Первичная документация и организация документооборота по учету денежных средств на расчетных счетах

- внедрение унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий, использование которых обязательно для всех сотрудников участвующих в процессе первичного учета. Применение унифицированных форм предупреждает возможные ошибки и нарушения. Так как в основе всей системы бухгалтерского учета лежит документирование хозяйственных операций. Через документы, которыми оформляют каждую операцию, осуществляется сплошная и непрерывная регистрация хозяйственных операций для отражения в бухгалтерском учете. Поэтому особое значение приобретают рационализация и качество первичной документации, которые наиболее полно реализуются в унифицированных формах. Унифицированные формы предназначены для оформления операций однородных, типовых, применяемых в деятельности предприятий и организаций, независимо от их вида деятельности.

- предусматривается, что на основании унифицированных форм будут разрабатываться специализированные формы первичного учета, в которых должны учитываться особенности бухгалтерского учета различных видов деятельности в соответствии с постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997г. N 835 «О первичных учетных документах». Необходима разработка альбома форм внутренних первичных документов и измененных унифицированных документов, утверждение руководством КФХ «ДИК» и контроль за соблюдением данного утверждения;

- издание распорядительной документации по определению круга лиц, отвечающих за совершение той или иной хозяйственной операции и имеющих право подписи первичных документов;

• контроль со стороны работников бухгалтерии за правильностью оформления внутренней и внешней первичной документации (вменение в обязанность бухгалтера, производящего обработку документа, этой функции через должностные инструкции и установление ответственности за ее несоблюдение);
• проверка службами внутреннего контроля соблюдения требований законодательства в части оформления документации.

Большое количество нарушений в работе с документами, полученными от других предприятий, требует осуществления ряда мероприятий по их предотвращению. В частности, службам, ответственным за совершение хозяйственных операций с другими предприятиями, необходимо давать четкие инструкции на то, какой должна быть документация, принимаемая ими от других организаций. Это можно сделать, издав распоряжение главного бухгалтера для каждого подразделения организации, сотрудничающего со сторонними фирмами либо имеющего дело с поступающими документами, в котором должны быть прописаны:

• комплектность документации (правильность оформления документов);
• сроки предоставления документации;
• ответственность за несвоевременное или неполное представление первичной документации.

На стадии  регистрации документов в учетных регистрах во избежание ошибок и нарушений целесообразно использовать метод «служебных записок» - своего рода инструктивный материал для конкретной бухгалтерской службы, описывающей порядок бухгалтерской обработки того или иного документа. В служебной записке должно быть определено:

• какой оперативный факт отражает тот или иной обрабатываемый первичный документ;
• какая информация должна содержаться в правильно заполненном документе;
• какую бухгалтерскую проводку, в каком ученом регистре и в какой срок следует выполнить на основании этого документа.

Кроме того, риск неполного отражения  документов в учетных регистрах снижают сквозная нумерация (предпочтительнее предварительная или автоматическая) и централизованная регистрация поступающих документов.

При использовании документов в текущей работе руководству предприятия следует обеспечить правильную организацию доступа к первичным документам. Поскольку на предприятии существует автоматизированная система обработки данных, то правильный доступ к данным будет через систему паролей.

Данный подход, более перспективный, так как он подразумевает безопасное использование комплексного программного пакета первичного учета, интегрированного (на уровне экспорта/импорта данных) с бухгалтерской системой. Этот вариант, позволяет выстроить в компании единую систему первичного учета, где отражена специфика предприятия, и избежать при этом постоянных доработок, связанных с изменениями в бухгалтерском пакете и несанкционированным доступом.

Более широкое внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. Для совершенствования системы первичного учета КФХ «ДИК» можно предложить как вариант еще один подход к автоматизации, включающий как первичный учет, так и модели бухгалтерского, налогового и управленческого учета, настраивающийся на основе первичного учета и позволяющий получить полностью замкнутый контур автоматизации всего учета на предприятии и в компании со всеми преимуществами такого подхода. Это возможность реализации сквозного учета снизу до верху для любых, самых сложных бизнес-процессов, характерных для систем, оперативное получение себестоимости и прибыли по товарам, клиентам, контрактам и многое другое.

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В заключении следует отметить, что первичный учёт – это самостоятельная система, требующая надлежащей организации и имеющая свои законы, особенности и связи – внутренние и внешние. Система первичного учёта является информационной базой для оперативного экономического анализа деятельности предприятия.

Независимо от размеров и получаемых доходов все организации должны документально оформлять хозяйственные и финансовые операции, а так же вести бухгалтерский учет. Документационное обеспечение необходимо в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.

В КФХ «ДИК» содержатся различные первичные документы по денежных средств на расчетных счетах, которые входят в систему первичного учёта на предприятии. В целом все документы, используемые на анализируемом предприятии  содержаться в унифицированных формах. Также для некоторых документов необходимо создать произвольную форму с использованием обязательных реквизитов, утвержденных законодательством.

В ходе данной работы было проанализировано экономическое состояние  предприятия. Для исследования была использована отчетность организации.

Организация работы с документами в КФХ «ДИК» – самая важная составляющая системы первичного учёта. Она представляет комплекс мероприятий, обеспечивающих построение  документооборота, использование документации в текущей деятельности организации и хранение документов. Среди задач этой составляющей следует отметить: создание унифицированного документооборота; рациональную организацию пользования данными, содержащимися в системе первичного учёта, защиту от несанкционированного доступа к учётной информации; обеспечение сохранности документации в соответствии с действующим законодательством.

После проведения анализа в КФХ «ДИК» были предложены следующие пути усовершенствования существующего первичного учёта:

-  в  организации необходимо оптимизировать  документооборот между бухгалтерией  и другими отделами организации;

- зафиксировать типовые (унифицированные) формы документов по отдельным разделам учета соответствующие специфике деятельности организации;

• самым главным преобразованием в организации должно стать  создание графика документооборота и доведение до исполнителей их функций при создании и проверке первичного документа;
• контроль со бухгалтерии за правильностью оформления первичной документации (вменение в обязанность бухгалтера, производящего обработку документа, этой функции через должностные инструкции и установление ответственности за её несоблюдение);
• комплектность документации (правильность оформления документов);
• сроки предоставления документации;
• ответственность за несвоевременное или неполное представление первичной документации.

В результате проведенной работы, следует отметить, что изначально поставленную цель можно считать достигнутой, то есть задачи, которые необходимо было решить в процессе выполнения данной работы решены – на примере КФХ «ДИК» изучен документооборот и система первичного бухгалтерского учета денежных средств на расчетных счетах исследуемой организации, выявлены недостатков и  преимуществ данной системы, разработка практически применимых рекомендаций по совершенствованию системы первичного учета и документооборота.

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Гражданский кодекс РФ [Электронный ресурс] // СПС «Консультант+».
2. Налоговый кодекс РФ [Электронный ресурс] // СПС «Консультант+».
3. Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» [Электронный ресурс] // СПС «Консультант+».
4. Федеральный закон от 09.07.2002 № 83-ФЗ «О финансовом оздоровлении сельскохозяйственных товаропроизводителей» [Электронный ресурс] // СПС «Консультант+».
5. Федеральный закон от 11.06.2003г. № 74-ФЗ «О крестьянском (фермерском) хозяйстве» [Электронный ресурс] // СПС «Консультант+».
6. Постановление Правительства РФ от 30 января 2003 г. № 52 «О реализации федерального закона «О финансовом оздоровлении сельскохозяйственных товаропроизводителей» [Электронный ресурс] // СПС «Консультант+».
7. Постановление Правительства РФ от 06.03.1998 № 283 «Об утверждении Программы реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности» [Электронный ресурс] // СПС «Консультант+».
8. Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» [Электронный ресурс] // СПС «Консультант+».
9. Приказ Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н  «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008)» [Электронный ресурс] // СПС «Консультант+».
10. Приказ Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н  «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99)» [Электронный ресурс] // СПС «Консультант+».
11. Приказ Минфина РФ от 06.10.2008 № 107н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет расходов по займам и кредитам» (ПБУ 15/2008)» [Электронный ресурс] // СПС «Консультант+».
12. Приказ Минфина РФ от 19.11.2002 № 115н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет расходов на научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы» (ПБУ 17/02)» [Электронный ресурс] // СПС «Консультант+».
13. Приказ Минфина РФ от 28.06.2010 № 63н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (ПБУ 22/2010)» [Электронный ресурс] // СПС «Консультант+».
14. Методические указания по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утвержденные приказом Минфина России от 26.12.2002 № 135н [Электронный ресурс] // СПС «Консультант+».
15. Альбом форм первичных документов для организаций АПК. (утв. Минсельхозом РФ 16.05.2003) [Электронный ресурс] // СПС «Консультант+».
16. Методические рекомендации по бухгалтерскому учету в обслуживающих производствах и хозяйствах сельскохозяйственных организаций. – М.: Минсельхоз РФ,  2007. – 71с.
17. Методические рекомендации по бухгалтерскому учету расчетов в сельскохозяйственных организациях. – М.: Минсельхоз РФ, 2009.  – 83 с.
18. Методические рекомендации по ведению бухгалтерского учета в крестьянских (фермерских) хозяйствах. (утв. Минсельхозом РФ 16.05.2005) [Электронный ресурс] // СПС «Консультант+».
19. Методические рекомендации по организации первичного учета в сельскохозяйственных организациях. – М.: Минсельхоз РФ,  2008. – 76 с.
20. Методические рекомендации по применению журнально-ордерной формы бухгалтерского учета в агропромышленных организациях. – М.: Минсельхоз РФ, 2002. – 142 с.
21. Диркова Е.Ю. Термины бухгалтерского чета / Е.Ю. Диркова // Бухгалтерский учет. – 2011 г. – №1. – С.101-102.
22. 16. Дятлова А.Ф. Учет и отчетность организаций аграрного сектора экономики: теория и методология: монография / А.Ф. Дятлова. – Йошкар-Ола: Центр инновационных технологий, 2012. – 251 с.
23. Ендовицкий Д.А. Бухгалтерский и налоговый учет на малом предприятии: учебное пособие / Д.А.Ендовицкий, Р.Р.Рахматуллина; под. ред. Д.А.Ендовицкого. – М.: КНОРУС, 2007. – 256 с.
24. Зонова А.В. Варианты построении системы счетов бухгалтерского учета/ А.В. Зонова// Экономика сельскохозяйственных и перерабатывающих предприятий. – 2002. – № 8. – С. 40.
25. Клычова Г.С. Методическое обеспечение бухгалтерского учета и отчетности в сельскохозяйственных кредитных потребительских кооперативах: монография / Г.С. Клычова, Л.М.Мавлиева, М.М.Низамутдинов. – Казань: Центр инновационных технологий, 2012. – 176 с.
26. Клычова Г.С. Развитие методики учета и отчетности крестьянских (фермерских) хозяйств: монография / Г.С. Клычова, Э.Н. Фахретдинова. – Казань: Центр инновационных технологий, 2012. – 251 с.
27. Клычова Г.С. Особенности формирования учетной информации на предприятиях малого и среднего бизнеса в аграрном секторе / Г.С.Клычова, Э.Н.Фахретдинова. // Вестник Казан. ГАУ. – Казань:  2009. – №4(14). – С.45-49.
28. Концевая С.М. Организация упрощенных форм бухгалтерского учета в крестьянских (фермерских) хозяйствах: учебное пособие / С.М.Концевая, Г.С.Клычова, И.Е.Тришканова; науч. ред. Р.А.Алборов. – Ижевск: ФГОУ ВПО Ижевская ГСХ, 2005. – 92 с.
29. Кутер М.И. Теория бухгалтерского учета / М.И. Кутер. – М: Финансы и статистика,  2003. – 640 с.
30. Палий В.Ф.Бухгалтерская и финансовая отчетность / В.Ф.Палий // Бухгалтерский учет. – 2011. – № 2. – С. 88-90.
31. Петров В.П. Учет в крестьянских хозяйствах / В.П. Петров // Экономика сельскохозяйственных и перерабатывающих предприятий. – 1993. – № 6. – С. 36-41.
32. Региональные аспекты функционирования и развития малого предпринимательства в России / под ред. Д-ра экон. наук, проф. В.А.Гневко.– СПб.: Изд-во СПб. академии управления и экономики, 2010. – 192 с.
33. Хусаинова А.С. Деятельность Департамента экономики и финансов Министерства сельского хозяйства по методологическому обеспечению учетной информации и контрольной работы в сельском хозяйстве / А.С.Хусаинова // Бухучет в сельском хозяйстве. – 2010. – № 2. – С. 4-8.
34. Хусаинов И.Ф О необходимости совершенствования учетных регистров для предприятий малого и среднего бизнеса аграрного сектора / И.Ф.Хусаинов // Профессия бухгалтера – важнейший инструмент эффективного управления сельскохозяйственным производством: материалы Международной научно-практической конференции, посвященной памяти проф. В.П.Петрова. – Казань: Изд-во Казан. ГАУ. – 2013. – С.205-207.
35. Шилова Н.А. Оптимизация бухгалтерского учета на малых предприятиях аграрного сектора экономики: автореферат дис. … канд. экон. наук / Н.А. Шилова. – Ставрополь. – 2006. – 26 с.