделение.

  Специалисты в области рекламы обязаны  постоянно курировать вопросы рекламы  на фирме, четко представлять цели и  задачи намечаемой рекламы, профессионально  работать с рекламными агентствами.

  В рекламном процессе участвуют следующие  типы субъектов: рекламодатели, рекламные  агентства, средства массовой информации и вспомогательные, которые помогают рекламодателям и рекламным агентствам в подготовке рекламных материалов.

  Главная роль в организации рекламного процесса принадлежит двум первым и основным участникам: рекламодателям и рекламным  агентствам.

  Наиболее  правильной при установлении взаимоотношений  между участниками рекламного процесса является договорная форма. Прежде чем  рекламодатель решит заключить  договор с рекламным агентством, ему необходимо правильно выбрать такое агентство. Специалисты в области рекламы считают, что крупные агентства притягивают крупных клиентов, а для небольших фирм больше подходят обычные рекламные агентства.

  Выбирая для постоянного сотрудничества рекламное агентство, четко выясните для себя: [Ромат Е.В. "Реклама. История, теория, практика." М.: Прогресс, 2001. С. 276]

  1. Когда основано агентство? Является  ли оно частью какой-либо группы?

  2. Сколько в нем директоров?

  3. Являются ли они дипломированными специалистами, сдававшими соответствующие экзамены? Когда и где они получили свои дипломы?

  4. Сколько в агентстве служащих  и каковы их обязанности?

  5. Кто нынешний заказчик агентства?

  6. Есть ли у этих заказчиков  товары или услуги, прямо или косвенно конкурирующие с вашими?

  7. Имел ли кто-нибудь из руководителей  агентства в недавнем прошлом  опыт работы на вашем рынке?

  8. Если да, с какими марочными  товарами или с какими фирмами?

  9. Можно ли познакомиться с образцами  продукции агентства?

  10. Согласно ли агентство подготовить  - без всяких обязательств с  вашей стороны - отчет с рекомендациями общего порядка? Потребует ли агентство оплатить эту работу?

  11. Какие услуги предлагает агентство? Какие из этих услуг оказывают клиенту штатные сотрудники?

  12. Есть ли в агентстве отдел  маркетинга?

  13. Предоставит ли агентство экземпляр общих условий выполнения заказов, включая пояснения относительно методики расчета цен?

  14. Предоставит ли агентство адреса, скажем, трех клиентов, у которых  можно было бы получить отзывы  о нем?

  15. Можете ли вы посетить агентство,  чтобы познакомиться с его  сотрудниками и текущей работой?

  Главное, постарайтесь уловить атмосферу  агентства, протекает ли в нем  целенаправленная деятельность, похожи ли его сотрудники на профессионалов по манере держаться и действовать, присутствует ли в нем творческое начало.

  При выборе агентства необходимо обратить особое внимание на время создания агентства, наличие специалистов, уровень специализации, процентные ставки за услуги.

  Время создания агентства позволяет определить его деятельность на рынке услуг. При этом следует обратить внимание на перечень фирм, с которыми агентство  работало, а также на примеры той  или иной работы, выполненной ранее.

  Наличие специалистов по интересующему рекламодателя направлению позволяет сделать выводы, что конкретной рекламой занимаются не случайные люди, а профессионалы.

  Уровень специализации агентства показывает, что агентство целенаправленно занимается интересующим рекламодателя направлением.

  Процентные  ставки за предоставленные услуги могут сильно колебаться в зависимости от агентства. Однако следует помнить, что низкие расценки - это важный, но не основной критерий выбора, так как хорошая работа всегда стоит дорого.

  Взаимодействие  рекламодателей и рекламных агентов может строиться по трем основным направлениям: [Ромат Е.В. "Реклама. История, теория, практика." М.: Прогресс, 2001. С. 324]

  - рекламодатель диктует агентству, что, как и когда надо сделать;

  - рекламодатель совершенно не вникает в то, что и как делает рекламное агентство по его поручению;

  - рекламодатель проводит совместную работу, находя общие решения.

  В первом варианте, если реклама не достигнет  поставленных рекламных целей, агентство  имеет право снять с себя ответственность  за неудачную рекламу, учитывая, что  оно выступало техническим исполнителем «чужих» идей.

  Во  втором варианте рекламодатель рискует  средствами, выделенными им на рекламу  своего товара, так как реклама  может не достичь поставленной цели. Это объясняется тем, что рекламное  агентство не всегда может составить  и осуществить грамотную рекламную  программу без участия рекламодателя  и учета его знаний в области  рекламируемого товара.