Формирование и управление оптимальным размером запасов товарно-материальных ценностей

    -  обеспечение гибкости производства. Наличие товарно-материальных запасов позволяет ослабить давление объема выпуска продукции на производственную систему. Запас позволяет увеличить время подготовки к выпуску продукции, что в свою очередь дает возможность спланировать более равномерный и дешевый производственный процесс за счет выпуска более крупных партий продукции. Например, при высоких затратах на размещение заказа выгоднее выпуск больших объемов готовой продукции;

    - обеспечение защиты от колебаний периода поставки сырья. Когда у поставщика заказывают тот или иной материал, могут возникать различные задержки, которые объясняются рядом причин. Среди этих причин можно отметить обычные колебания продолжительности доставки; дефицит материала на заводе поставщика, вызывающий задержки в выполнении заказа; неожиданную забастовку на заводе поставщика или в одной из компаний, занимающихся доставкой продукции; утерю заказа и доставку дефектного материала или не того материала, который требовался заказчику;

    - использование преимуществ экономичного размера заказа на закупку. Размещение заказа связано с определенными расходами: трудозатраты, телефонные переговоры, набор соответствующих текстов на пишущей машинке или компьютере, пересылка по почте и т.п. Таким образом, чем больше объем каждого отдельного заказа, тем меньше количество заказов, которые необходимо подготовить. Кроме того, расходы на доставку также свидетельствуют в пользу более крупных заказов: чем больше объем поставки, тем меньше расходы на единицу поставляемой продукции.

      Рассматривая  каждую из перечисленных причин (особенно это касается пунктов 3, 4 и 5), необходимо помнить, что поддержание запаса связано с определенными расходами и что большие запасы в общем случае нежелательны. Необходимость создания больших запасов обычно обусловлена чрезмерно продолжительными циклами поставок.

     Основными факторами образования запасов готовой продукции являются задержки, необходимые для [1] :

• накопления готовой продукции до размеров отгружаемых партий;
• укомплектования партий поставки, если потребителю одновременно отгружается несколько номенклатур;
• упаковки и затаривание продукции;
• оформление отгрузочной документации;
• погрузки в транспортные средства.

     Необходимость надежного обеспечения спроса, подкрепляемая  серьезными экономическими последствиями  недопоставок, вынуждает увеличивать  запасы, что приводит к временному исключению из оборота значительных материальных ценностей. При необоснованном сокращении запасов возможна остановка производства. Применяемые к неаккуратному поставщику санкции лишь отчасти компенсируют убытки предприятия. Недостаток нужных населению товаров в розничной торговой сети возрождает забытые было очереди и может привести к негативным социально-экономическим последствиям. Решение проблем управления запасами  дает оптимизация запасов.

     Можно сделать вывод, что управление запасами – это управленческая деятельность, объектом которой является материально-техническое снабжение. 

1.2 Управление запасами  и её элементами. Необходимость управления  запасами 

     Управление  запасами представляет собой сложный  комплекс мероприятий, в котором  задачи финансового менеджмента  тесным образом переплетаются с задачами производственного менеджмента и маркетинга. Все они подчинены единой цели – обеспечению бесперебойного процесса производства и реализации продукции при минимизации текущих затрат по обслуживанию запасов.

     Эффективное управление запасами позволяет снизить продолжительность производственного и всего операционного цикла, уменьшить текущие затраты на их хранение, высвободить из текущего хозяйственного оборота часть финансовых средств, реинвестируя их в другие активы. Обеспечение этой эффективности достигается за счет разработки и реализации специальной финансовой политики управления запасами.

     Политика  управления запасами представляет собой  часть общей политики управления оборотными активами предприятия, заключающейся  в оптимизации общего размера и структуры запасов товарно-материальных ценностей, минимизации затрат по их обслуживанию и обеспечении эффективного контроля за их движением.

     Разработка  политики управления запасами охватывает ряд последовательно выполняемых  работ, основными из которых являются следующие [2]:

     - анализ запасов товарно-материальных  ценностей в предшествующем периоде;

     - определение целей формирования  запасов;

     - оптимизация размера основных  групп текущих запасов;

     - оптимизация общей суммы запасов  товарно-материальных ценностей, включаемых в состав оборотных активов;

     - построение эффективных систем  контроля за движением запасов  на предприятии;

     - реальное отображение в финансовом  учете стоимости запасов товарно-материальных  ценностей в условиях инфляции.

     С точки зрения высшего менеджмента, управление запасами - это балансирование между двумя целями, взаимоисключающими друг друга в своих полярных точках: сокращение совокупных затрат, направленных на содержание запасов, и обеспечение максимальной надежности производственного процесса. Данное утверждение позволяет выделить полезное правило управления запасами: увеличение запасов целесообразно до тех пор, пока предполагаемая экономия превышает затраты по содержанию дополнительных запасов и отвлечение оборотных средств. В нестабильной экономике с большой вероятностью невыполнения условий первоначальных контрактов или возникновением непредвиденных заказов, приведенное выше правило следует также скорректировать на затраты, связанные с отсутствием необходимых материалов или готовой продукции.

     Обеспечение потребностей хозяйственных, социальных и военных объектов в различных  материальных средствах включает в  себя три фазы: планирование, производство и распределение. Как правило, к моменту реализации поставки данные, положенные в основу заявки, оказываются устаревшими и объем поставки уже не соответствует фактической потребности. Для предотвращения остановки производства в случае недостаточности поставки у потребителей и в системе снабжения создаются запасы.

     К необходимости создания запасов приводят следующие факторы:

1.  Дискретность  поставок

2. Случайные  колебания

     - в спросе за интервал между  поставками;

     - в объеме поставок;

     - в длительности интервалов между  поставками.

3. Предполагаемые  изменения конъюнктуры:

     - сезонность спроса;

     - сезонность производства;

     - инфляционные ожидания;

     - ожидаемое повышения цен.

Перечисленные факторы создают  тенденцию к увеличению запасов. [3]

Имеется, однако, ряд соображений в пользу минимизации запасов:

1. плата  за физическое хранение запасов;

2. потери  в количестве запаса (испарение,  усушка, хищения);

3. качественные  изменения (ухудшение потребительских  свойств вследствие необратимых  процессов в хранимом продукте);

4. моральный  износ.

     Управление  запасами заключается в установлении моментов и объемов заказа на восполнение их и распределении вновь прибывшей партии по нижестоящим звеньям системы снабжения. Совокупность правил, по которым принимаются эти решения, называется стратегией управления запасами. Отыскивание оптимальной стратегии является предметом теории оптимизации управления запасами.

Элементами  задачи управления запасами являются: [3]

1. система  снабжения;

2. спрос  на предметы снабжения;

3. возможность  восполнения запасов;

4. функция  затрат;

5. ограничения;

6. стратегия  управления запасами.

     Под системой снабжения понимается совокупность источников заявок и складов, между которыми в ходе операций снабжения осуществляются перевозки хранимого имущества. Существует три варианта построения системы снабжения:

• Децентрализованная. Все склады непосредственно обслуживают потребителей, и недостача на одном или нескольких складах по решению органа управления снабжением может быть покрыта за счет избытка запасов на других складах.
• Линейная. Рассматривается производственная цепочка и рассчитывается распределение буферных запасов по степени готовности продукта.
• Эшелонированная. Каждая недостача покрывается за счет конечных запасов склада высшей ступени.

     Система снабжения классифицируется также  по числу хранимых номенклатур (однородные и многономенклатурные) и по стабильности свойств хранимого имущества.

     Всю систему снабжения в зависимости  от постоянства их параметров и значений управляющих переменных можно разделить  на статистические и динамические. В первом случае рассматривается  минимизация затрат за единственный период или в единицу времени, во втором – за указанное число периодов, причем сумма затрат приводится к начальному периоду. 

     Спрос на предметы снабжения может быть:

• стационарным и нестационарным;
• детерминированным и стохастическим;
• непрерывно распределенным или дискретным;
• зависящим от спроса на другие номенклатуры или независимым.

     Пополнение  запасов всегда происходит с некоторой случайной задержкой относительно момента выдачи требования. Однако роль и длина этой задержки сильно зависят от конкретных условий, что позволяет в ряде случаев упростить задачу. Степень возможного упрощения определяет один из следующих вариантов:

• мгновенная поставка;
• задержка поставок на фиксированный срок;
• случайная задержка с известным распределением длительности.

     Может существовать различие в объеме поставок:

• поставка равна требуемому количеству;
• поставка равна случайной величине с характеристиками закона распределения, в общем случае зависимыми от величины заказа.

     Функция затрат образует показатель эффективности принятой стратеги и учитывает следующие издержки [6]:

• расходы на хранение;
• транспортные расходы и затраты, связанные с заказом каждой новой партии;
• затраты на штрафы.

     Иногда  в минимальную функцию включают доходы, полученные от продажи остатков запаса в конце каждого периода. В некоторых случаях ставится задача максимизации доходов.

          Ограничения в задачах управления запасами могут быть различного характера. Укажем следующие виды ограничений:

• по максимальному объему (весу, стоимости) запаса;
• по средней стоимости;
• по числу поставок в заданном интервале времени;
• по максимальному объему (весу, стоимости) поставки или кратности этого объема некоторой минимальной величине;
• по доле требований, удовлетворяемых из наличного запаса (без дополнительных издержек).

     Стратегия управления запасами – структура правил определения момента и объема заказа. [6]