Система управления экономической информацией в МУ «ЦБМУ»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Дипломная работа посвящена  анализу проектирования баз данных, а также освещению методов  построения форм и отчетов на примере построения программы ведения электронной информации экономиста муниципального учреждения «Централизованная бухгалтерия муниципальных учреждений». В качестве инструмента построения базы данных использован Microsoft Access. С самого начала эту СУБД отличала простота использования в сочетании с широкими возможностями по разработке законченных приложений.

Цель работы – автоматизация работы экономиста МУ «ЦБМУ» (создание БД).

Задачи: анализ предметной области, сбор информационных требований всех категорий пользователей, построение логической модели данных для БД, реализация проекта посредством СУБД Microsoft OffiсeAccess, проектирование и реализация необходимые запросов, форм и отчетов, разработка и реализация пользовательского интерфейса.

Предмет – система управления экономической информацией в муниципальном учреждении «Централизованная бухгалтерия муниципальных учреждений».

Объект – муниципальное учреждение «Централизованная бухгалтерия муниципальных учреждений».

Прикладное значение – результаты моей работы могут применяться прежде всего в деятельности специалистов муниципального учреждения «Централизованная бухгалтерия муниципальных учреждений».

Актуальность  темы

В настоящее время, несмотря на повышение компьютеризации общества, в сфере деятельности муниципальных учреждений до сих пор нет широко доступных средств, позволяющих в достаточной мере автоматизировать процесс ведения документации и отчетности.

Отсюда вытекает необходимость  автоматизации работы экономиста муниципального учреждения «Централизованная бухгалтерия муниципальных учреждений» (далее – МУ «ЦБМУ»).

О своевременности и  актуальности рассматриваемой проблемы говорит тот факт, что большую  часть своего времени экономисты МУ «ЦБМУ» тратят на оформление  различной документации и отчетов. Огромное количество учебных заведений и отсутствие приемлемых предложений в данной сфере гарантируют высокую потребность в данном продукте.

Базы данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих  практически во все сферы человеческой деятельности.

Действительно, процессы обработки информации имеют общую  природу и опираются на описание фрагментов реальности, выраженное в  виде совокупности взаимосвязанных  данных. Базы данных являются  эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей. При этом БД должна поддерживаться в среде ЭВМ единым программным обеспечением, называемым системой управления базами данных (СУБД). СУБД вместе с прикладными программами называют банком данных.

Одно из основных назначений СУБД – поддержка программными средствами представления, соответствующего реальности.

Предметной  областью называется фрагмент реальности, который описывается или моделируется с помощью БД и ее приложений. В предметной области выделяются информационные объекты – идентифицируемые объекты реального мира, процессы, системы, понятия и т.д., сведения о которых хранятся в БД.

ГЛАВА 1. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ В МУ «ЦБМУ»

1.1. Организационно-экономическая характеристика деятельности учреждения

Бухгалтерия была образована в        году при ГОРОНО г. Нижняя Салда Свердловской области.

В 2001 году ГОРОНО было переименовано  в МОУОКМПиС – муниципальный орган управления образованием, культурой, молодежной политикой и спортом городского округа Нижняя Салда.

С 2008 года бухгалтерия отделяется от МОУОКМПиС и становится самостоятельным юридическим лицом – «Муниципальное учреждение «Централизованная бухгалтерия муниципальных учреждений».

Штат МУ «ЦБМУ» состоит  из 20 сотрудников. Работа ведется по участкам, разделяемым на группы:

• Материальная группа (4 человека);
• Финансовая группа (6 человек);
• Экономическая группа (4 человека);
• Расчетная группа (4 человека);
• Главный бухгалтер (1 человек);
• Директор (1 человек).

Схема управления в МУ «ЦБМУ» имеет иерархическую структуру. Во главе находится директор - ему подчиняется главный бухгалтер – ему подчиняются ведущие групп – им подчиняются рядовые бухгалтера 1 и 2 категорий и экономисты.

1.2. Функции экономистов

Экономисты выполняю следующие функции:

• планирование бюджета на новый год;
• расчет фонда оплаты труда в месяц: формирование тарификаций, штатных расписаний;
• анализ планируемой задолженности по коммунальным услугам;
• квартальный анализ заработной платы;
• составление расшифровок и смет под выделенные назначения текущего года;
• формирование кассовых заявок;
• формирование заявок на перенос выделенных назначение;
• формирование заявок на перенос объемов финансирования в соответствии с изменениями направления расходов.

1.3. Схема документооборота экономической информации

а) В конце календарного года учреждения, которые обслуживает МУ «ЦБ»  предоставляют сметы расходов на следующий год, экономисты обрабатывают данные сметы, составляя при этом таблицу плановых сумм расходов.

б) в начале календарного года руководители учреждений предоставляют  экономистам информацию о педагогических работниках, экономисты в соответствии с их данными делают расчеты в тарификации в соответствии с утвержденными стандартами, формируют штатное расписание в соответствии с созданной тарификацией.

Таблица с плановыми  цифрами проходит контроль на Думе городского округа, в результате чего становятся известными выделенные средства, экономисты в соответствии с данными выделенными назначениями подгоняют желаемые расходы учреждений под имеющиеся (выделенные), то есть составляется бюджетная роспись, составляются расшифровки к бюджетной смете и вместе с бюджетной росписью передаются в финансовое управление для осуществления процесса финансирования учреждений.

Ежемесячно при нехватке кассового плана (в соответствии с заявками на кассовый расход, которые подают руководители экономистам в соответствии с выделенными назначениями) экономист формирует сводную заявку на дополнительный кассовый план и отправляет ее в финансовое управление, которое, в свою очередь, выделяет запрашиваемые дополнительные объемы финансирования

Дальше происходит оплата счетов, роль экономиста здесь: проверить  расчеты потребляемых услуг заключенному договору, в случае необходимости  вносить изменения в расшифровку  к бюджетной смете и направлять ее для работы в финансовое управление.

При необходимости экономисты формируют заявки на перенос лимитов  и объемов финансирования, после  согласования которых, вносятся изменения  в бюджетную роспись.

Ежемесячно экономисты формируют заявки по субвенциям, из Минфина Свердловской области приходят запрашиваемые объемы денежных средств и экономистами распределяются по статьям бюджетного учета по подконтрольным учреждениям.

Регламентация труда  экономиста определяется правилами  внутреннего трудового распорядка предприятия.

Экономист назначается на должность и освобождается от должности приказом  директора МУ «ЦБМУ» по согласованию с главным бухгалтером.

Экономист непосредственно  подчиняется главному бухгалтеру.

При временном отсутствии  экономиста его обязанности выполняет другой экономист по плану взаимозаменяемости.

Основными задачами экономиста являются:

- выполнение работы  по составлению тарификационных  списков, штатного расписания, расчетов  ФОТ по подведомственных учреждений;

- составление расшифровки  к смете;

- формирование сведений  и сметы по доходам;

- проверка договоров  (количество, тарифы, лимиты) в соответствии  с суммой выделенных БН, формирование  протоколов разногласий, постановку  на учет БО, изменений БО;

- осуществление расчета  плановых калькуляций по платным  услугам;

- расчет экономии по ФОТ по подведомственным учреждениям;

- анализ финансово-хозяйственной  деятельности учреждения (подготовка  информации к балансовой, антикризисной  комиссии);

- формирование объемов  по питанию в МДОУ (расчет питания);

- формирование отчетов  сети-штаты;

- сопровождение подведомственных  учреждений: МОУ ООШ № 5, МОУ  ДОД «ДШИ», МДОУ ДСКВ № 44 «Солнышко», МОУОКМПиС, МОУ ДОД  «ДДТ», МУ «СОК» и так далее;

- принятие участия в рассмотрении проектов бюджетов;

- подготовка данных для отчетности учреждений в установленные сроки;

- выполнение работы по формированию, ведению и хранению базы данных экономической информации, внесение изменений в справочную и нормативную информацию, которая используется при обработке данных.

Экономист изучает нормативные документы, специальную литературу, касающуюся выполняемой работы. Выполняет отдельные служебные поручения директора, главного бухгалтера, ведущего группы. Занимается подготовкой информации об объемах по субвенциям.

В своей деятельности экономист руководствуется:

- Законодательными и нормативными документами, регулирующими вопросы бухгалтерского учета и отчетности;

- Методическими материалами по соответствующим вопросам;

- Уставом учреждения;

- Положением о бухгалтерии учреждения;

- Приказами, распоряжениями директора учреждения;

- Должностной инструкцией (Приложение 1).

 

 

Глава 2. БАЗЫ ДАННЫХ.

1. Некоторые сведения о типах данных

Этапам реализации баз  данных соответствуют уровни описания предметной области: реальность в том виде, как она существует; концептуальное описание реальности; представление описания в виде формального текста и физическая реализация БД на машинных носителях.

Для ввода в ПК полученное описание должно быть представлено в терминах специального языка описания данных, который входит в комплекс средств СУБД.

Простое (элементарное) данное – это наименьшая семантически значимая поименованная единица данных (например, ФИО, должность, адрес и т.д.). Значения простого данного описывает представленную им характеристику объекта для каждого экземпляра объекта. Имена простых данных хранятся  в описании БД, в то время как их значения запоминаются в самой БД.

Совокупность простых  данных можно объединить в составное данное двумя способами. Во-первых, можно соединить несколько разнотипных данных. Например, данное АНКЕТА состоит из данных ТАБЕЛЬНЫЙ НОМЕР, ФИО, ГОД РОЖДЕНИЯ, ПОЛ, ДОЛЖНОСТЬ, ЗАРПЛАТА. По этому принципу образуется структурное данное или данное типа структура. Описание структуры состоит из перечисления ее составных частей, значение – из значений составляющих ее данных. Во-вторых, составное данное может объединять совокупность однотипных данных(список сотрудников, послужной список сотрудника и т.п.). Составное данное этого типа называется массивом. В описании массива достаточно указать описание одного элемента, значение массива представляется однородным списком значений его элементов.

В общем случае составные  данные представляют собой объединенную под одним именем совокупность данных любых типов, в том числе структур и массивов, с произвольной глубиной вложенности составных данных.

Элементы массива могут  идентифицироваться ключом - данным, значения которого взаимно однозначно определяют экземпляры элементов.

Составные типы данных представляют  иерархические связи значений данных в БД. Представление предметной области в виде структур данных с иерархическими связями носит название иерархической модели данных. В общем случае в базе могут быть определены также сетевые связи, позволяющие описать сеть – ориентированный граф  произвольного вида. Представление предметной области в виде сетевых  структур данных общего вида называется сетевой моделью данных. Сетевые связи реализуются путем отождествления отдельных данных БД.

Процесс построения концептуального  описания с учетом всех необходимых  факторов называется процессом проектирования БД.

Интерфейс определяет переход  от представления данных в БД к  представлению, принятому среди  пользователей, и обратно. В общем  случае пользователи представляют данные  в виде документов различных видов, от произвольных текстов до справок и таблиц фиксированного формата.

Интерфейс доступа конечного  пользователя охватывает комплекс технических, организационных и программных  решений, обеспечивающих в итоге унифицированность, хорошую понимаемость и надежность взаимодействия конечного пользователя с различными моделями персональных компьютеров.

Под документом понимается произвольный структурированный текст, который может быть представлен  на печатающих устройствах. При этом под структурой текста понимается структура взаимосвязей данных, составляющих текст.