Система управления экономической информацией в МУ «ЦБМУ»

Выберите  Формы / Создать. На экране появится окно диалога «Новая форма», в котором необходимо выбрать  метод построения формы и исходный объект для построения формы. В качестве такого объекта могут быть выбраны таблица или запрос (рис.12).

Рис.12.

 

Допустим в качестве исходной таблицы  мы выбрали Бюджет, в качестве метода создания форм  - Мастер форм. После нажатия кнопки Ok, переходим к следующему диалоговому окну (рис. 13).

Рис.13.

 Указываем поля, которые необходимо поместить на форму. Кнопки, расположенные в нижней части экрана, позволяют возвратиться назад на один шаг или продолжить процесс формирования формы далее.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 14.

На следующих шагах Мастер форм предлагает выбрать форму представления  отчета (рис.14.) (в столбец, ленточную, табличную или

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.15.

выровненную)и стиль  оформления. Стили представляют собой  набор различных фоновых рисунков с соответствующим подбором шрифтов и форм полей (рис.15).

На последнем шаге можно изменить предлагаемое Мастером название формы на свое собственное  и на  этом завершить процесс  создания формы нажав кнопку Готово.

Если по каким-либо причинам форма нас не удовлетворяет, нажимаем кнопку Конструктор, и переходим в режим конструктора форм, в котором получаем в свое распоряжение все средства для создания полноценной формы.

Отчеты

Отчеты, как и формы, являются главными элементами интерфейса баз данных. Они позволяют выводить на печать информацию о содержимом базы в удобном для пользователя виде. Большая часть отчетов создается на этапе проектирования офисного приложения. Новый отчет создается командой Мастер Отчетов меню Создание (рис.16).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 16.

Во многом формирование отчетов совпадает с процессом  создания экранных форм.

Пусть, например,  мы создаем  отчет с помощью Мастера для  распечатки списка всех экономистов учреждения. В качестве исходных данных выберем запрос Сотрудники_экономисты, который содержит поля должность и ФИО.

На следующем шаге Мастер отчетов  предлагает осуществить группировку  данных. Так Должность будет печататься только один раз в заголовке листа, а фамилии сотрудников-экономистов - в виде списка в одну колонку (рис 17).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.17.

После чего Мастер отчетов  предлагает ввести сортировку. Допускается  сортировка записей в возрастающем или убывающем порядке, включающая до четырех полей (рис. 18).

Рис.18.

На следующих шагах  предлагаются выбрать макет отображения  отчета и ориентацию листа бумаги (рис.19.), а также определить стиль заголовка и подножий (рис.20.).

 

 

 

 

 

Рис.19.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.20.

Шагнув далее, увидим на экране окно диалога с большой галочкой, которое указывает на то, подошли к финишу.

Задается наименование отчета и нажимается кнопку Готово (рис.21).

 

 

 

 

 

 

Рис.21.

Модифицируется отчет  следующим образом: необходимо выбрать  его имя на вкладке Отчеты и  щелкнуть на кнопке Конструктор. Выбор  команды Просмотр в том же окне позволяет увидеть, как будет  выглядеть распечатанный отчет.

Многообразие возможностей формирования различных типов форм и отчетов в Access, многогранная работа с элементами управления неоправданно увеличат объем дипломной работы при общих стандартных подходах при формировании форм и отчетов  и поэтому не рассматриваются.

Вопросы объектно-ориентированного программирования выходят за рамки данной дипломной работы.

ВЫБОРКА ДАННЫХ

На практике часто  требуется выбрать из исходной таблицы  часть записей, удовлетворяющих  определенным критериям, и упорядочить выборку. Критерии могут определяться сочетанием ряда условий. Например, необходимо выбрать записи о поступлении финансовых средств определенных статей расходов и упорядочить их в алфавитном порядке по наименованию. Для решения таких задач предназначены мастера запросов и конструктор запросов, при помощи которых можно:

• Формировать сложные критерии для выбора записей из одной или нескольких таблиц;
• Указать поля, отображаемые для выбранных записей;
• Выполнять вычисления с использованием выбранных данных.

Вопросы, формулируемые  по отношению к базе данных, называются запросами. В MS Access для формирования запросов используется конструктор запросов и инструкция SELECT языка MS Access.

Что же такое “Запрос по образцу”? Запрос по образцу — это интерактивное средство для выбора данных из одной или нескольких таблиц. При формировании запроса  необходимо указать критерии выборки записей в исходной таблице. При этом вместо того, чтобы печатать предложения на специальном языке, необходимо просто заполнить бланк запроса, который располагается в окне конструктора запросов. Метод формирования запроса путем заполнения бланка прост для изучения и понимания. Он способствует эффективному использованию возможностей MS Access пользователями, имеющими даже минимальный навык работы с приложением или не имеющими его вовсе.

Для создания простейших запросов можно  использовать мастер запросов, который  последовательно запрашивает наименования таблиц, используемых в запросе, перечень полей таблиц и некоторые дополнительные параметры. Для создания более сложных запросов может понадобиться конструктор запросов, который является простым и наглядным средством создания достаточно сложных запросов.

Создание запросов с помощью мастера

Отличительной чертой MS Access является наличие многочисленных и разнообразных мастеров, которые помогают Вам при выполнении большинства действий, не требуя глубоких знаний в области баз данных.

Запросы также могут создаваться  с помощью мастера. Для создания запроса в окне базы данных необходимо перейти на вкладку “Запросы” и нажмите кнопку Создать. Откроется окно диалога, в котором можно выбрать опцию создания запроса с помощью конструктора запросов или один из мастеров создания запроса. Для знакомства с запросами выберем опцию Простой запрос. В этом случае будет предложено указать список таблиц и их полей, и на основании этих данных будет создан запрос.

Следует Выбрать опцию Простой запрос и нажать кнопку ОК. Откроется окно мастера, в котором можно выбрать требуемые поля из одной или нескольких таблиц. Если  выбрано более одной таблицы, мастер автоматически связывает таблицы.

После выбора полей нажмите  кнопку Далее и на экране появится следующее диалога мастера запросов, в котором необходимо выбрать признак подробного или итогового запроса. Иллюстрация в левой части окна диалога показывает различие между этими типами запросов. При нажатии кнопки ОК происходит возврат в предыдущее окно мастера, в котором при нажатии кнопки Далее для продолжения процесса формирования запроса происходит переход в завершающее окно мастера. В верхней части окна конструктора запросов находится схема данных запроса.

Эта схема очень сильно напоминает схему базы данных. В  отличие от нее, данная схема содержит список таблиц, включенных в запрос, и отображает связи между ними. В нижней части окна располагается бланк запроса. Каждая строка этого бланка выполняет определенную функцию:

• Поле. В этой строке помещаются те поля, которые используются для создания запроса, каждое в своей ячейке таблицы.
• Имя таблицы. Эта строка показывает, из какой таблицы (или запроса) выбрано данное поле.
• Сортировка. В этой строке указывается тип сортировки информации, возвращаемой в запросе, по возрастанию (от А до Я, от большего к меньшему, от более раннего к более позднему и т.д.) или по убыванию (от Я к А и т.д.).
• Вывод на экран. Если необходимо, чтобы MS Access показывал информацию, найденную в поле, следует пометить эту ячейку, чтобы установить флажок просмотра поля. Если же поле используется только для задания условия выбора данных, которые возвращает  запрос, следует оставить его пустым.
• Условие отбора. Это наиболее важная часть бланка запроса. В этой строке (и в строке, расположенной ниже ее) вводятся ограничения поиска, задавая определенные условия, которые принято называть критерием поиска.

Сохранение  запроса

Созданный запрос можно  использовать в дальнейшем. Для этого следует присвоить ему имя и сохранить его. Сохранение запроса осуществляется командой Файл/Сохранить как экспорт, который откроет окно диалога ввода имени запроса. MS ACCESS по умолчанию предложит имя запроса и поля ввода, но лучше подобрать, что-нибудь более значимое.

Для создания самого простого отчета в MS Access достаточно выполнить всего лишь несколько действий:

1. Открыть окно базы данных.
2. В окне базы данных перейти на вкладку “Отчеты”.
3. Установить указатель на таблицу, для которой необходимо создать отчет.
4. Выполнить команду Вставка/Автоотчет или нажать кнопку Новый объект на панели инструментов и из раскрывающегося списка выберать Автоотчет.

На экране в считанные  секунды появится готовый к использованию  отчет. В этот отчет включены все  поля таблицы. Их названия расположены  вертикально в том же порядке, в каком они находятся в таблице. Справа от названия каждого поля отображается его значение в таблице.

 

Глава 3. Описание работы с программой ведения электронной документации и отчетности учреждения

Программа, с условным названием «АРМ экономиста», предназначена для автоматизации делопроизводства, ведения документации и выдачи различных отчетов и справок в муниципальном учреждении «Централизованная бухгалтерия муниципальных учреждений».

В базу данных заводятся данные по тарификациям, штатному расписанию, потребностям в финансовом обеспечении муниципальных учреждений.

На основании введенных  данных рассчитывается фонд оплаты труда, бюджеты различных подконтрольных муниципальных учреждений.

На основании данных, проставляемых в электронных таблицах, выдается большое количество справок и отчетов.

Работа начинается с основного окна, на котором должен отображаться титульный заголовок названия МУ «ЦБМУ» (рис. 22). В начале работы на этой форме только две командные кнопки: «Работа» и кнопка «Выход», означающая завершение работы с данным окном, а так как это окно основное, то завершение работы с ним означает окончание работы с программой в целом.

Рассмотрим действие каждой кнопки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.1.Схема взаимодействия информации по таблицам

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

При нажатии в главной форме на кнопку «Работа» открывается следующее окно с кнопками, на которых указаны фамилии экономистов, осуществляющих непосредственную работу с данными. На данный момент это четыре человека. Трое занимаются непосредственно ведением учета по подчиненным учреждениям. Четвертый экономист выполняет функции по сбору, анализу всей информации.

Кнопка с фамилией «Галанина». При нажатии данной кнопки открывается окно со списком подконтрольных учреждений «МОУ ДОД «ДДТ», «МОУ ДОД «ДШИ», «МДОУ ДС КВ №44 Солнышко», «МОУ СОШ № 5», «МОУОКМПиС», «МУ СОК». Соответственно, при выборе любого из данных подконтрольных учреждений открывается следующее окно с кнопками «Тарификация», «Расчет ФОТ», «Бюджет», «Штатное расписание». При нажатии на любую из перечисленных кнопок появляется окно – соответствующая таблица, непосредственно в которую вводятся соответствующие данные.

Заполняем таблицу «Штатное расписание» для «МОУ ДОД «ДШИ». В соответствующие поля вводятся следующие данные: «Наименование штатной должности», «Количество штатных единиц», «Ставка» - здесь записывается размер оклада ставки, «Ставка с учетом штатной единицы», «Вредность_%», «Вредность_руб_» - размеры надбавки за вредность в процентах и в рублях, «Персона_%», «Персона_руб» - размеры персональной надбавки в процентах и рублях, «Категория» - надбавка за категорию, «Итого» - производится предварительный подсчет введенных данных, «Уральские» - вводится Уральский Коэффициент, «Всего» - производится окончательный подсчет всех введенных данных по необходимой формуле.

Заполняем таблицу «Тарификация»  для «МОУ ДОД «ДШИ». Данные по тарификации  для указанного учреждения вводятся в несколько таблиц согласно соответствующим  направлениям деятельности: «Тарификация ГРЭР», «Тарификация ИЗО», «Тарификация МузИск», «Тарификация ОбщЭстетОбр», «Тарификация ХореогрОтд». В соответствующие поля каждой таблицы вводятся данные: «Фамилия Имя Отчество», «Должность», «Образование», «Документ об образовании, серия номер и дата выдачи», Стаж педагогической работы», «Предметы преподавания», «Разряд», «Ставка в месяц», «Количество часов в неделю с 1 по 4 классы», «Количество часов в неделю», «Зарплата в месяц за 1-4 классы», «Зарплата в месяц», «Надбавка за интенсивность и напряженность», «Организация работы», «Надбавка за категорию», «Предварительный расчет», «Уральский коэффициент», «Общий подсчет».

Заполняем таблицу «Расчет  ФОТ (фонд оплаты труда)» для «МОУ ДОД «ДШИ». В соответствующие  поля вносим данные: «Месячный фонд тарификации», «Категория», «Фонд надбавок», «Персональная надбавка», «Промежуточный итог», «Уральский коэффициент», «Итого по статье 211 в месяц», «Начисления на ФОТ».

Заполняем таблицу «Бюджет» для «МОУ ДОД «ДШИ». В соответствующие  поля заносим данные: «Название статьи бюджета», «Код бюджетной классификации», «Выделено денежных средств на год», «Необходимо денежных средств на год», «Дефицит».

Заполняем таблицу «Штатное расписание»  для «МОУ ДОД «ДДТ». В соответствующие поля вводятся следующие данные: «Наименование штатной должности», «Количество штатных единиц», «Ставка» - здесь записывается размер оклада ставки, «Ставка с учетом штатной единицы», «Вредность_%», «Вредность_руб_» - размеры надбавки за вредность в процентах и в рублях, «Начислено» - производится предварительный подсчет введенных данных, «Уральские» - вводится Уральский Коэффициент, «Всего» - производится окончательный подсчет всех введенных данных по необходимой формуле.